Vergaderagenda 's

Een vergaderagenda maken in Asana

Hoewel u een vergaderagendaproject kunt maken voor elke vergadering, wilt u misschien beginnen met een terugkerende team- of één-op-één-vergadering en dan naar behoefte agenda 's maken voor elke vergadering. Er zijn een paar manieren om uw vergaderagenda te maken. Om snel te beginnen:

1. Begin met het vergaderagendasjabloon en pas deze aan de behoeften van uw team aan.
2. Of, importeer een bestaande spreadsheet waarin u momenteel vergaderingen plant.

Als u een gratis gebruiker bent, liever uw eigen vergaderagenda vanaf nul opbouwt of algemene beste praktijken voor Asana projecten wil, volg dan onze videozelfstudie Zo gebruikt u Asana:

Voorbeelden van vergaderingen die u met Asana kunt plannen

U kunt elke vergadering in Asana plannen, maar hier zijn enkele ideeën om u op weg te helpen:

• Terugkerende teamvergaderingen
• Een-op-een
• Brainstormsessies
• Sprintplanning
• Ontwerprecensies

Tips voor het plannen en voorbereiden van uw vergadering

1. Gespreksonderwerpen en agendapunten als taken toevoegen

Als u onderwerpen bedenkt die u wilt bespreken of behandelen, voegt u agendapunten aan het project toe als taken. Je kunt nieuwe taken maken alleen voor de agenda, of bestaande taken toevoegen van andere projecten. Aangezien taken in meerdere projecten kunnen bestaan, hoeft u ze niet te dupliceren. Als u dat onderwerp behandeld hebt, kunt u het uit het agendaproject verwijderen.

Leg teamafspraken vast over wie mag bijdragen aan de vergaderagenda. U kunt bijvoorbeeld iedereen er iets aan laten toevoegen, of een voorzitter de agenda laten uitstippelen.

2. Besprekingspunten vóór de vergadering beoordelen en prioriteren

Maak secties (of kolommen als het een bordproject is) om uw agendapunten te organiseren. U kunt categorieën maken zoals agenda, opvolging, aankomend en notities.

Voor de vergadering kunt u de agendapunten bekijken en er prioriteiten aan geven door taken te verslepen om ze in de juiste volgorde te zetten.

3. Deel eventuele bestanden of belangrijke context vóór de vergadering

Vergaderagendaprojecten maken het ook gemakkelijker voor de deelnemers om de hulpmiddelen en context te vinden die ze nodig hebben voordat ze de vergadering bijwonen. Als u bijvoorbeeld wilt dat teamgenoten van tevoren iets lezen, maak dan een taak aan met de context of de benodigde bestanden, en wijs vervolgens taakkopieën toe aan de deelnemers met een vervaldatum vóór de vergadering.

Tips voor het houden van uw vergadering

1. Verbind Zoom en Asana

Maak u klaar voor eenvoudiger plannen en productievere vergaderingen in Zoom. Met deze integratie kunt u Zoom-vergaderingen in een Asana-taak maken of eraan koppelen. Na de vergadering ziet u ook het transcript en de opname als bijlage bij de taak, zodat u die gemakkelijk kunt delen en raadplegen.

2. Maak de agenda tijdens de vergadering voor iedereen zichtbaar

Vergaderingen kunnen ontsporen als de teamgenoten niet allemaal op hetzelfde gefocust zijn. Haal uw agenda op in Asana om op het scherm te hebben tijdens een vergadering, of moedig teamgenoten aan om hem op hun mobiele app op te halen. Zo hebben alle teamgenoten tijdens de vergadering hetzelfde overzicht, ongeacht waar ze vandaan komen.

3. Volg actiepunten en opvolging voor een betere verantwoording

We hebben allemaal wel eens aangeboden om iets te doen tijdens een vergadering, en zijn dan teruggekeerd naar ons bureau zonder nog te weten wat we hadden afgesproken. In plaats daarvan kunnen teamgenoten taken maken voor actiepunten die tijdens de vergadering naar voren komen, en die toewijzen. Door details in de taakbeschrijving op te nemen zijn de context en de reden waarom het nodig is duidelijk, zelfs na afloop van de vergadering.

4. Gemakkelijker notities van de vergadering verspreiden

In plaats van afzonderlijk notities bij de vergadering te maken, kunt u een "notities" -taak in uw agenda maken, en eventuele aanwezigen of no-shows als volgers aan de taak toevoegen, zodat zij een samenvatting kunnen zien. Zoom-vergaderingen die zijn gekoppeld aan een Asana taak zullen automatisch de opname en het transcript van de vergadering achteraf in de taak bijvoegen.

Zorg ervoor dat de notities-maken-taken gelijkmatig verdeeld worden over de aanwezigen, zodat iedereen actief kan deelnemen en dezelfde mensen zich niet steeds als vrijwilliger aanmelden.

5. Bespreek ideeën en strategie in plaats van louter statusupdates

Omdat u met Asana u een beter overzicht krijgt van wat er gebeurt en hoe het werk ervoor staat, zult u merken dat u daardoor minder vaak hoeft te vergaderen, of dat de besprekingen meer impact hebben. Wanneer u geen simpele "te doen, bezig, gedaan" checklist hoeft af te lopen, kunt u beter blokkades, problemen en resultaten opsporen.

Middelen voor het plannen van agenda 's en het leiden van vergaderingen