Aktualizacje statusu projektu i raportowanie

 

Otrzymywanie powiadomień o aktualizacjach projektów może szybko stać się stresujące i czasochłonne. Dzięki widokom przeglądu i pulpitu nawigacyjnego w Asanie możesz uzyskać oparty na danych wgląd w kluczowe informacje na temat projektów oraz jedno miejsce do sporządzania, udostępniania i automatyzacji tych aktualizacji.


Jak działają widoki przeglądu i pulpitu nawigacyjnego?

Przegląd i pulpit nawigacyjny to widoki projektu w Asanie (możesz się między nimi przełączać w dowolnym momencie).

Użyj przeglądu, aby rozeznać się w projekcie i rozpocząć nad nim pracę. W widoku Przeglądu możesz sporządzać, udostępniać i przeglądać aktualizacje dotyczące statusu, a także śledzić aktywność w projekcie.

SCREENSHOT of project overview and status updates


Przeciągaj i upuszczaj Kluczowe dane do aktualizacji, aby udostępniać wykresy lub kamienie milowe. Asana zapisze Twój szablon aktualizacji statusu, jeśli chcesz wykorzystać go dla kolejnych aktualizacji.

GIF of dragging a highlight into Asana project status update post template to show a graph of completed tasks by assignee

Chcesz stworzyć raport obejmujący wiele projektów? Zapoznaj się z naszym artykułem na temat najlepszych praktyk w zakresie portfolio.

Pulpit nawigacyjny oferuje zbiór możliwych do dostosowania wykresów, które wypełniają się danymi z Twoich projektów, wyświetlając postęp zadań według stanu ukończenia, osoby odpowiedzialnej, daty wykonania i nie tylko. Wykresy te pomogą Ci odpowiedzieć na najważniejsze pytania, ułatwiając szybsze podejmowanie strategicznych decyzji, a także wykorzystanie danych w celu ich uzasadnienia i komunikowania.

SCREENSHOT of Dashboard view in Asana, showing five different visualizations across bar graphs, pie charts, burnup charts, and budget sums to see incomplete or complete tasks by section, assignee, and more.


Raportowanie w Asanie - przykłady

W Asanie, wszystko jest ze sobą połączone. Oto kilka przykładowych pytań dotyczących raportowania wraz z odpowiedziami i działaniami do podjęcia.

Pytanie na start Co można sprawdzać na Pulpicie nawigacyjnym Jak wykonywać działania w oparciu o dane
Czy zrealizujemy wszystkie zadania priorytetowe na czas? Zadania według statusu ukończenia lub pola niestandardowego priorytetu Bądź w stałym kontakcie z osobami odpowiedzialnymi, dodając komentarze w zadaniach i oznaczając te zagrożone w aktualizacji statusu.
Gdzie występują opóźnienia? Nieukończone zadania według sekcji Użyj osi czasu, aby zmienić wiele terminów i zrozumieć konsekwencje tych zmian, a następnie udostępnić nowy harmonogram za pośrednictwem aktualizacji postępu.
Czy ktoś w zespole ma za dużo zadań? Nieukończone zadania według osoby odpowiedzialnej Użyj widoku osi czasu lub listy, aby zmienić przydział zadań w ramach danego projektu. (Użyj obciążenia pracą w portfolio, aby dostosować obciążenie w obrębie wielu projektów.)
Jak porównać wartości szacowane z rzeczywistymi? Upewnij się, że masz w projekcie liczbowe pola niestandardowe, a następnie sprawdź sumy na pulpicie nawigacyjnym. Nadzorujesz budżet? Wykorzystaj dane dotyczące projektu, aby uargumentować potrzebę zwiększenia zasobów.


Jak stworzyć efektywną aktualizację statusu

Post status updates in Asana from the overview tab at the top of any project

  1. Ustaw termin wykonania projektu (jeśli taki istnieje), aby był widoczny na wykresie postępu i wszyscy mieli co do niego jasność
  2. Ustaw kamienie milowe projektu, aby wskazać jego cele główne lub kluczowe działania, które muszą zostać ukończone w celu poczynienia postępów w projekcie i/lub jego zakończenia.
  3. Regularnie aktualizuj status projektu. Wybierz kolor (zielony, żółty, czerwony), aby wskazać, czy jest realizowany „Na czas”, „Zagrożony” lub „Opóźniony”.
  4. Użyj aktualizacji statusu i kluczowych danych, aby szybko przeciągać i upuszczać szczegóły do swojej aktualizacji w oparciu o istniejące dane w Asanie.
    • Użyj @wzmianek, aby wspomnieć członków zespołu i zadania w Asanie. Na przykład, możesz @wspomnieć zadanie zawierające finalne wersje projektów do celów porównawczych.
    • Członkowie projektu otrzymają powiadomienie w skrzynce odbiorczej, gdy zostanie opublikowana nowa aktualizacja statusu, a Twoje portfolio zostanie zaktualizowane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy będą mogli być na bieżąco.

Teraz możesz stworzyć efektowną, wizualną historię przy użyciu informacji, które już posiadasz w Asanie, aby przekazać interesariuszom jasne i czytelne aktualizacje, których potrzebują.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Poznaj wszystkie funkcje związane z aktualizacją statusu w Asanie.

 

To nie tajemnica - Asana oferuje bezpłatne 30-dniowe wersje próbne. Zacznij już dziś. Wypróbuj za darmo