Dostępne na poziomach Asana Advanced, Enterprise i Enterprise+, a także wcześniejsze plany business i legacy Enterprise.
Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź naszą stronę z cenami.
Odwiedź nasz specjalny artykuł, aby uzyskać informacje na temat korzystania z portfolio.
Portfolio umożliwiają wyświetlanie wszystkich ważnych projektów w jednym miejscu. Dzięki zarządzaniu portfolio projektów możesz uporządkować swoje najważniejsze projekty, na bieżąco monitorować ich status i poznać wszystkie szczegóły, a także informować swój zespół o postępach. Dostęp do portfolio jest również możliwy na urządzeniach z systemem Android i iOS.
Dowiedz się, jak wykorzystać portfolio dzięki funkcji raportowania szkoleń wirtualnych. Zarejestruj się już teraz.
Możesz również uzyskać dostęp do widoku obciążenia pracą za pośrednictwem portfolio. W tym celu kliknij „Portfolio” na pasku bocznym, wybierz portfolio, a następnie przejdź do zakładki „Obciążenie pracą”.
Tworzenie portfolio
Aby utworzyć portfolio:
- Kliknij „Portfolio” na pasku bocznym, a następnie kliknij nowy kafelek portfolio.
- Kliknij przycisk statystyki + na pasku bocznym i wybierz opcję Nowe portfolio
- Kliknij przycisk „projekty +” na pasku bocznym i wybierz opcję „Nowe portfolio”.
Widok portfolio
Klikając w jedno ze swoich portfolio uzyskasz ogólny przegląd wszystkich projektów, które ono zawiera.
Z widoku portfolio możesz:
- Dodaj do portfolio kolejny projekt
- Wyświetl najnowszy status każdego projektu
- Wyświetl postęp lub % kamieni milowych każdego projektu
- Wyświetlić lub edytować datę wykonania lub zakres dat projektu
- Wyświetl lub edytuj priorytet projektu
- Wyświetl właścicielaprojektu
- Wyświetl wartości pól niestandardowych dla każdego projektu
Możesz również:
- Kliknij dowolny projekt, aby otworzyć prawe okienko projektu
- Kliknij dwukrotnie dowolny projekt, aby uzyskać bezpośredni dostęp do projektu
- Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny projekt i wybierz opcję usunięcia z portfolio
Aby dodać projekt do portfolio
Możesz dodawać projekty z poziomu portfolio w następujący sposób:
- Kliknij Dodaj pracę, aby wyszukać istniejący projekt
- Utwórz nowy projekt, klikając strzałkę listy rozwijanej obok + Dodaj pracę i wybierając opcję Utwórz nowy projekt
- Dodaj projekt z szablonu projektu, wybierając szablon ze strzałki listy rozwijanej obok + Dodaj pracę
W dowolnym momencie możesz usunąć projekt ze swojego portfolio.
Aby usunąć projekt z portfolio:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy kolumnę nazwy projektu i wybierz opcję „Usuń z portfolio” z opcji menu rozwijanego lub
- Otwórz prawe okienko i kliknij trzy kropki obok nazwy projektu w prawym rogu i wybierz opcję „Usuń z portfolio” z menu rozwijanego.
Aby dodać szablon projektu do portfolio
- Kliknij opcję Dostosuj.
- Przewiń w dół do „Szablonów na projekt”
- Kliknij + Dodaj szablon projektu
Po dodaniu szablonu projektu do portfolio pojawi się on w menu rozwijanym obok pozycji Dodaj pracę i można go używać do tworzenia nowych projektów z poziomu portfolio.
Aby dodać nowe szablony do swojego portfolio:
- Z + Dodaj szablon projektu wybierz szablon z lewego paska i kliknij przycisk + Dodaj do portfolio.
Aby usunąć szablon ze swojego portfolio:
- Aby usunąć szablon z portfolio, kliknij przycisk Usuń z portfolio. Opcja Usuń z portfolio pojawi się tylko dla szablonów, które zostały dodane do portfolio.
Przegląd
projektu
Kliknij dowolny projekt w portfolio, aby zobaczyć jego prawe okienko.
