Wanneer het referentiemateriaal van uw bedrijf of team verspreid is over e-mails, chat en tools voor het delen van bestanden, is het uiterst moeilijk (zo niet onmogelijk) om informatie te vinden wanneer u die nodig heeft. Gebruik in plaats daarvan een Asana-project als de interne wiki of het informatiecentrum van uw bedrijf. Van vakantiebeleid tot merkkleuren, elke werknemer zal weten waar de meest accurate en up-to-date bedrijfsinformatie te vinden is.
Een project voor interne middelen maken
In Asana kunnen niet-toegewezen taken dienen als niet-uitvoerbare referentie-items. Deze taken zijn gemakkelijk toegankelijk in een project of via zoeken. Volg deze stappen om een bibliotheek van interne middelen te maken:
-
Maak een nieuw project met de naam 'Interne middelen' of 'Bedrijfsreferentiemateriaal'.
-
Voeg secties toe om de referenties te ordenen, zoals 'IT-middelen', 'Merkmiddelen', of 'Beleid'.
-
Voeg referentietaken toe aan elke sectie en voeg passende bestanden toe aan elke taak vanaf uw computer, Google Drive, Box of Dropbox. @vermeld andere belangrijke projecten of taken in Asana.
-
Voeg aangepaste velden toe aan het project, zodat u gemakkelijk middelen kunt filteren op extra categorieën. U zou velden kunnen hebben voor middeltype, leestijd en meer. Voeg aangepaste velden toe door op de blauwe link Aangepaste velden toevoegen bovenaan uw project te klikken. U kunt projecten sorteren op aangepast veld om alle taken geordend op een veld te zien, zodat u de middelen gemakkelijk kunt vinden en beoordelen.
Uw teamleden uitnodigen voor het project. Moedig hen aan om eventuele extra referentie-informatie als taken toe te voegen aan de juiste sectie.
-
Voeg in uw onboardingssjabloon een taak toe met een link naar het interne middelenproject. Alle nieuwe werknemers zullen weten waar ze op hun eerste dag informatie kunnen vinden.
Lees hoe de afdeling John Lewis Partnership een interne oplossing creëerde om programma 's, opleiding en coaching van medewerkers te ondersteunen.
Tips voor het beheer van uw interne-middelenproject
Taken bijwerken
Werk de juiste taak bij wanneer informatie of referentiedocumenten veranderen. Uw teamgenoten kunnen de taakgeschiedenis zien en weten wanneer en waarom er wijzigingen zijn aangebracht.
Bestandsweergave
Gebruik de bestandsweergave om een galerijweergave te zien van alle documenten en bestanden in uw referentieproject.
Teamspecifiek middelenmateriaal
Maak een apart project voor uw teamspecifiek middelenmateriaal. Taken kunnen leven in uw algemene bedrijfsmiddelenproject en in uw specifieke teamproject. Alle ontwerpmiddelen kunnen bijvoorbeeld leven in een ontwerpmiddelenproject en de belangrijkste (logo 's, enz.) kunnen ook leven in het bedrijfsreferentiemateriaalproject.
Bespaar uw team de tijd en het gedoe van het zoeken naar belangrijke bedrijfsdocumenten. Niet alle taken in Asana hoeven uitvoerbaar of toegewezen te zijn. Referentietaken organiseren en centraliseren interne middelen, zodat uw team meer tijd zal besteden aan werken en minder tijd aan het zoeken naar informatie.