Após configurar um fluxo de trabalho, como adicionar as transferências e as automatizações que o farão funcionar? Como dar fluidez ao seu fluxo de trabalho?
Este é o terceiro de uma série de três artigos. Se você perdeu os dois primeiros, encontre-os aqui: Artigo 1 Artigo 2
Construtor de fluxo de trabalho
Comece a usar o Construtor de fluxo de trabalho.
O Construtor de fluxo de trabalho se
Quatro tipos de movimento
Seja ao usar o Construtor de fluxo de trabalho ou não, procure pelos quatro diferentes tipos de movimento e conecte-os aos recursos adequados na Asana.
1. Início
Cada fluxo de trabalho tem um ponto de início onde o trabalho começa. Você começará o trabalho de uma das seguintes maneiras, dependendo do fluxo de trabalho:
Manualmente: em alguns casos, a equipe inicia o trabalho manualmente, como ao publicar uma nova postagem de blog para um lançamento futuro. Nesses casos, você cria um novo projeto ou tarefa.
- Com um formulário: alguns fluxos de trabalho envolvem um processo para o recebimento, no qual o trabalho a realizar é iniciado por outras pessoas, como uma solicitação. Processos de recebimento são um ótimo caso de uso dos Formulários, que agilizam e padronizam as solicitações de trabalho.
- Com um modelo de tarefa: as equipes que executam o mesmo conjunto de etapas em seu fluxo de trabalho repetidamente usam modelos de tarefa. Este é um caso de uso ideal quando você deseja pré-construir uma tarefa com links para informações relevantes e um conjunto de subtarefas, como no acompanhamento de pessoas candidatas.
2. Transferências
Em diversos fluxos, as tarefas são passadas de uma pessoa a outra até a sua conclusão. As equipes seguem estas práticas comuns para as transferências:
Reatribuir manualmente
Certifique-se de que o trabalho é realizado adicionando responsáveis às tarefas. Em alguns fluxos de trabalho, os responsáveis pelas tarefas são diferentes em cada estágio.
Por exemplo, quando um produtor de criação entrega um pedido para um designer. Nesses casos, basta reatribuir a tarefa.
Adicionar subtarefas
Quando você precisar dividir uma tarefa em etapas menores para transmitir aspectos do fluxo de trabalho, adicione subtarefas.
Por exemplo, uma equipe que gerencia solicitações monitora cada entregável como uma tarefa no projeto. Eles adicionam subtarefas para organizar as etapas entre cada estágio do fluxo de trabalho.
Adicionar dependências
Às vezes, uma tarefa impede a outra de avançar. Nesses casos, use dependências. As dependências permitem mostrar que uma tarefa está a ser bloqueada por outra.
Por exemplo, uma equipe que gerencia o feedback dos clientes sobre o produto precisa esperar que a equipe de desenvolvimento processe o trabalho antes de voltar para a equipe que enviou o feedback. Então eles adicionam uma dependência para mostrar que uma tarefa está bloqueada pela outra. As dependências só estão disponíveis para equipes e organizações com o plano Asana Premium.
Aprovações de uso.
Muitas transferências exigem aprovação antes de prosseguir. Estes são ótimos casos para usar aprovações. As aprovações são um tipo de tarefa que dá ao responsável opções para "aprovar", "solicitar alterações" ou "rejeitar". Por exemplo, um designer precisa de diferentes partes interessadas para revisar e aprovar um ativo antes de concluir a entrega. As aprovações estão disponíveis para os clientes nos planos Asana Business ou Enterprise.
3. Interseções
Em alguns fluxos, o trabalho tem contato com outra equipe ou ferramenta. Ao encontrar essas interseções, lembre-se de usar:
Inclusão em múltiplos projetos
Na Asana, as tarefas podem ser adicionadas a vários projetos de uma só vez sem a necessidade de duplicação. As atualizações da tarefa serão exibidas em ambos os projetos. Isto se chama inclusão em múltiplos projetos.
Use a hospedagem múltipla para criar visibilidade compartilhada da mesma tarefa em diferentes projetos e equipes na Asana.
Integrações
Se o trabalho passa por outra ferramenta, verifique se há uma integração. Assim, é possível conectar o seu fluxo de trabalho entre as ferramentas.
Confira a nossa lista de integrações aqui
4. Repetição
Em diversos fluxos de trabalho, uma mesma ação é repetida para levar o trabalho adiante. Estas são situações ideais para a incorporação das Regras, automatizações simples que agilizam as etapas manuais. As Regras estão disponíveis para os usuários Asana Premium e as personalizações adicionais estão disponíveis para os clientes Asana Business e Enterprise.
Com o construtor de fluxo de trabalho, você pode criar com facilidade regras para cada estágio do seu fluxo.
De fato, você pode automatizar cada um dos tipos de movimento já discutidos neste artigo. Por exemplo:
Desencadeadores e ações
Início → Quando novas tarefas são adicionadas a um projeto por envios de formulário... → Adicionar subtarefas à tarefa para acompanhamento imediato
Transferências → Quando um campo personalizado é atualizado... → Reatribuir a tarefa a um membro de equipe específico
Interseções → Quando uma tarefa é movida para uma sessão em particular... → Adicionar a tarefa ao projeto de outra equipe
A seguir, veja outras regras comuns para os fluxos de trabalho:
| Desencadeadores | Ações |
|---|---|
| (Quando desejar que todas as novas tarefas sejam movidas para uma seção específica) Quando uma nova tarefa é adicionada a um projeto... | Mover a tarefa para uma sessão específica |
| (Quando desejar que as tarefas sejam automaticamente concluídas quando você as movimenta para a sessão de trabalhos concluídos) Quando a tarefa for movida para a sessão de trabalhos concluídos... | Marcar esta tarefa como concluída |
| (Quando desejar solicitar uma atualização sobre um trabalho próximo) Quando uma data de conclusão se aproximar... | Adicionar um comentário à tarefa. |
| (Quando for necessário consultar o responsável sobre uma tarefa de projeto) Quando uma tarefa for movida para uma sessão específica... | Adicionar um comentário à tarefa, com o modelo de projeto @mencionado no texto. |
| (Quando desejar que uma aprovação seja movida para um outro estágio com base na resposta dos aprovadores) Quando uma tarefa de aprovação for marcada como “aprovada”, “alterações solicitadas” ou “rejeitada” | Mover a tarefa para a sessão relevante. |