Agora que você já criou algumas tarefas e projetos, chegou a hora de começar a colaborar com sua equipe e tirar o máximo proveito da Asana. Se você for a primeira pessoa da sua organização a utilizar a Asana, convide alguns colegas de equipe de sua confiança para experimentá-la com você.
Comece pequeno
Acrescentar mais uma ferramenta às que a sua equipe já usa requer empenho e comunicação por parte de todos. Mas antes de envolver toda a sua equipe, recomendamos começar com apenas alguns colegas de equipe. Dessa forma, você pode criar uma proposta de uso da Asana por toda a sua equipe quando começar a obter resultados demonstráveis. E quando estiver pronto para embarcar em toda a sua equipe, pode contar conosco.
Um bom grupo de teste poderia ser composto de alguns dos seus colegas de trabalho de maior confiança, ou colegas de equipe com quem você trabalha com frequência e sejam um grupo menor do que toda a sua equipe. Apresente a ideia e crie um grupo de até cinco pessoas para testar Asana com você. Você pode usar o nosso modelo de e-mail para convidar seus colegas de equipe e definir as expectativas.
Use o nosso modelo de e-mail para convidar os seus colegas de equipe para a Asana. Veja o modelo de e-mail
Se você já criou um projeto para ser testado por eles, pode definir o acesso dele como 'somente para comentários', para não precisar se preocupar com modificações acidentais. Quando seus colegas já estiverem à vontade com a Asana, poderá então habilitar o acesso para edição.
Apresentando o valor da Asana
Mesmo que os seus colegas de equipe já estejam entusiasmados para testar Asana com você, eles provavelmente precisarão de mais algumas informações sobre a ferramenta. Aqui estão alguns dos benefícios que você pode destacar para trazê-los a bordo:
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Saber quem está fazendo o quê e quando -Asanainforma quem está fazendo o quê e quando deve estar pronto. Isso significa gastar menos tempo fazendo o acompanhamento e com reuniões, e mais tempo trabalhando no que realmente importa para você.
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Poupar tempo e tornar as conversas úteis e produtivas - Você pode discutir o trabalho diretamente em uma tarefa ou projeto, o que significa o fim das confusas correntes de e-mails. As conversas na Asana sempre estão focadas em trabalho prático e concreto, para que você avance as suas iniciativas em vez de apenas falar delas.
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Ver o seu trabalho no contexto-Você pode conectar o seu trabalho em Asana para ver onde ele se encaixa nos projetos e objetivos gerais da sua equipe. Receba atualizações sobre projetos e tarefas que você segue e veja o progresso de sua equipe com os Portfólios e as atualizações de status.
Convidar colegas de equipe para a Asana
Depois de juntar um grupo para testar a Asana com você, há diversas maneiras de convidar esses colegas de equipe para a Asana:
Convidar para uma equipe usando o botão de adição rápida:
No botão de adição rápida, clique no menu suspenso e selecione Convite. Uma janela * pop-up * se abrirá com a opção de convidar pessoas para a organização por meio de um link.
Você também pode criar uma tarefa e digitar o endereço de e-mail do seu colega de equipe como o responsável pela tarefa para gerar um convite, ou convidar os seus colegas de equipe para fazer parte de uma equipe. Saiba mais sobre como convidar pessoas para a sua organização.
Após escolher uma destas formas e inserir os endereços de e-mail dos seus colegas de equipe, será enviado a eles por e-mail um convite da Asana em seu nome. Certifique-se de usar os endereços de e-mail de trabalho para que todos sejam adicionados à sua organização. Avise seus colegas de equipe que receberão um e-mail, e use o nosso modelo de e-mail para facilitar a preparação.
Quando os seus colegas de equipe já estão participando
Depois que os seus colegas de equipe se cadastrarem em Asana, estará tudo pronto para começarem a acompanhar os trabalhos em conjunto. Aqui estão algumas dicas para um começo sem percalços:
- Peça que leiam o guia rápido ou as aulas Asana para entender os conceitos básicos e pegar o ritmo. Este guia da Asana que você está lendo é um recurso essencial para ajudá-los a continuar o aprendizado.
- Estabeleça algumas convenções para que todos estejam em sintonia.
- Convide-os para os projetos já existentes e considere com eles os projetos possíveis que sua equipe pode criar em Asana. Contruir um projeto em conjunto estimula a participação de todos.
- Adicione os seus colegas como colaboradores das tarefas relevantes e os incentive a atribuir tarefas e comentar, curtir, adicionar anexos e concluir tarefas, em vez de mandar e-mails e escrever mensagens.
- Agende uma reunião (ou crie um projeto) após algumas semanas para esclarecer as dúvidas, refletir como as coisas estão indo e apresentar os benefícios com que você pode contribuir para a sua equipe.
Compare os fluxos de trabalho antigos da sua equipe com os fluxos de trabalho ao usar a Asana através da nossa planilha de comparação.
Investir esse tempo com sua equipe de teste para começar a usar a Asana trará retornos rapidamente à medida que gerenciarem os trabalhos, comunicarem de maneira mais eficaz e alcançarem resultados em equipe.
Não é nenhum segredo - a Asana oferece testes gratuitos de 30 dias. Comece o seu hoje mesmo.