Aanvragen en projectideeën kunnen uit alle plekken in een organisatie komen, waardoor het gemakkelijk is dat werk door de mazen van het net glipt of teams overweldigt. In plaats van te proberen alles te doen of het op een wachtlijst te zetten om het te vervolgens te vergeten, kunnen teams een project voor werkaanvragen opbouwen.
Een werkaanvraagproject maken
U kunt dit proces gebruiken om ad-hoc-aanvragen te beheren (zoals het corrigeren van een tikfout of het stellen van een vraag die u niet onmiddellijk kunt beantwoorden) en om nieuwe projectopdrachten in te dienen - alles op dezelfde plaats. Om snel aan de slag te gaan, kunt u:
- Begin met het sjabloon voor werkaanvragen.
- Importeer een bestaande spreadsheet waarin u momenteel inkomende aanvragen bijhoudt.
Hoe krijgt u toegang tot alle Asana-sjablonen
Als u een gratis gebruiker bent, liever uw eigen aanvraagproject van de grond af opbouwt, of algemene beste praktijken voor Asana-projecten wilt, kunt u aan de slag met deze instructies voor het aanmaken van projecten.
Tips voor het beheren en voltooien van aanvragen
Nu u uw project hebt opgebouwd, zullen deze tips u helpen het te beheren als het werk is gestart.
1. Maak sjablonen van aanvragen om ze sneller met formulieren te verwerken
Het heen en weer communiceren over basisgegevens van aanvragen of het niet beginnen met een duidelijke projectbeschrijving vertraagt het werk. Maak in plaats daarvan formulieren om elke keer de juiste details vast te leggen voor elke projectbriefing of ad-hocaanvraag. Formulieren zijn rechtstreeks verbonden met uw aanvraagproject om ervoor te zorgen dat uw team begint met de informatie dat het nodig heeft (in termen die het begrijpt.)
Formulieren kunnen door iedereen ingediend worden - zelfs als ze Asana niet gebruiken - door ze de link van het formulier te sturen. Zodra het formulier is ingediend, wordt het een nieuwe taak in uw project, zodat het prioriteit kan krijgen en toegewezen kan worden aan een teamgenoot met alle informatie die hij of zij nodig heeft.
Stel een formulier op door de hier uiteengezette stappen te volgen. En voeg projectregels toe om automatisch taken voor het indienen van formulieren toe te wijzen aan een creatieve producer of teamleider om ervoor te zorgen dat ze na indiening prioriteit krijgen.
Als er een verzoek binnenkomt voor een groot, functieoverschrijdend of complex project/initiatief, kunt u de taak in een project veranderen om het doeltreffender te beheren.
2. Houd verzoeken in gesprekken en e-mails actiegericht
Als u veel verzoeken via chat of e-mail krijgt, kunt u de aanvrager altijd de link naar uw formulier sturen, maar u hebt ook de mogelijkheid om integraties te gebruiken om snel actie te ondernemen in het gesprek.
Voor e-mail kun je de Asana voor Gmail, Outlook of andere e-mailclientinvoegtoepassingen gebruiken. Probeer voor chat de Asana voor Slack-integratie.
Als u chats of e-mails krijgt met werk of vragen waar u iets aan kunt doen, kunt u die meteen vanuit uw inbox of bericht aan Asana toevoegen om ze als taak toe te wijzen, aan uw aanvraagproject toe te voegen, en nog veel meer.
3. Prioriteer en organiseer aanvragen met aangepaste velden
Als u eenmaal een formulier hebt ingesteld, kunnen aangepaste velden u helpen om prioriteit te geven aan binnenkomende aanvragen en ze in categorieën te sorteren. Als u gewend bent aan spreadsheets, zou u dit kunnen doen door kolommen te filteren en te sorteren.
Een projectbeheerder kan bijvoorbeeld een aangepast veld "prioriteit" gebruiken, zodat de toewijzer begrijpt hoe dringend het is, terwijl hij ervoor zorgt dat de aanvragen in hun geheel een realistische prioriteit krijgen.
4. Haal uw deadlines met duidelijkere beoordelingen en goedkeuringen
Als u gemakkelijker feedback over campagnes kunt geven en verwerken, kan dat het verschil betekenen tussen het halen of missen van projectdoelen. Volg in plaats daarvan deze stappen om het werk duidelijk en snel door de goedkeuringen te loodsen:
- Voeg projectregels toe zodat taken tijdens hun voortgang automatisch aan de juiste mensen worden toegewezen, voltooid, of naar verschillende projectsecties worden verplaatst.
- Gebruik aangepaste velden-meldingen om belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang. Zij krijgen een melding wanneer velden bijgewerkt worden van "Feedback nodig" naar "Goedgekeurd", bijvoorbeeld.
Tips voor de rapportage over aanvragen en de personeelsbezetting daarvoor
Projectvoortgang bewaken en personeelsbezetting beheren met portfolio 's en werkbelasting
Om de voortgang van een project te begrijpen en de bandbreedte van het team te meten, verzamelen projectleiders gewoonlijk informatie tijdens vergaderingen, in e-mails of spreadsheets, wat tijdrovend en onnauwkeurig kan zijn. Maak in plaats daarvan een projectportfolio met alle belangrijke projecten en een ad-hoc-aanvraagproject om realtime voortgang, deadlines en prioriteit te zien, allemaal op één plek.
Gebruik vervolgens het tabblad Werkbelasting om de capaciteit van uw team te visualiseren op basis van de taken die ze al in Asana toegewezen hebben gekregen. Werkbelasting helpt u weloverwogen beslissingen te nemen over de personeelsbezetting om de werkbelasting in evenwicht te houden en belangrijk werk op schema te houden.
Werkbelasting is standaard ingesteld op het aantal taken, maar wij weten dat niet alle taken gelijkvormig zijn. U kunt aangepaste inspanningsvelden instellen voor alle projecten in uw portfolio, om een beter idee te krijgen van het totale aantal uren of de inspanning die aan elke taak besteed wordt.
Middelen om aanvragen bij te houden
Leert u liever visueel? Wilt u zien hoe onze klanten hun operaties beheren? Kijk dan eens naar deze middelen:
| Bronnen | Link |
|---|---|
| Werkaanvraagsjabloon | Sjabloon gebruiken |
| Zelfstudievideo | Bekijk Asana gebruiken |
| Casestudy-webinar | Zie hoe New Relic aanvragen beheert met Asana |
| Casestudy | Lees hoe het grootste particuliere vastgoedbedrijf van Nieuw-Zeeland, Barfoot & Thompson hun bedrijfsvoering met Asana beheert |
| Contact met de Gemeenschap | Een aankomende training bijwonen of een gesprek beginnen op ons forum |