Wsparcie IT

Jak utworzyć projekt zgłoszeń IT w Asanie

Projekt można utworzyć na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

1. Zacznij od naszego szablonu pomocy technicznej IT i dostosuj go do potrzeb swojego zespołu.
2. Zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz zgłoszenia.

W przypadku zgłoszeń o poufnym charakterze możesz utworzyć projekt prywatny, który będzie widoczny tylko dla zespołu IT.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

Jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny projekt pomocy technicznej od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie .

Wskazówki dotyczące śledzenia zgłoszeń IT

1. Ustandaryzuj sposób przyjmowania zgłoszeń, aby szybciej je realizować dzięki formularzom

Ciągłe powracanie do podstawowych szczegółów zgłoszenia IT znacznie opóźnia działania. Aby tego uniknąć, utwórz formularze w celu zapisania odpowiednich szczegółów zgłoszenia IT. Łatwe do wypełnienia formularze są bezpośrednio połączone z projektem zgłoszeń, aby zespół mógł rozpocząć pracę z niezbędnymi informacjami.

Formularze mogą być przesyłane przez wszystkich, nawet jeśli nie używają oni Asany, za pomocą linku do formularza. Po przesłaniu, odpowiedź z formularza staje się nowym zadaniem w projekcie, dzięki czemu możesz je spriorytetyzować i przypisać do członka zespołu wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami.

Utwórz formularz, wykonując kroki zawarte w tej instrukcji. Dodaj reguły projektu, aby automatycznie przypisywać zadania z przesłanych formularzy do członka zespołu IT i mieć pewność, że zostanie im nadany odpowiedni priorytet.

2. Ułatw przekształcanie zgłoszeń przesyłanych w wiadomościach e-mail i konwersacjach w wykonalne zadania

Jeśli otrzymujesz wiele zgłoszeń poprzez komunikator lub pocztę e-mail, zawsze możesz wysłać osobie wnioskującej link do Twojego formularza, ale możesz również skorzystać z integracji, aby szybko podjąć działanie w konwersacji.

Jeśli otrzymujesz wiadomości z wykonywalnymi pytaniami lub pracą poprzez komunikator lub pocztę, możesz dodać je do Asany ze skrzynki odbiorczej lub wiadomości i przypisać w formie zadania, dodać do projektu zgłoszeń i nie tylko.

W przypadku poczty e-mail, skorzystaj z dodatków Asana dla Gmaila, Outlooka lub innych klientów poczty e-mail. W przypadku czatu wypróbuj integrację Asana + Slack.

3. Nadaj priorytet zleceniom i zorganizuj je za pomocą pól niestandardowych

Po utworzeniu formularza, pola niestandardowe pomogą Ci nadać priorytet przychodzącym prośbom i zleceniom i posortować je według kategorii. Jeśli używasz arkuszy kalkulacyjnych, możesz to zrobić filtrując i sortując kolumny. Pola niestandardowe są jednak znacznie potężniejsze, ponieważ umożliwiają śledzenie informacji w kontekście pracy, której one dotyczą.

Dodaj do formularza pole „rodzaj zgłoszenia”, aby zmapować je do takiego samego pola niestandardowego w projekcie. Po przesłaniu formularza, w nowo utworzonym zadaniu pojawi się informacja, że zgłoszenie dotyczy np. problemu technicznego lub prośby o nowy sprzęt.

4. Unikaj powielania pracy, śledząc te same zadania w więcej niż jednym projekcie

Często zdarza się, że pojedyncze zgłoszenie IT przekłada się na realizację większych projektów czy inicjatyw. Zamiast tworzyć dwa oddzielne zadania, możesz przechowywać zadania w wielu projektach, aby śledzić pracę w obu projektach. Dzięki temu unikniesz powielania pracy, a odpowiednie informacje będą widoczne we właściwym kontekście.

1. Na poziomie zadania, użyj skrótu Tab + P i wpisz nazwę dodatkowych projektów, do których chcesz je dodać.

Na przykład Twój zespół IT może mieć prywatne komputery do śledzenia projektów. Gdy wpłynie nowe zgłoszenie dotyczące wypożyczenia komputera, możesz zapisać zadanie w zgłoszeniach IT i w projekcie wypożyczania komputerów, ale zachować pozostałe zadania w ramach projektu wypożyczania jako prywatne.

5. Dotrzymuj terminów

W przypadku pilnych zgłoszeń możesz ustawić czas,  aby upewnić się, że problemy zostaną rozwiązane przed prezentacją, pokazem lub podróżą biznesową. Określ czas, klikając opcję „Data wykonania” w zadaniu i wybierając opcję „Dodaj czas wykonania”.

Jeśli określone zadanie musi być powtarzane w regularnych odstępach czasu, możesz ustawić je jako cykliczne, aby mieć pewność, że nigdy nie przegapisz daty odnowienia umowy lub rozliczenia miesięcznego.

Wskazówki dotyczące raportowania i przydziału osób do zadań

Monitoruj postępy w projekcie i zarządzaj przydziałem osób do zadań IT dzięki Portfolio i widokowi Obciążenia pracą

Aby zrozumieć postępy projektów i ocenić moce przerobowe zespołu IT, kierownictwo często zbiera informacje na spotkaniach, poprzez e-maile lub arkusze kalkulacyjne, co może być czasochłonne i niedokładne. Zamiast tego, utwórz portfolio ze wszystkimi kluczowymi projektami IT i centrum pomocy IT, aby śledzić w czasie rzeczywistym postępy, terminy wykonania i priorytety w jednym miejscu.

Następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o zadania przypisane w Asanie. Widok ten pomoże Ci podejmować świadome decyzje kadrowe, aby utrzymać zrównoważony przydział zadań i zapewnić terminową realizację zadań IT.

Obciążenie pracą odnosi się do liczby zadań, ale nie wszystkie zadania są sobie równe. Dlatego, możesz dodać pole niestandardowe wysiłku do projektów w swoim portfolio, aby uzyskać lepszy wgląd w liczbę godzin/wysiłek, jakiego wymaga każde zadanie.

Zasoby dotyczące wsparcia IT

Chcesz uzyskać więcej wskazówek? Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Sprawdź te zasoby: