Jij bent de eigenaar en aanjager van het doelenbeheerproces in jouw organisatie of voor jouw team dat Asana Goals gebruikt. Maar hoe ziet dat er in werkelijkheid uit? Lees verder als je concrete voorbeelden wilt van doelprocesactiviteiten door het jaar heen.
Leiding geven aan het doelenproces voor jouw organisatie
Het doelbeheerproces kent vier verschillende fasen: opstellen, afronden, uitvoeren en beoordelen. In het laatste kwartaal van het jaar vindt de jaarlijkse doelenplanning plaats, en worden alle doelen voor het volgende jaar opgesteld en goedgekeurd.
Naast het hier beschreven jaarlijkse planningsproces kan een sneller planningsproces worden gevolgd, om elk kwartaal of elk halfjaar kortere termijn doelen te stellen op basis van de doelen die tijdens het jaarlijkse proces zijn gemaakt.
Bij Asana voeren we jaarlijks en elke helft jaar een doelenplanning uit, omdat we vinden dat dit de juiste balans is tussen strategie en uitvoering.
Laten we elke fase en het bijbehorende tijdlijn in detail bekijken.
Opstellen
Het doel van deze fase is dat zowel bedrijfs- als teamdoelen klaar zijn om te worden herzien voor afronding.
Deze fase begint in het laatste kwartaal van het jaar en omvat twee mijlpalen. Eerst komt het leiderschapsteam met een met ontwerp met hoog vetrouwen van de bedrijfsdoelen op basis van de missie van de organisatie. Vervolgens komen teams met concepten voor doelen op basis van de bedrijfsdoelen.
Mijlpaal: Doelen op bedrijfsniveau opstellen
Wanneer
Het opstellen van bedrijfsdoelen met hoog vertrouwen moet klaar zijn met voldoende tijd over om de teamdoelen voor het eind van het jaar op te stellen en goed te keuren. Het opstellen van de meest strategische bedrijfsdoelen kan tot twee maanden duren, de meer tactische minder.
Als het planningsproces voor één team is, kan deze fase worden overgeslagen, en kan het team zijn doelen baseren op bedrijfsprioriteiten of zijn missie.
Zo ziet het er uit
Zodra er bedrijfsdoelen met hoog vertrouwen zijn opgesteld, worden ze gedeeld met de organisatie, zodat de teams doelen kunnen ontwikkelen die deze ondersteunen.
Mijlpaal: Doelen op teamniveau opstellen
Wanneer
Het opstellen van teamdoelen moet voldoende tijd hebben om alle doelen voor het eind van het jaar goed te keuren. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan het opstellen van bedrijfsdoelen twee weken duren voor kleine en een maand of meer voor grotere.
Deze fase kan een week duren als de planning voor één team geldt.
Zo ziet het er uit
- Het leiderschapsteam deelt de strategie voor het jaar met het bedrijf via de bedrijfsdoelen. Ze moeten het wat en waarom van deze doelen communiceren, zodat de teams manieren kunnen bedenken om bij te dragen.
- Deze doelen komen dan weer terug in teamdoelen, opgesteld door teamleiders ter ondersteuning van bedrijfsdoelen. De inhoud van deze doelen moet de beste praktijken voor het schrijven van doelen volgen.
- Individuen en teams kunnen hun ideeën delen en hun eigen doelen creëren in overeenstemming met de strategie van het bedrijf. In combinatie met een waterval-aanpak stimuleert bottom-up co-creatie van doelen de innovatie en betrokkenheid van teams.
Een top-down benadering waarbij alle doelen op teamniveau naar beneden moeten komen vanuit een van de bedrijfsdoelen creëert afstemming. Tegelijkertijd bevorderen teams bottom-up innovatie als ze nieuwe doelen voorstellen, zelfs als die niet bijdragen aan de eerder vastgestelde top-down doelen op bedrijfsniveau.
Bedrijven moeten top-down en bottom-up benaderingen voor het creëren van doelen combineren, afhankelijk van hun prioriteiten.
Afronding
Het doel van deze fase is dat zowel bedrijfs- als teamdoelen worden goedgekeurd door de relevante belanghebbenden.
Wanneer
Alle doelen moeten aan het eind van het jaar afgerond en goedgekeurd zijn. Afronding kan 1-2 weken duren voor kleine organisaties en 3-4 weken voor grotere.
Zo ziet het er uit
Doelhouders op bedrijfsniveau bekijken en finaliseren hun doelen met het leiderschapsteam. Teamdoeleigenaren beoordelen en keuren hun doelen goed met hun managers en andere relevante belanghebbenden. Asana-goedkeuringen zijn het perfecte hulpmiddel om deze fase uit te voeren.
In deze fase kan het leiderschapsteam hun bedrijfsdoelen herzien op basis van de gecreëerde teamdoelen om rekening te houden met bottom-up ideeën die uit de teams komen.
Uitvoering
In deze fase werken teams aan de voltooiing van hun doelen. Doelhouders communiceren de status van de doelen aan hun belanghebbenden. Deze statusupdates zijn cruciaal om risico 's vroegtijdig te signaleren en het doel bij te stellen of om meer middelen te vragen om het te halen.
Wanneer
Het is een goede gewoonte om gedurende het jaar formele mijlpalen vast te stellen om de status van een doel te communiceren en te evalueren. Indien nodig kunnen deze mijlpalen worden gebruikt om met belanghebbenden te bespreken of een doel moet worden aangepast aan onvoorziene omstandigheden of dat nieuwe middelen moeten worden ingezet om het doel op schema te houden.
Afhankelijk van de aard van je doelen kan dit elke maand, elk kwartaal, of één keer halverwege het jaar gebeuren. Doelen kunnen tijdens deze beoordelingen worden verfijnd of bijgewerkt, gezien nieuwe informatie die zich tijdens de uitvoering aandient.
Als algemene regel zou je de volgende cadans moeten hanteren bij het schrijven van statusupdates:
- Jaarlijkse doelen: ten minste driemaandelijkse updates.
- Halfjaarlijkse (zes maanden) doelen: driemaandelijkse of maandelijkse updates.
- Kwartaaldoelen: minstens maandelijkse updates.
Statusupdates moeten de volgende informatie bevatten:
- Wat is de status van het doel (op schema, loopt risico, uit schema), en waarom.
- Belangrijkste verwezenlijkingen om het doel te bereiken.
- Volgende stappen voor het doel.
De voortgang van het doel in Asana kan worden gedeeld met belanghebbenden met behulp van statusupdates. Doelhouders kunnen terugkerende herinneringen instellen om statusupdates te maken met de door hen gewenste cadans (wekelijks, tweewekelijks, enz.). Meer informatie over statusupdates.
Beoordeling
Het doel van deze fase is het evalueren van de succescriteria van het doel die tijdens de goedkeuringsfase zijn vastgesteld. Het doel wordt dan afgesloten en beoordeeld als bereikt, gedeeltelijk, gemist of geschrapt. Lees meer over het schrijven van beoordelingscriteria voor doelen.
Wanneer
Beoordelen kan op elk moment dat een doel is voltooid. Als je bijvoorbeeld een doel hebt om eind februari een campagne te lanceren, dan moet dat doel beoordeeld worden op het moment van voltooiing. Dat gezegd hebbende, is het een goed gebruik om in de loop van het jaar mijlpalen vast te stellen in je doelenproces voor het formeel beoordelen van doelen. Dit gebeurt gewoonlijk minstens twee keer: een keer halverwege het jaar en een keer aan het eind van het jaar. Organisaties die kwartaaldoelen gebruiken, stellen kwartaalbeoordelingsmijlpalen vast.
Zo ziet het er uit
In Asana gebeurt het beoordelen met een statusupdate. Werk daarvoor de status van het doel bij tot behaald, gedeeltelijk, gemist of vervallen op basis van de beoordelingscriteria die in de goedkeuringsfase voor het doel zijn gedefinieerd. Neem hierin informatie op over de impact van het doel en alle mogelijke afwijkingen van het plan of redenen waarom het niet werd bereikt.
Met de beoordeling komt reflectie over de lessen die verband houden met de doelen en de uitvoering ervan, die moeten worden gesocialiseerd en gebruikt voor het volgende jaar.
Heb je vragen? Neem contact met ons op via je klantsuccesmanager of ons Asana-gemeenschapsforum!