Briefy kreatywne i zlecenia ad hoc

Jak utworzyć projekt do śledzenia zleceń kreatywnych

Możesz skorzystać z tego procesu, aby zarządzać zleceniami kreatywnymi ad hoc (np. utworzenie obrazu do wykorzystania w mediach społecznościowych), a także do przesyłania briefów kreatywnych dotyczących dużych projektów - wszystko w tym samym miejscu. Proces można zbudować na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

1. Rozpocznij od szablonu projektu zleceń kreatywnych.
2. Zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz zlecenia kreatywne.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

Jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny projekt zleceń kreatywnych od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek dotyczących tworzenia projektu.

Wskazówki dotyczące realizowania zleceń kreatywnych i zarządzania nimi

Jeśli masz już gotowy projekt do zarządzania zleceniami kreatywnymi, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby nim zarządzać w miarę realizacji zadań.

1. Utwórz szablony dla briefów kreatywnych, aby szybciej je realizować dzięki formularzom

Otrzymanie dokładnego briefu kreatywnego czy zlecenia ma krytyczne znaczenie podczas określania priorytetów i oczekiwań. Rozpoczęcie pracy bez jasno zdefiniowanych celów czy czasochłonne konwersacje, podczas których uzgadniany jest format czy typ pliku, znacznie wydłużają czas produkcji.

Zamiast tego utwórz formularze do briefu kreatywnego i/lub zlecenia kreatywnego ad hoc. Formularze są bezpośrednio połączone z projektem zleceń kreatywnych, co pozwoli Ci upewnić się, że Twój zespół rozpocznie pracę mając pod ręką wszystkie niezbędne informacje.

Formularze mogą być przesyłane przez wszystkich, nawet jeśli nie używają oni Asany, za pomocą linku do formularza. Po przesłaniu, odpowiedź z formularza staje się nowym zadaniem w projekcie, dzięki czemu możesz nadać mu właściwy priorytet i przypisać do odpowiedniego członka zespołu wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami.

Utwórz formularz, wykonując kroki zawarte w tej instrukcji.

Jeśli otrzymasz prośbę lub zlecenie dotyczące dużego, międzyfunkcyjnego lub złożonego projektu/inicjatywy, możesz przekształcić to zadanie w projekt, aby zarządzać nim z większą skutecznością.

3. Priorytetyzuj prośby i zlecenia i organizuj je za pomocą pól niestandardowych

Po utworzeniu formularza pola niestandardowe pomogą Ci nadać priorytet przychodzącym prośbom i zleceniom i zleceniom i posortować je według kategorii. Jeśli używasz arkuszy kalkulacyjnych, możesz to zrobić filtrując i sortując kolumny. Pola niestandardowe są jednak znacznie potężniejsze, ponieważ umożliwiają śledzenie informacji w kontekście pracy, której one dotyczą.

Dodaj do formularza pole „zespół”, aby zmapować je do takiego samego pola niestandardowego w projekcie. Po przesłaniu formularza, w nowo utworzonym zadaniu pojawi się informacja dotycząca tego, który zespół powinien się nim zająć.

Pole niestandardowe „priorytet” może pomóc producentowi lub menedżerowi określić priorytety i utrzymać pracę zespołu na właściwych torach.

3. Dotrzymuj terminów dzięki jaśniejszym przeglądom i zatwierdzeniom

Łatwiejsze przesyłanie i uwzględnianie informacji zwrotnych o kampanii może wpłynąć na osiągnięcie celów kreatywnych lub brak ich realizacji. Zamiast tego, skorzystaj z tych wskazówek, aby szybko i w zrozumiały sposób przeprowadzać zadania przez etapy zatwierdzeń:

1. Dodaj reguły projektu, aby zadania były automatycznie przypisywane do odpowiednich osób, oznaczane jako ukończone lub przenoszone do innych sekcji projektu w miarę postępów w ich realizacji.
2. Użyj powiadomień dotyczących pól niestandardowych, aby informować interesariuszy o postępach. Otrzymają oni powiadomienia, jeśli pola zostaną zaktualizowane, np. z etapu „Oczekuje na informację zwrotną” do „Zatwierdzone”.
3. Recenzenci mogą dodawać komentarze bezpośrednio do obrazów dzięki funkcji adnotowania. Każdy komentarz jest przekształcany w wykonalne podzadanie, a jego twórca może śledzić i uwzględniać informacje zwrotne w razie potrzeby.

4. Przechowuj wymagania kreatywne i szczegóły zleceń w kontekście projektów w Adobe Creative Cloud

W miarę postępów prac, znalezienie kluczowych danych, wymagań i informacji zwrotnych może stać się wyzwaniem, zwłaszcza, jeśli członkowie zespołów kreatywnych pracują nad zasobami w programach, takich jak Adobe Photoshop CC, Illustrator CC czy InDesign CC. Zamiast tracić czas na przełączanie się między narzędziami lub ważny kontekst, możesz otworzyć zadanie z Asany w aplikacji Adobe Creative Cloud.

Wskazówki dotyczące raportowania postępów prac związanych ze zleceniami kreatywnymi

Dopiero stawiasz pierwsze kroki? Poznaj najlepsze praktyki dotyczące aktualizacji statusu i raportowania.

1. Korzystaj z raportów z wyszukiwania zaawansowanego, aby wykryć zagrożone działania i podjąć niezbędne działania

Kolejną zaletą korzystania z pól niestandardowych do śledzenia priorytetów i zatwierdzeń jest to, że informacje te mogą być wykorzystywane do uruchamiania raportów z wyszukiwania zaawansowanego. Te raporty gromadzą informacje z wszystkich działań wykonywanych w Asanie, umożliwiając na przykład szybkie sprawdzenie, które priorytety są zagrożone i które zasoby oczekują na zatwierdzenie, bez konieczności wykonywania żadnych czynności manualnych. Chociaż możliwe jest utworzenie raportów z wyszukiwania na prawie każdy temat, raporty dotyczące działań zagrożonych oraz raporty dotyczące zatwierdzeń pomagają wykryć blokady przed ich wystąpieniem. Z poziomu raportu możesz również skontaktować się z osobami przypisanymi do zadania i interesariuszami, komentując je.

Aby dowiedzieć się, jak tworzyć inne rodzaje raportów z wyszukiwania zaawansowanego, zacznij tutaj.

2. Monitoruj postępy i zarządzaj przydziałem osób do zadań kreatywnych dzięki Portfolio i widokowi Obciążenia pracą

Aby zrozumieć postępy projektów i ocenić moce przerobowe zespołu, producenci kreatywni i kierownicy często zbierają informacje na spotkaniach, poprzez e-maile lub arkusze kalkulacyjne, co może być czasochłonne i niedokładne. Zamiast tego, utwórz portfolio projektów, dodając do niego całą pracę kreatywną i zlecaj projekty, aby śledzić w czasie rzeczywistym postępy, terminy wykonania i priorytety w jednym miejscu.

Następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o zadania przypisane w Asanie. Widok ten pomoże Ci podejmować świadome decyzje kadrowe, aby utrzymać zrównoważony przydział zadań i zapewnić terminową realizację zadań.

Obciążenie pracą odnosi się do liczby zadań, ale nie wszystkie zadania są sobie równe. Dlatego, możesz dodać pole niestandardowe wysiłku do projektów w swoim portfolio, aby uzyskać lepszy wgląd w liczbę godzin/wysiłek, jakiego wymaga każde zadanie.

3. Mierz czas spędzony na rozliczeniach i planowaniu zasobów

Możliwość dokładnego określenia czasu, spędzonego na realizacji działań jest niezbędna dla wielu zespołów kreatywnych, zwłaszcza agencji, freelancerów czy menedżerów, tworzących plany kadrowe dla projektów. Zamiast zgadywać lub komplikować śledzenie, zespoły kreatywne mogą korzystać z integracji z czasomierzem Harvest bezpośrednio w Asanie (lub innej aplikacji do mierzenia czasu). Czasomierz Harvest jest wbudowany w okienko zadania w Asanie, dzięki czemu możesz mierzyć  czas spędzony na dowolnym zadaniu.

Zacznij od tego szybkiego samouczka, który pokaże Ci, jak korzystać z aplikacji do mierzenia czasu w Asanie.

Zasoby dotyczące planowania i zarządzania procesami kreatywnymi

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci zarządzają produkcją kreatywną i zleceniami? Sprawdź te zasoby:

Rozpoczęcie projektu od utworzenia dokładnego briefu kreatywnego jest jednym z kluczowych elementów, który umożliwia wykonanie go zgodnie z przyjętym budżetem i harmonogramem. Oprócz tego, zespoły kreatywne są również odpowiedzialne za koordynację zleceń ad hoc otrzymywanych od innych zespołów. Zwiększ wydajność produkcji kreatywnej, korzystając z tego procesu: