Śledzenie dotacji

Jak utworzyć projekt do zarządzania wnioskami o przyznanie dotacji w Asanie

Proces zarządzania wnioskami o przyznanie dotacji można utworzyć na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

  1. Zacznij od naszego szablonu projektu do zarządzania wnioskami o przyznanie dotacji i dostosuj go do potrzeb swojej organizacji.
  2. Zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz dotacje.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

Jeśli wolisz utworzyć własny projekt procesu sprzedaży od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek.

Zarządzasz wieloma wnioskami o przyznanie dotacji jednocześnie?

Jeśli używasz naszego szablonu:

  1. Zduplikuj [PRZYKŁADOWE ZADANIE] w szablonie, zmień jego nazwę i przekształć je w projekt.
  2. Następnie dodaj te projekty do portfolio, aby śledzić wszystkie dotacje jednocześnie i zarządzać nimi w jednym miejscu.

Wskazówki, jak zarządzać projektem do śledzenia wniosków o przyznanie dotacji

Jeśli masz już gotowy projekt, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby nim zarządzać w miarę składania nowych wniosków.

1. Uporządkuj projekt według etapu, na jakim znajduje się wniosek

SCREENSHOT showing how to add sections in an Asana project

Tworząc odcinki,

wyjaśnij, na jakim etapie znajdują się dotacje. Sekcje pomagają zobaczyć różne etapy procesu składania wniosku, takie jak „Analiza”, „Składanie wniosku”, „Oczekujące” itp. i odpowiednio skategoryzować zadania.

W miarę postępów przeciągaj zadania pomiędzy sekcjami, aby określić ich status.

2. Użyj osi czasu, aby zmapować harmonogram składania wniosków i cykle dotacji

Po dodaniu nowego wniosku do projektu przypisz do niego datę wykonania, aby móc go przesłać lub odnowić na czas. Następnie zacznij planować, rozpoczynając od końcowego terminu, aby określić realistyczne daty rozpoczęcia i zakończenia każdego etapu procesu. Użyj Osi czasu, aby lepiej zwizualizować harmonogram, dostosować go i określić zależności między zadaniami, co sprawi, że prace będą wykonywane we właściwej kolejności. W przypadku zmian, po prostu przeciągaj i upuszczaj zadania na osi czasu.

3. Wyszukuj nowe dotacje i zapisuj je za pośrednictwem formularza

Możliwość otrzymania nowej dotacji może pojawić się nieoczekiwanie, a dzięki formularzom członkowie Twojego zespołu będą mogli szybko na nią zareagować. Utwórz formularz zawierający wszystkie informacje potrzebne do dokonania oceny możliwości i zatwierdzenia jej. Po przesłaniu formularza zostanie on przekształcony w zadanie w Twoim projekcie.

Udostępnij link do formularza wszystkim członkom swojej organizacji lub opublikuj go na swojej stronie internetowej, aby w łatwy sposób zgłaszać i wyszukiwać nowe możliwości sprzedaży. Formularz może przesłać każdy, nawet jeśli nie jest użytkownikiem Asany.

2. Jasno oznaczaj priorytety i ważne informacje oraz zwiększ przejrzystość procesu zatwierdzeń za pomocą pól niestandardowych

GIF of how to create and add custom fields to Asana

Przy zarządzaniu wieloma wnioskami o dotację równocześnie, możliwość łatwego sprawdzenia priorytetu lub maksymalnej wysokości funduszy w każdym z nich jest bardzo ważna. Pola niestandardowe pomagają w wyjaśnieniu tych szczegółów na pierwszy rzut oka, a także mogą być używane do filtrowania i sortowania projektu (jak kolumny w arkuszu kalkulacyjnym). Możesz utworzyć pola z kwotą dofinansowania, priorytetem, etapem lub zatwierdzeniami - niezależnie od tego, czego potrzebujesz, aby uchwycić kluczowe szczegóły.

Monitoruj zatwierdzenia dzięki powiadomieniom pól niestandardowych

SCREENSHOT of using approval custom fields in Asana to see what's approved or not

Wnioski

o dotacje zazwyczaj wymagają przekazania informacji zwrotnych w kilku rundach, a przepływ pracy z polami niestandardowymi do zatwierdzeń ułatwia sprawdzenie, czy dany element został zatwierdzony. Po prostu dodaj pole niestandardowe zatwierdzenia do swojego projektu i włącz powiadomienia. Następnie wszyscy obserwujący zadanie otrzymają powiadomienie, jeśli pole zostanie zmienione, dzięki czemu wszyscy pozostaną na bieżąco, gdy wnioski zostaną zatwierdzone lub otrzymają informacje zwrotne.

Wskazówki dotyczące raportowania postępów dotyczących wniosków o przyznanie dotacji

Publikuj regularne aktualizacje statusu w widoku postępu

SCREENSHOT of a status updated posted in Progress View of Asana

Statystyki dotyczące postępów i wzrostu są kluczowym elementem, dzięki któremu możesz na bieżąco wyszukiwać nowe możliwości i popychać pracę do przodu. Publikuj regularne aktualizacje statusu w widoku postępu, unikając tym samym konieczności wysyłania długich maili czy proszenia członków zespołu o informacje. Możesz @wspomnieć istniejące zadania, projekty i członków zespołu, aby łatwo odnieść się do pracy i na bieżąco informować wszystkich o postępach lub przeszkodach.

Śledzisz wiele projektów dotyczących dotacji? Dodaj je do portfolio, aby monitorować ich status w jednym widoku.

Zasoby dotyczące śledzenia dotacji

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób klienci tacy jak Ty korzystają z Asany? Sprawdź te zasoby:

Zasoby Link
Szablon projektu do śledzenia dotacji Użyj szablonu
Studium przypadku Dowiedz się, w jaki sposób EarthEnable, Venture for America i Hope for Haiti zarządzają wnioskami o przyznanie dotacji w Asanie
Kursy na żądanie Zarejestruj się w Akademii Asany
Połącz się ze Społecznością Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności