Przed utworzeniem przepływu pracy w Asanie ważne jest określenie jego podstaw, aby upewnić się, że będzie on działał poprawnie. Ten artykuł jest drugim z trzyczęściowej serii. Pierwszy artykuł możesz znaleźć tutaj.
Elementy przepływu pracy
Organizacja
Organizacje łączą wszystkie osoby z Twojej firmy korzystające z Asany w jednej przestrzeni, w oparciu o wspólną domenę firmowej poczty e-mail.
Zespoły
W ramach organizacji, Ty i Twoi współpracownicy jesteście podzieleni na zespoły, aby wspólnie pracować nad projektami i zadaniami. Każdy użytkownik w danej organizacji musi być członkiem co najmniej jednego zespołu, ale ta sama osoba może również należeć do wielu zespołów.
Projekty
Projekty pozwalają organizować wszystkie zadania powiązane z określoną inicjatywą, celem lub przedsięwzięciem. Używaj sekcji, aby uporządkować zadania należące do jednego projektu.
Zadania
Zadania stanowią podstawową jednostkę działania w Asanie.
Podzadania
Użyj podzadań, aby podzielić pracę nad zadaniem na mniejsze części lub rozdzielić ją między wiele osób.
Komentarze
Dodawaj komentarze w zadaniach, aby zadawać pytania, przekazywać dodatkowe informacje lub dzielić się opiniami.
Decyzje dotyczące konfiguracji przepływu pracy
Następnie, aby upewnić się, że Twój przepływ pracy będzie działał poprawnie, musisz podjąć kilka kluczowych decyzji.
Decyzja nr 1: projekt lub zadanie
Najczęstszym pytaniem zadawanym przez zespoły jest to, czy przechowują swój przepływ pracy w projekcie, czy w zadaniu.
Zalecamy rozpocząć od projektu, który odwzorowuje ogólny przepływ pracy.
Zalecamy rozpocząć od projektu, który odwzorowuje ogólny przepływ pracy. Projekt umożliwia koordynowanie wszystkich działań w jednym miejscu. Dodaj do niego zadania i podzadania, aby przedstawić rzeczy do zrobienia. Zbyt ogólne zadania, jak „promocja” trudno jest wykonać, więc rozłóż pracę na mniejsze, wykonalne części.
Decyzja nr 2: jak wykorzystać sekcje?
Decydując o sposobie wykorzystania sekcji projektu, pomocne jest zrozumienie dwóch głównych sposobów, w jakie praca przechodzi przez przepływ pracy - sekwencje i etapy.
Sekwencje
Sekwencje są jak listy kontrolne - praca wykonywana jest w określonej kolejności, aż do uzyskania produktów końcowych. Planowanie wydarzenia lub wprowadzanie nowego pracownika są świetnymi przykładami sekwencjonowanych przepływów pracy. W tych przypadkach rozważ skonfigurowanie projektu w widoku listy i użyj sekcji do grupowania zadań według kategorii lub ram czasowych.
Etap
Etapy są jak procesy - pojedynczy produkt przechodzi przez szereg etapów do ukończenia. Przetwarzanie próśb i zleceń lub tworzenie nowych produktów to świetne przykłady etapowych przepływów pracy. W takich przypadkach rozważ skonfigurowanie projektu w widoku tablicy i użyj sekcji do przedstawienia każdego etapu. Twoje zadania reprezentują każdy produkt końcowy projektu, a Ty przenosisz je z jednej sekcji do drugiej w miarę przechodzenia przez kolejne etapy.
Decyzja nr 3: jakie pola niestandardowe dodać?
Pola niestandardowe warto przemyśleć wcześnie. Sposób organizowania, automatyzacji i raportowania przepływu pracy zależy od dodanych pól.
Zorganizuj
Jak zorganizować zadania w przepływie pracy? Utwórz pola dla konkretnych kategorii.
Automatyzuj
Jak chcesz zautomatyzować swój przepływ pracy? Możesz utworzyć reguły oparciu o pola niestandardowe.
Raport
Co musisz zgłosić w swoim przepływie pracy? To, które wykresy będzie można utworzyć z pulpitu nawigacyjnego projektu, zależy od dostępnych pól niestandardowych.
Decyzja nr 4: kiedy utworzyć podzadanie?
Czasami pojedyncze zadanie lub produkt końcowy trzeba podzielić na mniejsze, sekwencyjne kroki. W tym celu utwórz podzadanie.
Unikaj budowania całych przepływów pracy opartych wyłącznie na zadaniach i podzadaniach. Może to później spowodować problemy podczas dodawania automatyzacji, korzystania z widoku Osi czasu lub tworzenia raportów.
Popularne sposoby używania podzadań
Jeśli zadaniem najwyższego poziomu jest zlecenie, rozważ użycie podzadań dla dalszych działań.
Jeśli wymagane jest zatwierdzenie zadania najwyższego poziomu przez wiele osób, dodaj do niego podzadanie z prośbą o zatwierdzenie.
Niektóre przepływy pracy obejmują działania, które można wykonać tylko po spełnieniu określonych warunków. Przykładowo, dla zespołu zarządzającego prośbami i zleceniami warunkiem rozpoczęcia pracy nad zadaniem może być otrzymanie dodatkowych informacji. W takich przypadkach użyj reguły, aby po przeniesieniu zadania do określonego etapu, automatycznie dodawać do niego podzadania.
Czy wiesz, że możliwe jest dodawanie do podzadań sekcji? W tym celu użyj skrótu klawiaturowego „Tab + N”.
Pamiętaj, że jeśli tworzysz więcej niż 10 podzadań, być może lepiej byłoby zacząć nowy projekt i dodać je do niego jako zadania.
Decyzja nr 5: jeden projekt czy więcej?
Czasami przepływ pracy może być na tyle złożony, że powinien obejmować kilka projektów.
Utwórz wiele projektów kiedy:
Twój przepływ pracy pokrywa się z przepływem pracy w innym zespole, który korzysta już z własnego projektu. Na przykład, zespół może śledzić swoje publikacje historii w jednym projekcie, podczas gdy inny zespół może być zmuszony do omówienia tej samej kwestii na nadchodzącym spotkaniu. Zespoły dodają więc odpowiednie zadania do obu projektów.
Fazy przepływu pracy obejmują tak dużą liczbę zadań, że spowodowałoby to zbyt wiele hałasu, aby to wszystko istniało w jednym projekcie. Na przykład, zespół może używać jednego projektu do zarządzania skrzynką odbiorczą, ale otrzymuje dużą liczbę próśb. Tworzą więc oddzielny projekt, aby wykonać działania na prośbach, gdy są już w toku. Aby zautomatyzować ten proces, używają reguł niestandardowych.
Decyzja nr 6: w jaki sposób ustawić uprawnienia do projektu?
Uprawnienia mają wpływ na funkcje Twojego przepływu pracy. Możesz zezwolić członkom na edytowanie lub wyłącznie komentowanie. Uprawnienia tylko do komentowania umożliwiają członkom zespołu wyświetlanie i komentowanie projektów, bez możliwości edytowania ich.
Uprawnienia tylko do komentowania są dostępne dla zespołów i organizacji korzystających z planu Asana Premium.
Dowiedz się więcej
Większość przepływów pracy wymaga udzielenia członkom projektu uprawnień do edytowania, aby mogli wykonywać przydzielone im zadania. Uprawnienia tylko do komentowania zaleca się kiedy: Projekt musi być publiczny i widoczny dla wielu interesariuszy, którzy nie są jednak odpowiedzialni za wykonanie żadnego zadania. Projekty zawierają poufne dane i należy zapobiegać przypadkowym lub zbędnym zmianom.
Przejdź tutaj, aby dowiedzieć się więcej o uprawnieniach.
Po utworzeniu podstaw przepływu pracy nadszedł czas, aby go zautomatyzować. Przeczytaj następny artykuł z tej serii