Planowanie i zarządzanie wydarzeniami

Jak stworzyć projekt planowania wydarzenia w Asanie

Projekt wydarzenia można utworzyć na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

1. Zacznij od szablonu do planowania wydarzenia i dostosuj go do potrzeb swojego zespołu.
2. Zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz plany wydarzenia.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

Jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny projekt planowania wydarzenia od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek.

Zaproś do projektu dostawców lub podwykonawców jako gości

Współpracę z dostawcami możesz rozpocząć za pomocą wiadomości e-mail, ale rozważ zaproszenie kluczowych dostawców lub podwykonawców jako gości do projektu wydarzenia. Ułatwienie wszystkim dostępu do terminów, zadań i załączników pomaga zapewnić terminową realizację zadań. Ułatwia również śledzenie ważnych plików, takich jak umowy i faktury.

Wskazówki dotyczące realizowania czynności związanych z wydarzeniem i zarządzania nimi

Jeśli masz już gotowy projekt planu swojego wydarzenia, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby nim zarządzać w miarę realizacji zadań.

1. Publikuj aktualizacje statusu i śledź informacje dotyczące aktywności w widoku przeglądu

W miarę postępów prac nad planowaniem wydarzenia, korzystaj z zakładki „Przegląd”, aby publikować aktualizacje i sprawdzić listę aktywności w projekcie. W aktualizacji statusu możesz przeciągać i upuszczać kluczowe dane, aby udostępniać wykresy lub kamienie milowe. Asana zapisze Twój szablon aktualizacji statusu, jeśli chcesz wykorzystać go dla kolejnych aktualizacji.

2. Zaplanuj swoje wydarzenie, używając widoku Osi czasu i modyfikuj je w razie potrzeby

Większość planów wydarzeń ma wiele ważnych terminów i zależności składających się na ten ważny dzień. Widok osi czasu pozwala na ich wyznaczenie przed rozpoczęciem prac, aby mieć pewność, że wszystkie elementy tworzą spójną całość.

Jak utworzyć plan korzystając z Osi czasu:

1. Utwórz zadania dla wszystkich czynności do wykonania w widoku listy.
2. Kliknij zakładkę Oś czasu znajdującą się u góry projektu, aby przełączyć się na widok Osi czasu.
3. Przeciągaj i upuszczaj zadania na osi czasu, aby je zaplanować. Jeśli wykryjesz konflikty czasowe, po prostu przełóż zadanie na inny termin.
4. Wydłuż zakres dat w zadaniu, aby przypisana do niego osoba mogła łatwiej rozplanować pracę i terminowo ją zrealizować.
5. Jeśli zadania muszą być wykonane w określonej kolejności, utwórz zależności przeciągając ikonę kropki, która pojawi się po najechaniu kursorem na zadanie, do powiązanego z nim zadania.

W miarę postępów kampanii, widok osi czasu pozwala również na szybkie wykrycie i rozwiązanie konfliktów, zanim opóźnią one cały projekt. Na przykład, jeśli zarezerwowanie obiektu na wydarzenie zajmuje dłużej, niż zaplanowano, możesz zmienić daty wykonania zadań, które są od nich zależne, za pomocą Osi czasu. Przypisane do danych zadań osoby otrzymają automatyczne powiadomienie o tym, że daty wykonania uległy zmianie. Dzięki temu, prace mogą rozpocząć się we właściwym momencie, bez konieczności organizowania dodatkowych spotkań czy ryzyka, że coś zostanie przeoczone.

3. Śledź ważne wiadomości e-mail bez konieczności czasochłonnego sprawdzania skrzynki odbiorczej

Zawsze możesz zaprosić dostawców do projektu wydarzenia, ale jeśli komunikujesz się z nimi przez e-mail, wypróbuj dodatki Asana dla Gmaila, Outlooka lub innych klientów poczty e-mail. Dzięki temu, po otrzymaniu ważnych informacji lub załączników w wiadomości e-mail, możliwe będzie błyskawiczne dodanie ich do Asany lub przekształcenie w zadanie. W rezultacie nie przegapisz żadnego kluczowego szczegółu ani wniosku, a także zaoszczędzisz czas związany z porządkowaniem skrzynki odbiorczej.

4. Zaoszczędź czas planując każde wydarzenie i nie przeocz żadnego kroku korzystając z szablonów

Każde wydarzenie jest inne, ale wszystkie łączą pewne kluczowe elementy. Zamiast każdorazowo odtwarzać plan lub przechowywać jego szablon w osobnym dokumencie, z dala od miejsca, gdzie toczą się działania, utwórz szablon wydarzenia w Asanie.

