Estabelecer convenções para a sua equipe

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Convenções de tarefas

A Asana é mais poderosa quando os indivíduos podem contribuir com ideias e levar adiante os itens realizáveis. Este artigo ajudará você a se sentir mais confortável com a atribuição de tarefas.

Nomear tarefas

Nós sugerimos que os nomes das tarefas sejam específicos, claros e focados em ações. Use um verbo sempre que possível. No lugar de intitular uma tarefa como “Publicação do blog”, por exemplo, dê o título “Escrever o artigo [título] para o blog” e crie uma segunda tarefa chamada “Publicar o artigo [título] no blog”. 

Escrever descrições de tarefa 

Uma descrição da tarefa deve fornecer ao responsável todas as informações necessárias para concluí-la. Confira algumas dicas:

  • Vincule trabalhos relevantes na descrição da tarefa ao @mencionar pessoas relacionadas e vincular tarefas, projetos ou mensagens relevantes.
  • Adicione links e anexos para incluir trabalhos externos, centralizando as informações.
  • Marque uma tarefa como dependente de outra, para que os colegas de equipe possam iniciar essa tarefa quando a anterior for concluída.
  • Use rich text nas descrições das tarefas para esclarecer a sua mensagem com listas e textos formatados. 

Como adicionar datas de início e de conclusão

Estabeleça datas de conclusão realistas para seus colegas de equipe assim que souber os prazos, ou adicione uma data de conclusão estimada como um guia aproximado. As datas de conclusão garantem que o trabalho seja priorizado, garantindo o cumprimento dos prazos.

Adicione datas de início para que fique claro quando a pessoa deve iniciar o trabalho para concluí-lo dentro do prazo.

Adicionar colaboradores

Adicione colegas de equipe e partes interessadas relevantes como colaboradores para que possam acompanhar o progresso da tarefa.

Os colaboradores receberão notificações na caixa de entrada e poderão receber notificações por e-mail, dependendo das suas configurações.

Atualizar tarefas atribuídas para você

Quando alguém atribui uma tarefa a você, você está encarregado de levar o trabalho adiante.

  • Curta a tarefa para informar o solicitante que você a viu.
  • Em caso de dúvidas ou atualizações, comente diretamente na tarefa.
  • Se você alterar a data de conclusão, adicione um comentário explicando o motivo.
  • Fixe o comentário mais relevante no topo; isso facilita a localização, sem ler todos os comentários.
  • Se você não tiver a largura de banda para assumir o trabalho, atribua a tarefa de volta para o criador ou use
  • @mencionar para perguntar aos colegas se eles podem assumir o controle.
  • Se a tarefa tiver campos personalizados, preencha-os de acordo e continue a atualizá-los à medida que o trabalho progride.

Usar subtarefas

Quando você atribui uma subtarefa, certifique-se de que o responsável tenha contexto suficiente na tarefa principal ou na descrição da subtarefa. Evite criar muitas camadas de subtarefas. Você sempre pode converter subtarefas em tarefas.

Nomear tarefas modelo

Duplicar uma tarefa ou projeto modelo para fluxos de trabalho repetitivos e recorrentes. Quando você criar modelos, nomeie a tarefa ou o projeto adequadamente para que fique claro para os seus colegas de equipe de que se trata de um modelo (ex: “Modelo” ou “Duplicar”). Isso também facilita a localização da tarefa ou do projeto por meio da pesquisa.

Convenções de projeto

Criação e nomeação de novos projetos

Os projetos permitem que você organize todas as tarefas relacionadas a uma iniciativa, meta ou trabalho significativo específico em um só lugar. Assim como com as tarefas, qualquer um pode criar um projeto.

Dê um nome conciso aos projetos e mantenha o nome consistente com projetos anteriores de natureza semelhante, tornando-os mais pesquisáveis para a sua equipe. Por exemplo, o Calendário de Produção de Conteúdo do AF24 seria seguido pelo Calendário de Produção de Conteúdo do AF25.

Uso de modelos de projeto

Crie um modelo personalizado ou use um modelo criado pela Asana para padronizar fluxos de trabalho e projetos comuns. Os modelos ajudam a iniciar os projetos rapidamente e garantem que você não perca nenhuma etapa vital.

Adicionando campos personalizados

Configure os campos personalizados para que você possa acompanhar as informações necessárias de cada tarefa criada no projeto.

Ao estabelecer convenções, defina os campos personalizados padrão que sua equipe usará em todos os projetos.

Enviar atualizações de status

As atualizações de status esclarecem o andamento do projeto. O proprietário do projeto ou um colega de equipe dedicado deve enviar atualizações regulares do status do projeto

  • Defina o status do seu projeto para manter as partes interessadas informadas sobre se o projeto está em dia ou em risco.
  • Os colegas de equipe podem responder a atualizações de status quando tiverem dúvidas ou retornos, ou quando quiserem criar uma tarefa de acompanhamento.
  • O proprietário do projeto pode ativar um lembrete para atualizar o status do projeto a cada semana.

Concluir e arquivar projetos

Os projetos concluídos devem ser marcados como Concluídos na atualização de status. É recomendável concluir os projetos antes de arquivá-los. O arquivamento só é possível para os administradores do projeto.

Mais dicas para o projeto

  • Defina a descrição do projeto com metas e objetivos para lembrar a seus colegas de equipe a finalidade de cada projeto.
  • Configure a visão geral do projeto para que os seus colegas de equipe possam sempre encontrar o brief do projeto e ver a distribuição das funções.
  • Adicione seções para ajudar a organizar seu projeto e delimitar etapas ou categorias.

Gerenciar um projeto

Quando cria um projeto, por padrão você se torna o proprietário do projeto. Você pode alterar o proprietário do projeto na visualização de progresso. 

  • Conforme novas tarefas são criadas, certifique-se que as tarefas têm um responsável e uma data de conclusão, coloque-as nas seções apropriadas e atualize seus campos personalizados.
  • Adicione regras de projeto para automatizar os fluxos de trabalho e poupar tempo.
  • Defina marcos para ficar a par dos principais indicadores de progresso.
  • Se gerir múltiplos projetos, adicione-os a um portfólio para os organizar e monitorizar.

Boas práticas de colaboração

Crie um projeto de convenção para a sua equipe

Crie um projeto de referência com uma lista de convenções e boas práticas para usar a Asana. Dessa forma, todos ficam na mesma página e podem consultar as convenções da equipe.

Um projeto de convenção também se tornará um valioso recurso de integração para atualizar rapidamente os novos contratados sobre como a sua equipe usa a Asana.

Convenções de e-mails

Como usar mensagens

Recomendamos o uso de mensagens para  se comunicar dentro da Asana com os seus colegas e vincular trabalhos relevantes com facilidade, em vez de enviar e-mails para toda a comunicação interna. Sempre que necessário, peça gentilmente aos seus colegas que usem a Asana em vez de enviar e-mails. É possível enviar mensagens a indivíduos, equipes e projetos.

Usar notificações de e-mail

A Asana envia notificações por e-mail quando há novas atividades, para que os colegas de equipe que não usam a Asana o tempo todo possam saber o que está acontecendo. 

Sugerimos manter as notificações por e-mail habilitadas até que você e seus colegas de equipe estejam habituados a consultar a Asana com frequência. As opções podem ser ativadas ou desativadas nas Minhas configurações.

Diminuir o uso de e-mails pela sua equipe

Os e-mails são ótimos para comunicar-se com alguém de fora da sua organização, mas eles não servem para planejar, gerenciar e priorizar o trabalho.

Com o complemento da Asana para Gmail e o aplicativo Asana para Outlook, você pode converter rapidamente e-mails em ações diretamente da sua caixa de entrada. Usar estas integrações pode ser uma maneira simples de fazer com que a sua equipe adquira o hábito de transferir o trabalho do e-mail para a Asana sem modificar a sua forma de trabalhar.

Slack + Asana

Você pode facilmente realizar ações nas tarefas do Slack usando a integração  Slack + Asana sem alternar constantemente entre as ferramentas.  

Recursos adicionais

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