Konsola administratora

Konsola administratora zapewnia administratorom i superadministratorom Asany dostęp do wszystkich opcji administracyjnych, jakich potrzebują, aby skutecznie zarządzać Asaną w swoich organizacjach.

Uzyskaj dostęp do konsoli administratora organizacji

Access Admin Console

Aby uzyskać dostęp do konsoli administratora:

  1. Kliknij swoje zdjęcie profilowe.
  2. Z menu rozwijanego wybierz Konsola administratora.

Administratorzy zespołu nie mogą uzyskać dostępu do Konsoli administratora.

Karta Statystyki

insights

Z poziomu karty „Statystyki” możesz:

  • Dowiedz się, w jaki sposób Twoja organizacja korzysta z Asany dzięki ogólnym wskaźnikom
  • Zobacz ostatnio dodanych członków zespołu
  • Wyświetl najbardziej wpływowych członków w Twojej organizacji (aktywni członkowie z największą liczbą wysłanych zaproszeń, utworzonych zespołów i udostępnionych projektów w Asanie)
  • W planie Business możesz wyświetlać szczegółowe informacje na temat zaangażowania w czasie, aby śledzić trendy w sposobie korzystania z Asany przez Twoją organizację
Liczba projektów nie obejmuje zarchiwizowanych ani usuniętych projektów.
Liczba zadań obejmuje zarówno ukończone, jak i nieukończone zadania, ale nie zostały one usunięte.

 

Zarządzaj wszystkimi członkami organizacji

Z poziomu zakładki Członkowie możesz wyświetlić liczbę członków oraz gości w ramach Twojej organizacji w Asanie, a także liczbę dostępnych miejsc. Jeśli potrzebujesz dodać członków, przyznać dostęp administratora lub odebrać członkowi uprawienia, możesz zrobić to z łatwością w tym miejscu.

Managing members

Z poziomu zakładki „Członkowie” możesz:

  1. Zaprosić nowych członków do dołączenia do zespołu w Twojej organizacji
  2. Sprawdź liczbę członków, gości, oczekujących zaproszeń oraz dostępnych miejsc w Twojej organizacji
  3. Wyszukaj osobę w Twojej organizacji
  4. Wyświetl imię i nazwisko każdej osoby, niezależnie od tego, czy jest ona administratorem, członkiem czy gościem oraz kiedy była ostatnio aktywna w Twojej organizacji
  5. Edytować ustawienia profilu lub usunąć wybraną osobę poprzez najechanie kursorem na jej nazwę użytkownika, kliknięcie ikony z trzema kropkami oraz wybranie odpowiedniej opcji

Dezaktywowanie członka organizacji

Aby usunąć wybraną osobę z organizacji, przejdź do zakładki Członkowie w Konsoli administratora.

Odszukaj osobę, którą chcesz usunąć na liście lub skorzystaj z wyszukiwarki. Po odnalezieniu osoby, kliknij ikonę z trzema kropkami i wybierz Usuń.

remove member 1
 
remove member 2

Z poziomu następnej karty możesz:

  1. Wybierz członka, któremu chcesz delegować zadania
  2. Kliknąć Usuń, aby potwierdzić dezaktywację

 

Dezaktywowany członek pojawi się na Twojej liście członków jako Usunięty.

remove member 3

 

Co stanie się z zadaniami należącymi do użytkownika, któremu anulowano aprowizację?

Kiedy anulujesz aprowizację użytkownikowi należącemu do Twojej organizacji, automatycznie wygenerowany zostanie prywatny projekt zawierający uprzednio przypisane do tej osoby zadania. Możesz przypisać je sobie lub innemu członkowi organizacji. Umożliwi to łatwe delegowanie nieprzypisanych zadań do odpowiedniej osoby, by mogła nimi zarządzać.

Aby w łatwy sposób delegować te zadania, skorzystaj z opcji wyboru wielokrotnego, aby zaznaczyć wszystkie zadnia należące do usuniętego użytkownika i wykonać na nich zbiorcze działania, a nawet przypisać je do siebie lub innych członków organizacji.

Przeczytaj więcej na ten temat w naszym artykule z częstymi pytaniami.

Czas dezaktywacji pojawi się w kolumnie Ostatnia aktywność.

Przywracanie dezaktywowanego członka

Przywróć dezaktywowanego członka odszukując go w zakładce „Członkowie”. Następnie, kliknij ikonę z trzema kropkami i wybierz Przywróć.

restore 1

W następnym oknie wybierz opcję Przywróć.

restore 2

Jeśli przywracanie się nie powiedzie, administrator Twojej organizacji otrzyma zadanie z prośbą o skontaktowanie się z naszym zespołem obsługi klienta.

Filtruj według typu członka

Z poziomu zakładki Członkowie znajdującej się w konsoli administratora, możesz filtrować listę członków według ich typu. Aby to zrobić, kliknij strzałkę rozwijaną obok filtru typu członka i wybierz opcję WszystkieAdministratorCzłonekGośćZaproszony lub Usunięty.

member type filter

Dostęp do zespołu

 

Zakładka Dostęp do zespołu w sekcji Moje ustawienia... zapewnia administratorom wgląd w to, do czego poszczególni użytkownicy mają dostęp oraz możliwość edycji statusu członkostwa.

Klikając „Edytuj ustawienia profilu” administratorzy mogą przejść do ustawień profilu członka, gdzie mogą przeglądać i zarządzać zespołami, do których należy dany użytkownik.

edit profile settings

Aby uzyskać dostęp do ustawień profilu członka:

  1. Kliknij ikonę z trzema kropkami obok wybranej osoby, aby wyświetlić opcje
  2. Z listy rozwijanej wybierz Edytuj ustawienia profilu.

 

Z tego miejsca przejdź do Dostępu do zespołu, gdzie możesz przeglądać zespoły, edytować dostęp do nich i usuwać członków.

team access

Kliknij „Dostęp do zespołu”, aby:

  1. Wyświetlić zespoły, do których należy użytkownik
  2. Dodawanie użytkownika do dowolnego zespołu w organizacji
  3. Odznaczyć użytkownika w celu usunięcia go z dowolnego zespołu
  4. Zapisać zmiany po wprowadzeniu zmian

 

Sortuj użytkowników według nazwy użytkownika oraz ostatniej aktywności

sort by name/activity

Możesz również posortować członków, rodzaje gości i ostatnią aktywność według nazwy użytkownika (w kolejności alfabetycznej lub w odwrotnym porządku alfabetycznym), aby zobaczyć kiedy użytkownicy logowali się do organizacji po raz ostatni, albo sprawdzić czy masz oczekujące zaproszenia.

Eksportuj dane członków do pliku CSV

export csv

Aby eksportować dane członków do pliku CSV:

  1. W zakładce „Członkowie”, kliknij ikonę z trzema kropkami.
  2. Kliknij Eksportuj plik CSV z listą członków.

Następnie otrzymasz wiadomość e-mail z linkiem do pobrania.

 

Pobrany plik CSV zawiera następujące pola:

  • Imię i nazwisko
  • Adres e-mail
  • Dział
  • Data dołączenia do organizacji
  • Osoba zapraszająca
  • Adres e-mail osoby zapraszającej
  • Data pierwszego logowania
  • Sposób logowania
  • Status uwierzytelniania wieloetapowego
  • Ostatnia aktywność
  • Typ
  • Liczba zespołów
  • Zespoły
  • Liczba projektów
  • Projekty

Zarządzaj zespołami

teams

Z poziomu zakładki „Zespoły” możesz:

  1. Utwórz nowy zespół w ramach organizacji
  2. Wyświetl nazwę każdego zespołu oraz jego liczbę członków, uprawnienia prywatności, datę utworzenia oraz twórcę
  3. Edytować zespół poprzez najechanie kursorem na ikonę z trzema kropkami obok pola Utworzone przez i kliknięcie opcji Edytuj zespół.

Eksportuj dane zespołu do pliku CSV

Superadministratorzy płatnych organizacji lub działów mogą eksportować listę zespołu do pliku CSV z zakładki „Zespoły” w Konsoli administratora.

export team csv

Aby wyeksportować dane zespołu do pliku CSV:

  1. Przejdź do zakładki Zespoły 
  2. Kliknij „Export CSV” (Eksportuj plik

Następnie otrzymasz wiadomość e-mail z linkiem do pobrania.

 

Pobrany plik CSV zawiera następujące pola:

  • Zespół
  • Liczba członków
  • Prywatność
  • Utworzono
  • Opis
  • Członkowie (e-mail)
  • Członkowie z ograniczonym dostępem (e-mail)
  • Oczekujące zaproszenie (e-mail)

Eksport danych organizacji i działów do pliku CSV umożliwia administratorom śledzenie, które działy korzystają z Asany, w celu monitorowania wykorzystania miejsc i prowadzenia centralnych rozliczeń w ramach IT. Dział lub pole zespołu można wstępnie wypełnić za pomocą naszych integracji SCIM z Azure AD i Okta.

Duże organizacje mogą skorzystać z eksportu CSV, próbując ułatwić zwrotne obciążenia działów.

Ustawienia prywatności zespołu

Superadministratorzy organizacji Enterprise mogą ustawić domyślny poziom prywatności dla zespołów w ich organizacji.

Po jego ustawieniu, będzie on wybierany domyślnie przy tworzeniu każdego nowego zespołu. Niezależnie od tego, twórcy zespołów nadal mogą tworzyć zespoły z innymi poziomami prywatności.

Aby ustawić domyślne ustawienia prywatności, przejdź do Konsoli administratora i kliknij zakładkę Bezpieczeństwo. Następnie kliknij pozycję Ustawienia prywatności zespołu.

team privacy settings 1
team privacy settings 2

Z poziomu następnej karty możesz wybrać domyślne ustawienie.

Zarządzaj okresami

Asana ustawia domyślny rok podatkowy dla wszystkich organizacji, a nowe cele mają przypisane okresy. Te okresy mogą pomóc Ci dostosować Asanę do Twojego roku podatkowego i mogą być wykorzystywane dla celów firmowych i zespołowych. Domyślny początek roku to 1 stycznia, ale możesz to zmienić w Konsoli administratora.

time periods

W Konsoli administratora kliknij kartę Ustawienia, a następnie Okresy. Następnie wybierz okres odpowiadający rocznemu rytmowi pracy Twojej organizacji i określ, od kiedy zmiana okresu ma się rozpocząć. Okresy obejmują całą organizację i musisz być administratorem w całej organizacji, aby zaktualizować te okresy. Tylko administratorzy organizacji i obszaru roboczego mogą aktualizować przedziały czasowe za pośrednictwem konsoli administratora, wszyscy pozostali administratorzy będą musieli skontaktować się z obsługą klienta, aby zaktualizować przedziały czasowe.

Poszczególni użytkownicy mogą również ręcznie dodawać okresy do istniejących celów. Jeśli administrator zmieni rok podatkowy, zmiany te zostaną odzwierciedlone i zastosowane do wszystkich celów, które nie mają niestandardowych dat wykonania lub są poza okresem.

Zarządzaj danymi rozliczeniowymi

Uwaga: Poniższe informacje nie dotyczą każdego administratora, ponieważ ta funkcja jest nadal wdrażana.

Zarówno osoby zarządzające rozliczeniami, jak i administratorzy organizacji płatnych mogą uzyskać dostęp do informacji rozliczeniowych za pośrednictwem Konsoli administratora. Jeśli administrator wprowadzi zmiany w karcie Rozliczenia, osoba zarządzająca rozliczeniami otrzyma powiadomienie e-mail.

Więcej informacji na temat sprawdzania i aktualizowania danych administratorów znajdziesz tutaj.

billing information


Z poziomu zakładki „Rozliczenia” możesz:

  1. Zmień typ subskrypcji lub anuluj plan
  2. Zaktualizuj informacje rozliczeniowe i dodaj metodę płatności
  3. Wyświetlić i pobrać ostatnią fakturę lub historię faktur
  4. Zobacz liczbę wykorzystywanych miejsc i dodaj lub zmniejsz liczbę miejsc
  5. Zmień osobę zarządzającą rozliczeniami
  6. Skontaktuj się z zespołem obsługi klienta
 

Powyższe opcje mogą się różnić w zależności od rodzaju planu.

Wyświetl i pobierz faktury

Osoby odpowiedzialne za rozliczenia oraz administratorzy mogą wyświetlać i pobierać wszystkie poprzednie faktury.

Najnowszą fakturę i historię faktur można wyświetlić w zakładce „Rozliczenia” w konsoli administratora. Masz również możliwość pobrania wszystkich faktur za dany rok.

invoice history

Aby uzyskać dostęp do historii faktur:

  • Kliknij Historia faktur.
  • Zobacz wszystkie faktury
  • Kliknij symbol pobierania, aby zbiorczo pobrać rok lub wybrać konkretny miesiąc

all invoices

Zmień lub edytuj wielkość planu i poziom subskrypcji

Z poziomu konsoli administratora możesz łatwo zmienić płatny plan z Premium na Business lub odwrotnie.

change plan

Z poziomu konsoli administratora:

  1. Kliknij kartę Rozliczenia.
  2. Kliknij Zmień plan.

choose plan

Z tego miejsca możesz wybrać plan Asana Premium lub Business. Kiedy już wybierzesz odpowiedni poziom subskrypcji, kliknij Potwierdź i zmień plan.

Musisz być właścicielem konta rozliczeniowego planu lub administratorem, aby edytować jego zakres lub zmienić poziom.

Bezpieczeństwo

Z poziomu zakładki „Bezpieczeństwo” superadministratorzy mogą zarządzać następującymi działaniami:

  1. Uwierzytelnienie
    • Włącz lub wyłącz logowanie jednokrotne Google (SSO) dla swojej organizacji
    • Uwierzytelnianie SAML 
    • Uwierzytelnianie dwuetapowe
    • Określ, przez ile czasu członkowie mogą pozostać zalogowani w Asanie
  2. Ustawienia hasła
    • Ustaw wymagania dotyczące hasła dla członków organizacji
    • Wymuś resetowanie hasła w całej organizacji
  3. Opcje administracyjne
    • Ustawienia zapraszania gości
    • Opcje załączników
    • Ustawienia prywatności zespołu
    • Uprawnienia do udostępniania linków tylko do odczytu
    • Uprawnienia dostępu do formularzy
    • Uprawnienia raportowania
    • Uprawnienia nagrywania wideo
    • Uprawnienia śledzenia czasu
    • Dostęp administratora: określ, kim są administratorzy w Twojej organizacji.
  4. Zgodność
    • Lokalizacja przechowywania danych
  5. Aplikacje mobilne
    • Kontrola danych mobilnych jest dostępna dla klientów planu Enterprise.

 

Zarządzaj administratorami organizacji

Możesz wyznaczyć administratorów i superadministratorów swojej organizacji z poziomu Konsoli administratora.

security admin accessorganizations admins

Administratorzy organizacji mają uprawnienia do edytowania oświadczenia o misji firmy.

 

Siła hasła

Możesz wybrać siłę hasła poprzez kliknięcie karty Bezpieczeństwo w Konsoli administratora, a następnie pozycji Siła hasła.

Możesz wybrać między prostym lub silnym hasłem. Proste hasła muszą mieć co najmniej osiem znaków, a silne hasła muszą mieć co najmniej osiem znaków i muszą zawierać znaki z co najmniej trzech z następujących typów: mała litera, wielka litera, cyfry i znaki specjalne.

password strength

Zmiana siły hasła będzie mieć wpływ wyłącznie na nowo utworzone hasła.

Resetuj hasło w całej organizacji

 

Ta funkcja jest dostępna dla superadministratorów organizacji korzystających z planów Asana Premium, Business i Enterprise.

Z poziomu Konsoli administratora możesz wymusić resetowanie hasła w całej organizacji dla użytkowników, którzy mają dostęp do Twojej organizacji.

1. Członkowie lub goście, którzy mają hasło do Asany, zostaną wylogowani. Następnie otrzyma wiadomość e-mail z linkiem do zresetowania hasła i zostanie zmuszony do wybrania nowego hasła przed ponownym zalogowaniem.

2. Członkowie lub goście, którzy nie mają hasła do Asany, zostaną wylogowani.

3. Członkowie lub goście, którzy logują się za pomocą SAML lub logowania jednokrotnego Google (SSO) i nie mają hasła do Asany, zostaną wylogowani.

Password_reset__1_.png

Użytkownicy, którzy po raz pierwszy zarejestrowali się w Asanie, ustawiając hasło, a następnie dokonali aktualizacji, aby zalogować się za pomocą SAML lub logowania jednokrotnego Google (SSO), otrzymają wiadomość e-mail z prośbą o zresetowanie hasła. Nie będzie to miało wpływu na ich hasło SAML/Google SSO.

Sterowanie zapraszaniem gości

Superadministratorzy organizacji lub działów w planie Enterprise mogą określić, kto może zapraszać gości (czyli osoby nieposiadające firmowego adresu e-mail) do Twojej organizacji w Asanie. Superadministratorzy mogą wybrać jedną z trzech opcji poniżej, aby określić, kto może zapraszać gości organizacji:

  • Tylko administratorzy

  • Administratorzy i członkowie organizacji

  • Wszyscy (włącznie z członkami organizacji i gośćmi)

Jeśli chcesz włączyć dla swojej organizacji jedną z tych opcji, możesz zrobić to, przechodząc do Konsoli administratora, a następnie do zakładki „Bezpieczeństwo”.

Guest Invite Controls 1

Aby uzyskać dostęp do ustawień zapraszania gości:

  1. Przejdź do zakładki „Bezpieczeństwo” w Konsoli administratora.
  2. W obszarze Ustawienia administracyjne kliknij Ustawienia zapraszania gości.
 
Guest Invite Controls 2

Tutaj należy:

  1. Wybierz jedną z opcji zaproszenia dla gości
  2. Kliknij Zapisz zmiany.

Po włączeniu tej funkcji osoby, które nie mogą już zapraszać gości do organizacji otrzymają w Asanie komunikat o błędzie.

Jeśli nie jesteś superadministratorem, możesz sprawdzić, kto jest administratorem w Twojej organizacji, klikając swoje zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu, przechodząc do Konsoli administratora i przeglądając superadministratora na karcie Członkowie, wybierając opcję Administrator ze strzałki listy rozwijanej Typ członka.

Who's the admin

 

Zaufane domeny gości

Administratorzy i superadministratorzy planu Enterprise mogą korzystać z funkcji zaufanych domen gości, umożliwiając im utworzenie listy zatwierdzonych domen zewnętrznych, z których użytkownicy z uprawnieniami do zapraszania gości mogą zapraszać gości. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z powyższą sekcją dotyczącą kontroli zapraszania gości.

Zaproszenia dla gości można wysyłać tylko do domen e-mail na zatwierdzonej liście, co zapewnia większe bezpieczeństwo i kontrolę nad współpracą organizacji. Jeśli użytkownik spróbuje wysłać zaproszenie do gościa z domeny niepublicznej, otrzyma komunikat o błędzie.

Tworzenie zaufanych domen gości

Zaufane domeny gości można włączyć tylko wtedy, gdy uprawnienia do zapraszania gości są ustawione na administratorów i członków lub administratorów, członków i gości. Nie można aktywować tej funkcji, jeśli uprawnienia do zapraszania gości są ustawione tylko na administratorów.

screenshot_title

 

  1. Przejdź do zakładki „Bezpieczeństwo” w Konsoli administratora.
  2. W obszarze Ustawienia administracyjne kliknij Ustawienia zapraszania gości.
  3. W sekcji Zaufane domeny gości wybierz Tylko zaufane domeny.
  4. Kliknij Dodaj domeny i wpisz zaufane domeny. Aby potwierdzić, ponownie kliknij Dodaj domeny.

Upewnij się, że domeny dokładnie do siebie pasują. Dodanie domeny acme.com nie obejmuje poddomen, takich jak app.acme.com lub acme.co.uk. Takie subdomeny należy dodać osobno.

screenshot_title

Usuwanie zaufanych domen gości

Znajdź domenę na liście, którą chcesz usunąć, kliknij ikonę kosza i potwierdź swój wybór, naciskając przycisk Zapisz.

Dezaktywacja funkcji zaufanych domen gości:

Aby przywrócić ustawienia, po prostu przełącz kontrolę zaufanych domen gości z powrotem na Dowolną domenę.

 

Aplikacje mobilne

Kontrola danych mobilnych jest dostępna dla klientów planu Enterprise.

Zwiększ bezpieczeństwo aplikacji mobilnych w Asanie (systemy iOS i Android), aby chronić dane organizacji, umożliwiając jednocześnie zespołowi współpracę z dowolnego miejsca.

mobile apps

Jako superadministrator możesz skorzystać z poniższych elementów kontroli danych mobilnych w swojej organizacji:

 

Uwierzytelnianie biometryczne

Aktywując uwierzytelnianie biometryczne, możesz zezwolić użytkownikom na odblokowanie Asany na urządzeniach mobilnych za pomocą odcisku palca lub rozpoznawania twarzy. Możesz ustawić częstotliwość ponownej autoryzacji użytkowników.

Uprawnienia dotyczące zrzutów ekranu (wyłącznie dla Android)

 

Wybierz, czy użytkownicy w Twojej organizacji mogą robić zrzuty ekranu aplikacji mobilnej.

Uprawnienia załączników

 

Ogranicz pobieranie lub możliwość udostępniania załączników w Asanie na urządzeniach mobilnych.

Uprawnienia dotyczące widżetów

 

Ogranicz widżet ekranu głównego Asany na urządzeniach mobilnych, aby użytkownicy nie mogli wyświetlać zadań bezpośrednio na ekranie głównym telefonu.

Uprawienia do kopiowania i wklejania

 

Ogranicz uprawnienia do kopiowania i wklejania w aplikacji mobilnej.

Adres e-mail osoby kontaktowej ds. bezpieczeństwa

Superadministratorzy w organizacjach płatnych mają możliwość dodania w konsoli administracyjnej adresu e-mail osoby kontaktowej ds. bezpieczeństwa, aby otrzymywała ona od Asany aktualne informacje dotyczące bezpieczeństwa. Dzięki skorzystaniu z tej funkcjonalności Asana będzie wiedzieć, dokąd wysyłać ważne informacje tego typu.

Superadministratorzy w płatnych działach mogą uzyskać dostęp do tej funkcjonalności, kontaktując się z naszym zespołem obsługi klienta.

Mając uprawnienia superadministratora w płatnej organizacji, zaloguj się na konto w Asanie w roli superadministratora Twojej organizacji. Przejdź do Konsoli administratora, kliknij Bezpieczeństwo na pasku bocznym, a następnie kliknij Adres e-mail osoby kontaktowej ds. bezpieczeństwa.

Wprowadź adres e-mail, na który Asana ma przesyłać wiadomości dotyczące bezpieczeństwa.

Logowanie jednokrotne Google (SSO)

sso

Aby włączyć logowanie jednokrotne Google (SSO), superadministratorzy organizacji muszą najpierw zalogować się za pomocą konta Google. Jeśli użytkownik zalogował się przy użyciu adresu e-mail i hasła, wystarczy wylogować się i zalogować ponownie używając niebieskiego przycisku Użyj konta Google.

sso

Po kliknięciu „Uwierzytelnianie przy użyciu aplikacji Google” w zakładce „Bezpieczeństwo” możesz:

  1. Ustawić logowanie za pomocą Google jako opcjonalne lub wymagane dla wszystkich członków
  2. Po wybraniu odpowiedniej opcji, kliknij Zapisz konfigurację.

Goście organizacji mogą każdorazowo logować się przy użyciu adresu e-mail i hasła, niezależnie od tego, czy włączone jest logowanie jednokrotne Google (SSO) dla członków.

SAML

Organizacje Enterprise mogą również włączyć uwierzytelnianie SAML w zakładce „Bezpieczeństwo” w Konsoli administratora.

samlenable

Limit czasu sesji SAML

W Konsoli administratora, superadministratorzy mogą ustawić limit czasu sesji SAML wynoszący od 1 godziny do 30 dni. Członkowie zostaną automatycznie wylogowani i poproszeni o ponowne zalogowanie się po upłynięciu określonego czasu.

saml session timeout

Ustawienia

security

Z zakładki ustawień możesz:

  1. Zmień nazwę swojej organizacji
  2. Wyświetl lub zmień listę zweryfikowanych domen Twojej organizacji
  3. Wykonać eksport wszystkich danych Twojej organizacji do pliku JSON.

Opcje administracyjne dla funkcji sztucznej inteligencji

Funkcje sztucznej inteligencji (AI) Asany wykorzystują uczenie maszynowe do sortowania, filtrowania, kategoryzowania lub w inny sposób analizowania danych i/lub treści, aby pomóc użytkownikom w Twojej organizacji optymalizować pracę.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jakie dane są wykorzystywane i jakie funkcje oparte na sztucznej inteligencji mogą być administrowane za pomocą funkcji administracyjnych, zapoznaj się z tym artykułem w Centrum pomocy.


Optymalizuj dzięki Asana Intelligence

Klienci mogą włączyć funkcje Asana Intelligence w swojej organizacji. Jeśli funkcje Asana Intelligence nie są włączone:

  • Użytkownicy w organizacji nie będą mieli dostępu do funkcji AI.
  • Dane organizacji nie będą przetwarzane w celu zasilania tych funkcji.

Zaawansowane funkcje obsługiwane przez OpenAI nie są kontrolowane przez te ustawienia administratora. Obecnie są one dostępne wyłącznie w ekskluzywnej ofercie beta. Wypełnij ten formularz, aby dołączyć do naszej listy oczekujących w wersji beta, jeśli chcesz, aby rozważono możliwość uzyskania zaawansowanego dostępu do Twojej domeny.

Włączanie i wyłączanie funkcji Asana Intelligence

Superadministratorzy mogą włączyć lub wyłączyć funkcje Asana Intelligence w następujący sposób:

Asana Intelligence
  • Kliknij swoje zdjęcie profilowe w Asanie i przejdź do Konsoli administratora.
  • Kliknij kartę „Ustawienia”.
  • W sekcji Ustawienia domeny wybierz Optymalizuj dzięki Asana Intelligence

W tym oknie możesz włączyć lub wyłączyć Asana Intelligence dla całej organizacji/domeny, zaznaczając lub odznaczając odpowiednie pole.

Wyłączenie funkcji Asana Intelligence spowoduje, że metadane Twojej organizacji nie będą wykorzystywane do informowania o niej, a ta funkcja zostanie wyłączona dla całej organizacji.

Funkcje sztucznej inteligencji są niedostępne dla obszarów roboczych w Asanie.

Jeśli jesteś administratorem w organizacji, która nie ma żadnych superadministratorów, możesz wyłączyć te funkcje, ale nie możesz ich ponownie włączyć. Aby je włączyć, musisz ukończyć proces weryfikacji superadministratora lub skontaktować się z zespołem pomocy. Przed wprowadzeniem tej zmiany przez administratora w produkcie zostanie wyświetlony baner ostrzegawczy.

Aby dowiedzieć się więcej na temat tego, w jaki sposób Asana przetwarza Twoje dane, zapoznaj się z oświadczeniem o ochronie prywatności Asany.

Zapoznaj się z tym artykułem w Centrum pomocy, aby dowiedzieć się więcej o programie Asana Intelligence.

Kontrola możliwości edycji pól profilowych

Asana ma integracje SCIM z wiodącymi platformami dostawców tożsamości, które umożliwiają klientom importowanie do Asany informacji o profilu użytkownika, takich jak tytuł i dział. Ponieważ informacje te są importowane z systemów tożsamości, administratorzy mogą chcieć kontrolować, czy użytkownicy mogą edytować te informacje w Asanie za pomocą kontrolek pól profilu.

Profile field editability controls - admin console

Superadministratorzy mogą wybrać, które pola profilowe mogą edytować użytkownicy, przechodząc do Konsoli administratora > Zabezpieczenia > Ustawienia związane z SCIM > Ustawienia profilu użytkownika

Zalecamy ograniczenie użytkownikom możliwości edytowania tych informacji w Asanie tylko wtedy, gdy Twoja organizacja synchronizuje pola profilu użytkownika z Asaną za pośrednictwem SCIM. W przeciwnym razie użytkownicy nie będą mieli możliwości dodania tych informacji do swoich profili.

Administratorzy mogą nadal aktualizować zablokowane atrybuty w imieniu innych użytkowników, wprowadzając zmiany w profilach użytkowników z zakładki Członkowie w konsoli administratora.

Profile field editability controls - settings

Superadministratorzy mogą włączać i wyłączać kontrolę edytowalności pól profilu dla stanowiskadziału lub zespołu.

Profile field editability controls - locked

Gdy superadministratorzy mają ograniczone zmiany w tytule stanowiska i polach działu lub zespołu, użytkownicy zobaczą te pola zablokowane do edycji po przejściu do ustawień profilu.

Eksport domeny

Superadministratorzy mogą wykonać eksport wszystkich danych organizacji do pliku JSON. W tym celu, należy przejść do zakładki „Ustawienia” w Konsoli administratora. Uwaga: eksport domeny jest funkcją dostępną w planie Enterprise.

export

Superadministratorzy mogą wybrać eksport samego tekstu albo tekstu i załączników.

attachments

Niektóre rodzaje załączników, włącznie z transkrypcjami wideo, obrazami tytułowymi do formularzy oraz zdjęciami profilowymi użytkowników nie zostaną uwzględnione w eksporcie załączników. Jeśli potrzebujesz danych, których nie można wyeksportować, skontaktuj się z nami.

Zarządzanie aplikacjami i integracje

Funkcja zarządzania aplikacjami umożliwia superadministratorom w organizacjach Enterprise monitorowanie i kontrolowanie aplikacji, osobistych tokenów dostępu oraz kont usług, które są aktywne w ich domenie.

Administratorzy działu i osoby niebędące superadministratorami nie mają dostępu do tej funkcji.


Superadministratorzy mogą teraz samodzielnie wykonać następujące czynności z poziomu Konsoli administratora:

  1. Sprawdzić, które aplikacje są połączone z domeną i mają dostęp do zawartych w niej danych.
  2. Zablokować możliwość korzystania z wybranych aplikacji.
  3. Ustawić w domenie „tryb zatwierdzania”, który oznacza, że korzystanie z każdej aplikacji wymaga bezpośredniego zatwierdzenia przez superadministratora.
  4. Zarządzaj istniejącymi usługami
  5. Zezwolić na korzystanie z tokenów osobistego dostępu lub odrzucić je dla domeny.
  6. Zezwól, aby reguły były wyzwalane przez żądania internetowe z usług zewnętrznych.

Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące blokowania funkcji lub zarządzania nimi, skontaktuj się z zespołem sukcesu klienta lub obsługą klienta Asany.

Aby dowiedzieć się więcej o kontach usług, zapoznaj się z naszym  artykułem na ten temat.


Wyświetlanie połączonych aplikacji

console
  1. Przejdź do konsoli administratora
  2. Przejdź do sekcji „Aplikacje” na lewym pasku bocznym, aby przejść do karty „Zarządzaj aplikacjami” na karcie „Połączone aplikacje”. Spowoduje to wyświetlenie listy wszystkich aplikacji połączonych przez użytkowników w domenie Asany wraz z datą ostatniego użycia aplikacji w tej domenie (aktualizacja zajmuje 24 godziny)

appdetails


Kliknięcie dowolnego z nich spowoduje przejście do strony aplikacji. Na tej stronie znajdują się szczegółowe informacje o aplikacji. Obejmują one:

  1. Krótki opis aplikacji (jeśli jest dostępny)
  2. Informacje o deweloperach i linki do obsługi klienta oraz polityki prywatności, jeśli zostały udostępnione
  3. Ostatnie statystyki użytkowania
  4. Uprawnienia przyznane aplikacji

Globalne ustawienia aplikacji

global

Superadministrator powinien zdecydować, w jaki sposób chce zarządzać aplikacjami. Istnieją trzy główne tryby sterowania, które można znaleźć na stronie globalnych ustawień aplikacji.

Zezwól na wszystkie aplikacje (domyślne)

Administratorzy mogą zarządzać listą zablokowanych aplikacji, w przeciwnym razie wszystkie aplikacje mogą być używane domyślnie

Wymagaj zatwierdzenia aplikacji

Administratorzy zarządzają listą zatwierdzonych aplikacji. Nie można korzystać z aplikacji, chyba że znajdują się one na liście zatwierdzonych aplikacji.

Uprawnienia automatyzacji zewnętrznej

Administratorzy mogą zezwolić lub uniemożliwić wyzwalanie reguł przez żądania internetowe z usług zewnętrznych.

Jeśli organizacja jest w trybie „Wymagaj zatwierdzenia aplikacji” i dołączy do niej gość korzystający z niezatwierdzonej aplikacji to używana przez niego instancja danej aplikacji zostanie zablokowana i otrzyma on powiadomienie na swój adres e-mail.


Blokowanie aplikacji

block

Jest to używane do jawnego blokowania aplikacji.

  1. Przejdź do strony „Połączone aplikacje
  2. Kliknij przycisk Zablokuj.

To działanie uniemożliwi wszystkim użytkownikom domeny (członkom i gościom) łączenie się z tą aplikacją i korzystanie z niej. W przypadku istniejących użytkowników mogą pojawić się błędy, a aplikacja przestanie działać. Użytkownicy należący do kilku domen nie będą mogli korzystać z danej aplikacji w żadnej z nich.


Odblokowywanie aplikacji

Przejdź do strony „Aplikacje” i wybierz aplikację, którą chcesz odblokować, klikając przycisk „Odblokuj”. Kliknij przycisk „Odblokuj”. Jeśli w Twojej organizacji włączony jest tryb „Wymagaj zatwierdzenia aplikacji” (zobacz poniżej), odblokowanie aplikacji jest możliwe wyłącznie poprzez dodanie jej na listę zatwierdzonych aplikacji.

Istniejący użytkownicy aplikacji, która była wcześniej zablokowana, mogą zostać poproszeni o ponowne skonfigurowanie lub uwierzytelnienie jej, w zależności od ustawień konkretnej aplikacji.

Zatwierdzenia
aplikacji

approval message

Jeśli tryb „Wymagaj zatwierdzenia aplikacji” jest włączony, użytkownicy nie będą mogli połączyć żadnych aplikacji, które nie znajdują się na liście zatwierdzonych aplikacji zarządzanej przez superadministratora. Zamiast tego zobaczą oni wiadomość umożliwiającą wysłanie prośby o zatwierdzenie przez administratora.

email


Po kliknięciu Wyślij prośbę na adresy e-mail dodane na stronie globalnych ustawień aplikacji zostanie wysłana wiadomość. Domyślnie są to adresy superadministratorów, ale można je zmienić.

Administrator otrzyma wiadomość e-mail podobną do pokazanej powyżej.

approve

Kliknięcie opcji Zarządzaj aplikacją w Asanie spowoduje, że superadministrator zostanie przekierowany na stronę ze szczegółami aplikacji w celu jej zatwierdzenia.

Użytkownik, który wysłał prośbę otrzyma wiadomość e-mail z informacją, że administrator został powiadomiony. Prośba o zatwierdzenie obejmuje również adres e-mail jej nadawcy. Zalecamy ustalenie procesu monitorowania przychodzących próśb i/lub powiadamiania użytkowników o kolejnych krokach (w zależności od polityki danej firmy).

app approval requests


Administratorzy organizacji Enterprise mogą teraz wyświetlać listę wszystkich aplikacji, które zostały zamówione. Aby wyświetlić wszystkie prośby o zatwierdzenie:

  1. Przejdź do Konsoli administratora i kliknij Aplikacje w lewym pasku.
  2. Wybierz Zarządzaj aplikacjami i wybierz kartę Żądania zatwierdzenia.

 


Zarządzanie osobistymi tokenami dostępu

personal_access_tokens.png

Osobiste tokeny dostępu mogą być wykorzystywane przez użytkowników organizacji do tworzenia własnych skryptów i automatyzacji. Osobiste tokeny dostępu umożliwiają dostęp do wszystkich elementów, których może używać ich twórca. Lista aktywnych tokenów, które mają dostęp do Twojej organizacji, użytkownik, który je utworzył oraz ostatni raz, gdy token był używany w Twojej domenie, można wyświetlić na stronie Osobisty token dostępu.

Administratorzy mogą odwołać osobiste tokeny dostępu na żądanie, klikając przycisk Odwołaj. Po odwołaniu osobistego tokena dostępu (Pat) token zostanie usunięty i nie będzie można go już używać. Deweloper, który utworzył token, otrzyma wiadomość e-mail z informacją, że jego PAT został usunięty.

 

enable

Osobiste tokeny dostępu w domenie można włączyć lub wyłączyć z poziomu strony Globalne ustawienia aplikacji 

Wyłączenie osobistych tokenów dostępu spowoduje, że istniejące tokeny użytkowników danej organizacji zostaną wycofane lub zablokowane. Może to spowodować zakłócenia w pracy, więc superadministratorzy powinni uprzedzić członków swojej organizacji przed wykonaniem tego działania.

Zasoby

resources

Z poziomu zakładki „Zasoby” możesz:

  • Połącz swój zespół z samouczkami i wskazówkami, które pomogą Ci rozpocząć pracę z Asaną
  • Znajdź zasoby, które pomogą Twojemu zespołowi opanować pracę i odkryć nowe sposoby na wykorzystanie Asany
  • Poznaj i zrozum funkcje administracyjne

Wyłączanie dołączania plików

Opcja wyłączania dołączania plików jest dostępna dla superadministratorów w planie Enterprise .

Załączniki mogą podlegać ograniczeniom na podstawie zasad bezpieczeństwa Twojej organizacji lub preferowanych typów integracji. Dzięki możliwości wyłączenia dodawania załączników superadministratorzy mogą zapewnić, że implementacje Asany w całej organizacji spełniają wszystkie wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zgodności w zakresie blokowania załączników.

Ta funkcja daje lepszą kontrolę na poziomie domeny, aby zapewnić ścisłe przestrzeganie zasad przesyłania plików zgodnie z wymaganiami Twojej organizacji.

Administratorzy IT mogą również szybko włączyć lub wyłączyć jedno, więcej bądź wszystkie źródła przesyłania załączników: komputer, Dropbox, Dysk Google, Box i Onedrive / Sharepoint, zgodnie z polityką bezpieczeństwa IT w Twojej firmie.

 

Jak uzyskać dostęp do opcji załączników

Superadministratorzy mogą uzyskać dostęp do ustawień opcji załączników w zakładce Bezpieczeństwo w Konsoli administratora.

W zakładce Bezpieczeństwo, przewiń w dół do opcji Admin, a następnie kliknij Opcje załączników.

File attachment options

Domyślnie wszystkie załączniki są włączone.

File attachment options 2

W następnym oknie możesz zaznaczyć preferencje dotyczące załączników.

 

Odznaczanie opcji „Zezwól na załączniki z aplikacji Asany, API i innych funkcji”

unchecking attachments

Odznaczenie tej opcji spowoduje wyłączenie wszystkich typów załączników:

  • Załączniki internetowe
  • Aplikacje mobilne
  • API
  • Kopiuj i wklej
  • Formularze
  • Przeciąganie i upuszczanie
  • Przekierowywanie maili

 

Wyłączanie dodawania załączników z aplikacji innych firm

Aby uniemożliwić dołączanie plików z aplikacji innych firm, możesz zablokować je w zakładce „Aplikacje” lub wybrać stosowną opcję poniżej. Spowoduje to, że nie będzie już możliwe dodawanie załączników z Dropbox, Dysku Google, Box i OneDrive/ SharePoint.

 

Wyłączanie dodawania załączników na urządzeniach mobilnych

Aplikacja mobilna nie rozróżnia załączników z aplikacji innych firm i załączników z urządzenia. Dzieje się tak, ponieważ każdy załącznik jest najpierw pobierany na Twoje urządzenie.

Jedynym sposobem na wyłączenie dodawania załączników na urządzeniach mobilnych jest wyłączenie zezwalania na załączniki z aplikacji Asany, API i innych funkcji.

disabling file attachments on mobile

 

Podoba Ci się to, co widzisz? Już dziś wypróbuj Asanę, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.

Wypróbuj za darmo