Agendy spotkań

Jak utworzyć agendę spotkania w Asanie

Możesz utworzyć projekt agendy dowolnego spotkania, ale radzimy zacząć od cyklicznego spotkania zespołu lub spotkania jeden na jeden, a następnie w razie potrzeby tworzyć agendy dowolnego spotkania. Agenda spotkania może zostać utworzona na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

1. Zacznij od szablonu agendy spotkania i dostosuj go do potrzeb swojego zespołu.
2. Możesz też zaimportować istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym obecnie planujesz spotkania.

Jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własną agendę spotkania od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, obejrzyj nasz krótki samouczek „Jak używać Asany”:

Przykłady spotkań, które możesz zaplanować w Asanie

Możesz zaplanować dowolne spotkanie w Asanie, a oto kilka pomysłów na początek:

• Cykliczne spotkania zespołu
• Spotkania jeden na jeden
• Burze mózgów
• Planowanie sprintów
• Krytyka designu

Wskazówki, jak zaplanować i przygotować spotkanie

1. Dodaj tematy do przedyskutowania i elementy agendy jako zadania

Przygotowując tematy do poruszenia lub przedyskutowania, dodaj elementy agendy do projektu jako zadania. Możesz utworzyć nowe zadania dla danej agendy lub dodać istniejące zadaniaz innych projektów. Ponieważ te same zadania mogą znajdować się w wielu projektach, nie musisz ich duplikować. Po omówieniu danego tematu możesz usunąć go z projektu agendy.

Uzgodnij konwencje zespołu dotyczące tego, kto może wnieść wkład w agendę spotkania. Na przykład możesz pozwolić każdemu na dodanie go lub poprosić lidera spotkania o jego zaplanowanie.

2. Przejrzyj i ustal kolejność tematów do przedyskutowania przed spotkaniem

Utwórz sekcje (lub kolumny, jeśli jest to projekt z widokiem tablicy), aby uporządkować elementy agendy. Możesz utworzyć kategorie, np. agenda, dalsze działania, nadchodzące i notatki.

Przed spotkaniem przejrzyj i nadaj priorytety tematom agendy, przeciągając i upuszczając zadania, aby ułożyć je we właściwej kolejności.

3. Udostępnij pliki lub ważny kontekst przed spotkaniem

Projekty agendy spotkań ułatwiają również uczestnikom dostęp do potrzebnych zasobów i kontekstu przed spotkaniem. Na przykład, jeśli chcesz, aby Twoi współpracownicy przeczytali coś z wyprzedzeniem, utwórz zadanie z niezbędnymi informacjami lub plikami, a następnie przypisz im kopie zadania z datą wykonania przypadającą przed spotkaniem, aby mogli się do niego przygotować.

Wskazówki, jak przeprowadzić spotkanie

1. Połącz Zoom z Asaną

Przygotuj się na prostsze planowanie i bardziej produktywne spotkania w Zoom. Dzięki tej integracji możesz tworzyć lub łączyć spotkania Zoom z zadaniami w Asanie. Po zakończeniu spotkania zobaczysz również transkrypcję i nagranie dołączone do zadania, by mieć je zawsze pod ręką.

2. Upewnij się, że agenda jest widoczna dla wszystkich podczas spotkania

Podczas dyskusji łatwo jest zboczyć z tematu, jeśli członkowie zespołu nie są skupieni na tym samym punkcie. Wyświetl agendę spotkania w Asanie na ekranie lub zachęć członków zespołu do otwarcia jej w aplikacji mobilnej. W ten sposób każdy może śledzić wątek spotkania, niezależnie od tego, skąd do niego dołącza.

3. Śledź dalsze działania, aby zwiększyć odpowiedzialność

Z pewnością nie jednemu z nas zdarzyło się zgłosić do czegoś na ochotnika na spotkaniu i zupełnie o tym zapomnieć po powrocie do biurka. Aby tego uniknąć, członkowie zespołu mogą tworzyć zadania dla działań do wykonania i przypisywać je w trakcie spotkania. Dodając niezbędne informacje w opisie zadania, kontekst i cele są jasne po zakończeniu spotkania.

4. Łatwo udostępniaj notatki ze spotkań

Zamiast każdorazowego sporządzania oddzielnych notatek ze spotkania, możesz utworzyć zadanie o nazwie „Notatki” w agendzie i dodać uczestników (lub nieobecnych pracowników) jako osoby obserwujące zadanie, aby mogły zobaczyć podsumowanie spotkania. Po zakończeniu spotkania w Zoom powiązanego z zadaniem w Asanie, nagranie i transkrypcja spotkania są automatycznie dołączane do zadania.

Należy równomiernie rozłożyć obowiązki sporządzania notatek na uczestników spotkania, aby wszyscy mogli aktywnie w nim uczestniczyć i nie zawsze zgłaszały się na ochotnika te same osoby.

5. Omawiaj pomysły i strategie, a nie tylko aktualizacje statusu

Dzięki Asanie zyskujesz jasny obraz tego, na jakim etapie znajdują się prace oraz co dzieje się w Twojej organizacji, co z kolei zmniejsza liczbę spotkań i zwiększa efektywność dyskusji. Eliminując potrzebę ciągłego sprawdzania list kontrolnych „do zrobienia, w toku, zrobione”, możesz skupić się na ważniejszych rzeczach, takich jak wykrywanie blokad, rozwiązywanie problemów i osiąganie wyników.

Zasoby do planowania agendy i prowadzenia spotkań