A integração com o Microsoft Teams está disponível para todos os níveis pagos.
Visão geral
Use a integração Asana com o Microsoft Teams para adicionar projetos Asana a conversas em grupo e transformar conversas em trabalhos, tudo em um só lugar. Converse com colegas de equipe sobre um projeto enquanto visualiza a lista de tarefas completa, incluindo responsáveis e datas de conclusão das tarefas, e marque as tarefas como concluídas quando terminá-las. Com a integração Asana para Microsoft Teams você pode permanecer conectado e organizado, não importa de onde esteja trabalhando.
O Teams é uma ferramenta de colaboração baseada em chat que permite a equipes globais, remotas e multifuncionais trabalharem em conjunto e compartilhar informações por meio de um espaço em comum. Os usuários podem utilizar recursos, como colaboração em documentos, troca de mensagens por canais, chat de equipes e gerenciamento de tarefas com a Asana. Essa integração com a Asana garante que seja possível manter o foco e a continuidade dos trabalhos onde quer que você esteja, em qualquer hora ou lugar. Com a Asana, você sabe quem está fazendo o quê, e para quando.
Um bot da Asana foi adicionado ao Microsoft Teams para facilitar o desdobramento dos recursos da Asana. Ela ajuda a pesquisar e encontrar recursos da Asana para fazer referência nas conversas do Teams e permite que os usuários criem tarefas ou adicionem mensagens a tarefas existentes a partir do Teams.
Requisitos para instalação
Requisitos da Asana
A integração com o Microsoft Teams está disponível para todos os níveis pagos.
Requisitos do Microsoft Teams
A integração Asana para Microsoft Teams está disponível para todos os planos pagos do Microsoft Teams. A versão gratuita do Microsoft Teams não oferece suporte à integração de aplicativos.
Etapas da instalação
Conecte a Asana ao Microsoft Teams para atribuir tarefas e organizar-se em relação a essas tarefas adicionando o aplicativo para você e sua equipe.
Como configurar a integração Asana para Microsoft Teams:
- Vá até a aba Apps no MS Teams
- Pesquise por Gestão de projetos na Asana
- Clique em Asana
- Clique em Adicionar para instalar a aplicação
Na janela pop-up de gerenciamento de projetos da Asana, clique em Adicionar.
O bot Asana para Microsoft Teams não pode ser adicionado a canais ou chats privados.
Como gerenciar o aplicativo para sua organização:
Para gerenciar os aplicativos, acesse o centro de administração do Microsoft Teams e procure a Asana para garantir que ela esteja definida como permitida. Marque a opção Permitir.
Adicione a Asana à lista de Pinned apps (aplicativos afixados) na central de administração do Microsoft Teams, para que seja possível encontrá-la com mais rapidez e escolher a ordem em que será afixada à barra de navegação.
Fluxo de integração
Quando a integração estiver instalada, você terá acesso ao bot de integração no painel de mensagens individual. Você também pode adicionar o bot a canais específicos de equipes.
É possível digitar perguntas e usá-lo para se manter a par da atividade de um projeto na Asana.
Ao interagir com a integração pela primeira vez, você se envolverá com um chatbot. O chatbot apresentará a integração, apresentará exemplos de casos de uso e fornecerá links para outros artigos do Guia que você possa precisar.
Como compartilhar links
É possível interpretar e interpretar tarefas, projetos, portfólios, atualizações de status e equipes para mostrar mais informações ao compartilhar com uma equipe específica.
Para compartilhar links:
- Cole qualquer link de URL específico da Asana
- Aguarde o desenrolar aparecer
- Clique no ícone de expansão para obter mais contexto
- Conecte à equipe e envie
Agora, é possível visualizá-lo por completo clicando em View in Asana (Visualizar na Asana).
Como fazer buscas
Você pode encontrar tarefas, projetos e portfólios clicando no logotipo da Asana no editor de mensagens.
Pesquisar tarefas, projetos ou portfólios:
- Clique no logotipo da Asana no editor de mensagens
- Neste menu, você pode pesquisar qualquer tarefa, projeto ou portfólio
Como criar uma nova tarefa
Para criar uma tarefa:
- Clique no botão + na caixa de diálogo de composição de mensagens da Asana
- Seleccione Criar nova tarefa
- Preencha as informações na janela pop-up
- Clique em Criar tarefa
É possível criar novas tarefas Asana em qualquer lugar no Teams. Você pode usar o comando create task (criar tarefa) com o bot da Asana ou usar a opção dentro do editor ou dentro de qualquer mensagem em uma conversa. Você pode atribuir essa tarefa a um colega de equipe, definir um prazo para ela e adicioná-la a um projeto Asana.
Como adicionar uma mensagem a uma tarefa
Para adicionar uma mensagem a uma tarefa:
- Sob as opções de ícone de três pontos, clique em Mais ações e escolha Adicionar mensagem à tarefa
- Por meio de uma janela pop-up, é possível pesquisar e selecionar uma tarefa Asana existente à qual a mensagem será adicionada
Agora, já é possível adicionar esta mensagem como comentário de uma tarefa.
Como visualizar um projeto da Asana no Teams
Para ver um projeto, adicionar tarefas, editar tarefas existentes e aproveitar todas as funcionalidades da Asana dentro do Microsoft Teams, recomentamos usar a opção da aba Site.
Você pode adicionar essa aba às equipes e eventos.
Acessar a visualização do projeto
Selecione o projeto que deseja visualizar.
Como acessar a visualização do projeto:
- Navegue até a equipe ou evento que deseja adicionar à visualização do projeto e clique no botão + na parte superior
- Pesquise por site e selecione
A partir do pop-up:
- Adicione a aba Site para que você possa acessar os serviços e ativar a visualização do projeto
Para ver o projeto:
- Cole o URL ou o nome do projeto que você deseja adicionar à Asana e salve
- Após o carregamento, ele será desdobrado para exibir o projeto da Asana no Teams na íntegra
Agora você pode ver o projeto da Asana na íntegra
Notificações
Como receber notificações pessoais
Para receber notificações pessoais:
- Na barra lateral, acesse o chat e clique no chat do bot da Asana
- Escrever "projeto link"
- Clique no botão Vincular projeto
O bot perguntará a qual projeto você deseja vincular. Selecione Minhas tarefas e clique em Link para começar a receber notificações pessoais.
Você receberá notificações quando:
- Uma tarefa for atribuída a você, ou desatribuída
Para as tarefas atribuídas a você, receberá notificações quando:
- A tarefa estiver concluída
- A data de conclusão for alterada
- Todas as dependências tiverem sido concluídas
- Uma dependência não estiver concluída
- For alterada a data de conclusão de uma dependência
- Adicionarem você como seguidor (a)
- Há um comentário em uma tarefa que você segue
Configurar as notificações
Abra qualquer canal de equipe ou painel de mensagem individual.
Como acessar as notificações:
- No menu +, selecione Link Project
- Selecione o projeto sobre o qual quer receber notificações
Ajustar as configurações de notificação para o Microsoft Teams
No editor de mensagens da Asana:
- Acesse as configurações de notificação a partir do menu + no pop-up de diálogo Asana
- Selecione quais notificações de comunicação deseja receber
Você receberá a partir de agora notificações sobre as novas atividades no projeto selecionado.
Notificações personalizadas
Você pode criar notificações personalizadas usando o recurso de regra da Asana. Os usuários podem enviar uma mensagem personalizada para um canal automaticamente sempre que uma tarefa for atualizada ou movida. Leia o artigo do nosso Guia de regras para saber como fazer isso.
A partir do pop-up Adicionar regra:
- Pode enviar uma mensagem de canal personalizada através do Microsoft Teams com atualizações de tarefas
Bot Asana
O bot Asana para Microsoft Teams vai “conversar” com o aplicativo para fazer perguntas e encontrar coisas. As respostas dependem das interações feitas pelo usuário - você. Há vários comandos que podem ser usados com este aplicativo para economizar tempo, e as interações são perfeitamente integradas.
Interações com o bot:
No bot de conversação Asana você pode escolher o espaço de trabalho de acordo com a necessidade por meio do espaço de trabalho de troca de comando.
Microsoft Teams Meetings
A integração da Asana com o Microsoft Teams também funciona com as reuniões do Teams.
Esta integração permite que os usuários transformem conversas desestruturadas em trabalho monitorável na Asana, e diminui a necessidade de alternar entre as ferramentas.
Ao adicionar a integração da Asana a um evento de reunião no Teams, você poderá:
- Criar tarefas com rapidez sem sair da janela da reunião
- Ver um resumo das tarefas criadas na reunião
Como configurar
O organizador da reunião precisa adicionar a equipe ou o evento à integração antes do início da reunião.
Isso pode ser feito no aplicativo para desktop do Teams e não aparecerá nas reuniões ao acessar por uma janela do navegador.
Navegue até o evento da equipe que deseja adicionar à integração e clique no botão + na parte superior da tela
O primeiro passo exige que o organizador designado para a reunião adicione a integração à equipe ou evento. No momento, não é possível adicionar esse recurso de dentro da reunião, é preciso adicioná-lo ao configurar ou editar a reunião.
Manter o trabalho conectado
Adicionar a guia Asana:
- Pesquise por “Asana” e selecione-a para adicionar a aba “Asana”.
- Clique em Adicionar para confirmar
Participar da reunião
Conectar com a Asana:
- Em seguida, será solicitado que você clique em Conectar-se à Asana
- Depois de autenticar com a Asana, selecione um espaço de trabalho para preparar a reunião
- Participar do evento da reunião
Crie e revise as tarefas que você criou dentro do evento ou equipe. As tarefas criadas no Teams são, por padrão, visíveis no Teams apenas para o usuário que as criou. As tarefas estarão sempre na Asana.
Esta visualização está disponível apenas para os organizadores da reunião e é um ótimo lugar para atribuir tarefas de preparação ou anotações para a reunião ou revisar as tarefas que você criou após o término da reunião.
Como criar tarefas:
Quando você entrar no evento, também verá o logotipo da Asana no menu da reunião. Se clicar no logotipo, um painel lateral se abrirá, onde você poderá criar tarefas no decorrer da reunião e depois revisá-las.
Os outros participantes também verão o painel nos seus próprios menus e poderão se autenticar e criar tarefas.
As tarefas criadas aqui serão visíveis na “aba” para a revisão de tarefas após a reunião.
Por que usar as reuniões do Teams?
Depois de carregar este “aplicativo” Asana dentro da experiência de videoconferência da reunião do Teams, os usuários podem:
- Criar tarefas sem sair da videoconferência
- Manter um registro dessas tarefas
- Manter a continuidade em expressões espontâneas de criatividade sem mudar de ferramenta
- Conduzir uma produtiva reunião de ideias
- Converter ideias em ações
Principais casos de uso
Com esta integração, a sua equipa pode manter o foco nas suas metas, projetos e tarefas onde quer que estejam. Você sempre saberá o status do trabalho que está sendo feito pela sua equipe.
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Definir informações-chave - Esta integração permite que os usuários criem uma tarefa Asana a partir do Teams e insiram informações contextuais (uma mensagem, por exemplo). Os usuários podem definir informações-chave tais como o nome da tarefa, a descrição, a data de conclusão e campos personalizados.
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Manter-se em dia - Os colaboradores no Teams podem agora se atualizar sobre contextos importantes e o progresso conforme ocorre na Asana.
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Consultar a Asana - Quando ocorre uma conversa relacionada com o trabalho no Teams, é possível consultar os projetos, tarefas e outras informações Asana relacionados, para que os membros da equipe e participantes da conversa tenham mais contexto, clareza e transparência quanto ao fluxo de trabalho e nunca se sintam por fora dos acontecimentos.
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Responsabilidade: converse com colegas de equipe sobre um projeto enquanto visualiza a lista de tarefas completa, incluindo responsáveis e datas de conclusão das tarefas, e marque as tarefas como concluídas quando as terminar. Dessa maneira, as equipes podem avançar mais rápido e alcançar mais longe.
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Integrado. Não é preciso alternar entre ferramentas. Com as reuniões do Teams, os usuários podem transformar rapidamente conversas desestruturadas em trabalho monitorável na Asana.
Precisa de ajuda? Consulte a página de Suporte da Microsoft aqui.