W przypadku projektów w prawym okienku portfolio możesz:
- Przejdź bezpośrednio do projektu, aby wyświetlić zadania i zasoby, które on zawiera, a także oś czasu
- Udostępnij projekt innym interesariuszom
- Skopiuj link, usuń i zmień nazwę projektu
- Zamknij prawe okienko
- Dodaj lub edytuj datę wykonania lub zakres dat
- Zaktualizuj lub poproś o aktualizację statusu
- Przeglądaj, komentuj i udostępniaj najnowsze aktualizacje statusu
- Wyświetl poprzednie aktualizacje statusu
- Wyświetl opis projektu z przeglądu projektu
- Wyświetl członków projektu
W przypadku zagnieżdżonych portfolio z prawego okienka portfolio możesz:
- Przejdź bezpośrednio do projektu, aby wyświetlić zadania i zasoby, które on zawiera, a także oś czasu
- Udostępnij projekt innym interesariuszom
- Skopiuj link, usuń i zmień nazwę projektu
- Zamknij prawe okienko
- Dodaj lub edytuj datę wykonania lub zakres dat
- Zaktualizuj lub poproś o aktualizację statusu
- Przeglądaj, komentuj i udostępniaj najnowsze aktualizacje statusu
- Wyświetl poprzednie aktualizacje statusu
- Wyświetl opis projektu z przeglądu projektu
- Wyświetl członków projektu
- Wyświetl zagnieżdżone elementy zawartości portfolio i ich powiązany status
Aktualizacje
statusu
Sekcja postępu portfolio zapewnia pełny obraz statusu każdego portfolio, nad którym pracujesz. Raporty o statusie ułatwiają tworzenie szczegółowych, powtarzalnych i praktycznych aktualizacji statusu oraz udostępnianie swojej pracy kluczowym interesariuszom.
Postęp
portfolio
Po kliknięciu zakładki „Postępy” w swoim portfolio zobaczysz migawkę z bieżący status postępu portfolio.
Z widoku postępu możesz:
- Sprawdź, czy portfolio jest na dobrej drodze, jest zagrożone, opóźnione lub wstrzymane
- Wyświetl liczbę projektów, które są na czas, zagrożone, opóźnione lub całkowitą liczbę projektów
- Zaktualizuj status swojego portfolio
- Wyświetlić lub zmienić właściciela portfolio, zakres dat lub opis
- Wyświetl lub zmień cele powiązane z portfolio
- Zobaczyć najnowsze aktualizacje statusu
Jak utworzyć aktualizację statusu portfolio
Status portfolio możesz zaktualizować w dowolnym momencie. Szablonowa struktura bloków pozwala na uwzględnienie pracy wykonywanej w Asanie z dodatkowym kontekstem wyjaśniającym status pracy.
Tworzenie aktualizacji statusu
Aby utworzyć nową aktualizację statusu:
- Otwórz prawe okienko i kliknij przycisk „Aktualizuj status” znajdujący się w prawym górnym rogu aktualizacji statusu, lub
- Kliknij ikonę Aktualizuj status w widoku postępu portfolio.
W oknie aktualizacji statusu możesz:
- Dodać tytuł
- Podaj szczegóły aktualizacji statusu, w tym postęp, właściciela portfolio i daty
- Pokaż lub ukryj pola niestandardowe
- Dołącz podsumowanie
- Wyróżnij osiągnięcia
- Określić, co jest zablokowane
- Przeciągaj kluczowe dane do aktualizacji, aby zaprezentować swoje wyniki
- Po stworzeniu aktualizacji, kliknij niebieski przycisk Opublikuj.
Pamiętaj, że aby opublikować aktualizację statusu portfolio, musisz najpierw wybrać status: na czas, zagrożony, opóźniony lub wstrzymany oraz przynajmniej jeden blok tekstu.
Dodawanie kluczowych danych do aktualizacji statusu
Możesz przeciągać i upuszczać kluczowe dane, takie jak projekty realizowane na czas i zagrożone, do aktualizacji statusu, aby efektywnie zaprezentować w niej swoje wyniki. Dodanie tych danych zapewnia wizualny wgląd w ostatnie osiągnięcia lub potencjalne przeszkody w pracy Twojego zespołu.
Po dodaniu kluczowych danych i opublikowaniu aktualizacji statusu Asana zapamięta strukturę i kolejność bloków dla przyszłych aktualizacji.
Możesz zmienić kolejność sekcji Co zostało osiągnięte, Co jest zablokowane oraz Następne kroki, przeciągając i upuszczając je w odpowiednim miejscu.
Dodawanie wykresów do aktualizacji statusu
Dodawanie wykresów do aktualizacji statusu zapewnia wizualny wgląd w prace wykonywane przez cały zespół. Możesz przeciągać i upuszczać bloki wykresu do swojej aktualizacji statusu.
Kontrola dostępu
W aktualizacji statusu użytkownicy mogą dodawać współpracowników, którzy nie mają dostępu do projektu. W takim przypadku użytkownik może wyświetlić zawartość aktualizacji, ale nie może zobaczyć kluczowych danych ani innych elementów, do których nie ma dostępu.
W przypadku portfolio oznacza to, że publiczne aktualizacje statusu portfolio będą w pełni widoczne w zakładce postępów nawet, jeśli użytkownicy nie mają pełnego dostępu do portfolio.
Opcje widoku
portfolio i kamienie milowe
Jeśli Ty i Twój zespół chcecie wyświetlać portfolio w konkretny sposób, możecie zapisać dany widok jako „Domyślny”.
Aby zmienić widok portfolio:
- Kliknij Filtruj i/lub Sortuj, aby zastosować pojedynczy filtr
- Jako wyświetlany typ postępu wybierz zadania lub kamienie milowe
- Kliknij ikonę z trzema kropkami i wybierz „Zapisz układ jako domyślny”.
Kamienie milowe w widoku portfolio
Kamienie milowe są widoczne na osi czasu portfolio.
Kamienie milowe oznaczone są za pomocą niebieskiej ikony w kształcie rombu. Pokazują one kluczowe wydarzenia i mapują postępy w realizacji planu projektu. Kamienie milowe pomagają sprawdzić, czy projekt idzie zgodnie z planem.
Następnie możesz kliknąć w symbol kamienia milowego, aby uzyskać szerszy kontekst na temat danego zadania.
Możesz wyświetlić maksymalnie 12 kamieni milowych w widoku portfolio zanim lista zostanie skrócona.
Możesz również dodać pola niestandardowe bezpośrednio z menu rozwijanego, a następnie posortować portfolio według wybranego pola.
Jak zarządzać polami niestandardowymi
- Kliknij przycisk Dostosuj znajdujący się w prawym górnym rogu portfolio, aby otworzyć menu, w którym możesz dodawać pola niestandardowe i nimi zarządzać.
- Kliknij „Dodaj pole”, aby otworzyć wyskakujące okienko i dodać pole niestandardowe
Na ekranie pojawi się wyskakujące okienko, umożliwiające dodanie pola niestandardowego.
Jeśli przycisk przełączania ma niebieski kolor, pole jest aktywne.
Jak dodać pole niestandardowe:
- Kliknij „Utwórz nowy”.
- Wpisz nazwę swojego nowego pola niestandardowego na pasku tytułu pole
- Kliknij Utwórz pole, aby dodać nowe pole
Sortowanie według pól
Za pomocą suwaka Sortuj, dostępnego w widoku projektu, możesz sortować obciążenie pracą według wielu opcji pól.
Teraz możesz dodawać kategorie, określać priorytety lub określić fazy projektu i sortować je w oparciu o to, co jest dla Ciebie najważniejsze.
Zestawienia pole
niestandardowe
Zestawienia portfolio umożliwiają dodawanie do portfolio kolumn pól niestandardowych tylko do wyświetlania. Kolumny te podsumowują dane liczbowe globalnych pól niestandardowych lub pól śledzenia czasu, które są obecne w projektach portfolio.
Oznacza to, że możesz śledzić dane bazowe w swoich projektach bez wychodzenia z portfolio.
Jak dodać zestawienie do portfolio
- Kliknij Dostosuj, a następnie + Dodaj pole
.
- Wybierz Dodaj zestawienie i wybierz spośród dostępnych zestawień numerycznych
- Zestawienia są pobierane z niestandardowych pól liczbowych w projektach portfolio
- Ten przykład pokazuje liczbowe pola niestandardowe Rzeczywiste godziny i Szacowane godziny, ale każde liczbowe pole niestandardowe może stać się zestawieniem portfolio
- Możesz dodać lub usunąć te pola jak każde inne pole w portfolio
Eksport portfolio
Po utworzeniu portfolio możesz w każdej chwili wyeksportować je.
Aby wyeksportować portfolio do Arkusze Google:
- Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok tytułu portfolio
- Najedź kursorem na „Eksportuj” i wybierz „Arkusze Google
”.
Aby wyeksportować portfolio do pliku CSV:
- Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok tytułu portfolio
- Najedź kursorem na „Eksportuj” i wybierz „CSV
”
Członkostwo w portfolio i ich udostępnianie
W każdej chwili możesz udostępnić portfolio członkom swojego zespołu w Asanie lub dodać ich jako członków portfolio.
Klikając przycisk „Udostępnij” oraz przechodząc do ekranu członkostwa w portfolio możesz:
- Dodaj członków portfolio według nazwy użytkownika lub adresu e-mail
- Mianować jednego z członków na właściciela portfolio lub usunąć go z portfolio, klikając strzałkę listy rozwijanej
- Skopiować link do portfolio i udostępnić go współpracownikom
Uwaga: tutaj możesz również zmienić ustawienia prywatności dla portfolio, wybierając, komu portfolio ma być udostępniane.
Kiedy ktoś doda Cię jako członka portfolio, w Twojej Skrzynce odbiorczej pojawi się powiadomienie na ten temat. Zobaczysz również nową ikonę obok tego portfolio na Twojej stronie Portfolio.
Jeśli ktoś dodał Cię jako członka portfolio, będziesz otrzymywać cotygodniowe raporty na ten temat pod warunkiem, że masz włączone powiadomienia e-mail.
Jeśli udostępniasz portfolio, które zawiera projekty prywatne, osoba, której je udostępniasz, zobaczy powyższe powiadomienie na dole ekranu.
Oś czasu portfolio
Oś czasu portfolio pozwala wizualizować, udostępniać i modyfikować kolejność inicjatyw, umożliwiając Ci jak najefektywniejsze wykorzystanie zasobów i dotrzymywanie terminów.
Dostęp do osi czasu portfolio
Możesz uzyskać dostęp do osi czasu portfolio w portfolio. Kliknij „Portfolio” na pasku bocznym i wybierz portfolio.
1. Wyświetl oś czasu portfolio, klikając zakładkę „oś czasu”
2. Użyj paska narzędzi portfolio, aby:
Filtrować projekty według dnia
Filtrować widok według dnia, tygodnia, miesiąca, kwartału, półrocza lub roku
Ustawić kolor lub wybrać pola niestandardowe z określonym kolorem
Wyszukiwanie w portfolio
Możesz skorzystać z wyszukiwania zaawansowanego, aby wyszukać informacje wewnątrz portfolio.
Ze strony głównej:
- Kliknij Wyszukiwanie.
- Następnie kliknij Wyszukiwanie zaawansowane
.
Wprowadź parametry wyszukiwania i kliknij Dodaj filtr, a następnie W portfolio, aby przeszukać swoje portfolio.
Możesz również wyszukać portfolio, @wspominając je w dowolnym opisie lub polu komentarzy w Asana. Uwaga: jeśli portfolio jest prywatne musisz mieć do niego dostęp, inaczej nie pojawi się w wynikach wyszukiwania.
Pulpity nawigacyjne
portfolio
Kliknij kartę pulpit nawigacyjny w portfolio, aby wyświetlić wykresy i wizualizacje, które pozwalają wyjść poza codzienne zadania i uzyskać szybki wgląd w postępy zespołu.
Domyślnie pulpity nawigacyjne portfolio zawierają domyślny wykres, aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy, ale w razie potrzeby możesz je dodawać, usuwać lub dostosowywać. Wykresy zostaną wypełnione automatycznie przy pierwszym otwarciu zakładki „pulpit nawigacyjny” - nie musisz niczego konfigurować. Pulpity nawigacyjne portfolio są automatycznie aktualizowane za każdym razem, gdy otwierasz zakładkę lub odświeżasz stronę, dzięki czemu informacje są aktualne.
Z poziomu zakładki „pulpit nawigacyjny” możesz zobaczyć:
- Karty zliczające zadanie (ukończone, nieukończone, zaległe, ogółem)
- Cztery konfigurowalne wykresy
Pulpity nawigacyjne portfolio są wstępnie filtrowane tak, aby zawierały tylko dane z wybranego portfolio, w tym zadania i dane z zagnieżdżonych portfolio.
Uwaga: Pulpity nawigacyjne portfolio pokazują dane na podstawie uprawnień przeglądarki. Oznacza to, że widzowie bez dostępu do wszystkich danych w portfolio mogą zobaczyć niekompletny zestaw danych na pulpitach nawigacyjnych. Dowiedz się więcej o ustawieniach prywatności portfolio.
Wstępnie ustawione wykresy
Nieukończone zadania według projektów - wykres słupkowy
Wyświetlić zadania według projektu, aby zidentyfikować wydajność i potencjalne wąskie gardła w pracy zespołu. Zamienić dowolne pola niestandardowe, aby zobaczyć ich porównanie.
Wszystkie projekty według statusu projektu - wykres pierścieniowy
Uzyskaj szybki wgląd w swoje projekty według statusu i rozmiaru każdej części statusu. Możesz sprawdzić, czy Twoje nieukończone projekty są małym lub dużym kawałkiem ciasta.
Nadchodzące zadania według osoby odpowiedzialnej - wykres lizakowy
Dowiedz się, w jaki sposób zadania są rozdzielane między członków zespołu. Szybko sprawdź, kto osiąga sukcesy, a kto może być przeciążony.
Projekty według właściciela - Lizak
Uzyskaj szybki wgląd w liczbę projektów każdej osoby w Twoim zespole, aby uzyskać wgląd w ich obciążenie pracą i moce przerobowe.
Dowiedz się więcej o różnych typach wykresów, których możesz użyć w naszym artykule „Raportowanie”.
Wykresy portfolio
Użytkownicy mogą teraz tworzyć wykresy na podstawie metadanych portfolio w ramach uniwersalnego raportowania, co oznacza, że możesz tworzyć raporty na temat portfolio, a także zadań, projektów i celów.
Tworzenie wykresu portfolio
Podczas tworzenia wykresu portfolio użytkownicy muszą najpierw wybrać, gdzie mają znajdować się portfolio, i mogą wybrać jedną z następujących opcji:
- Cała domena
- Właściciel portfolio
- Portfolio w
- Określone portfolio
Aby dowiedzieć się więcej na temat dostosowywania wykresu portfolio, zapoznaj się z naszym artykułem dotyczącym raportowania.
Zagnieżdżone portfolio
Funkcja dodawania portfolio do portfolio umożliwia płynne śledzenie działań w ramach wielu projektów. Dzięki temu możesz łatwo monitorować pracę i informować interesariuszy o postępach.
Dodawanie portfolio do portfolio
- Kliknij przycisk +Dodaj pracę i wybierz lub wpisz nazwę portfolio lub
- Kliknij strzałkę w dół obok opcji +Dodaj pracę i wybierz „Utwórz nowe portfolio”.
Widok na
oś czasu i obciążenie pracą w zagnieżdzonych portfolio
W portfolio zawierających portfolio nie jest możliwe wyświetlanie widoku osi czasu ani obciążenia pracą. Zakładki te można przywrócić usuwając dowolne zagnieżdżone portfolio.
Ustawienia prywatności
portfolio
Właściciel portfolio może oznaczyć je jako prywatne lub publiczne.
Oznaczenie portfolio jako „prywatne” sprawi, że tylko członkowie danego portfolio będą mieli do niego dostęp i nie będzie można wyszukać go w ramach organizacji ani obszaru roboczego. Oznaczenie portfolio jako „publiczne” sprawi, że będzie ono widoczne w ramach organizacji lub obszaru roboczego.
Aby przełączyć pomiędzy portfolio „prywatnym” a „publicznym”:
Z poziomu Twojego portfolio:
- Kliknij ikonę „Udostępnij”.
Tutaj możesz wybrać, czy chcesz, aby portfolio było prywatne czy publiczne w ramach Twojej organizacji lub obszaru roboczego.
Portfolio - często zadawane pytania
Często zadawane pytania odnośnie portfolio.
Kto może zobaczyć moje portfolio?
Jeśli Twoje portfolio jest publiczne, każda osoba z Twojej organizacji, której udostępnisz adres URL może uzyskać do niego dostęp. Po wyświetleniu adresu URL, portfolio automatycznie pojawi się w sekcji „Ostatnie” w widoku portfolio tej osoby. Jeśli którykolwiek z Twoich projektów w portfolio jest prywatny, na dole ekranu zobaczy ona powiadomienie informujące, że niektóre projekty są prywatne.
Do prywatnego portolio mają dostęp tylko jego członkowie.
Czy coś dzieje się z projektem po dodaniu go do mojego portfolio?
Tak, automatycznie staniesz się obserwującym statusu projektu dla wszystkich projektów. Oznacza to, że będziesz otrzymywać powiadomienia o aktualizacjach statusu projektów w Twoim portfolio.
Jak dodać pole niestandardowe do portfolio?
Jeśli Ty i Twój zespół chcecie wyświetlać portfolio w konkretny sposób, możecie zapisać dany widok jako „domyślny”. Alternatywnie, na karcie „Dostosuj” w widoku portfolio, możesz kliknąć opcję „+Dodaj pole” z listy rozwijanej. Na ekranie pojawi się wyskakujące okienko, umożliwiające dodanie pola niestandardowego.
Z poziomu zakładki „Dodaj pole” możesz:
- Kliknij przycisk Dostosuj znajdujący się w prawym górnym rogu portfolio, aby otworzyć menu, w którym możesz dodawać pola niestandardowe i nimi zarządzać.
- Kliknij „Dodaj pole”, aby otworzyć wyskakujące okienko i dodać pole niestandardowe
Jak utworzyć pole niestandardowe z paska narzędzi?
Aby dodać pola niestandardowe z paska narzędzi, kliknij Dostosuj, a następnie +Dodaj pola.
Z poziomu zakładki „Dodaj pole” możesz:
- Dodać nazwę pola
- Wybrać typ pola
- Dodaj opis
- Dodać pole do biblioteki pól organizacji, aby mogło być używane w całej organizacji.
Do jednego portfolio możesz dodać maksymalnie 20 pól. Jednocześnie w widoku portfolio możesz wyświetlić maksymalnie 5 pól.
Jakie są limity Portfolio?
-
Ile portfolio mogę utworzyć? Odwiedź nasz specjalny artykuł, aby uzyskać informacje na temat korzystania z portfolio.
-
Ile portfolio może być jednocześnie wyświetlanych w sekcji „Ostatnie”? Maksymalnie 20 portfolio i nie ma tu limitu czasowego.
-
Ile projektów mogę dodać do portfolio? Maksymalnie 500 (wliczając w to projekty zarchiwizowane).
-
Ile pól niestandardowych mogę dodać do portfolio? Maksymalnie 30
-
Ile pól niestandardowych może być jednocześnie wyświetlanych w widoku portfolio? Maksymalnie 30
-
Ile powiadomień e-mail z tygodniowym raportem dotyczącym portfolio mogę otrzymywać tygodniowo? Maksymalnie 20
-
Ile projektów obejmuje każda wiadomość e-mail z raportem tygodniowym? Maksymalnie 50, ale zawarty w niej link umożliwia wyświetlenie większej ilości projektów.
Podoba Ci się to, co widzisz? Już dziś wypróbuj Asana, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo