Rozpocznij pracę w Asanie w szybki i łatwy sposób, wykorzystując swoje istniejące dane. Importer plików CSV pomoże Ci przenieść przepływ pracy z oprogramowania działającego na zasadzie arkuszy kalkulacyjnych, takiego jak Excel lub Smartsheet, do Asana, aby błyskawicznie rozpocząć pracę nad każdym projektem. Możesz również importować dane z innych narzędzi do zarządzania pracą.
Po zaimportowaniu, wiersze zostaną przekształcone w zadania w projekcie, a każda kolumna zmieni się w metadane dotyczące zadania.
Zanim rozpoczniesz: wskazówki dotyczące porządkowania danych w Twoim arkuszu kalkulacyjnym
Importer
plików CSV
- Nazwa: użyj tej kolumny, aby określić nazwy zadań w Twoim projekcie.
- Opis: użyj tej kolumny, aby podać szczegóły i kontekst w zadaniu.
- Osoba odpowiedzialna: przypisz jednego właściciela do każdego zadania, dodając adres e-mail użytkownika Asana z Twojego obszaru roboczego lub organizacji. Każde zadania utworzone w Asana można przypisać tylko do jednego użytkownika.
- Współpracownicy: do każdego zadania możesz przypisać wielu współpracowników, dodając adresy e-mail istniejących użytkowników Asana z Twojego obszaru roboczego lub organizacji w osobnej kolumnie. Postaraj się oddzielić je przecinkiem i nie dodawaj między nimi żadnych spacji.
- Data rozpoczęcia: dodaj osobną kolumnę dla dat rozpoczęcia.
- Data rozpoczęcia: dodaj oddzielną kolumnę dla dat rozpoczęcia, dostępną w ramach płatnej subskrypcji. Jeśli nie masz płatnej subskrypcji, informacje dotyczące daty rozpoczęcia pojawią się w opisie zadania.
- Typ: ustaw „kamień milowy” jako wartość, aby odróżnić kamienie milowe od zwykłych zadań.
- Sekcja/kolumna: po ręcznym przeniesieniu zadań do określonej sekcji lub kolumny zostanie utworzona nowa sekcja.
- Inne informacje: dodatkowe informacje z tej kolumny zostaną przedstawione w formie listy w formie listy w opisie zadania, w kolejności odpowiadającej porządkowi kolumn.
Jeśli którakolwiek kolumna zawiera nieprawidłowe dane, takie jak adres e-mail w kolumnie „Data wykonania”, żadna z dat wykonania nie zostanie poprawnie zaimportowana. Zamiast tego zostanie utworzone nowe pole tekstowe.
Pamiętaj o dodaniu wiersza z nagłówkiem, zawierającym nazwy kolumn, aby importer plików CSV rozpoznawał rodzaj importowanych danych
Importuj do projektu podzadania
Aby importować podzadania za pomocą importera plików CSV:
- Utwórz nową kolumnę w arkuszu kalkulacyjnym o nazwie zadanie nadrzędne
- Wypełnij kolumnę zadanie nadrzędne, w odpowiednim wierszu wpisując pełną nazwę zadania nadrzędnego. Zadanie nadrzędne należy wpisać ponad bieżącym wierszem w pliku CSV. Jeśli plik CSV zawiera wiele zadań o tej samej nazwie, wykorzystany zostanie najbliżej położony wiersz.
Wyznacz zależności pomiędzy zadaniami
Aby określić zależności za pomocą importera plików CSV:
- Utwórz nową kolumnę w arkuszu kalkulacyjnym o nazwie Zależności
- Wypełnij kolumnę Zależności, wpisując w niej zadania, które blokują bieżący wiersz
Powinny one dokładnie odpowiadać nazwom zadań zależnych. Nazwy powinny być dokładnie takie same jak nazwy zależnych zadań. W powyższym przykładzie zakończenie planowania zależy zarówno od spotkania inauguracyjnego, jak i kreatywnej burzy mózgów. Ponieważ oba zadania blokują planowanie zakończone, planowanie zakończone znajduje się poniżej wiersza 2 i 3. Zadanie zależne powinno znajdować się powyżej bieżącego wiersza w pliku CSV.
Import danych z pliku CSV nie spowoduje aktualizacji żadnych zadań istniejących w projekcie. Dlatego też nie będzie możliwe utworzenie zależności dla istniejących zadań przy użyciu importera CSV.
Importuj dane jako pola niestandardowe w projekcie
Pola niestandardowe są dostępne wyłącznie w ramach płatnej subskrypcji.
Dodatkowe kolumny można zmapować jako pola niestandardowe, aby, między innymi, umożliwić kategoryzację i śledzenie priorytetów, etapu projektu, zespołu lub szacowanego czasu wykonania.
Pola
Dane z pliku CSV zostaną zaimportowane do nowych lub istniejących pól niestandardowych w projekcie:
-
Nowe pola niestandardowe zostaną utworzone automatycznie dla nowych projektów zaimportowanych za pomocą opcji Importuj arkusz kalkulacyjny. Te nowe pola będą dostępne tylko dla wybranego projektu, domyślny.
-
Nowe pola niestandardowe zostaną utworzone automatycznie w istniejących projektach po zaimportowaniu do nich pliku CSV. Stanie się tak, jeśli nazwa kolumny nie odpowiada istniejącym polom niestandardowym w danym projekcie lub organizacji. Te nowe pola będą dostępne tylko dla wybranego projektu, domyślny.
-
Dane zostaną zmapowane do istniejących pól niestandardowych w projekcie lub organizacji, jeśli projekt został utworzony wcześniej. Możesz użyć istniejących pól niestandardowych w tym projekcie przed zaimportowaniem pliku CSV lub dopasować informacje w pliku CSV do pól niestandardowych w Twojej organizacji.
W celu mapowania danych z pliku CSV do istniejących już pól niestandardowych upewnij się, że dane z kolumn Twojego arkusza kalkulacyjnego odpowiadają polom niestandardowym w Twoim projekcie lub organizacji. Jeśli komórka zawiera błąd ortograficzny lub różnice interpunkcyjne, nie zostanie ona zaimportowana do sekcji pól niestandardowych.
Jak zaimportować arkusz kalkulacyjny do Asany, korzystając z importera plików CSV
Istnieją 3 różne sytuacje, w których można zaimportować dane z pliku CSV do Asany:
- Podczas tworzenia nowego projektu dla zespołu
- Podczas korzystania z funkcji „Szybkie dodawanie”
- Podczas korzystania z menu rozwijanego w istniejącym projekcie
Import danych z pliku CSV nie spowoduje aktualizacji żadnych zadań istniejących w projekcie. Za pomocą importera CSV można tylko dodać zadania do projektu.
Utwórz projekt dla zespołu, importując arkusz kalkulacyjny
Tworząc projekt za pomocą zakładki zespoły na pasku bocznym, najedź kursorem na nazwę zespołu i kliknij Utwórz projekt w menu rozwijanym.
Importuj arkusz kalkulacyjny za pomocą funkcji „Szybkie dodawanie“
Aby importować plik CSV w celu utworzenia nowego projektu za pomocą przycisku „szybkie dodawanie”:
- Kliknij przycisk „szybkie dodawanie” w prawym górnym rogu i wybierz opcję „projekt”.
- W widoku Wybierz szablon projektu kliknij Importuj arkusz kalkulacyjny.
Importuj arkusz kalkulacyjny z poziomu menu rozwijanego w istniejącym projekcie
Aby importować plik CSV w celu dodania go do projektu:
- Kliknij menu rozwijane nagłówka projektu obok nazwy projektu.
- Najedź kursorem na Import
- Wybierz plik CSV
Określ szczegóły, wybierz plik i zobacz podgląd Twojego projektu
Dodaj szczegóły projektu
Po wybraniu opcji importowania arkusza kalkulacyjnego lub pliku CSV nastąpi przekierowanie do okna, w którym możesz dodać szczegółowe informacje o projekcie, takie jak jego nazwa lub ustawienia prywatności:
- Użyj pola Nazwa projektu, aby nadać projekt <mmt:gls_c:6>owi nazwę
- Wybierz zespół, do którego chcesz dodać projekt
- Wybierz ustawienia prywatności projektu wybierając pomiędzy projektem publicznym dla całego zespołu lub wyłącznie dla określonych osób
- Kliknij Wybierz plik do zaimportowania, aby kontynuować.
Wybierz plik CSV do zaimportowania
Po wprowadzeniu nazwy dla projektu, możesz wybrać plik, który chcesz zaimportować.
Kliknij Wybierz plik CSV do zaimportowania, aby wybrać żądany plik CSV z Twojego komputera. Możesz również przeciągnąć plik z komputera i upuścić go bezpośrednio w oknie.
Zobacz podgląd Twojego projektu
Możesz sprawdzić, jak będzie wyglądał Twój projekt i w razie konieczności wprowadzić w nim zmiany przed zakończeniem importowania pliku CSV:
- Kliknij Prześlij nowy plik CSV, aby wrócić do poprzedniego ekranu i wybrać inny plik CSV
- Wybierz opcję Wprowadź zmiany, jeśli chcesz edytować dane, które zostały zaimportowane do projektu z pliku CSV
- Kliknij Przejdź do projektu, jeśli nie chcesz wprowadzać do niego żadnych zmian.
Wprowadzanie zmian w sposobie mapowania danych
Przed utworzeniem projektu możesz wprowadzać zmiany dotyczące mapowania danych, importowanych kolumn i kodowania wybierając opcję Wprowadź zmiany, znajdującą się na ekranie podglądu.
Zmień sposób mapowania danych
Kliknij nagłówki kolumn, aby zmienić pole, z którym chcesz je połączyć.
Tutaj możesz również wprowadzać zmiany w rodzaju pola niestandardowego. Na przykład, jeśli w kolumnie znajdują się wartości tekstowe, a typ pola niestandardowego został ustawiony jako Pole liczbowe, możesz zmienić go na Pole tekstowe.
Zauważ, że nie jest możliwe edytowanie kolumny Nazwa dla zadań. Aby oznaczyć daną kolumnę w pliku CSV jako nazwę zadania upewnij się, że w pierwszym wierszu tej kolumny wpisano „Nazwa“. Informacje w pliku CSV są mapowane w Asana za pomocą nazw kolumn.
Ignoruj kolumny z oryginalnego pliku CSV
Kliknij opcję Ignoruj kolumny, aby ignorować kolumny z danymi, których nie chcesz importować do projektu.
Zmień kodowanie
Jeśli korzystasz z pliku CSV o innym formacie kodowania lub języku, możesz kliknąć ikonę kodowania znaków, aby zmienić kodowanie na UTF-8, Windows, Macintosh lub Shift JIS.
Rozpocznij
Aby rozpocząć skorzystaj z powyższego szablonu, aby utworzyć arkusz kalkulacyjny i załadować go do Asana.
Szukasz lepszego sposobu zarządzania swoją pracą? Wypróbuj Asana, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo