Integracja z Microsoft zespoły jest dostępna dla wszystkich płatnych planów.
Informacje ogólne
Używaj integracji Asany z Microsoft Teams, aby dodawać projekty z Asany do czatów grupowych i przekształcać konwersacje w wykonalne zadania - wszystko w jednym miejscu. Rozmawiaj z członkami zespołu na temat projektów, mając przy tym pełny wgląd w listę zadań, łącznie z osobami odpowiedzialnymi za zadania i datami wykonania, a także oznaczaj zadania jako wykonane po ich ukończeniu. Dzięki integracji Asany z Microsoft Teams możesz pozostać w kontakcie z zespołem i zachować dobrą organizację bez względu na to, gdzie pracujesz.
Teams to narzędzie do współpracy oparte na czacie, które umożliwia globalnym, zdalnym i międzyfunkcyjnym zespołom współpracę i udostępnianie informacji we wspólnej przestrzeni. Użytkownicy mogą korzystać z funkcji, takich jak współpraca nad dokumentami, wysyłanie wiadomości do kanału, czat zespołowy czy zarządzanie zadaniami przy użyciu Asany. Integracja z Asaną pomaga zwiększyć koncentrację i wspiera ciągłość pracy w każdym miejscu i o każdej porze. Dzięki Asanie, każdy może z łatwością sprawdzić, kto, co i na kiedy musi wykonać.
Bot Asana został dodany do Microsoft Teams, co ułatwia korzystanie z funkcji Asana. Ułatwi on wyszukiwanie i znajdowanie funkcji Asana, których można używać w konwersacjach w aplikacji zespoły, oraz umożliwi użytkownikom tworzenie zadań lub dodawanie wiadomości do istniejących zadań przez zespoły.
Wymagania dotyczące instalacji
Wymagania Asany
Integracja z Microsoft zespoły jest dostępna dla wszystkich płatnych planów.
Wymagania po stronie Microsoft Teams
Integracja Asana + Microsoft Teams jest dostępna dla wszystkich płatnych planów Microsoft Teams. Darmowa wersja Microsoft Teams nie obsługuje tej integracji.
Kroki instalacyjne
Połącz Asanę z Microsoft Teams, aby przypisywać zadania i zarządzać obowiązkami, aktywując integrację zarówno dla siebie, jak i dla swojego zespołu.
Jak skonfigurować integrację Asana + Microsoft zespoły:
- Przejdź do zakładki Aplikacje w MS zespoły
- Odszukaj Asana Zarządzanie projektami
- Kliknij w Asana
- Kliknij Dodaj, aby zainstalować aplikację
W wyskakującym okienku Asana projekt Management kliknij Dodaj.
Nie można dodać bota Asana do prywatnego czatu ani kanału w Microsoft zespoły.
Zarządzanie aplikacją w organizacji:
Aby zarządzać aplikacjami, przejdź do Centrum administracyjnego Microsoft zespoły, a następnie wyszukaj Asana, aby upewnić się, że jest ustawiona jako dozwolona. W razie potrzeby zaznacz opcję Zezwól.
Dodaj Asana do listy przypiętych aplikacji w Centrum administracyjnym Microsoft zespoły, aby móc szybciej ją znaleźć i zmienić jej położenie na pasku nawigacyjnym.
Rozpoczęcie pracy
Po zainstalowaniu integracji uzyskasz dostęp do bota integracji na swoim czacie 1:1. Możesz także dodać bota do poszczególnych kanałów zespołowych.
Możesz zadawać mu pytania i używać go do śledzenia aktywności w projektach w Asanie.
Przy pierwszej interakcji z integracją, powita Cię czatbot. Czatbot wprowadzi Cię do integracji, pokaże przykłady zastosowania oraz linki do dodatkowych artykułów w Przewodniku.
Jak udostępniać linki
Udostępniając linki do zadań, projektów, portfolio, aktualizacji statusu i zespołów, użytkownicy mogą zawrzeć w nich podgląd pokazujący dodatkowe informacje.
Aby udostępnić linki:
- Wklej dowolny adres URL Asana
- Poczekaj, aż pojawi się rozwinięcie
- Kliknij ikonę „Rozwiń”, aby uzyskać dodatkowy kontekst.
- Połącz się z zespołem i wyślij
Następnie możesz wyświetlić całość, klikając Wyświetl w Asana.
Wyszukiwanie
Po kliknięciu logo Asany w edytorze wiadomości możesz wyszukiwać zadania, projekty i portfolio.
Wyszukiwanie zadań, projektów lub portfolio:
- Kliknij logo Asana w edytorze wiadomości.
- Za pomocą tego menu, możesz wyszukać dowolne zadanie, projekt lub portfolio.
Jak utworzyć nowe zadanie
Aby utworzyć zadanie:
- Kliknij przycisk „+” w oknie edytora wiadomości Asana.
- Wybierz „Utwórz nowe zadanie”.
- Wypełnij pola w okienku, które się pojawi
- Kliknij Utwórz zadanie.
Możesz tworzyć nowe zadania w Asana z dowolnego miejsca w aplikacji Teams. Możesz użyć polecenia Utwórz zadanie podczas rozmowy z botem Asana bądź odpowiedniej opcji w edytorze lub w dowolnej wiadomości w ramach konwersacji. Możesz przypisać je współpracownikowi, ustawić termin wykonania, a także dodać je do projektu w Asanie.
Jak dodać wiadomość do zadania
Aby dodać wiadomość do zadania:
- Pod opcjami ikon z trzema kropkami kliknij Więcej akcji i wybierz Dodaj wiadomość do zadania.
- W okienku, które się pojawi, możesz wyszukać i wybrać istniejące zadanie w Asana, do którego chcesz dodać wiadomość
Następnie możesz dodać tę wiadomość do zadania jako komentarz.
Jak wyświetlić projekt z Asana w usłudze zespoły
Aby wyświetlić widok projektu w Microsoft Teams, zalecamy korzystanie z opcji zakładki witryna sieci web i nie tylko wyświetlanie projektu, ale także dodawanie zadań, edytowanie istniejących zadań i korzystanie z pełnej funkcjonalności Asana.
Możesz dodać tę zakładkę do zespoły i wydarzeń.
Dostęp do widoku projektu
Wybierz projekt, który chcesz wyświetlić.
Jak uzyskać dostęp do widoku projektu:
- Przejdź do zespołu lub wydarzenia, do którego chcesz dodać widok projektu, a następnie kliknij przycisk + u góry.
- Odszukaj witryna sieci web i wybierz
W wyskakującym okienku:
- Dodaj kartę witryna sieci web, aby uzyskać dostęp do funkcji i włączyć widok projektu
Aby wyświetlić projekt:
- Wklej adres URL lub nazwę projektu, który chcesz dodać do Asana i zapisz
- Po załadowaniu rozwinie się, aby wyświetlić cały projekt Asana w zespoły
Możesz teraz wyświetlić cały projekt z Asana.
Powiadomienia
Jak otrzymywać powiadomienia osobiste
Aby otrzymywać powiadomienia osobiste:
- Na pasku bocznym przejdź do czatu i kliknij czatbot Asana
- Napisz „połącz projekt”
- Kliknij przycisk „Link project” (Połącz projekt).
Bot Asana poprosi Cię o wybranie projektu, z którym chcesz się połączyć. Wybierz „Moje zadania” i kliknij „Połącz”, aby rozpocząć otrzymywanie powiadomień osobistych.
Otrzymasz powiadomienia, gdy:
- Ktoś przypisze Ci zadanie lub anuluje przypisanie zadania do Ciebie
W przypadku zadań przypisanych do Ciebie otrzymasz powiadomienie, gdy:
- Zadanie zostanie ukończone
- Zmieni się data wykonania zadania
- Wszystkie zależności zostaną ukończone
- Zależność nie zostanie ukończona
- Zmieni się termin wykonania zależności
- Zostaniesz dodany jako obserwujący
- Ktoś doda komentarz w zadaniu, które obserwujesz
Ustawianie powiadomień
Przejdź do dowolnego kanału zespołowego lub czatu 1:1.
Jak uzyskać dostęp do powiadomień:
- W menu „+” wybierz opcję „Połącz projekt”
- Wybierz projekt odnośnie którego chcesz otrzymywać powiadomienia.
Konfigurowanie ustawień powiadomień dla Microsoft Teams
W edytorze wiadomości Asana:
- Z okna dialogowego Asana, otwórz menu „+” i przejdź do ustawień powiadomień.
- Wybierz, które powiadomienia chcesz otrzymywać.
Będziesz otrzymywać powiadomienia o każdej nowej aktywności w wybranym projekcie.
Powiadomienia niestandardowe
Możesz utworzyć niestandardowe powiadomienia przy użyciu funkcji „Reguły” w Asanie. Użytkownicy mogą automatycznie wysyłać niestandardową wiadomość do kanału za każdym razem, gdy zadanie zostanie zaktualizowane lub przeniesione. Przeczytaj nasz przewodnik „Reguły”, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.
Z poziomu wyskakującego okienka „Dodaj regułę”:
- Możesz wysłać wiadomość z niestandardowym kanałem przez zespoły Microsoft Teams z aktualizacjami dotyczącymi zadania
Bot Asana
Bot Asany dla Microsoft Teams nawiązuje interakcję z aplikacją, aby zadawać pytania i zbierać informacje. Bot udziela odpowiedzi na podstawie danych wprowadzonych przez użytkownika. Dostępnych jest wiele poleceń, których można użyć w aplikacji, aby zaoszczędzić czas, a interakcje przebiegają bardzo płynnie.
Interakcje z botem:
Czatbot Asana oferuje możliwość wyboru obszaru roboczego lub przełączenia się na inny za pomocą polecenia change workspace.
Spotkania w Microsoft Teams
Integracja Asany z Microsoft Teams działa również w przypadku spotkań w aplikacji Teams.
Dzięki temu użytkownicy mogą przekształcać nieustrukturyzowane konwersacje w łatwe do śledzenia zadania w Asanie, ograniczając tym samym konieczność przełączania się pomiędzy narzędziami.
Dodanie integracji z Asaną do spotkania w aplikacji Teams umożliwia:
- Szybkie tworzenie zadań bez wychodzenia z okna spotkania
- Wyświetlenie podsumowania zadań utworzonych podczas spotkania
Konfiguracja
Organizator spotkania musi dodać zespół lub wydarzenie do integracji przed rozpoczęciem spotkania.
Funkcja ta jest obsługiwana, gdy spotkanie jest organizowane w aplikacji komputerowej Microsoft Teams - nie jest dostępna w wersji przeglądarkowej.
Przejdź do wydarzenia zespołowego, do którego chcesz dodać integrację, a następnie kliknij przycisk + u góry ekranu.
Pierwszy krok wymaga od wyznaczonego organizatora spotkania dodania zespołu lub wydarzenia do integracji. Obecnie nie można dodać tej funkcji z poziomu spotkania - należy ją dodać w oknie edycji/ustawieniach spotkania.
Połącz swoją pracę
Dodaj kartę Asana:
- Wyszukaj „Asana” i wybierz ją, aby dodać zakładkę Asana
- Kliknij Dodaj, aby potwierdzić
Dołączanie do spotkania
Połącz się z Asana:
- Następnie zostaniesz poproszony o połączenie się z Asana, kliknij to
- Po uwierzytelnieniu w Asana, wybierz obszar roboczy, aby przygotować się do spotkania
- Dołącz do spotkania
Twórz zadania i przeglądaj wszystkie zadania utworzone w ramach wydarzenia lub zespołu. Zadania utworzone w aplikacji Teams są w niej domyślnie widoczne w tylko dla użytkownika, który je utworzył. Wszystkie zadania zawsze pozostaną widoczne w Asana.
Ten widok jest dostępny tylko dla organizatorów spotkań i jest dobrym miejscem do przydzielania zadań przygotowawczych lub sporządzania notatek ze spotkania, a także do przeglądania utworzonych zadań po zakończeniu spotkania.
Jak tworzyć zadania:
Po dołączeniu do wydarzenia, zobaczysz również logo Asany w menu spotkania. Kliknięcie go otworzy panel boczny, w którym możesz tworzyć zadania w trakcie spotkania, a także przeglądać zadania utworzone podczas spotkania.
Inni uczestnicy również zobaczą je w swoim menu, a także będą mogli dokonać uwierzytelnienia i tworzyć zadania.
Wszystkie utworzone tutaj zadania będą również widoczne w zakładce do przeglądania zadań po spotkaniu („zakładka”).
Dlaczego warto używać Teams?
Po załadowaniu „aplikacji” Asany wewnątrz rozmowy wideo w Teams użytkownicy mogą:
- Tworzyć zadania bez wychodzenia z okna rozmowy wideo
- Prowadzić rejestr utworzonych zadań
- Zapisywać pomysły, które pojawiają się spontanicznie podczas spotkań, bez konieczności przełączania się pomiędzy narzędziami
- Prowadzić produktywne spotkania
- Przekształcać pomysły w działania
Główne przykłady zastosowania
Dzięki tej integracji Twój zespół może skupić się na swoich celach, projektach i zadaniach bez względu na to, skąd pracuje. Korzystając z niej, zawsze będziesz na bieżąco z pracą swojego zespołu.
-
Definiowanie kluczowych informacji - integracja umożliwia użytkownikom tworzenie zadań w Asana z poziomu aplikacji Teams i dodawanie informacji kontekstowych (np. wiadomości). Użytkownicy mogą definiować kluczowe informacje, takie jak nazwa zadania, opis, data wykonania, osoba odpowiedzialna i/lub pola niestandardowe.
-
Bycie na bieżąco - współpracownicy korzystający z zespoły mogą być na bieżąco informowani o ważnych informacjach kontekstowych i postępach w Asana.
-
Odwoływanie się do informacji w Asana - możesz łatwo odwoływać się do powiązanych projektów, zadań i innych informacji w Asana podczas dyskusji w Teams, aby zapewnić członkom zespołu i dyskusji dodatkowy kontekst, większą przejrzystość i poczucie, że są o wszystkim poinformowani.
-
Odpowiedzialność - rozmawiaj z członkami zespołu na temat projektów, mając przy tym pełny wgląd w listę zadań, łącznie z osobami odpowiedzialnymi za zadania i datami wykonania, a także oznaczaj zadania jako wykonane po ich ukończeniu. Dzięki temu zespoły będą mogły działać szybciej i osiągać więcej.
-
Bezproblemowy - nie ma potrzeby przełączania się pomiędzy narzędziami. Dzięki Teams użytkownicy mogą szybko przekształcać nieustrukturyzowane konwersacje w łatwe do śledzenia zadania w Asanie.
Potrzebujesz pomocy? Odwiedź stronę pomocy technicznej firmy Microsoft tutaj.