Menedżerowie projektów i liderzy potrzebują łatwego dostępu do sporządzania raportów, tworzenia aktualizacji statusu, a także wglądu w plan zarządzania zasobami zespołu, aby mieć pewność, że zadania są realizowane na czas i podejmować efektywne decyzje związane z planowaniem. Dzięki portfolio prezentującym dane w czasie rzeczywistym oraz dwóm widokom, jakimi są pulpit nawigacyjny i obciążenie pracą, mogą oni uzyskać dostęp do tych informacji w jednym miejscu.
Jak używać portfolio?
Portfolio to najlepszy sposób na zorganizowanie, monitorowanie oraz sporządzanie raportów na temat wielu projektów w jednym miejscu. Pomogą Ci odpowiedzieć na pytania, takie jak:
- Które projekty są zagrożone lub wykonywane na czas i dlaczego?
- Kiedy projekty rozpoczynają się lub kończą?
- W jaki sposób rozłożone są zadania między członkami zespołu i/lub w ramach projektów?
- Jakie są główne priorytety mojego zespołu?
- Na jakim aspekcie muszę najbardziej skupić swoją uwagę?
Podobnie do projektów, portfolio oferują kilka różnych widoków (wymienionych poniżej), umożliwiających wgląd w różne informacje na temat zawartych w nich projektów.
- Projekty- główny widok pozwalający uzyskać szybki wgląd w aktualizacje dotyczące projektów, które możesz sortować i organizować.
- Oś czasu- przeciągaj i upuszczaj projekty, aby utworzyć, a następnie wyświetlić roczne/kwartalne/miesięczne plany i harmonogramy.
- Postęp- publikuj aktualizacje statusu, aby podsumować wszystkie wysiłki w ramach danej inicjatywy.
- Obciążenie pracą - monitoruj moce przerobowe zespołu i wprowadzaj zmiany w przydziale zadań w ramach projektów w swoim portfolio poprzez ich przeciąganie i upuszczanie.
Przykłady wykorzystania portfolio
Portfolio stanowią idealne narzędzie dla menedżerów projektów i liderów zespołów, ale każdy może ich używać na różne sposoby. Oto kilka przykładów, które pomogą Ci rozpocząć:
| Rola | Przykład |
| Menedżerowie produktu | Śledź premiery produktów lub sprawdź dostępność menedżera produktu lub plan kadrowy dla każdego wydania. |
| Kadra zarządzająca/liderzy | Monitoruj przebieg najważniejszych projektów w kierunku osiągnięcia celów i kluczowych wyników firmy lub zespołu oraz eksportuj obrazy PNG postępu, aby wykorzystywać je w prezentacjach. |
| Menedżerowie I specjaliści Agile Scrum | Śledź działania w ramach sprintu w jednym portfolio i użyj obciążenia pracą, aby równoważyć podział zadań i ustawić jednostki pracy (punkty). |
| Koordynatorzy wydarzeń | Zarządzaj wieloma wydarzeniami i wyświetlaj je na osi czasu, jednocześnie używając pulpitu nawigacyjnego, aby sprawdzać status kamieni milowych o najwyższym priorytecie. |
| Dyrektorzy kreatywni i producenci | Śledź najważniejsze projekty i skorzystaj z pulpitu nawigacyjnego, aby sporządzić i udostępnić raport o postępach partnerom międzyfunkcyjnym, albo zdobyć więcej zasobów. |
| Menedżerowie kampanii | Śledź aktywne kampanie i zarządzaj mocami przerobowymi zespołu w ramach wszystkich elementów kampanii dzięki widokowi Obciążenia pracą. |
| Menedżerowie ds. sukcesu klienta | Przechowuj dane o aktywnych klientach w jednym miejscu i monitoruj ich stan w ramach aktualizacji statusu. |
| Menedżerowie IT | Wyświetlaj wszystkie aktywne projekty wdrożenia nowego oprogramowania i przeglądaj harmonogramy implementacji na osi czasu. |
Poszukujesz szablonu dla dowolnego projektu wymienionego powyżej? Sprawdź naszą galerię szablonów, aby rozpocząć pracę w kilku kliknięciach.
Wskazówki dotyczące zarządzania projektami i zasobami za pomocą portfolio i obciążenia
- Aktualizacja statusu projektu wygląda na zdezaktualizowaną? Kliknij przycisk Poproś o aktualizację statusu, a właściciel otrzyma zadanie związane ze zaktualizowaniem statusu projektu.
- Członek zespołu ma zbyt dużo zadań? Możesz przeciągać i upuszczać zadania, aby ponownie je przypisać lub przełożyć na inny termin, albo dodać komentarz do zadania, by ustalić szczegóły z osobą odpowiedzialną. Ustaw wysiłek w zadaniach w ramach dowolnych projektów w Twoim portfolio, aby dokładniej oszacować czas i wysiłek potrzebny do ich realizacji.
- Szybko odszukaj wszystkie potrzebne szczegóły dzięki sortowaniu. Posortuj swoje portfolio według pól niestandardowych, aby upewnić się, że priorytety są realizowane na czas lub grupuj podobne projekty. Widok obciążenia pracą jest automatycznie sortowany według osoby odpowiedzialnej.
- Udostępnij link do portfolio lub dodaj do niego członków zespołu, aby mogli śledzić postępy.
To nie tajemnica - Asana oferuje bezpłatne 30-dniowe wersje próbne. Zacznij już dziś. Wypróbuj za darmo