Disponível nas modalidades Asana Advanced, Enterprise e Enterprise+, bem como nas modalidades legadas Business e Legacy Enterprise.
Para mais informações, acesse a nossa página de preços.
Acesse nosso artigo dedicado para obter informações sobre o uso do portfólio.
Os Portfólios proporcionam uma visão abrangente de todos os projetos importantes no mesmo lugar. Com o gerenciamento do portfólio de projetos, você pode organizar, monitorar em tempo real o andamento dos projetos mais importantes e aprofundar-se para obter mais informações, mantendo com isso a sua equipe a par do progresso. Também é possível acessar portfólios em dispositivos Android e iOS.
Saiba como aproveitar os portfólios no nosso treinamento virtual Como obter insights com os Relatórios. Cadastre-se agora.
Você também pode acessar a carga de trabalho a partir dos portfólios - Clique em Portfólios na barra lateral, selecione um portfólio e então vá para a aba de carga de trabalho.
Criar um portfólio
Para criar um portfólio:
- Clique em Portfólios na barra lateral e clique no novo bloco de portfólio
- Clique no botão Insights + na barra lateral e selecione Nova opção de portfólio
- Clique no botão Projetos + na barra lateral e selecione Nova opção de portfólio
Visualização de portfólio
Ao clicar em um dos seus portfólios, você terá uma visão abrangente de todos os projetos que ele inclui.
A partir da visualização de portfólio, você pode:
- Adicionar outro projeto ao portfólio
- Ver o status mais recente de cada projeto
- Ver o progresso ou a % do marco de cada projeto
- Visualizar ou editar a data de conclusão ou o intervalo de datas de um projeto
- Visualizar ou editar a prioridade de um projeto
- Ver proprietário do projeto
- Ver os valores dos campos personalizados de cada projeto
Você também pode:
- Clique em qualquer projeto para abrir o painel direito do projeto
- Clique duas vezes em qualquer projeto para aceder diretamente ao projeto
- Clique com o botão direito do mouse em qualquer projeto e escolha remover do portfólio
Como adicionar um projeto a um portfólio
Pode adicionar projetos a partir de um portfólio das seguintes formas:
- Clique em Adicionar trabalho para procurar um projeto existente
- Para criar um novo projeto, clique na seta do menu suspenso ao lado de + Adicionar trabalho e selecione Criar novo projeto
- Para adicionar um projeto a partir de um modelo, selecione um modelo na seta suspensa ao lado de + Adicionar trabalho
É possível remover projetos do seu portfólio a qualquer momento.
Para remover um projeto de um portfólio:
- Clicar com o botão direito do mouse na coluna de nome do projeto e selecionar ‘Remover do portfólio’ nas opções do menu suspenso OU
- Abra o painel direito e clique nos três pontos ao lado do nome do projeto no canto direito e selecione "Remover do portfólio" na opção do menu suspenso
Para adicionar um modelo de projeto a um portfólio
- Clique em Personalizar
- Role a página até os modelos de projetos
- Clique em + Adicionar modelo de projeto
Depois que um modelo de projeto for adicionado ao portfólio, ele aparecerá no menu suspenso ao lado de Adicionar trabalho e poderá ser usado para criar novos projetos a partir do portfólio.
Para adicionar novos modelos ao seu portfólio:
- Em + Adicionar modelo de projeto, selecione um modelo na barra esquerda e clique no botão + Adicionar ao portfólio.
Para remover um modelo do seu portfólio:
- Para remover um modelo do portfólio, clique no botão Remover do portfólio. A opção Remover do portfólio só aparecerá para modelos que foram adicionados ao portfólio.
Visão geral
do projeto
Clique em um projeto no seu portfólio para visualizar o painel direito.
Para projetos do painel direito do portfólio, você pode:
- Acessar o projeto diretamente para ver as suas tarefas, recursos e cronograma
- Compartilhe o projeto com outras partes interessadas
- Copie o link, remova e renomeie o projeto
- Fechar o painel direito
- Adicionar ou editar uma data de conclusão ou intervalo de datas
- Atualizar ou solicitar uma atualização de status
- Veja, comente e partilhe a atualização de estado mais recente
- Ver atualizações de estado anteriores
- Ver a descrição do projeto a partir da visão geral do projeto
- Ver membros do projeto
Para portfólios aninhados no painel direito do portfólio, é possível:
- Acessar o projeto diretamente para ver as suas tarefas, recursos e cronograma
- Compartilhe o projeto com outras partes interessadas
- Copie o link, remova e renomeie o projeto
- Fechar o painel direito
- Adicionar ou editar uma data de conclusão ou intervalo de datas
- Atualizar ou solicitar uma atualização de status
- Veja, comente e partilhe a atualização de estado mais recente
- Ver atualizações de estado anteriores
- Ver a descrição do projeto a partir da visão geral do projeto
- Ver membros do projeto
- Ver itens de conteúdo do portfólio aninhado e seu status associado
Atualizações
de status
A página de progresso de um portfólio fornece um instantâneo detalhado do status de qualquer portfólio em que esteja trabalhando. Os relatórios de status facilitam a criação de atualizações de status abrangentes, recorrentes e atuáveis, e permitem compartilhar o trabalho com os principais interessados.
Progresso
do portfólio
Ao clicar na aba Progresso do seu portfólio, você encontra uma captura instantânea do status atual do seu portfólio.
A partir da visualização de Progresso, você pode:
- Verifique se o portfólio está em dia, em risco, atrasado ou em espera
- Ver o número de projetos em dia, em risco ou atrasados, ou a quantidade total de projetos
- Atualize o status do seu portfólio
- Ver ou alterar o proprietário do portfólio, o intervalo de datas ou a descrição
- Ver ou alterar as metas associadas ao portfólio
- Ver a atualização de status mais recente
Como criar uma atualização de status do portfólio
Você pode alterar o status do seu portfólio a qualquer momento. A estrutura com blocos-modelo permite incluir o trabalho que está sendo realizado na Asana como contexto descritivo para explicar o status dos trabalhos.
Criar a sua atualização de estado
Para criar uma nova atualização de estado:
- Abra o painel direito e clique no botão "Atualizar status" no canto superior direito da atualização de status OU
- Clique no ícone Atualizar status na visualização de progresso do seu portfólio
Na janela de atualização de estado, pode:
- Adicionar título
- Informar os dados de atualização de status, incluindo progresso, proprietário do portfólio e datas
- Exibir ou ocultar campos personalizados
- Incluir um resumo
- Realçar as conquistas
- Conhecer o que está bloqueado
- Arraste os destaques para a sua atualização para ajudar a contar a sua história
- Depois de inserir a atualização, clique no botão azul Publicar.
Observe que é necessário marcar um portfólio como em dia, em risco, atrasado ou suspenso e incluir pelo menos um bloco de texto antes de poder publicar uma atualização de status de portfólio.
Como adicionar destaques à sua atualização de status
Você pode arrastar e soltar destaques, como de projetos que estejam em dia ou em risco, dentro da atualização de status para ajudar a contar sua história. Eles oferecem percepções visuais sobre as recentes realizações e possíveis obstáculos para a equipe.
Depois de adicionar os destaques e publicar a atualização de status, a Asana memorizará a estrutura e a ordem dos blocos para as atualizações futuras.
Também é possível reordenar as seções O que já realizamos, O que está bloqueado e Próximos passos arrastando-as e soltando-as nos lugares desejados.
Adicionar gráficos a uma atualização de status
Ao adicionar gráficos às suas atualizações de status, você consegue ter percepções visuais sobre o trabalho que está sendo realizado por toda a sua equipe. É possível arrastar e soltar os blocos de gráficos para a sua atualização de status.
Controles
de acesso
Os usuários podem adicionar a uma atualização de status colaboradores que, talvez, não tenham acesso ao projeto. Se isso acontecer, o colaborador poderá ver todo o conteúdo da atualização, mas, ao clicar no destaque de um projeto ou em um elemento ao qual não tenha acesso, o acesso estará bloqueado.
No caso dos portfólios, isso significa que as atualizações de portfólios públicos estarão totalmente visíveis na aba Progresso, até mesmo se os usuários não tiverem acesso a todos os projetos do portfólio.
Opções e marcos da visualização de
portfólio
Se houver uma forma específica que você e sua equipe preferem usar para ordenar os portfólios, você pode salvá-la como visualização padrão para todos.
Para alterar a visualização do seu portfólio:
- Clique em Filtrar e/ou Classificar para aplicar um único filtro
- Escolha entre tarefas ou marcos para o tipo de progresso a ser exibido
- Clique nos três pontos e selecione "Salvar como layout padrão"
Marcos na visualização do portfólio
É possível visualizar os marcos no cronograma de um portfólio.
Um losango azul corresponde a um marco. Estes mostram eventos importantes e mapeiam o andamento do plano do projeto. Os marcos funcionam como sinalizadores no transcorrer do seu projeto, ajudando a garantir que você siga o cronograma.
Então, você pode clicar no símbolo de marco para visualizar mais informações de contexto sobre a tarefa dentro do projeto.
É possível exibir 12 marcos na sua visualização de portfólio antes da lista começar a ser limitada.
Também pode adicionar campos personalizados diretamente no menu suspenso e ordenar o portfólio pelo campo desejado.
Como gerenciar campos personalizados
- Clique no botão Personalizar no canto superior direito do Portfólio para abrir um menu onde você pode adicionar e gerenciar seus campos personalizados
- Clique em "Adicionar campo" para abrir uma janela pop-up e adicionar um campo personalizado
Caso a sua equipe tenha uma forma preferida de ordenar os Portfólios, é possível [salvá-la como a visualização padrão] (/guide/help/premium/portfolios # gl-sort-view) para todos.
Se o botão de alternância estiver azul, o campo estará habilitado.
Como adicionar um campo personalizado:
- Clique em Criar novo
- Digite na barra de título do campo o nome do novo campo personalizado
- Clique em Criar campo para adicioná-lo
Ordenar por campos
No botão Ordenar, na aba de projetos, é possível ordenar o trabalho pelos diversos campos em uso.
Agora é possível categorizar, priorizar ou diagnosticar as fases do trabalho e ordená-lo segundo necessidades específicas.
Rollups
de campos personalizados
Os pacotes cumulativos de portfólios permitem adicionar colunas de campos personalizados apenas para visualização aos seus portfólios. Essas colunas resumem os dados numéricos dos campos personalizados globais ou dos campos de monitoramento de tempo presentes nos projetos do portfólio.
Isso significa que você pode acompanhar os dados subjacentes aos seus projetos sem sair do portfólio.
Adicionar um rollup a um portfólio
- Clique em Personalizar e, em seguida, em + Adicionar campo
- Selecione Adicionar rollup e escolha entre os rollups numéricos disponíveis
- Os rollups são extraídos dos campos personalizados numéricos nos projetos do portfólio
- Este exemplo mostra os campos personalizados numéricos Horas reais e Horas estimadas, mas qualquer campo personalizado numérico pode se tornar um pacote cumulativo de portfólio
- Os campos podem ser adicionados ou removidos como qualquer outro campo de um portfólio
Exporte o seu portfólio
Depois de criar um portfólio, você poderá exportá-lo a qualquer momento.
Para exportar um portfólio para as Planilhas Google:
- Clique na seta do menu suspenso ao lado do título do portfólio
- Passe o mouse sobre Exportar e selecione Planilhas Google
Para exportar um portfólio para CSV:
- Clique na seta do menu suspenso ao lado do título do portfólio
- Passe o mouse sobre Exportar e selecione CSV
Participação e compartilhamento de portfólios
Você pode compartilhar os portfólios a qualquer momento com os colegas de equipe na Asana, ou adicionar os colegas como membros dos portfólios.
Ao clicar no botão Compartilhar e abrir a tela dos membros do portfólio, você pode:
- Adicione membros ao portfólio pelo nome ou e-mail
- Definir um membro como proprietário do portfólio ou removê-lo do portfólio clicando na seta suspensa
- Copiar o link do portfólio e compartilhá-lo com seus colegas
Observação: você também pode alterar as configurações de privacidade do portfólio aqui, escolhendo com quem o portfólio é compartilhado.
Ao ser adicionado (a) como membro de um portfólio, você receberá uma notificação na Caixa de entrada. Você também verá um ícone de Novo próximo ao portfólio em questão ao acessar sua página de portfólios.
Se você foi adicionado (a) como membro de um portfólio, receberá um e-mail de relatório semanal se tiver as notificações por e-mail habilitadas.
Se você compartilhar um portfólio que contém projetos privados, a pessoa com quem você compartilhou receberá a notificação acima na parte inferior de sua tela.
Cronograma do portfólio
O cronograma do portfólio permite visualizar, compartilhar e ajustar como as iniciativas são sequenciadas para que você possa tirar o melhor proveito de seus recursos e cumprir seus prazos.
Como acessar o Cronograma do seu portfólio
Você pode acessar o cronograma do portfólio dentro de um portfólio. Clique em Portfólios na barra lateral e escolha um portfólio.
1. Veja o cronograma do seu portfólio clicando na guia Cronograma
2. Use a barra de ferramentas do portfólio para:
Filtrar projetos por dia
Filtre sua visualização por dia, semana, mês, trimestre, semestre ou ano
Definir a cor ou escolher campos personalizados com uma cor específica
Busca de portfólios
Você pode usar a pesquisa avançada para pesquisar informações dentro de um portfólio.
A partir da sua página inicial:
- Clique em Buscar
- Em seguida, escolha Busca avançada
Agora, preencha os parâmetros da sua busca e clique em Adicionar filtro e, em seguida, em portfólios para pesquisar nos seus portfólios.
Você também pode pesquisar um portfólio ao @mencioná-lo em qualquer campo de descrição ou comentário na Asana. Observe que se o portfólio for privado, será necessário ter acesso a ele para que seja exibido nos resultados da sua pesquisa.
Painéis
de portfólio
Clique na guia Painel do seu portfólio para ver gráficos e visualizações que permitem afastar-se do trabalho cotidiano e entender rapidamente o progresso da sua equipe.
Por padrão, os painéis de portfólio incluem gráficos predefinidos para ajudar a começar, mas você pode adicioná-los, removê-los ou personalizá-los conforme necessário. Os gráficos são preenchidos automaticamente assim que você entra na aba Painel pela primeira vez, sem precisar fazer qualquer configuração. Os painéis do portfólio serão atualizados automaticamente todas as vezes que se acessar a aba ou recarregar a página, desse modo as informações exibidas estarão atuais.
Na aba do Painel, é possível ver:
- Cards de contagem de tarefas (concluídas, incompletas, atrasadas, total)
- Quatro gráficos personalizáveis
Os painéis de portfólio são pré-filtrados para incluir apenas dados do portfólio selecionado, incluindo tarefas e dados de portfólios aninhados.
Observação: os painéis de portfólio mostram dados com base nas permissões do visualizador. Isso significa que os espectadores sem acesso a todos os dados nos portfólios podem ver um conjunto de dados incompleto nos painéis. Saiba mais sobre as configurações de privacidade do portfólio.
Gráficos
predefinidos
Tarefas não concluídas (por projetos) - Gráfico de barras
Visualizar as tarefas por projeto para entender a localização de eficiências e possíveis gargalos no processo da sua equipe. Ou troque qualquer um dos seus campos personalizados para ver como eles se comparam.
Todos os projetos (por status do projeto) - Gráfico de rosquinhas
Veja rapidamente os seus projetos por estado e por tamanho de cada fatia de estado. Pode ver se os seus projetos incompletos correspondem a uma parcela pequena ou grande do total.
Próximas tarefas, por responsável - Gráfico de pirulitos
Entenda como o trabalho está distribuído entre os membros da equipe. Veja rapidamente quem tem se destacado e quem pode estar sobrecarregado.
Projetos por proprietário - Lollipop
Obtenha uma visão geral rápida do número de projetos que cada pessoa da sua equipe possui para obter visibilidade da carga de trabalho e da largura de banda.
Saiba mais sobre os diferentes tipos de gráficos que você pode usar em nosso artigo Relatórios.
Gráficos de portfólio
Os usuários agora podem criar gráficos com base em metadados de portfólio dentro de relatórios universais, o que significa que você pode gerar relatórios sobre portfólios, bem como sobre tarefas, projetos e metas.
Criar um gráfico de portfólio
Ao criar um gráfico de portfólio, os usuários precisam primeiro escolher onde os portfólios devem ser incluídos e podem escolher entre as seguintes opções:
- Domínio inteiro
- Proprietário do portfólio
- Portfólios em
- Portfólios específicos
Para saber mais sobre como personalizar o seu gráfico de portfólio, acesse o nosso artigo Relatórios.
Portfólios aninhados
Adicionar carteiras a outras carteiras permite integrar e monitorar os trabalhos distribuídos entre múltiplos projetos. Assim, você pode facilmente monitorá-los e informar o seu progresso aos principais interessados.
Adicionar um portfólio a um portfólio
- Clique no botão +Adicionar trabalho e selecione ou digite o nome de um portfólio, OU
- Clique na seta para baixo ao lado de +Adicionar trabalho e selecione "Criar novo portfólio"
Visualização
do cronograma e da gestão de recursos em portfólios aninhados
As abas Cronograma e Carga de Trabalho estão desativadas nos portfólios que contêm outros portfólios. Para ativá-las, remova todos os portfólios aninhados.
Configurações
de privacidade do portfólio
O proprietário do portfólio tem a opção de torná-lo privado ou público.
Tornar o portfólio privado significa que apenas os membros do portfólio terão acesso ao conteúdo do portfólio e ele não será detectável em toda a sua organização ou espaço de trabalho. Tornar o portfólio público significa que ele poderá ser descoberto em toda a sua organização ou espaço de trabalho.
Para alternar entre as configurações de portfólio público e privado:
De dentro do seu portfólio:
- Clique no ícone Compartilhar
A partir daí, escolha se quer manter o portfólio como privado ou se quer torná-lo público para a sua organização ou espaço de trabalho.
Perguntas frequentes -
Portfólios
Perguntas frequentes sobre os portfólios.
Quem pode ver o meu portfólio?
Se o seu portfólio estiver definido como público, qualquer pessoa na sua organização com quem compartilhar o link poderá acessá-lo. Depois que abrir o link, o portfólio aparecerá automaticamente na seção de recentes dessa pessoa, na tela de portfólios. Se um dos seus projetos no portfólio for privado, essa pessoa verá uma notificação na parte inferior da tela informando que alguns dos projetos são privados.
Os portfólios privados só podem ser acessados por membros do portfólio.
Acontece alguma coisa ao projeto quando o adiciono a um portfólio?
Sim, você se torna automaticamente seguidor do status de todos os projetos incluídos. Você receberá notificações quando um dos projetos no seu portfólio receber atualizações de status.
Como se adiciona um campo personalizado a um portfólio?
Se houver uma forma específica que você e sua equipe preferem ordenar os portfólios, você pode salvá-la como visualização padrão para todos. Como alternativa, a partir da aba de personalização na visualização de portfólio, um menu suspenso lhe dará uma opção para clicar em +Adicionar campo. Caso a sua equipe tenha uma forma preferida de ordenar os Portfólios, é possível [salvá-la como a visualização padrão] (/guide/help/premium/portfolios # gl-sort-view) para todos.
Na janela Adicionar campo, é possível:
- Clique no botão Personalizar no canto superior direito do portfólio para abrir um menu onde você pode adicionar e gerenciar seus campos personalizados
- Clique em "Adicionar campo" para abrir uma janela pop-up e adicionar um campo personalizado
Como posso criar um campo personalizado a partir da barra de ferramentas?
Para adicionar um campo personalizado a partir da barra de ferramentas, clique em Personalizar e, em seguida, clique em +Adicionar campo.
Na janela Adicionar campo, é possível:
- Adicionar o título do campo.
- Selecionar o tipo de campo.
- Adicionar uma descrição
- Adicionar o campo à biblioteca de campos da sua organização para que possa ser utilizado por todos.
Você pode adicionar até 20 campos por portfólio. 5 campos também podem ser exibidos na visualização de portfólio a qualquer momento.
Quais são as limitações do portfólio?
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Quantos portfólios posso criar? Acesse nosso artigo dedicado para obter informações sobre o uso do portfólio.
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Quantos portfólios podem ser exibidos ao mesmo tempo na minha tela de itens Recentes? Um máximo de 20 portfólios e não há limite de tempo
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Quantos projetos posso adicionar a um portfólio? Um máximo de 500 (incluindo projetos arquivados)
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Quantos campos personalizados posso adicionar a um portfólio? Máximo de 30
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Quantos campos personalizados podem ser exibidos ao mesmo tempo no Portfólio? Máximo de 30
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Quantas notificações por e-mail dos relatórios semanais de portfólios posso receber por semana? Um máximo de 20
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Quantos projetos estão incluídos em cada e-mail de relatório semanal? Um máximo de 50, no entanto, um link disponibilizado permitirá visualizar um número maior.
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