Propozycje projektów oraz prośby i zlecenia ad hoc

Zlecenia i pomysły dotyczące projektów mogą napływać z różnych źródeł w organizacji, co może przyczynić się do ich pominięcia lub wręcz przeciwnie - obciążenia zespołu zbyt dużą liczbą obowiązków. Zamiast próbować zrealizować każde zadanie lub dodawać je do backlogu, gdzie zostanie zapomniane, Twój zespół może utworzyć projekt do śledzenia próśb i zleceń.

Jak utworzyć projekt do śledzenia próśb i zleceń

Możesz skorzystać z tego procesu, aby zarządzać zleceniami ad hoc (np. korekta literówki lub pytanie, na które nie możesz natychmiast odpowiedzieć), a także do przesyłania briefów nowych projektów - wszystko w tym samym miejscu. Aby szybko rozpocząć, możesz:

1. Rozpocznij od szablonu próśb i zleceń.
2. Zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz napływające prośby i zlecenia.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

Jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny projekt zleceń od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych instrukcji tworzenia projektu.

Wskazówki dotyczące realizowania próśb i zleceń oraz zarządzania nimi

Jeśli masz już gotowy projekt, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby nim zarządzać w miarę realizacji zadań.

1. Utwórz szablony, aby szybciej prośby i zlecenia realizować dzięki formularzom

Ciągłe powracanie do podstawowych szczegółów zlecenia lub rozpoczynanie pracy bez briefu projektu znacznie opóźnia działania. Aby tego uniknąć, utwórz formularze w celu zapisania odpowiednich szczegółów dotyczących briefu projektu lub zleceń ad hoc. Formularze są bezpośrednio połączone z projektem zleceń, co pozwoli Ci upewnić się, że Twój zespół rozpocznie pracę mając pod ręką wszystkie niezbędne informacje.

Formularze mogą być przesyłane przez wszystkich, nawet jeśli nie używają oni Asany, za pomocą linku do formularza. Po przesłaniu, odpowiedź z formularza staje się nowym zadaniem w projekcie, dzięki czemu możesz je spriorytetyzować i przypisać do członka zespołu wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami.

Utwórz formularz, wykonując kroki zawarte w tej instrukcji. Dodaj reguły projektu, aby automatycznie przypisywać zadania z przesłanych formularzy do producenta kreatywnego lub lidera zespołu i mieć pewność, że zostanie im nadany odpowiedni priorytet.

Jeśli otrzymasz prośbę lub zlecenie dotyczące dużego, międzyfunkcyjnego lub złożonego projektu/inicjatywy, możesz przekształcić to zadanie w projekt, aby zarządzać nim z większą skutecznością.

2. Ułatw przekształcanie zgłoszeń przesyłanych w wiadomościach e-mail i konwersacjach w wykonalne zadania

Jeśli otrzymujesz wiele zgłoszeń poprzez komunikator lub pocztę e-mail, zawsze możesz wysłać osobie wnioskującej link do Twojego formularza, ale możesz również skorzystać z integracji, aby szybko podjąć działanie w konwersacji.

W przypadku poczty e-mail, skorzystaj z dodatków Asana dla Gmaila, Outlooka lub innych klientów poczty e-mail. W przypadku czatu wypróbuj integrację Asana + Slack.

Jeśli otrzymujesz wiadomości z wykonywalnymi pytaniami lub pracą poprzez komunikator lub pocztę, możesz dodać je do Asany ze skrzynki odbiorczej lub wiadomości i przypisać w formie zadania, dodać do projektu zgłoszeń i nie tylko.

3. Nadaj priorytet zleceniom i zorganizuj je za pomocą pól niestandardowych

Po utworzeniu formularza, pola niestandardowe pomogą Ci nadać priorytet przychodzącym prośbom i zleceniom i posortować je według kategorii. Jeśli używasz arkuszy kalkulacyjnych, możesz to zrobić filtrując i sortując kolumny.

Menedżer projektu może na przykład użyć pola niestandardowego „Priorytet”, aby osoba odpowiedzialna wiedziała, jak pilna jest dana prośba lub zlecenie, jednocześnie upewniając się, że każdemu z nich nadano realistyczny priorytet.

4. Dotrzymuj terminów dzięki jaśniejszym przeglądom i zatwierdzeniom

Łatwiejsze przesyłanie i uwzględnianie informacji zwrotnych o kampanii może wpłynąć na osiągnięcie celów projektu lub brak ich realizacji. Skorzystaj z tych wskazówek, aby szybko i w zrozumiały sposób przeprowadzać zadania przez etapy zatwierdzeń:

1. Dodaj reguły projektu, aby zadania były automatycznie przypisywane do odpowiednich osób, oznaczane jako ukończone lub przenoszone do innych sekcji projektu w miarę postępów w ich realizacji.
2. Użyj powiadomień dotyczących pól niestandardowych, aby informować interesariuszy o postępach. Otrzymają oni powiadomienia, jeśli pola zostaną zaktualizowane, np. z etapu „Oczekuje na informację zwrotną” do „Zatwierdzone”.

Wskazówki dotyczące raportowania i przydziału osób do zadań

Monitoruj postęp projektu i zarządzaj przydzielaniem osób do zadań dzięki Portfolio i widokowi Obciążenia pracą

Aby zrozumieć postępy projektów i ocenić moce przerobowe zespołu, kierownictwo często zbiera informacje na spotkaniach, poprzez e-maile lub arkusze kalkulacyjne, co może być czasochłonne i niedokładne. Zamiast tego, utwórz portfolio, dodając do niego wszystkie kluczowe projekty oraz projekt do przesyłania próśb i zleceń ad hoc, aby śledzić w czasie rzeczywistym postępy, terminy wykonania i priorytety w jednym miejscu.

Następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o zadania przypisane w Asanie. Widok ten pomoże Ci podejmować świadome decyzje kadrowe, aby utrzymać zrównoważony przydział zadań i zapewnić terminową realizację zadań.

Obciążenie pracą odnosi się do liczby zadań, ale nie wszystkie zadania są sobie równe. Dlatego, możesz dodać pole niestandardowe wysiłku do projektów w swoim portfolio, aby uzyskać lepszy wgląd w liczbę godzin/wysiłek, jakiego wymaga każde zadanie.

Zasoby dotyczące śledzenia próśb i zle

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci zarządzają operacjami? Sprawdź te zasoby: