Utworzyliśmy przepływ pracy, ale jak dodać przejścia i automatyzacje, które pozwolą mu działać? Jak sprawić, by przepływ pracy przebiegał płynnie?
To jest trzeci artykuł z 3-częściowej serii. Jeśli przegapiłeś pierwsze dwa, znajdź je tutaj: Artykuł 1 Artykuł 2
Konstruktor przepływów pracy
Rozpocznij od kontruktora przepływów pracy.
Konstruktor przepływów pracy znajduje się w zakładce projektów. Ta funkcja pomaga zbudować etapy, przez które praca przechodzi od początku do końca. Konstruktor przepływów pracy pomaga zbudować przepływ pracy, a nie go uruchomić. Po zbudowaniu przepływu pracy w Konstruktor przepływów pracy użyj jednego z pozostałych widoków projektu.
Cztery rodzaje mechanizmów
Niezależnie od tego, czy używasz konstruktora przepływów pracy, czy nie, istnieją cztery typy mechanizmów, które możesz połączyć z odpowiednimi funkcjami w Asanie.
1. Inicjacja
Każdy przepływ pracy ma punkt inicjacyjny, w którym rozpoczyna się praca. W zależności od Twojego przepływu pracy, rozpoczniesz pracę na jeden z następujących sposobów:
Ręcznie: w niektórych przypadkach Twój zespół inicjuje pracę np. gdy zdecydujesz się opublikować nowy post na bloga przed nadchodzącą premierą. W takich przypadkach tworzysz nowy projekt lub zadanie.
- Formularze: niektóre przepływy pracy obejmują proces przyjmowania zleceń, w którym można podjąć działania na podstawie zleceń od innych osób. Procesy przyjmowania zleceń są idealnym scenariuszem do wykorzystania przez Formularze, które pozwalają usprawnić i ustandaryzować przesyłanie próśb i zleceń.
- Z szablonem zadania: zespoły, które wykonują te same kroki w ramach swojego przepływu pracy, wielokrotnie korzystają z szablonów zadań. Jest to idealny przypadek użycia, gdy chcesz wstępnie utworzyć zadanie z linkami do odpowiednich informacji i zestawem podzadań, na przykład podczas śledzenia kandydatów.
2. Przejścia
W wielu przepływach pracy ten sam element pracy przechodzi z jednej osoby na drugą. Oto typowe praktyki, jakie zespoły stosują przy przekazywaniu zadań:
Ręcznie przypisz ponownie
Upewnij się, że praca jest wykonalna, dodając osoby odpowiedziane za zadania. W niektórych przepływach pracy inny członek zespołu jest właścicielem zadania na różnych etapach.
Np.: członek zespołu kreatywnego przekazuje zadanie projektantowi do realizacji. W takich przypadkach ponownie przypisz zadanie.
Dodaj podzadania
Dodaj podzadania, aby podzielić zadanie na mniejsze części.
Na przykład zespół zarządzający zleceniami śledzi każdy produkt końcowy jako zadanie w swoim projekcie. Dodają podzadania, aby zorganizować kroki między każdym etapem przepływu pracy.
Dodaj zależności
W niektórych przypadkach jedno zadanie blokuje postęp innych zadań. W takich przypadkach użyj zależności. Dzięki zależności <mmt:gls_c:2>om możesz pokazać, że jedno zadanie jest blokowane przez inne.
Na przykład zespół, który zarządza opiniami klientów na temat produktu, musi poczekać, aż zespół programistów przetworzy pracę, zanim wróci do zespołu, który przesłał opinię. Więc dodają zależność, aby pokazać, że jedno zadanie jest zablokowane przez drugie.
Użyj zatwierdzeń
Często przekazywanie zadań wymaga uzyskania zatwierdzenia. W tym przypadku warto użyć zatwierdzeń. Są to zadania, w których osoba odpowiedzialna może ustawić status na „Zatwierdzone”, „Zażądano zmian” lub „Odrzucone”. Np.: projektant musi uzyskać zatwierdzenie różnych interesariuszy przed dostarczeniem produktu końcowego.
3. Przecięcia
W niektórych przepływach pracy, Twoja praca pokrywa się z pracą innego zespołu lub z tą realizowaną w innym narzędziu. Wówczas warto rozważyć następujące opcje:
Dodawanie zadań do wielu projektów
W w Asanie zadania można dodawać do wielu projektów jednocześnie bez ich duplikowania. Aktualizacje zadania pojawią się w obu projektach. To się nazywa multihoming.
Korzystaj z funkcji dodawania zadań do wielu projektów, aby zapewnić wgląd w to samo zadanie w różnych projektach i zespołach w Asana.
Integracje
Jeśli Twoja praca pokrywa się z tą realizowaną w innym narzędziu, sprawdź, czy istnieje między nimi integracja. Jeśli tak, możesz połączyć przepływ pracy między narzędziami.
Zobacz nasze integracje tutaj
4. Powtarzanie
Wiele przepływów pracy wymaga powtarzania tych samych czynności, aby popchnąć pracę do przodu. W takim przypadku przydatne jest dodanie reguł - prostych automatyzacji, które usprawniają ręczne czynności. Reguły to funkcja płatna. Dowiedz się więcej o zasadach tutaj.
Konstruktor przepływów pracy umożliwia łatwe tworzenie reguł na każdym etapie przepływu pracy.
Zasadniczo możesz zautomatyzować każdy z rodzajów mechanizmów omówionych w tym artykule. Oto kilka przykładów:
Wyzwalacze i akcje
Inicjacja → Gdy nowe zadanie zostanie dodane do projektu poprzez przesłanie formularza... → Dodaj podzadania do zadania w celu podjęcia dalszych działań
Przekazywanie pracy → Po zaktualizowaniu pola niestandardowego... → Ponownie przypisz zadanie wybranemu członkowi zespołu
Punkty przecięcia → Gdy zadanie zostanie przeniesione do określonej sekcji... → Dodaj zadanie do projektu innego zespołu
Inne typowe zasady dotyczące przepływów pracy:
| Wyzwalacze | Akcje |
|---|---|
| (Gdy chcesz, aby wszystkie nowe zadania zostały przeniesione do określonej sekcji) Gdy nowe zadanie zostanie dodane do projektu… | Przenieś zadanie do określonej sekcji |
| (Gdy chcesz, aby zadania były automatycznie oznaczane jako ukończone po przeniesieniu ich do sekcji „Ukończone”) Gdy zadanie zostanie przeniesione do sekcji „Ukończone”... | Oznacz zadanie jako ukończone |
| (Gdy chcesz poprosić o aktualizację na temat nadchodzącego zadania) Gdy zbliża się data wykonania… | Dodaj komentarz do zadania |
| (Gdy chcesz dodać osobę odpowiedzialną do zadania w projekcie) Gdy zadanie przechodzi do określonej sekcji ... | Dodaj komentarz do zadania, @wspominając w tekście szablon projektu |
| (Gdy chcesz, aby zatwierdzenie zostało przeniesione do innego etapu na podstawie odpowiedzi osób zatwierdzających) Gdy zadanie zatwierdzenia zostanie oznaczone jako „Zatwierdzone”, „Zażądano zmian” lub „Odrzucone”. | Przenieś zadanie do określonej sekcji |