Tworzenie międzyfunkcyjnych przepływów pracy w Asana

Przepływy pracy łączą odpowiednie osoby z właściwymi informacjami we właściwym czasie, pomagając zespołom bezproblemowo koordynować najważniejsze zadania. Zobacz, jak utworzyć międzyfunkcyjny przepływ pracy w Asana, zapoznając się z poniższym przykładem.

Oto jak Michelle, menedżer kampanii w zespole marketingu, buduje międzyfunkcyjny przepływ pracy w Asana, aby współpracować z kolegami z zespołów projektowych i prawnych w swojej firmie.

screenshot_title

 

W skrócie, Michelle potrzebuje obrazu do swojego następnego posta w mediach społecznościowych i musi poprosić o niego zespół projektowy. Ponadto zespół prawny musi przejrzeć zasób wizualny przed jego opublikowaniem. Przyjrzyjmy się, jak to zrobili.

 

Tworzenie międzyfunkcyjnego przepływu pracy

screenshot_title

 

Michelle dość często zarządza takimi kampaniami. Z czasem proces został dopracowany, więc używa niestandardowego szablonu, który wcześniej stworzyła, aby rozpocząć kampanię marketingową. Tworząc projekt za pomocą niestandardowego szablonu, Michelle ma już wszystkie zadania i kamienie milowe, których potrzebuje, aby skutecznie współpracować z zespołami projektowymi i prawnymi. Przed utworzeniem projektu może edytować względne daty wykonania, przypisywać zadania do różnych ról w projekcie lub wprowadzać zmiany w ustawieniach prywatności projektu. Jeśli nie będzie musiała nic zmieniać, jej projekt zostanie stworzony w ciągu kilku sekund.

screenshot_title

 

Przesyłanie prośby do innego zespołu

Ponieważ jej kampanie zazwyczaj przybierają tę samą formę, Michelle oszczędza dużo czasu, korzystając z tego samego niestandardowego szablonu, aby zbudować swój projekt, zamiast zaczynać od zera za każdym razem, gdy musi rozpocząć taką kampanię. Ważna praca nie może umknąć uwadze, ponieważ za każdym razem, gdy używany jest szablon niestandardowy, pojawiają się te same ważne zadania.

Jedno z takich zadań nosi tytuł Submit creative request for social image. To zadanie jest automatycznie przypisywane do Michelle podczas tworzenia projektu i skłania ją do zażądania obrazu od zespołu projektowego. Formularz zleceń kreatywnych zespołu projektowego jest za każdym razem powiązany z opisem zadania. Michelle wypełnia formularz, a powstałe zgłoszenie jest wysyłane do projektu zespołu projektowego.

Dzięki temu formularzowi Jamie, producent kreatywny w zespole projektowym, przyjmuje zlecenia kreatywne z całej firmy.

screenshot_title

 

Jamie korzysta z kreatora przepływów pracy, aby usprawnić przesyłanie próśb i zleceń odpowiednim osobom. Przepływ pracy znajduje się w jednym projekcie, a każde żądanie będzie zadaniem przechodzącym przez różne etapy. Przepływ pracy pomaga zwizualizować, w jaki sposób praca jest przyjmowana, a które wyzwalacze i działania powodują, że praca przechodzi przez określone etapy lub sekcje w projekcie.

 

Ustalanie priorytetów i delegowanie zadań

Na podstawie wyborów dokonanych przez Michelle podczas wypełniania formularza Konstruktor przepływów pracy pozwolił Jamiemu polegać na niestandardowych regułachpolach niestandardowych i mapowaniu pól niestandardowych w formularzach, aby delegować pracę do odpowiedniego zespołu we właściwym czasie. Michelle poprosiła o określony typ zasobu wizualnego, więc Chrisowi, projektantowi, przypisano zadanie zgodnie z regułą.

Dzięki przepływowi pracy Jamiego Chris ostatecznie otrzymuje prośbę Michelle o zdjęcie.

screenshot_title

 

Ostateczne zatwierdzenie i zakończenie

Chris zaangażuje zewnętrznego dostawcę do dostarczenia obrazu i wykorzysta funkcję korekty do wymiany informacji zwrotnych na temat zasobu wizualnego. Chris nie musi jednak tego konfigurować, ponieważ konstruktor przepływów pracy utworzył już zadanie dla Chrisa i dostawcy do współpracy.

Po sfinalizowaniu materiału Chris przypisuje Michelle zadanie zatwierdzenia (automatycznie utworzone przez konstruktora przepływów pracy), aby uzyskać jej zgodę na obraz. Zakładając, że Michelle zatwierdzi obraz, ukończy zadanie, przepływ pracy dyktuje, że żądanie zostanie następnie dodane do projektu oceny przez zespół prawny. Veronica z działu prawnego otrzymuje również zadanie zatwierdzenia, aby ostatecznie zatwierdzić obraz, a po jego zakończeniu Michelle jest informowana za pośrednictwem zadania utworzonego na podstawie innej reguły, że jej zasób jest gotowy do opublikowania.

screenshot_title

Michelle i jej koledzy z różnych działów z powodzeniem wykonali swoje zadania i współpracowali przy ważnym projekcie,

 

bez konieczności ręcznego przydzielania zadań, wyjaśniania wszystkiego w kółko i nie pozwalając, aby jakakolwiek praca wymknęła się spod kontroli. Jest gotowa napisać post w mediach społecznościowych i rozpocząć kampanię marketingową.

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback