Comece a usar a Asana com seus próprios dados de maneira rápida e fácil. O importador de CSV ajuda a transferir o seu fluxo de trabalho de ferramentas como Excel ou Smartsheet para a Asana, para que possa começar imediatamente em qualquer projeto. Além disso, você pode importar dados de outras ferramentas de gerenciamento de trabalho.
Assim que a importação for concluída, você verá imediatamente suas linhas convertidas em tarefas monitoráveis em um projeto, e as colunas como metadados dessas tarefas.
Antes de começar: dicas para organizar os dados na sua planilha
O importador de
CSV
- Name: use esta coluna para os nomes das tarefas no seu projeto.
- Description: use esta coluna para fornecer detalhes e o contexto da tarefa.
- Assignee (Responsável): atribua um proprietário a cada tarefa adicionando endereços de e-mail de usuários Asana válidos do seu espaço de trabalho ou organização. As tarefas criadas na Asana só podem ser atribuídas a um usuário.
- Colaboradores: é possível adicionar diversos colegas como colaboradores de uma tarefa adicionando endereços de e-mail de usuários Asana válidos do seu espaço de trabalho ou organização em uma coluna dedicada. Tenha o cuidado de separá-los com vírgulas e não acrescente espaços entre eles.
- Due Date (Data de conclusão): use o formato de data padrão dos EUA (mês/dia/ano) para monitorar as datas de conclusão de cada tarefa.
- Start Date: adicione uma coluna separada para as datas de início, disponível com uma assinatura paga. Se você não tiver uma assinatura paga, as informações contidas na coluna da data de início serão exibidas na descrição da tarefa.
- Type: defina “marco” como um valor para diferenciar os marcos das tarefas regulares no seu projeto.
- Section/Column (Seção/coluna): uma nova seção será criada quando você mover manualmente as tarefas para a seção ou coluna desejada.
- Other information: additional column information will be listed from top to bottom in the task description field in the order of your columns.
Caso alguma coluna contenha dados incorretos, como um endereço de e-mail na coluna Data de conclusão, nenhuma das datas de conclusão será importada com sucesso. Em vez disso, será criado um novo campo de texto.
Inclua sempre uma linha de cabeçalho com os nomes das colunas para que o Importador de CSV reconheça o tipo de dados que está sendo importado
Importar subtarefas para um projeto
Para importar subtarefas por meio do importador de CSV:
- Na sua planilha, crie uma nova coluna denominada Tarefa principal
- Preencha a coluna Tarefa principal com o nome exato da tarefa principal na linha correspondente. A tarefa principal deve estar acima da linha em questão no arquivo CSV. Se houver mais de um nome que corresponda ao da tarefa principal no arquivo CSV, será usada a linha correspondente mais próxima que estiver acima.
Definir dependências entre as tarefas
Para especificar as dependências através do importador de CSV:
- Na sua planilha, crie uma nova coluna denominada Dependents
- Preencha a coluna Dependents listando as tarefas que estão bloqueando a linha atual
Elas devem corresponder exatamente aos nomes das tarefas dependentes. A tarefa dependente deve estar abaixo da tarefa de bloqueio no arquivo CSV. No exemplo acima, o Planejamento Concluído depende da reunião de Kickoff e do brainstorm criativo. Como ambas as tarefas estão bloqueando Planejamento Concluído, o Planejamento Concluído está localizado abaixo das linhas 2 e 3. Se houver mais de um nome que corresponda ao de uma tarefa dependente no arquivo CSV, será usada a linha correspondente mais próxima que estiver acima.
A importação de dados de CSV não realiza atualizações às tarefas existentes do projeto. Portanto, não será possível criar uma dependência de nenhuma tarefa existente usando o importador de CSV.
Importar dados como campos personalizados no seu projeto
Os campos personalizados só estão disponíveis com uma assinatura paga.
As colunas adicionais podem ser vinculadas aos campos personalizados para ajudar você a categorizar e acompanhar as prioridades, o estágio do projeto, a equipe ou o prazo estimado, além de outras coisas.
Os campos personalizados podem conter texto, números ou valores dos menus suspensos. As colunas sem nomes correspondentes a campos específicos da Asana, como Nome ou Seção, serão vinculadas como campos personalizados no projeto.
Os dados contidos no arquivo CSV podem ser vinculados a campos personalizados novos ou já existentes no projeto:
-
Os campos personalizados serão criados automaticamente para os novos projetos importados a partir da opção Importar planilha. Por padrão, esses novos campos personalizados estarão disponíveis apenas para o projeto em questão.
Serão automaticamente criados novos campos personalizados em projetos já existentes quando o arquivo CSV for importado para o projeto em questão. Isto acontecerá quando o nome da coluna não corresponder a nenhum campo personalizado já existente no projeto ou na sua organização. Por padrão, esses novos campos personalizados estarão disponíveis apenas para o projeto em questão.
-
Os dados serão vinculados aos campos personalizados já existentes em um projeto ou organização contanto que o projeto tenha sido criado primeiro. É possível usar os campos personalizados já existentes nesse projeto antes de importar o arquivo CSV, ou fazer a equivalência das informações contidas no arquivo CSV com os campos personalizados na sua organização.
Para vincular os dados do arquivo CSV aos campos personalizados já existentes, assegure-se de que os dados contidos em suas colunas correspondam às opções dos campos personalizados no projeto ou organização. Se houver um único erro ortográfico ou diferença de pontuação, não será feita a importação de uma seleção do campo personalizado.
Como importar uma planilha na Asana usando o importador de CSV
É possível importar os dados de um arquivo CSV para a Asana de três formas:
- Criar um novo projeto a partir de uma equipe.
- Usar o botão Adição rápida.
- Acessar o menu suspenso em um projeto existente.
A importação de dados de CSV não realiza atualizações às tarefas existentes do projeto. O importador de CSV pode somente adicionar tarefas a um projeto.
Crie um projeto para uma equipe importando uma planilha
Ao criar um projeto por meio da guia Equipes na barra lateral, passe o cursor sobre o nome da equipe e clique em Criar projeto no menu suspenso.
Importar uma planilha a partir do botão de adição rápida
Para importar um arquivo CSV para criar um novo projeto a partir do botão de adição rápida:
- Clique no botão de adição rápida no canto superior direito e selecione “Projeto”.
- Na janela Escolha um modelo de projeto, clique em Importar planilha
Importar uma planilha a partir do menu suspenso de um projeto já existente
Para importar um arquivo CSV para adicionar tarefas a um projeto:
- Selecione o menu suspenso do cabeçalho do projeto ao lado do nome do projeto
- Passe o mouse sobre a importação
- Escolher CSV
Incluir detalhes, selecionar um arquivo e visualizar o projeto
Adicione detalhes ao seu projeto
Depois de selecionar a opção para importar uma folha de cálculo ou um ficheiro CSV, será direcionado para um modal onde poderá especificar informações sobre o seu projeto, como o nome ou as configurações de privacidade:
- Use o campo Nome do projeto para intitular o seu projeto
- Selecione a equipe à qual gostaria de adicionar o projeto
- Defina as configurações de privacidade do projeto, optando por tornar o projeto público para toda a equipe ou apenas para os membros específicos do projeto
- Clique em Selecionar o arquivo a importar para prosseguir
Selecionar um arquivo CSV a importar
Depois de especificar o nome do projeto, você poderá selecionar o arquivo que deseja importar.
Clique em Selecionar um arquivo CSV a importar para escolher um arquivo CSV no seu computador. Você também pode arrastar o arquivo do seu computador e soltá-lo nesta janela.
Visualize o seu projeto
Você pode ver uma prévia do projeto e, se necessário, fazer alterações antes de concluir a importação do arquivo CSV:
- Clique em Enviar um novo CSV para voltar à tela anterior e selecionar um arquivo CSV diferente
- Selecione a opção Fazer alterações caso prefira editar as informações que foram enviadas para o seu projeto a partir do arquivo CSV
- Clique em Ir para o projeto se estiver satisfeito com a aparência do seu projeto
Fazer alterações na forma como os dados são vinculados
Para fazer alterações no mapeamento dos dados, nas colunas importadas ou na codificação antes de criar o seu projeto, selecione a opção Fazer alterações na tela de visualização.
Fazer alterações no mapeamento dos dados
Clique nos cabeçalhos das colunas para alterar o campo ao qual você deseja vincular.
Também é possível fazer alterações no tipo do campo personalizado. Por exemplo, se uma coluna exibe valores numéricos e o tipo do campo personalizado foi definido como Campos numéricos, você tem a opção de alterá-lo para Campos de texto.
Observe que a coluna Nome das tarefas não é passível de alterações. Para selecionar uma coluna específica no seu arquivo CSV para ser o nome da tarefa, certifique-se de que a primeira linha dessa coluna tenha “Nome” como valor. As informações contidas no arquivo CSV são vinculadas na Asana usando os nomes das colunas.
Ignorar colunas do arquivo CSV original
Você pode clicar na opção Ignorar colunas para ignorar as colunas que contêm dados que você prefere não importar para o seu projeto.
Alterar a codificação
Se você estiver usando um formato de codificação de CSV diferente ou um local distinto, você pode clicar no ícone de codificação de caracteres para alterar a codificação para UTF-8, Windows, Macintosh ou Shift JIS.
Começar
Para começar, use o modelo acima para criar uma planilha e enviá-la à Asana.
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