Reguły w integracjach zwiększających produktywność

Reguły i integracje współpracują ze sobą, aby zautomatyzować rutynowe zadania i ustanowić przepływy pracy w ulubionych narzędziach Twojego zespołu. W tym artykule wyszczególniono najlepsze zasady i integracje zwiększające produktywność w Twojej organizacji.

Zobacz, jak utworzyć regułę, aby uzyskać wskazówki dotyczące rozpoczynania pracy z regułami.

Powiązane artykuły

Gmail

Wykorzystaj reguły, aby wysyłać wiadomość e-mail ze swojego konta Gmail do wybranego odbiorcy po spełnieniu określonych z góry parametrów. Wybierz spośród wielu wyzwalaczy, na przykład gdy zadanie nie jest już blokowane lub zbliża się data wykonania, i pozwól regułom automatycznie wysyłać spersonalizowaną wiadomość e-mail.

rule-integrations-gmail

Kroki do skonfigurowania integracji reguł

  1. W wybranym projekcie kliknij Dostosuj w prawym górnym rogu i z listy wybierz Dodaj regułę.
  2. sekcji Dodaj regułę wybierz wyzwalacz, na przykład Ukończono zatwierdzenie.
  3. W zakładce Akcje wybierz Wyślij wiadomość e-mail.
  4. Wpisz adres e-mail odbiorcy w polu „Do”.
  5. Wpisz odpowiedź na adres e-mail.
  6. Wpisz temat wiadomości w polu Temat.
  7. Wpisz treść wiadomości w polu Napisz wiadomość.

W tym przykładzie po zatwierdzeniu zadania reguła jest wyzwalana w celu wykonania akcji: z Twojego adresu e-mail zostanie wysłana wiadomość, a kopia zostanie automatycznie wysłana do Ciebie. Link do zadania zostanie dołączony do wiadomości.

Ta akcja wysyłania wiadomości e-mail obsługuje również użycie zmiennych. Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej na temat używania zmiennych w integracji Asana z regułami Gmaila.

Kalendarz Google

Dzięki regułom Asana zespoły mogą przejść od ręcznego planowania spotkań do automatycznego tworzenia spotkań ze współpracownikami projektu, gdy zadanie osiągnie określony etap. Zespoły mogą na przykład użyć tej reguły, aby uruchomić tworzenie wydarzenia w kalendarzu zespołu, gdy zadanie zostanie przeniesione do sekcji „Zaplanowane”. Dzięki temu zespoły mogą również korzystać ze scenariuszy zadań cyklicznych: możesz mieć zadanie cykliczne „Wyślij agendę spotkania”, które wysyła zaproszenie na wydarzenie po zakończeniu zadania.

screenshot_title

Kroki do skonfigurowania integracji reguł

  1. Przejdź do projektu w Asana, do którego chcesz dodać integrację reguł
  2. Kliknij Dostosuj w prawym górnym rogu, przejdź do Reguł i wybierz + Dodaj regułę.
  3. W lewej kolumnie wybierz Kalendarz Google 
  4. Wybierz gotową regułę lub kliknij Utwórz regułę niestandardową
  5. Jeśli tworzyć regułę niestandardową, dodaj jej nazwę, a następnie wybierz wyzwalacz i akcję do wykonania
  6. Uwierzytelnij, klikając Połącz z regułami Kalendarz Google
  7. Zaloguj się przy użyciu swojego konta Google i kliknij Zezwól
  8. Wypełnij pola wydarzenia w Kalendarzu Kalendarz Google
  9. Opcjonalnie zaproś współpracowników zadania jako gości wydarzenia

Kalendarz Outlook

Dzięki regułom Asana zespoły mogą przejść od ręcznego planowania spotkań do automatycznego tworzenia spotkań ze współpracownikami projektu, gdy zadanie osiągnie określony etap. Zespoły mogą na przykład użyć tej reguły, aby uruchomić tworzenie wydarzenia w kalendarzu zespołu, gdy zadanie zostanie przeniesione do sekcji „Zaplanowane”. Z tej opcji zespoły mogą również korzystać w scenariuszach zadań cyklicznych: możesz mieć zadanie cykliczne „Wyślij agendę spotkania”, które wysyła zaproszenie na wydarzenie po zakończeniu zadania.

Outlook Calendar event connected to Asana task.png

Kroki do skonfigurowania integracji reguł

  1. Przejdź do projektu w Asana, w którym chcesz dodać integrację reguł
  2. Kliknij Dostosuj w prawym górnym rogu, przejdź do Reguł i wybierz + Dodaj regułę.
  3. W lewej kolumnie wybierz Kalendarz programu Outlook
  4. Wybierz gotową regułę lub kliknij Utwórz regułę niestandardową
  5. Jeśli tworzyć regułę niestandardową, dodaj jej nazwę, a następnie wybierz wyzwalacz i akcję do wykonania
  6. Uwierzytelnij się, klikając „Połącz się z regułami kalendarza programu Outlook” (Connect to Outlook Calendar Rules). Kalendarz
  7. Zaloguj się do swojego konta Microsoft * i kliknij Zezwól.
  8. Wypełnij pola wydarzenia z kalendarza Microsoft Kalendarz
  9. Opcjonalnie zaproś osoby odpowiedzialne i współpracowników zadania jako gości wydarzenia, dołącz załączniki zadania lub automatycznie wygeneruj link do spotkania zespoły

* Logując się za pomocą konta Microsoft, prosimy o wyrażenie zgody na odpowiednie uprawnienia programu Outlook Kalendarz. Jeśli nie możesz samodzielnie udzielić tej zgody, skontaktuj się ze swoim administratorem Microsoft i poproś go o zgodę na Kalendarze. ReadWrite w Microsoft Entra (fka Microsoft Azure).

Notion

Integracja Notion + Asana pozwala zespołom usprawnić pracę poprzez automatyczne tworzenie stron Notion w Asana i dodawanie ich do zadań w Asana. Zamiast tworzyć strony Notion ręcznie i łączyć je z konkretnymi zadaniami w Asana, możesz zautomatyzować tworzenie strony Notion, gdy w Asana mają miejsce określone działania, na przykład gdy zadanie zostanie przeniesione do sekcji.

Przykładowo zespoły, które przeprowadzają badania rynkowe za pomocą zadań w Asanie mogą automatycznie tworzyć strony Notion z notatkami, kiedy zadanie zostanie przeniesione do sekcji „Zaplanowano rozmowę”. Możesz także powiązać istniejące strony w Notion z zadaniem w Asana, aby współpracownicy mieli dostęp do ważnych informacji kontekstowych, usprawniając współpracę w wielu aplikacjach. Integracja Notion z Asana umożliwia również wyświetlanie statusu projektów i zadań w Asana jako podglądu linków w Notion.

notion

Kroki do skonfigurowania integracji reguł

  1. Przejdź do projektu w Asana, do którego chcesz dodać integrację reguł
  2. Kliknij Dostosuj w prawym górnym rogu, przejdź do Reguł i wybierz + Dodaj regułę.
  3. W lewej kolumnie wybierz „Pojęcie
  4. Możesz wybrać gotową regułę lub kliknąć Utwórz regułę niestandardową
  5. Jeśli tworzyć regułę niestandardową, dodaj jej nazwę, a następnie wybierz wyzwalacz i akcję do wykonania
  6. Uwierzytelnij się, klikając Połącz z Notion i postępując zgodnie z instrukcjami
  7. Kliknij Wybierz strony, aby zezwolić na dostęp do Asana
  8. Wybierz strony, do których Asana ma mieć dostęp, i kliknij Zezwól na dostęp.
  9. Wklej adres URL strony nadrzędnej lub bazy danych
  10. Kliknij „Create Rule” (Utwórz reguł

Notion

Oto, jak dołączyć istniejącą stronę Notion jako widżet do zadania w Asana:

  1. Zaloguj się do Asana i przejdź do projektu, w którym chcesz włączyć widżet Notion.
  2. Kliknij opcję „Dostosuj” w prawym górnym rogu.
  3. Przewiń w dół do sekcji „Aplikacje”, a następnie wybierz „+Dodaj aplikację”.
  4. Wybierz widżet Notion
  5. Przejdź do zadania w Asana
  6. Połącz istniejącą stronę Notion z zadaniem, klikając przycisk Dodaj stronę Notion pod polem Notion u góry okienko szczegółów zadania
  7. Wprowadź adres URL odpowiedniej strony Notion
  8. Dołączone szczegóły Notion pojawią się jako widżet w okienku zadania, w tym właściciel, komentarze i data ostatniej modyfikacji

Uwaga: ta integracja jest już wbudowana w Asana, ale aby rozpocząć, musisz założyć konto Notion.

Widżet Notion jest dostępny bez płatnej subskrypcji Asana.

DocuSign

Integracja DocuSign + Asana umożliwia zespołom dodawanie kopert DocuSign do zadań w Asanie i śledzenie ich. Zamiast przełączać się pomiędzy tymi narzędziami, aby sprawdzić status koperty, zespoły mogą przeglądać szczegóły kopert w Asanie.

Przykładowo zespoły, które korzystają z Asany w ramach procesu zatwierdzania umów mogą dodać kopertę DocuSign do zadania w Asanie, aby monitorować jej status, nadawcę, odbiorców i datę dostarczenia.

DocuSign

Aby dołączyć kopertę DocuSign do zadania w Asana:

  1. Zaloguj się do Asana i przejdź do projektu, w którym chcesz włączyć widżet DocuSign.
  2. Kliknij opcję „Dostosuj” w prawym górnym rogu.
  3. Przewiń w dół do sekcji „Aplikacje”, a następnie wybierz „+ Dodaj aplikację”.
  4. Wybierz DocuSign 
  5. Kliknij Dodaj do projektu i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby połączyć DocuSign z Asana.
  6. Przejdź do zadania w Asana
  7. Połącz kopertę z zadaniem, klikając przycisk Dodaj kopertę DocuSign w polu DocuSign u góry okienko szczegółów zadania
  8. Wprowadź adres URL odpowiedniej koperty DocuSign
  9. Szczegóły dołączonej koperty DocuSign pojawią się jako widżet w okienku zadania

Uwaga: ta integracja jest już wbudowana w Asana, ale aby rozpocząć, musisz założyć konto DocuSign. 

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback