Het plannen van een campusevenement gaat meestal gepaard met veel stress, te veel taken, veel e-mails, en meer deadlines dan u kunt bijhouden. Of uw volgende evenement nu tien of 10.000 deelnemers heeft, Asana is het perfecte hulpmiddel voor evenementenplanning om met uw studiegenten samen te werken en ervoor te zorgen dat uw evenement vlekkeloos verloopt.
Uw evenementproject opzetten
- Maak een nieuw project voor uw evenement. Geef het project een naam, zoals “Herfst Hackathon” of “Benefietconcert.” Voeg een projectbeschrijving toe met een overzicht op hoog niveau.
- Nodig andere studiegenoten en evenementenplanners uit om projectlid te worden, zodat iedereen taken kan toewijzen en voltooien, en mee kan kijken voor belangrijke updates.
- Organiseer de tijdlijn van uw evenementplanning met secties op basis van uw werkagenda. Gebruik rubrieken als “1 maand vooruit,” “Week van,” “Dag ervoor,” enz.
- Voeg taken toe aan elke sectie en zorg ervoor dat elke taak een vervaldatum heeft, een verantwoordelijke, eventuele relevante bestanden bijgevoegd en een duidelijke beschrijving zodat iedereen weet wie wat doet en wanneer.
- Op de dag van uw evenement kunt u Asana gebruiken om uw planning te visualiseren door taken toe te voegen met vervaldatums voor elke stap, inclusief de opbouw, de aankomst van de leveranciers, de aankomst van de gasten, het diner, enz. Naarmate het evenement vordert, kan uw team taken voltooien vanaf een mobiel toestel om ervoor te zorgen dat alles volgens schema verloopt.
Download de Asana-app voor iOS of Android voor een vlotte coördinatie op de dag van het evenement tussen u en uw evenement-planningsteam.
Doe meer met evenementplanning
Houd sponsors bij
U kunt gemakkelijk sponsors bijhouden in uw evenementproject. Met een taak voor elke sponsor kunt u subtaken gebruiken om elke stap van het proces bij te houden, waaronder het benaderen van sponsors, telefoongesprekken en materiaal om te pitchen, contracten, en sponsoractiva, zoals logo 's en oneliners. Het kan een goede plaats zijn om ideeën voor sponsors op te doen en uw voortgang bij te houden wat betreft het inzamelen van geld voor uw evenement. Kijk eens naar ons voorbeeld met het bijhouden van rekeningen voor een idee.
Een evenementproject kopiëren
Als u regelmatig een reeks evenementen of hetzelfde evenement organiseert, kunt u een projectsjabloon maken om te dupliceren. Voeg punten toe aan de sjabloon op basis van de lessen die u geleerd hebt tijdens vorige evenementen. Maak een kopie van het project voor elke nieuwe gebeurtenis in de reeks. Het gebruik van sjablonen maakt het ook gemakkelijk om de planning van evenementen over te dragen als studiegenoten afstuderen.
Hou de gastenlijst bij
Houd uw gastenlijst bij in Asana. Gebruik een Google-formulier voor gasten om te reageren op de uitnodiging en integreer het met uw evenement-project of een nieuw Asana-project. Wanneer de gasten reageren op de uitnodiging, verschijnt hun naam als een taak in Asana. U zou dit project zelfs als check-inlijst kunnen gebruiken. Als elke gast op uw evenement aankomt, markeert u de taak als voltooid vanaf uw mobiele apparaat.
Beheer externe leveranciers
Gebruik uw project om de interacties met externe verkopers te beheren. Maak een taak voor elke leverancier en subtaken voor elke stap in het proces, waaronder het krijgen van een offerte, het afronden van het contract, het bevestigen van de tijdlijn, en het betalen van de factuur. Wanneer u een factuur in uw e-mail ontvangt, gebruik dan het doorsturen van e-mail om een taak in Asana te maken.
Voorbij zijn de dagen van het beheren van een evenement met een klembord, of gewoon e-mail. Met Asana zal uw team georganiseerd en voorbereid zijn op uw volgende evenement, zodat uw deelnemers de best mogelijke ervaring hebben.