Painel do administrador

O painel do administrador proporciona a todos os administradores e superadministradores na Asana os recursos administrativos necessários para promover o uso da plataforma nas suas organizações.

Acesso ao painel do administrador da organização

Access Admin Console

Para acessar o console de administração:

  1. Clique na sua foto do perfil
  2. Selecione Painel do administrador no menu suspenso

Os administradores da equipe não podem acessar o painel do administrador.

Separador Percepções

insights

Na aba Insights, você pode:

  • Entenda como ela está usando a Asana com métricas abrangentes.
  • Ver colegas de equipe adicionados recentemente
  • Ver os membros mais influentes na sua organização (membros ativos com o maior número de convites enviados, equipes criadas e projetos compartilhados na Asana)
  • Com a Asana Advanced ou a modalidade legada Business, você pode ver as atividades de engajamento detalhadas ao longo do tempo para identificar as tendências no uso da Asana por sua organização
A contagem de projetos não inclui projetos arquivados ou projetos excluídos.
 
A contagem de tarefas inclui as tarefas concluídas e as não concluídas, mas não as excluídas.

Administrar todos os membros de uma organização

Na aba Membros, é possível ver quantos membros e convidados existem na sua organização Asana, além do número de vagas disponíveis. É possível adicionar membros, conceder acesso de administrador ou remover um membro facilmente sempre que necessário.

Managing members

Na aba Membros, você pode:

  1. Convidar novos membros para participar de uma equipe na sua organização
  2. Identificar o número de membros, convidados, convites pendentes e vagas disponíveis na sua organização
  3. Procure uma pessoa na sua organização
  4. Ver o nome de cada pessoa, se é um administrador, membro ou convidado, e quando estiveram ativos pela última vez na sua organização
  5. Editar as configurações do perfil ou remover passando o mouse pelo nome da pessoa, clicando no ícone de três pontos e selecionando uma das opções

Inativar um membro da sua organização

Para remover uma pessoa da sua organização, vá até a guia Membros do painel do administrador.

Encontre o nome da pessoa rolando a tela para baixo ou usando a barra de pesquisa. Assim que encontrar a pessoa, clique no ícone de três pontos e selecione Remover.

remove member 1
 
remove member 2

Na próxima aba, você poderá:

  1. Escolher o membro para o qual você quer reatribuir as tarefas
  2. Clicar em Remover para confirmar a desativação.

 

O membro desativado será exibido na sua lista de membros como Removido.

remove member 3

 

O que acontece com as tarefas de uma pessoa removida?

Ao remover uma pessoa da sua organização, todas as tarefas atribuídas a ela farão parte de um projeto privado gerado automaticamente. Este projeto pode ser atribuído a quem removeu a pessoa ou a outro membro da sua organização. Isso permite atribuir com facilidade as tarefas que ficaram pendentes para a pessoa adequada.

Uma solução simples para a delegação seria fazer a seleção múltipla das tarefas removidas, onde você pode fazer ações em massa e, até mesmo, atribuí-las a si mesmo ou a outros membros da organização.

Você pode ler mais sobre o assunto no nosso artigo de perguntas frequentes.

A hora da desativação aparecerá na coluna Última atividade.

Restaurar um membro inativado

Reativação automática

Disponível para planos pagos, a reativação automática significa que os usuários desativados anteriormente que retornam à Asana têm acesso a dados anteriores, incluindo projetos e equipes, desde que retornem com o mesmo endereço de e-mail usado anteriormente.

reactivation2.png

A reativação automática pode ser configurada no Painel do administrador para os níveis Enterprise e Enterprise+ selecionando a guia Segurança na barra lateral e, em seguida, clicando em Configurações de reativação. Aqui, as organizações Enterprise e Enterprise+ poderão optar por ativar ou desativar esse recurso.  Se você optar por desativar essa configuração, ainda poderá restaurar o acesso aos dados manualmente.  Somente os superadministradores poderão reativar esse recurso quando ele estiver desativado. 

Para organizações Business e Premium, este recurso será selecionado automaticamente e não poderá ser desativado. 

A reativação do

 

usuário só acontece depois que ele aceitar o convite ou concluir o cadastro na Asana no site. Convidar um usuário por si só não o reativa. 

A reativação automática só estará disponível para utilizadores que tenham sido desativados há menos de dois anos.

A reativação automática não se aplica aos utilizadores convidados.

Reativação manual

 

Restaure um membro desativado encontrando o nome dele na aba Membros. Em seguida, clique no ícone de três pontos e selecione Restaurar.

restore 1

Na janela seguinte, clique em Restaurar.

restore 2

Caso a reativação não seja bem-sucedida, o administrador da sua organização receberá uma tarefa solicitando que entre em contato com a nossa equipe de Suporte.

Filtrar por tipo de membro

Na guia Membros do painel do administrador, é possível filtrar a lista de membros por tipo de membro. Para isso, clique na seta do menu suspenso ao lado do filtro de tipo de membro e escolha entre TodosAdministradorMembroConvidadoConvidado ou Removido.

member type filter

Acesso das equipes

 

A guia Acesso a equipes nas Minhas configurações do membro oferece aos administradores informações sobre as equipes a que esse usuário específico tem acesso, além da possibilidade de editar o status do membro.

Em Editar as configurações do perfil, o administrador pode navegar até as Minhas configurações do membro para acessar e administrar as equipes.

edit profile settings

Para acessar as Minhas configurações de um membro:

  1. Clique no ícone de três pontos à frente do nome do membro para visualizar as respectivas opções
  2. Clique em Editar configurações de perfil na lista suspensa

 

Ali, basta navegar até a aba Acesso a equipes, onde será possível pesquisar as equipes, editar o acesso às equipes e adicionar ou remover membros nas equipes.

team access

Clique em Acesso da equipe para:

  1. Visualizar as equipes a que um membro pertence
  2. Adicionar um usuário a qualquer equipe da organização
  3. Desmarcar o nome de um usuário para removê-lo de qualquer equipe
  4. Salvar as alterações depois de modificar

 

Ordenar os membros por nome, por tipo e por última atividade

sort by name/activity

Você também pode classificar o membro, o tipo de convidado e a última atividade por nome (em ordem alfabética ou alfabética inversa)para ver os acessos frequentes das pessoas na organização ou se há convites pendentes.

Exportar os dados de associação para CSV

export csv

Para exportar os dados de associação para CSV:

  1. Clique no ícone de três pontos a partir da guia Membros 
  2. Clique em Solicitar um CSV com os membros.

Então, você receberá uma mensagem de e-mail com o link para download.

 

O arquivo CSV baixado contém os seguintes campos:

  • Nome;
  • Endereço de e-mail
  • Departamento
  • Data de admissão na organização
  • Convite recebido de
  • E-mail de quem convidou
  • Data da primeira sessão iniciada
  • Método de autenticação
  • Situação da autenticação multifator
  • Última atividade
  • Tipo
  • Quantidade de equipes
  • Equipes
  • Quantidade de projetos
  • Projetos

Administrar as equipes

teams

Na aba Equipes, você pode:

  1. Criar uma nova equipe na sua organização
  2. Ver o nome de cada equipe, o número de membros, as permissões de privacidade, a data de criação e o criador
  3. Editar uma equipe passando o mouse por cima do ícone de três pontos próximo ao campo Criado por e clicando na opção Editar equipe que é exibida

Exportar os dados da equipe para um arquivo CSV

Os superadministradores de uma organização ou divisão paga podem exportar a lista das suas equipes para um arquivo CSV a partir da guia Equipes do painel do administrador.

export team csv

Para exportar os dados de uma equipe para um arquivo CSV:

  1. Navegue até a aba Equipes 
  2. Clique em Exportar CSV

Então, você receberá uma mensagem de e-mail com o link para download.

 

O arquivo CSV baixado contém os seguintes campos:

  • Equipe
  • Contagem de membros
  • Privacidade
  • Data de criação
  • Descrição
  • Membros (e-mail)
  • Membros com acesso limitado (e-mail)
  • Convite pendente (e-mail)

Os arquivos de exportação em CSV das organizações e divisões permitem aos administradores controlar quais departamentos estão usando a Asana para monitorar a ocupação das vagas e manter o faturamento central dentro de TI. O campo de departamento ou equipe pode ser preenchido previamente com a ajuda das nossas integrações SCIM com o Azure AD e o Okta.

Organizações de grande porte podem se beneficiar de arquivos de exportação em CSV ao tentar facilitar as cobranças departamentais.

Configurações de privacidade da equipe

Os superadministradores de planos Enterprise e Enterprise+, bem como de organizações legadas de nível Enterprise, podem definir um nível de privacidade padrão para as equipes da sua organização.

Uma vez definido, essa será a opção pré-selecionada quando uma nova equipe for criada. Os criadores da equipe continuarão podendo criar equipes com outros níveis de privacidade, conforme desejado.

Para definir as suas configurações de privacidade padrão, navegue até o painel do administrador e clique na guia Segurança. Em seguida, clique em Configurações de privacidade da equipe.

team privacy settings 1
team privacy settings 2

Na guia seguinte, selecione a configuração padrão desejada.

Configurar os períodos

A Asana define um ano fiscal padrão para todas as organizações e períodos de tempo serão imediatamente anexados às novas metas. Estes períodos ajudam a alinhar a Asana ao seu ano fiscal e podem ser usados para as metas da empresa e da equipe. A data inicial padrão é 1 de janeiro, mas pode ser alterada no painel do administrador.

time periods

No painel do administrador, clique na guia Configurações e depois em Períodos de tempo A partir daí, selecione o período de tempo para corresponder ao ritmo operacional anual da sua organização e escolha quando deseja que esta alteração do período de tempo comece. Os períodos de tempo são em toda a organização e você precisará ser um administrador de toda a organização para atualizar esses períodos de tempo. Somente os administradores da organização e do espaço de trabalho podem atualizar os períodos por meio do Painel do administrador. Todos os outros administradores precisarão entrar em contato com o suporte para atualizar os períodos.

Usuários individuais também podem adicionar períodos às metas existentes de forma manual. Quando os administradores realizam alterações no ano fiscal, estas são aplicadas a todas as metas cujas datas de conclusão não sejam personalizadas ou que são diferentes do intervalo de datas do período.

Gerir as informações de faturamento

As informações contidas nesta seção especificam que os administradores e superadministradores agora podem gerenciar assinaturas e acessar informações de faturamento, assim como o responsável pelo faturamento. Tenha em atenção que esta funcionalidade só foi implementada para clientes com pagamento automático. Os planos faturados manualmente ainda podem ser gerenciados apenas pelo responsável pelo faturamento.

Tanto os responsáveis pelo faturamento quanto os administradores de organizações pagas podem acessar as informações de faturamento por meio do painel do administrador. Se um administrador fizer alterações no separador de faturação, o responsável pela faturação receberá uma notificação por e-mail.

Veja mais informações sobre como revisar e atualizar os administradores aqui.

billing information


Na aba de cobrança, você pode:

  1. Alterar o tipo de assinatura ou cancelar o plano
  2. Atualize as informações de faturamento e adicione um método de pagamento
  3. Visualizar e fazer download da sua última fatura ou do seu histórico de faturas
  4. Ver a utilização de vagas e adicionar ou reduzir vagas
  5. Atribuir a responsabilidade pelo faturamento da conta a outra pessoa
  6. Fale com a nossa equipe de suporte
 

As opções acima podem variar de acordo com o tipo de plano.

Visualizar e baixar faturas

Os responsáveis pelo faturamento e os administradores podem visualizar e baixar todas as faturas passadas.

Pode ver a sua fatura mais recente e o seu histórico de faturas em Faturas no separador Faturação do painel do administrador. Também é possível baixar todas as faturas de um ano específico.

invoice history

Para acessar o histórico de faturas:

  • Clique em Histórico das faturas
  • Visualize todas as faturas
  • Clique no símbolo de transferência para transferir o ano em massa ou selecione um mês específico

all invoices

Alterar ou editar o tamanho e o nível do seu plano

No painel do administrador, você pode alterar facilmente o seu plano pago de Starter para Advanced ou vice-versa.

Para alterar o seu plano:

  1. Navegue até ao Painel do administrador e selecione o separador Faturação.

  2. Clique em Alterar o plano.

  3. Em seguida, escolha entre Asana Starter e Advanced. Depois de escolher o nível desejado, clique em Confirmar e alterar o plano.

Você precisará ser o responsável pelo faturamento do plano ou um administrador para poder editar o tamanho e o nível desse plano.

Segurança

No separador de segurança, os superadministradores podem gerir o seguinte:

  1. Autenticação
    • Ativar e desativar o SSO do Google para a organização
    • Autenticação SAML 
    • Autenticação de dois fatores
    • Defina o tempo-limite da sessão na Asana.
  2. Configurações de senha
    • Definir os requisitos de senha para os membros da organização
    • Redefinição forçada da senha em toda a organização
  3. Controles de administrador
    • Configurações de convites de utilizadores
    • Opções de anexação de arquivos
    • Configurações de privacidade da equipe
    • Permissões de compartilhamento de links somente para leitura
    • Permissões de acesso aos formulários
    • Permissões de geração de relatórios
    • Permissões de gravação de vídeo
    • Permissões de monitoramento de tempo
    • Acesso de administrador: determine os administradores da sua organização.
  4. Conformidade
    • Residência dos dados
  5. Aplicativos móveis
    • Os controles de dados móveis estão disponíveis para os clientes do plano Enterprise.

 

Gerenciar os administradores da organização

No painel do administrador, você pode determinar os administradores e superadministradores da sua organização.

security admin accessorganizations admins

Administradores da organização têm acesso para editar a declaração de missão da empresa.

 

Força da senha

Para escolher a força da sua senha, você pode clicar na guia Segurança no painel do administrador e, depois, em Força da senha.

É possível escolher uma senha simples ou uma senha forte. Uma senha simples deve ter, no mínimo, oito caracteres, uma senha forte deve ter, no mínimo, oito caracteres e incluir, pelo menos, três das seguintes opções: caixa baixa, caixa alta, numerais e caracteres especiais.

password strength

As modificações da força da senha só afetarão as senhas criadas daqui em diante.

Redefinição de senha em toda a empresa

 

Este recurso está disponível para superadministradores das organizações Asana StarterAdvancedEnterprise e Enterprise+, bem como superadministradores das modalidades legadas Premium, Business e Legacy Enterprise.

 

No painel do administrador, você pode forçar uma redefinição de senha em toda a organização para os usuários que têm acesso à sua organização.

1. Os membros ou convidados que tiverem uma senha da Asana serão desconectados. Eles receberão um e-mail com um link de redefinição de senha e serão forçados a escolher uma nova senha antes de fazer login novamente.

2. Os membros ou convidados que não tiverem uma senha da Asana só serão desconectados.

3. Os membros ou convidados que fizerem login com SAML ou SSO do Google e não tiverem uma senha da Asana só serão desconectados.

Password_reset__1_.png

Os usuários que inicialmente se cadastraram na Asana definindo uma senha e, desde então, passaram a fazer login com SAML ou SSO do Google receberão um e-mail solicitando que redefinam a senha. Isso não afetará a senha de SSO do SAML/Google.

Controles de convites de usuários

Os superadministradores das modalidades Asana Enterprise e Enterprise+, bem como as organizações ou divisões legadas da modalidade Legacy Enterprise, controlam quem pode adicionar convidados à organização (quem não tem um endereço de e-mail da empresa) na Asana. Os superadministradores têm as três opções abaixo ao decidir quem pode adicionar convidados à organização:

  • Somente administradores

  • Administradores e membros da organização

  • Todos (inclui membros e convidados da organização)

Caso queira habilitar uma dessas opções para a sua organização, basta acessar o Painel do administrador e, em seguida, ir para a aba Segurança.

Guest Invite Controls 1

Para acessar os controles de convites de hóspedes:

  1. Vá até a aba Segurança do Painel do administrador
  2. Em Controlos de administrador, clique em Configurações de convites de utilizadores
 
Guest Invite Controls 2

A partir daqui, você precisa:

  1. Selecione uma das opções de convite de hóspedes
  2. Clique em Salvar alterações

Depois de definido, aqueles que não mais puderem adicionar convidados à organização receberão uma mensagem de erro ao tentar fazer isso na Asana.

Se você não for o superadministrador, poderá encontrar o (s) administrador(es) da sua organização clicando na sua foto de perfil no canto superior direito, acessando o Painel do administrador e visualizando o superadministrador na guia Membros selecionando Administrador na seta suspensa Tipo de membro.

Who's the admin

 

Domínios de hóspedes confiáveis

Disponível na modalidade Asana Enterprise+.

Os administradores e superadministradores podem usar o recurso de domínios de convidados confiáveis, permitindo-lhes criar uma lista de domínios externos aprovados a partir dos quais os usuários com permissões de convite de convidados podem convidar convidados. Confira a seção acima sobre os controles de convites de hóspedes para saber mais.

Os convites de convidados só podem ser enviados para os domínios de e-mail na lista aprovada, garantindo maior segurança e controle sobre as colaborações da sua organização. Se um usuário tentar enviar um convite de convidado para alguém de um domínio não anunciado, ele receberá uma mensagem de erro.

Como configurar domínios de hóspedes confiáveis

Os domínios de convidados confiáveis só podem ser ativados se as permissões de convite de convidados estiverem definidas como Administradores e membros ou Administradores, membros e convidados. O recurso não pode ser ativado se as permissões de convites de convidados estiverem definidas apenas como Administradores.

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  1. Vá até a guia Segurança do Painel do administrador.
  2. Em Controlos de administrador, clique em Configurações de convites de convidados.
  3. Na secção Domínios de hóspedes de confiança, selecione Apenas domínios de confiança.
  4. Clique em Adicionar domínios e digite os domínios em que você confia. Clique Adicionar domínios novamente para confirmar.

Certifique-se de que os domínios são uma correspondência exata. Adicionar o domínio acme.com não cobre subdomínios como app.acme.com ou acme.co.uk. Esses subdomínios devem ser adicionados separadamente.

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Remover domínios de hóspedes confiáveis

Encontre o domínio na lista que você quer remover, clique no ícone da lixeira e confirme a sua escolha pressionando salvar.

Desativar a funcionalidade de domínios de hóspedes de confiança:

Para reverter as configurações, basta alternar o controle de domínios de convidados confiáveis de volta para Qualquer domínio.

 

Aplicativos móveis

Os controles de dados móveis estão disponíveis nos níveis Asana Enterprise e Enterprise+, bem como no nível legado Legacy Enterprise.  

Aumente a segurança dos aplicativos Asana para dispositivos móveis (iOS e Android) e proteja os dados da sua organização, viabilizando o trabalho e a colaboração da sua equipe de qualquer lugar.

mobile apps

Os superadministradores podem utilizar os seguintes controles de dados móveis para a sua organização:

 

Autenticação por biometria

Ao ativar a autenticação por biometria, os usuários poderão desbloquear a Asana em dispositivos móveis usando o reconhecimento facial ou impressão digital. É possível determinar a frequência com que os usuários devem refazer a autenticação.

Permissões de captura de tela (somente Android)

 

Escolha se os usuários na sua organização podem fazer capturas de tela no aplicativo móvel.

Permissões para anexos

 

Restrinja os downloads ou a capacidade de compartilhar anexos na Asana por meio de dispositivos móveis.

Permissões de widget

 

Restrinja o widget de tela inicial da Asana em dispositivos móveis para impedir que os usuários visualizem tarefas diretamente na tela inicial do dispositivo.

Permissões para copiar e colar

 

Limite as permissões de copiar e colar no aplicativo móvel.

E-mail para contato sobre segurança

Os superadministradores de organizações pagas podem adicionar um e-mail para contato sobre segurança no seu painel do administrador para receberem atualizações da Asana. Este recurso permite que a Asana saiba para onde enviar tais comunicados importantes.

Para usá-lo, os superadministradores de divisões pagas devem entrar em contato com a equipe de suporte.

Como superadministrador de uma organização paga, inicie a sessão na conta da Asana com a função de superadministrador da sua organização. Em seguida, acesse o painel do administrador e clique em Segurança na barra lateral; depois, clique em E-mail para contato sobre segurança.

Insira o endereço de e-mail que a Asana deve usar para enviar comunicados sobre segurança.

SSO do Google

sso

Os

superadministradores devem primeiro iniciar sessão com a sua conta do Google para habilitar o SSO do Google. Se você fez login com e-mail e senha, basta sair e entrar novamente clicando no botão azul Usar uma conta do Google.
sso

Ao clicar em Autenticação pelos aplicativos do Google, na guia Segurança, você pode:

  1. Definir o Sign-in do Google como opcional ou obrigatório para todos os membros
  2. Depois de escolher uma opção, clique em Salvar a configuração.

Os convidados de uma organização podem iniciar sessão com e-mail e senha, mesmo que o SSO do Google seja obrigatório para os membros.

SAML

As organizações Asana Enterprise e Enterprise+, bem como as organizações no nível legado Legacy Enterprise, podem ativar o SAML a partir da aba Segurança no Painel do administrador.

samlenable

Tempo-limite da sessão SAML

Os superadministradores podem definir o tempo limite até a expiração da sessão, no intervalo de uma hora a 30 dias, no Painel do administrador. Ao fim do tempo limite, a sessão será encerrada automaticamente e os membros deverão se autenticar novamente.

saml session timeout

Configurações

security

Na aba de configurações, você pode:

  1. Mudar o nome da organização
  2. Ver e modificar a lista de domínios verificados da sua organização
  3. Solicitar a exportação de todos os dados da sua organização como um arquivo JSON

Controles
de administrador para recursos de inteligência artificial

Os recursos de inteligência da Asana usam a inteligência artificial (IA) para classificar, filtrar, categorizar ou analisar dados e/ou conteúdo para ajudar os usuários da sua organização a otimizar o próprio trabalho.

Para saber mais sobre quais dados são usados e quais recursos baseados em IA podem ser administrados por controles de administrador, consulte este artigo da Central de Ajuda.

Otimize com a inteligência da Asana

Os clientes podem optar por ativar os recursos de inteligência da Asana na organização. Se os recursos Asana Intelligence não estiverem habilitados:

  • Os usuários da organização não terão acesso aos recursos de IA.
  • Os dados da organização não serão processados para alimentar esses recursos.

Ativar e desativar os recursos Asana Intelligence

Os superadministradores podem ativar ou desativar os recursos do Asana Intelligence da seguinte forma:

Optimizing AI.png

  • Clique na foto do seu perfil na Asana e vá até o Painel do administrador
  • Clique no separador Definições 
  • Em Configurações de domínio, selecione Otimizar com a inteligência da Asana

Nesta janela, você pode habilitar ou desabilitar o Asana Intelligence para toda a sua organização/domínio marcando ou desmarcando a caixa apropriada.

Se você é administrador de uma organização que não tem superadministradores, pode desativar esses recursos, mas não pode ativá-los novamente. Para habilitá-los, você precisará concluir o processo de verificação de superadministrador ou entrar em contato com a equipe de suporte. Um banner de aviso será exibido no produto antes que um administrador faça essa alteração.

Para saber como a Asana processa as suas informações, leia a Declaração de Privacidade da Asana.

Acesse este artigo da Central de Ajuda para saber mais sobre a Inteligência da Asana.

Controles de edição dos campos do
perfil

A Asana tem integrações de SCIM com as principais plataformas de provedores de identidade que permitem aos clientes importar informações de perfil de usuário, como título e departamento, para a Asana. Como essas informações são importadas de sistemas de identidade, os administradores podem querer controlar se os usuários podem ou não editar essas informações na Asana usando os controles de campo de perfil.

Profile field editability controls - admin console

Os superadministradores podem escolher que campos de perfil podem ser editados pelos usuários acessando Admin console > Security > SCIM-related settings > User profile settings

Só recomendamos restringir a edição destas informações na Asana se a sua organização estiver sincronizando campos de perfil de usuário via SCIM com a Asana. Caso contrário, os utilizadores não poderão adicionar estas informações aos seus perfis.

Os administradores ainda podem atualizar os atributos bloqueados em nome de outros usuários, fazendo alterações nos perfis dos usuários a partir da guia Membros no painel do administrador.

Profile field editability controls - settings

Os superadministradores podem ativar ou desativar os controles de capacidade de edição do campo de perfil para o cargodepartamento ou equipe.

Profile field editability controls - locked

Quando os superadministradores tiverem edições restritas aos campos Cargo e Departamento ou Equipe, os usuários verão esses campos bloqueados para edições quando acessarem as configurações do perfil.

Exportação de domínio

Os superadministradores podem solicitar a exportação de todos os dados da sua organização como um arquivo JSON. Isso pode ser feito a partir da aba de configurações do seu painel do administrador. Observe que o recurso de exportação de domínio está disponível apenas no plano Asana Enterprise+, bem como no plano legado do plano Enterprise.

export

Os superadministradores podem optar por exportar somente o texto ou exportar texto e anexos.

attachments

Certos tipos de anexos, incluindo transcrições de vídeo, fotos de capa de formulários e fotos de perfil de usuário, não estão incluídos na exportação de anexos. Se precisar de dados que não possa exportar, entre em contato conosco.

Gestão e integrações de aplicativos

A Gestão de aplicativos permite que os superadministradores das organizações Enterprise monitorem e controlem os aplicativos, tokens de acesso pessoal (PATs) e contas de serviço ativas no seu domínio.

Administradores de divisões e usuários que não são superadministradores não terão acesso a este recurso

Agora os
superadministradores podem executar as seguintes ações no Painel do administrador:

  1. Ver quais aplicativos estão conectados e acessar dados no domínio.
  2. Bloquear o uso de determinados aplicativos por usuários do domínio.
  3. Ativar um “modo de aprovação” para impedir o uso de todos os aplicativos, exceto aqueles expressamente autorizados pelo superadministrador.
  4. Faça a gestão das contas de serviço
  5. Permitir ou impedir o uso de tokens de acesso pessoal no domínio.
  6. Permitir ou proibir que as regras sejam acionadas por solicitações da web de serviços externos.

Se tiver dúvidas sobre controles ou como bloquear funcionalidades, fale com a nossa equipe de Sucesso do cliente ou com o suporte Asana.

Para saber mais sobre as contas de serviço, consulte o nosso artigo sobre contas de serviço.


Ver os aplicativos conectados

console
  1. Navegue até o Painel do administrador
  2. Navegue até a seção de Aplicativos na barra lateral esquerda e acesse a guia Gerenciar aplicativosAplicativos conectados. Isto mostrará uma lista com todos os aplicativos conectados pelos usuários no domínio da Asana, juntamente com a última vez que o aplicativo foi usado neste domínio (isso leva 24 horas para ser atualizado).

appdetails


Ao clicar em qualquer um deles, você verá a página de um aplicativo. Estas são algumas das informações:

  1. Breve descrição do aplicativo, se disponível
  2. Quem são os desenvolvedores, e links para as páginas de suporte e de política de privacidade, caso tenham sido disponibilizados pelo desenvolvedor
  3. Estatísticas de uso recente
  4. Permissões concedidas ao aplicativo.

Configurações globais de aplicativos

global

Um superadministrador deve decidir como quer gerir as aplicações. Existem 3 modos principais de controlo que podem ser encontrados na página de definições da aplicação global.

Permitir todos os aplicativos (padrão)

Os administradores podem gerir uma lista de aplicações bloqueadas, caso contrário, todas as aplicações podem ser usadas por predefinição

Solicitar aprovação de aplicativo

Os administradores gerem uma lista de aplicações aprovadas. Os aplicativos não podem ser usados a menos que estejam em uma lista de aplicativos aprovados.

Permissões externas de automatização

Os administradores podem permitir ou impedir que as regras sejam acionadas por solicitações da web de serviços externos.

Caso a organização esteja sob o modo “Solicitar aprovação de aplicativo” e receba um convidado que utiliza um aplicativo não aprovado, ocorrerá o bloqueio do aplicativo e o convidado será notificado por e-mail.


Bloqueio de aplicativos

block

Esta opção tem como finalidade bloquear aplicativos diretamente.

  1. Acesse “Aplicativos conectados” e abra a página do aplicativo que você deseja bloquear
  2. Clique no botão Bloquear.

Esta ação impede que todos os usuários (sejam eles membros ou convidados) no domínio utilizem ou se conectem aos aplicativos bloqueados. Os atuais usuários dos aplicativos podem encontrar erros e talvez o aplicativo pare de funcionar. Caso o usuário participe de vários domínios, o aplicativo bloqueado não poderá ser utilizado em nenhum deles.


Desbloqueio de aplicativos

Acesse “Desbloquear” e clique no botão “Desbloquear”. Se a sua organização estiver no modo "exigir aprovação da aplicação" (ver abaixo), irá desbloquear aprovando a aplicação.

Dependendo do comportamento do aplicativo bloqueado, é possível que os usuários já existentes precisem reconfigurá-lo ou reautenticá-lo.

Aprovações de
aplicativos

approval message

Se a organização estiver no modo “Solicitar aprovação de aplicativo”, os usuários poderão conectar apenas os aplicativos incluídos na lista de aprovações gerida pelos superadministradores. Caso o aplicativo desejado não figure na lista, o utilizador verá uma mensagem para solicitar aprovação.

email


Quando o usuário clica em Enviar solicitação, é encaminhado um e-mail para os endereços definidos na página de configurações globais de aplicativos. Por padrão, todos os superadministradores são notificados, mas é possível alterar essa configuração.

O administrador receberá um e-mail semelhante ao exemplo ilustrado acima.

approve

Ao clicar em Gerir o aplicativo na Asana, o superadministrador acessará a página de detalhes do aplicativo a ser analisado.

O usuário solicitante receberá um e-mail informando que o administrador foi notificado. O endereço de e-mail do usuário também estará incluído na mensagem de solicitação. Recomendamos estabelecer um processo para monitorar novas solicitações ou, dependendo dos procedimentos da sua empresa, notificar quais serão os próximos passos.

app approval requests


Disponível nos níveis Asana Enterprise e Enterprise+, bem como no nível legado Legacy Enterprise.  

Os administradores da organização agora podem ver uma lista de todos os aplicativos solicitados. Para ver todas as solicitações de aprovação:

  1. Acesse o Painel do administrador e clique em Aplicativos, na barra à esquerda.
  2. Selecione Gerir aplicações e escolha o separador Pedidos de aprovação.


Gerir tokens de acesso pessoal

personal_access_tokens.png

Os tokens de acesso

pessoal podem ser usados pelos utilizadores na organização para criar os seus próprios códigos e automatizações. Tais tokens têm acesso aos mesmos conteúdos e funcionalidades que estão disponíveis para o criador. Na página Token de acesso pessoal, é possível consultar uma lista com todos os tokens ativos com acesso à sua organização, ao usuário que o criou e à última vez que o token foi usado no seu domínio.

Os administradores podem revogar os tokens de acesso pessoal sob demanda clicando no botão Revogar. Depois de revogar um token de acesso pessoal (PAT), o token será excluído e não poderá mais ser usado. O desenvolvedor que criou o token receberá um e-mail informando que o PAT foi removido.

enable

Para ativar ou desativar os tokens de acesso pessoal disponíveis no domínio, acesse a página de configurações globais de aplicativos.

 

Após a desativação, os tokens de acesso pessoal existentes que pertencem a usuários na organização são revogados ou bloqueados. Como esta ação pode impactar os usuários, recomendamos que os superadministradores avisem à organização antes de realizá-la.

Definir a expiração padrão para acesso pessoal ou tokens de conta de serviço

Os superadministradores de organizações Enterprise agora podem definir uma data de validade padrão para todos os tokens de acesso pessoal ou tokens de conta de serviço que os usuários criam em sua organização.

Os tokens têm uma expiração padrão de 10 anos, no entanto, os superadministradores de organizações Enterprise agora podem definir os tokens para expirar dentro de 30, 60 ou 90 dias.

Como posso alterar a data de validade padrão?

Os superadministradores podem atualizar esta configuração da seguinte forma:

  • Acesse o Painel do administrador e selecione a guia Aplicativos.
  • Em Configurações globais do aplicativo, você encontrará duas opções para definir os tempos de expiração em Vencimento do token.

Anotações adicionais:

  • Se uma nova opção for selecionada, todos os tokens existentes terão a nova política de expiração aplicada.
    • Para tokens existentes: se uma data de validade de 30 dias for selecionada, os tokens criados no passado serão definidos para expirar 30 dias a partir do momento em que a política for definida. 
    • Tokens recém-criados: todos os tokens recém-criados serão definidos para expirar 30 dias após serem criados.  
  • Se um membro com tokens existentes for adicionado à sua organização (como um convidado), esses tokens expirarão imediatamente. 
  • Se uma data de validade for definida, os desenvolvedores receberão um aviso 7 dias antes do token expirar, juntamente com um aviso quando o token expirar.
  • Se a expiração do token for definida como 30 dias e, em seguida, estendida de 60 ou 90 dias, ou de volta ao padrão, o token expirará dentro da política original de 30 dias. A Asana não divulgará as datas do token. A expectativa é que a configuração de expiração mais rigorosa seja aplicada. Nesse caso, os tokens recém-criados seguirão a data de expiração da nova política. 
  • No entanto, se uma data de expiração for reduzida (de 90 dias para 30 dias, por exemplo), o token expirará com base na expiração mais rigorosa de 30 dias.

Recursos

resources

Na aba Recursos, você pode:

  • Conecte sua equipe com tutoriais e dicas de integração para ajudar a começar a usar a Asana
  • Encontre recursos para ajudar sua equipe a dominar e descobrir novas formas de usar a Asana
  • Explore e entenda os recursos de administrador

Desativar anexação de arquivos

A opção de desativar a anexação de arquivos está disponível para superadministradores nas modalidades Asana Enterprise e Enterprise+, bem como na modalidade legada Legacy Enterprise. 

O recurso de desativar a anexação de arquivos permite que os superadministradores assegurem que as implementações da Asana na sua organização satisfaçam todos os requisitos de segurança e consistência referentes ao bloqueio de quaisquer arquivos anexados que sejam proibidos pelas políticas de segurança da empresa e integrações de arquivos preferidas.

Esse recurso oferece controles melhores no âmbito dos domínios, a fim de assegurar o cumprimento de políticas de envio rigorosas conforme os requisitos da organização.

Os administradores de TI também terão uma forma rápida de ativar ou desativar uma, mais de uma ou todas as fontes de envio, seja computador, Dropbox, Google Drive, Box e Onedrive / Sharepoint, de acordo com as políticas de segurança de TI da empresa, aplicando isso a todas as áreas do produto Asana às quais anexos podem ser adicionados.

Como acessar as opções de anexação de arquivos

Os superadministradores podem acessar as opções de anexação de arquivos na aba Segurança do painel do administrador.

Depois de abrir a aba Segurança, role até Controles de administrador e clique em Opções de anexação de arquivos.

File attachment options

Na configuração padrão, todos os anexos estão ativados.

File attachment options 2

Na janela seguinte, selecione as preferências de anexação de arquivos.

Desmarcar “Permitir anexos a partir de aplicativos Asana, API e outros recursos”

unchecking attachments

Desmarcar essa opção desativará os tipos de anexo em

  • Anexos da Web
  • Aplicativo móvel
  • API
  • Copiar e colar
  • Formulários
  • Arrastar e soltar
  • Encaminhamento de e-mail

Desativar anexos de aplicativos de terceiros

Para impedir a anexação de arquivos a partir de aplicativos de terceiros, é possível bloqueá-los na aba Aplicativos ou selecionar o aplicativo desejado na janela * pop-up *. Isso significa que a anexação de arquivos do Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive/ SharePoint não será mais permitida.

Desativar anexos em dispositivos móveis

O aplicativo móvel não diferencia entre os anexos enviados por aplicativos de terceiros e os provenientes do dispositivo. Isso ocorre porque tudo é baixado para o dispositivo primeiro.

A única forma de desativá-los em dispositivos móveis é desabilitar a permissão de anexos a partir dos aplicativos da Asana, API e outros recursos.

disabling file attachments on mobile

 

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