1. Stwórz w projekcie podstawową listę kontrolną wydarzeń. O ile za każdym razem ta sama osoba nie wykonuje tego samego zadania, nie przypisuj do nich ani nie dodawaj do nich dat wykonania.
2. Kliknij... w nagłówku projektu i wybierz Zapisz projekt jako szablon.
3. Zapobiegaj przypadkowemu wprowadzaniu zmian w szablonie, zmieniając jego ustawienia na „tylko do komentowania”.
4. Skopiuj swój szablon dla każdego kolejnego wydarzenia, klikając pomarańczowy przycisk + Projekt, a następnie przechodząc do zakładki z szablonami Twojej organizacji.
5. Z czasem możesz dopracowywać swoją listę kontrolną, aby nie powtarzać błędów lub strategii, które nie były skuteczne.

Wskazówki dotyczące zarządzania czynnościami do wykonania w dniu wydarzenia

1. Pracuj w drodze i offline dzięki aplikacji mobilnej Asany

Podczas wszystkich działań przygotowawczych oraz w dniu wydarzenia, członkowie Twojego zespołu będą prawdopodobnie z dala od biurka, co utrudni im sprawdzenie zadań pozostałych do wykonania oraz dostęp do kluczowych informacji. Dzięki aplikacji mobilnej Asany, Twój zespół może w każdej chwili uzyskać dostęp do planu wydarzenia, nawet bez połączenia z iOS lub Androidem.

Za pomocą aplikacji mobilnej możesz na przykład dodać adnotację bezpośrednio do zdjęcia z wydarzenia przed jego udostępnieniem lub potwierdzić, czy harmonogram został terminowo wysłany do wszystkich uczestników. Usprawnia to współpracę nawet jeśli każdy członek zespołu znajduje się w innym miejscu.

2. Przekształcaj konwersacje w wykonalne działania dzięki naszej integracji ze Slack

Wiele zespołów korzysta z Asany i aplikacji Slack, aby koordynować działania i prowadzić konwersacje, zwłaszcza podczas wydarzenia. Zamiast wybierać pomiędzy tymi narzędziami, połącz je ze sobą korzystając z integracji Asana dla Slack.

Jeśli członek twojego zespołu poprosi Cię o podzielenie się opinią na temat swojej prezentacji akurat wtedy, gdy będziesz wykonywać inne zadanie związane z wydarzeniem, przekształć jego wiadomość w zadanie w Asanie bezpośrednio z aplikacji Slack, aby nie zapomnieć o jego wykonaniu i mieć łatwy dostęp do wszystkich informacji kontekstowych.

Wskazówki dotyczące raportowania na temat czynności wykonywanych w związku z wydarzeniem i ich

Aby dowiedzieć się, w jaki sposób tworzyć raporty, aby analizować postępy wydarzenia, zacznij tutaj. Aby dowiedzieć się, w jaki sposób publikować i śledzić aktualizacje statusu wydarzenia, zacznij tutaj.

Monitoruj postępy i zarządzaj przydziałem osób do wydarzeń dzięki Portfolio i widokowi Obciążenia pracą

Aby zrozumieć postępy projektów i ocenić moce przerobowe zespołu, koordynatorzy wydarzeń często zbierają informacje na spotkaniach, poprzez e-maile lub arkusze kalkulacyjne, co może być czasochłonne i niedokładne. Zamiast tego, utwórz portfolio, dodając do niego wszystkie plany wydarzeń, aby śledzić w czasie rzeczywistym postępy, daty wydarzeń i priorytety w jednym miejscu.

Następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o zadania przypisane w Asanie. Widok ten pomoże Ci podejmować świadome decyzje kadrowe, aby utrzymać zrównoważony przydział zadań i zapewnić terminową realizację zadań związanych z wydarzeniami.

Obciążenie pracą odnosi się do liczby zadań, ale nie wszystkie zadania są sobie równe. Dlatego, możesz dodać pole niestandardowe wysiłku do projektów w swoim portfolio, aby uzyskać lepszy wgląd w liczbę godzin/wysiłek, jakiego wymaga każde zadanie.

Zasoby dotyczące planowania wydarzeń i zarządzania nimi w Asanie

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci planują wydarzenia w Asanie? Sprawdź te zasoby: