Twórz i korzystaj z przepływów pracy w Asana

W tym artykule pokażemy, jak stworzyć przepływ pracy od podstaw na przykładzie zespołu projektowego. Zespół chce usprawnić swoją pracę, automatycznie przekierowując niechlujne prośby od innych zespołów do odpowiednich osób odpowiedzialnych. Konstruktor przepływów pracy ustawia to przy minimalnym ręcznym wprowadzaniu danych.

Powiązane artykuły

Tworzenie przepływu pracy

Konstruktora przepływów pracy możesz użyć w dowolnym istniejącym projekcie lub skonfigurować go podczas tworzenia nowego.

Alan z zespołu projektowego tworzy nowy projekt dla zleceń kreatywnych, które otrzymuje jego zespół. Dodają nazwę projektu, decydują o jego ustawieniach prywatności, a następnie wybierająSkonfiguruj przepływ pracy na pytanie, od czego chcieliby zacząć.

 

screenshot_title

 

Alan zostanie poproszony o odpowiedź na pytanie Jakie sekcje lub etapy obejmuje Twój projekt? Decydują się na kilka sekcji, przez które będzie przechodzić praca ich zespołu, i wybierają Przyjmowanie, W toku”/„Aktywne, „Przejrzyj + zatwierdzenie” i „Ukończone”.

Konstruktor przepływów pracy pyta Alana W jaki sposób zadania są dodawane do tego projektu? Alan chce, aby ludzie wypełniali formularz, gdy proszą o coś swój zespół. W ten sposób Alan może upewnić się, że jego zespół ma wszystkie informacje, których potrzebuje, aby rozpocząć pracę nad prośbą. Alan wybiera Przesłane formularze i tworzy formularz w kreatorze przepływów pracy bez wychodzenia.

Alan uważa, że korzystanie z formularza jest idealne, ponieważ pozwala im na stosowanie pól niestandardowych i reguł do delegowania różnych próśb do zespołu. Gdy przychodzi prośba o sesję zdjęciową, osoba zlecająca wybiera ją spośród pytań w formularzu. Po wypełnieniu formularza automatycznie tworzone jest zadanie. W polu niestandardowym Typ zlecenia wyświetlana jest następnie kategoria wybrana przez osobę zlecającą, w tym przypadku fotografia.

Podobnie Alan może utworzyć pole niestandardowe typu Prośba podczas tworzenia formularza, dzięki czemu nigdy nie będzie musiał przerywać przepływu. Gdy formularz będzie gotowy, prośby o zdjęcia, produkcję wideo i kreatywne kopie będą za każdym razem kierowane do odpowiednich osób - bez konieczności ręcznego przypisywania zadań przez Alana, dzięki logice rozgałęziania formularza.

Chociaż ten zautomatyzowany proces pozwala zaoszczędzić czas, mogą zdarzyć się sytuacje, w których współpracownicy muszą przedyskutować pewne sprawy przed wysłaniem prośby, więc Alan zawiera opcję Nie wiem, porozmawiajmy!, która przypisze zadanie bezpośrednio do Alana. Alan może omówić wniosek z osobą przesyłającą formularz i dokonać jego klasyfikacji.

Zadania

Gdy osoba przesyłająca formularz wypełni formularz, w projekcie zostanie utworzone zadanie zawierające wszystkie informacje, których zespół Alana może potrzebować do wykonania swojej pracy. Jak wspomniano, zadanie przesyłania formularza otrzymuje odpowiednie wartości pól niestandardowych na podstawie pytań Alana.

 

Priorytetyzacja zadań

Alan ustanowił regułę, która uruchamia się po wybraniu pola niestandardowego Fotografia. Reguła tworzy podzadanie przypisane do Jamiego, który obsługuje zlecenia fotograficzne dla zespołu. Podzadanie ma termin wykonania wynoszący 21 dni w przyszłości, z poszanowaniem 3-tygodniowego czasu realizacji tych próśb przez Jamiego.

Użytkownicy mogą załączyć dowolne pliki, których Jamie może potrzebować podczas wypełniania formularza, dzięki czemu Jamie może zaoszczędzić czas i skupić się na swojej pracy bez konieczności przechodzenia tam i z powrotem z osobą zgłaszającą. Osoba przesyłająca jest automatycznie dodawana jako współpracownik i otrzymuje aktualizacje dotyczące postępów zadania za pośrednictwem swojej skrzynki odbiorczej. W razie potrzeby zarówno Jamie, jak i zgłaszający mogą omówić pracę w sekcji komentarzy.

Gdy Jamie ukończy zasób, zmienia pole niestandardowe, a zespół prawny zostaje poproszony o przejrzenie zasobu za pomocą podzadania.

 

screenshot_title

 

Widoczny postęp

Alan użył kreatora przepływów pracy, aby utworzyć podzadanie zatwierdzające dla Sophie przez zespół prawny za każdym razem, gdy pole niestandardowe „Przegląd prawny jest ustawione na „Gotowe do przeglądu prawnego”. Dlatego Sophie nie musi być zaangażowana w 3-tygodniowy proces produkcji zdjęć, dopóki nie będzie potrzebna jej wiedza specjalistyczna.

Chociaż zadanie ma około miesiąca i zostało wykonane przez kilka osób, z punktu widzenia Sophie wystarczy, że skupi się na podzadaniu zatwierdzającym i zatwierdzi, odrzuci lub poprosi o zmiany. Sophie wykonuje swoje podzadanie i ustawia pole Przegląd prawny na Przegląd prawny zakończony.

 screenshot_title

 

Alan ustawił regułę, aby wykonać zadanie nadrzędne, przenieść je do sekcji Zakończ, przypisać je do osoby przesyłającej (używając zmiennych w regułach) i poinformować ją, że praca została wykonana.

Alan opracował choreografię prośby o zasób kreatywny bez konieczności ręcznego przypisywania lub tworzenia jakiegokolwiek zadania, konfigurując na początku swój projekt za pomocą kreatora przepływów pracy.

Wybieranie sekcji

Oto, dlaczego Alan wybrał te sekcje.

Nowe zadania:

Alan chce, aby na początku widoku projektu znajdowała się sekcja, w której współpracownicy mogą ręcznie dodawać zadania, aby szczegółowo omówić pracę bez wyzwalania żadnych zasad. Ta sekcja ma również na celu otrzymanie dowolnego formularza wybranego przez osobę wnioskującą Nie wiem, porozmawiajmy! na pytanie, jakiego rodzaju materiału kreatywnego potrzebują. 

 screenshot_title

W toku/aktywny:

Ta sekcja zawiera wszystkie zadania, nad którymi pracuje zespół Alana, aby dać mu przegląd bieżących prac. Jeśli zadanie jest nadal w toku, Alan lub jego współpracownicy mogą wyświetlić powiązane z nim podzadania lub pola niestandardowe, aby monitorować postępy.

Żądania, które wchodzą do projektu za pośrednictwem formularza, kończą się tutaj i uruchamiają reguły, które Alan skonfigurował w kreatorze przepływów pracy. Na podstawie opcji wybranych przez osobę przesyłającą formularz podzadania zostaną przypisane do określonych osób, a pola niestandardowe zostaną dodane.

Zespół Alana wie, że nie musi patrzeć na żadną inną sekcję w projekcie poza W toku/aktywną. Jeśli zadanie nadal znajduje się w sekcji Przyjmowanie zadań, Alan się nim zajmuje. Jeśli zadanie znajduje się w sekcji Przegląd + zatwierdzenie, zasób jest w rękach zespół prawny.

screenshot_title 

Przegląd + zatwierdzenie:

Zespół zawsze oczekuje zatwierdzenia od Sophie w dziale prawnym, a Alan ustanowił dla niej regułę, aby mogła otrzymać podzadanie zatwierdzenia, gdy zasób będzie gotowy. Sophie modyfikuje jedną wartość pola niestandardowego, a zadanie przechodzi do następnego etapu.

Ukończone:

Alan stworzył regułę, która automatycznie przenosi ukończone zadania do sekcji Ukończone.

Reguła Alana przypisuje również zadanie z powrotem do twórcy zadania, który jest zawsze osobą, która zażądała zasobu. Używa zmiennych w regułach, aby to osiągnąć bez ręcznego wprowadzania danych.

Dodatkowe zasoby

Dołącz do naszego webinaru na temat tworzenia podstawowych przepływów pracy w Asana i dowiedz się, jak tworzyć efektywne przepływy pracy.

Zapoznaj się z naszym artykułem dotyczącym konstruktora przepływów pracy, aby odkryć więcej funkcji przepływu pracy.

Dowiedz się, jak tworzyć i korzystać z formularzy zgłoszeniowych.

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback