Ustalanie konwencji dla Twojego zespołu

Powiązane artykuły

Konwencji o zadaniach (zadanie)

Asana jest najbardziej użyteczna, gdy poszczególne osoby mogą dzielić się pomysłami i popychać działania do przodu. Ten artykuł pomoże Ci poczuć się bardziej komfortowo w przypisywaniu zadań.

Nadawanie nazw zadaniom

Zalecamy, aby nazwy zadań były konkretne, jasne i oparte na działaniach. W miarę możliwości używaj czasownika. Na przykład, zamiast tytułować zadanie „Post na bloga”, nazwij je „Napisać post na bloga o [tytule]” i utwórz drugie zadanie o nazwie „Opublikować post na bloga o [tytule]”. 

Pisanie opisów zadań 

Opis zadania powinien przekazywać osobie odpowiedzialnej wszystkie informacje niezbędne do ukończenia zadania. Oto kilka wskazówek:

  • Link do odpowiednich informacji w opisie zadania poprzez @wzmiankę o powiązanych osobach i hiperłącze do odpowiednich zadań, projektów lub wiadomości.
  • Dodaj linki i załączniki, aby uwzględnić pracę zewnętrzną, centralizując informacje.
  • Oznacz zadanie jako zależne od innego, aby członkowie zespołu mogli rozpocząć to zadanie po ukończeniu poprzedniego zadania.
  • Używaj tekstu sformatowanego w opisach zadań, aby wyjaśnić swoją wiadomość za pomocą sformatowanego tekstu i list. 

Dodawanie dat rozpoczęcia i zakończenia

Wyznacz realistyczne daty wykonania dla członków zespołu, gdy tylko będą znani, lub dodaj szacowaną datę wykonania jako przybliżony przewodnik. Daty wykonania zapewniają, że daty wykonania są traktowane priorytetowo, a terminy są dotrzymywane.

Ustaw daty rozpoczęcia, aby było jasne, kiedy należy rozpocząć pracę, aby zakończyć ją w terminie.

Dodaj współpracowników

Dodaj członków zespołu i odpowiednich interesariuszy jako współpracowników, aby mogli na bieżąco śledzić postępy w realizacji zadania.

Współpracownicy otrzymają powiadomienia w swojej Skrzynce odbiorczej, a także mogą je odebrać na maila, w zależności od ich ustawień.

Aktualizowanie zadań, które są przypisane do Ciebie

Gdy ktoś przypisze Ci zadanie, stajesz się odpowiedzialny za jego realizację.

  • Polub zadanie, aby dać znać osobie, która Ci je delegowała, że je wykonasz.
  • Jeśli masz pytania lub chcesz udostępnić aktualizację, dodaj komentarz bezpośrednio w zadaniu.
  • Jeśli musisz zmienić datę wykonania, dodaj komentarza, aby wyjaśnić powód.
  • Przypnij najważniejszy komentarz na górze; dzięki temu łatwiej go znaleźć, bez czytania każdego komentarza.
  • Jeśli nie masz wystarczającej przepustowości, aby podjąć się pracy, przypisz zadanie ponownie do twórcy lub użyj
  • @wzmianka o tym, aby zapytać członków zespołu, czy mogą ją przejąć.
  • Jeśli zadanie posiada pola niestandardowe, wypełnij je i aktualizuj w miarę postępów.

Używanie podzadań

Przypisując podzadanie, upewnij się, że zadanie nadrzędne lub podzadanie zawierają niezbędny kontekst do jego wykonania. Unikaj jednak tworzenia wielopoziomowych struktur. Zawsze możesz przekształcić podzadania w zadania.

Nadawanie nazw zadaniom szablonu

Zduplikuj zadanie lub projekt szablonu dla powtarzalnych i powtarzających się przepływów pracy. Tworząc szablony, nadaj zadaniu lub projektowi odpowiednią nazwę, aby członkowie zespołu wiedzieli, że jest to szablon (np. „Szablon” lub „Duplikat”). Ułatwia to również znalezienie zadania lub projektu w wyszukiwarce.

Zasady dotyczące projektów

Tworzenie i nazywanie nowych projektów

Projekty pozwalają organizować wszystkie projekty powiązane z określoną inicjatywą, celem lub znaczącą pracą w jednym miejscu. Podobnie jak w przypadku zadań, każdy może utworzyć projekt.

Nadaj projektom zwięzłą nazwę i utrzymaj ją spójną z poprzednimi projektami o podobnym charakterze, dzięki czemu będą łatwiejsze do wyszukania dla Twojego zespołu. Np. Kalendarz produkcji treść na RF24 zostałby zastąpiony przez Kalendarz produkcji treść na RF25.

Używanie szablonów projektów

Utwórz szablon niestandardowy lub użyj szablonu utworzonego przez Asana, aby ustandaryzować typowe przepływy pracy i projekty.  Dzięki nim szybko rozpoczniesz pracę nad projektem i upewnisz się, że żaden ważny krok nie został pominięty.

Dodawanie pól niestandardowych

Dodaj pola niestandardowe, aby móc z łatwością śledzić wszystkie najważniejsze informacje w każdym zadaniu utworzonym w projekcie.

Ustalając konwencje, określ standardowe pola niestandardowe, których Twój zespół będzie używać w różnych projektach.

Udostępnianie aktualizacji statusu

Aktualizacje statusu wyjaśniają, jak przebiega status projektu. Właściciel projektu lub wyznaczony członek zespołu powinien wysyłać regularne aktualizacje statusu projektu

  • Ustaw status projektu, aby na bieżąco informować interesariuszy o tym, czy projekt jest realizowany na czas, czy też jest zagrożony.
  • Jeśli członkowie zespołu chcą zadać pytanie, przekazać informację zwrotną lub stworzyć zadanie dotyczące kolejnych czynności, mogą odpowiadać na aktualizacje statusu.
  • Właściciel projektu może włączyć powiadomienie o aktualizacji statusu projektu co tydzień.

Zrealizowanie i zarchiwizowanie projektów

W aktualizacji statusu ukończone projekty powinny zostać oznaczone jakoUkończone. Zalecamy ukończenie projektów przed ich archiwizacją. Archiwizacja jest możliwa tylko dla administratorów projektu.

Więcej wskazówek dotyczących projektu

  • W opisie projektu umieść jego cele i założenia, aby przypominały członkom zespołu do czego służy każdy projekt.
  • W sekcji przeglądu projektu , dodaj brief projektu i zdefiniuj role w projekcie.
  • Dodaj sekcje, aby zorganizować swój projekt i wyznaczyć etapy lub kategorie.

Zarządzanie projektem

Tworząc projekt, stajesz się jego właścicielem domyślny. Możesz zmienić właściciela projektu w widoku postępu. 

  • W miarę dodawania kolejnych zadań, upewnij się, że każde z nich ma przypisaną osobę odpowiedzialną, przenoś je do odpowiednich sekcji i aktualizuj pola niestandardowe.
  • Dodaj reguły projektu, aby automatyzować przepływy pracy i oszczędzać czas.
  • Wyznacz kamienie milowe, aby na bieżąco śledzić kluczowe wskaźniki postępu.
  • Jeśli zarządzasz wieloma projektami, dodaj je do portfolio, aby je zorganizować i śledzić.

Najlepsze praktyki w zakresie współpraca

Utwórz projekt konwencji dla swojego zespołu

Utwórz projekt referencyjny z listą konwencji i najlepszych praktyk dotyczących korzystania z Asana. W ten sposób każdy może być na bieżąco i odnosić się do konwencji Twojego zespołu.

Projekt konwencji stanie się również cennym źródłem informacji na temat wdrażania nowych pracowników w celu szybkiego informowania ich o tym, w jaki sposób Twój zespół korzysta z Asana.

Zasady dotyczące wiadomości e-mail

Używanie wiadomości

Zalecamy używanie wiadomości do  komunikowania się z Twoimi współpracownikami w Asana i łatwe odwoływanie się do odpowiednich zadań zamiast wysyłania e-maili podczas całej komunikacji wewnętrznej. Jeśli jest to konieczne, delikatnie przypomnij członkom zespołu, aby używali Asana, a nie poczty e-maili. Możesz wysyłać wiadomości do poszczególnych osób, zespołów i projektów.

Używanie powiadomień e-mail

Asana wysyła powiadomienia mailowe dotyczące nowych działań, dzięki czemu członkowie zespołu, którzy nie korzystają z Asana, mogą pozostać ze wszystkim na bieżąco. 

Sugerujemy, aby powiadomienia mailowe pozostały włączone do czasu, gdy Ty i członkowie zespołu przyzwyczaicie się do regularnego sprawdzania Asany. Możesz je włączyć lub wyłączyć w sekcji „Moje Ustawienia”.

Zmniejszenie liczby maili w zespole

E-mail doskonale nadaje się do kontaktu z osobami spoza organizacji, ale nie nadaje się do planowania, zarządzania i priorytetyzowania zadań.

Za pomocą naszego dodatek Asana dla Gmaila i aplikacji Asana dla programu Outlook, możesz szybko przekształcać maile w działania - bezpośrednio z poziomu swojej skrzynki odbiorczej. Korzystanie z tych integracji z pocztą e-mail może być prostym sposobem na wprowadzenie zespołu w nawyk przenoszenia pracy z poczty e-mail do Asana bez zmiany sposobu pracy.

Slack + Asana

Możesz łatwo wykonywać akcje na zadaniach z aplikacji Slack, korzystając z integracji  Slack + Asana, bez konieczności ciągłego przełączania się między narzędziami.  

Dodatkowe zasoby

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback