Os líderes e os gerentes de projetos precisam de ter fácil acesso à geração de relatórios, às atualizações de status e ao plano de gestão de recursos da equipe para se assegurar de que os trabalhos sigam na direção certa e tomar decisões de planejamento bem-informadas. Eles podem contar com portfólios, painéis e insights sobre a carga de trabalho sempre atuais, reunindo todas essas informações num único lugar.
Como usar os portfólios
Os Portfólios são a melhor forma de organizar, monitorar e gerar relatórios sobre vários projetos num único lugar. Eles podem ajudar a responder a perguntas como:
- Quais projetos estão em risco e quais estão em dia, e porquê?
- Quando os projetos serão iniciados ou concluídos?
- Qual é a divisão de trabalho entre colegas de equipe ou entre projetos?
- Quais são as maiores prioridades para a minha equipe?
- Onde devo focar mais a minha atenção?
Assim como os projetos, os portfólios oferecem diversas visualizações distintas (listadas abaixo) para que você possa acessar diferentes informações sobre os projetos do portfólio.
- Projetos- Esta é a principal visualização para quem quer dar uma olhada rápida nas atualizações dos projetos, os quais podem ser ordenados e organizados.
- Cronograma- Arraste e solte os projetos para criar e, então, visualizar calendários e planejamentos mensais, trimestrais ou anuais.
- Progresso- Publique atualizações de status para resumir todos os esforços em direção à sua iniciativa.
- Gestão de recursos - Monitore a capacidade e a capacidade da sua equipe e faça ajustes arrastando e soltando os componentes, com base nos trabalhos que já tenham sido atribuídos aos membros da equipe nos projetos do portfólio.
Exemplos de como usar os portfólios
Os Portfólios são ideais para os gerentes de projetos e líderes de equipes, mas qualquer pessoa pode usá-los de diversas maneiras. Aqui estão alguns exemplos para ajudar a começar:
| Função | Exemplo |
| Gerentes de produto | Monitorar os lançamentos de produtos ou mensurar a capacidade e a disponibilidade do gerente de produtos ou a cobertura de engenheiros para cada lançamento |
| Líderes/executivos | Monitorar os projetos principais para o cumprimento dos objetivos e principais resultados da equipe ou da empresa, além de exportar imagens em formato PNG para usar em apresentações |
| Gerentes e Agile Scrum Masters | Monitorar os trabalhos do Sprint num único portfólio e utilizar a carga de trabalho para equilibrar as alocações e definir pontos de trabalho ágeis |
| Organizadores de eventos | Gerenciar múltiplos eventos e visualizá-los num cronograma, utilizando o painel para consultar os marcos de alta prioridade |
| Diretores ou produtores de criação | Saber o que está acontecendo com os projetos mais importantes e utilizar o painel para gerar relatórios de progresso para parceiros interdisciplinares, ou apresentar argumentos para a captação de mais recursos |
| Gerentes de campanhas | Monitorar as campanhas ativas e gerenciar a disponibilidade e disponibilidade da equipe em todas as etapas da campanha por meio da Gestão de recursos |
| Consultores de Sucesso do cliente | Manter as contas de cliente ativas num só lugar, mensurando a sua integridade ao longo das atualizações de status |
| Gerentes de TI | Consultar o cronograma para ver todas as implementações de software ativas e as que ainda estejam em processo de avaliação |
Você quer o modelo de um dos projetos acima? Confira a nossa galeria de modelos para começar a usar com apenas alguns cliques.
Dicas para gerenciar os projetos e recursos com os portfólios e a carga de trabalho
- Status do projeto desatualizados? Clique no botão Solicitar atualização e o proprietário receberá uma nova tarefa para atualizar o status do projeto.
- Um colega de equipe parece sobrecarregado? Você pode arrastar e soltar tarefas para reatribuí-las ou reagendá-las, ou comentar em uma tarefa para verificar com o responsável primeiro. Defina o esforço das tarefas nos diversos projetos do seu Portfólio para estimar com mais precisão o número de horas ou o esforço requerido por cada tarefa.
- Traga até você os detalhes de que precisa ao alterar a ordem de exibição. Reorganize o seu portfólio por campo personalizado para assegurar-se de que as prioridades estão em dia ou agrupar projetos semelhantes. A Gestão de recursos é automaticamente ordenada por responsável.
- Compartilhe o link do portfólio ou adicione membros ao seu portfólio para que outras pessoas vejam o progresso.
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