O processo de monitoramento de metas com as Metas Asana

Você é o responsável e impulsionador do processo de gestão de metas na sua organização ou na sua equipe que usa as Metas da Asana. Mas o que isso parece na realidade? Continue a ler se quiser exemplos específicos de atividades do processo de metas ao longo do ano.

Liderar o processo de metas da sua organização

O processo de gestão de metas tem quatro fases distintas: elaboração, finalização, execução e classificação. Durante o último trimestre do ano, o planejamento anual de metas é realizado e todas as metas para o próximo ano são elaboradas e aprovadas.

Além do processo de planejamento anual descrito aqui, um processo de planejamento mais rápido pode ser feito a cada trimestre ou meio para criar metas de curto prazo com base nas feitas durante o processo anual.

Na Asana, realizamos o planejamento de metas anualmente e a cada dois meses, porque achamos que esse é o equilíbrio certo entre a estratégia e a execução.

Vamos dar uma olhada em cada fase e na sua linha do tempo em detalhes.

timeline

Elaboração

O objetivo desta fase é que as metas da empresa e da equipe estejam prontas para serem revisadas para finalização.

Esta fase começa no último trimestre do ano e compreende dois marcos. Primeiro, a equipe de liderança apresenta um rascunho de alta confiança das metas da empresa com base na missão da organização. Em seguida, as equipes elaboram rascunhos de metas com base nas metas da empresa.

Marco: elaboração de metas no nível da empresa

Quando

Os rascunhos de metas da empresa de alta confiança devem ser concluídos com tempo suficiente para que as metas da equipe sejam elaboradas e aprovadas antes do final do ano. Elaborar as metas mais estratégicas da empresa pode levar até 2 meses, com as mais táticas levando menos.

Se o processo de planejamento for para uma única equipe, essa fase pode ser ignorada e a equipe pode basear as suas metas nas prioridades da empresa ou na sua missão.

O que parece

Uma vez que as metas da empresa de alta confiança são elaboradas, elas são compartilhadas com a organização para que as equipes possam desenvolver metas que as apoiarão.

Marco: elaboração de metas em nível de equipe

Quando

Os rascunhos de metas da equipe devem ser concluídos com tempo suficiente para que todas as metas sejam aprovadas antes do final do ano. Dependendo do tamanho da organização, a elaboração das metas da empresa pode levar duas semanas para as pequenas e um mês ou mais para as maiores.

Esta fase pode levar uma semana se o processo de planejamento for para uma única equipe.

O que parece

  1. A equipe de liderança compartilha a estratégia para o ano com a empresa através das metas da empresa. Eles devem comunicar o quê e o porquê dessas metas para que as equipes possam pensar em maneiras de contribuir.
  2. Essas metas então se resumem às metas da equipe, elaboradas pelos líderes da equipe em apoio às metas da empresa. O conteúdo dessas metas deve seguir as melhores práticas para a elaboração de metas.
  3. Indivíduos e equipas podem partilhar as suas ideias e criar os seus próprios objetivos de acordo com a estratégia da empresa. Combinada com uma abordagem em cascata, a cocriação de metas de baixo para cima estimula a inovação e o envolvimento da equipe.

Uma abordagem de cima para baixo, na qual todas as metas no nível da equipe devem cair em cascata a partir de uma das metas da empresa, cria alinhamento. Ao mesmo tempo, as equipes promovem a inovação de baixo para cima quando sugerem novas metas, mesmo que elas não estejam contribuindo para as metas estabelecidas anteriormente no nível da empresa, de cima para baixo.

As empresas devem combinar abordagens de cima para baixo e de baixo para cima para a criação de metas de acordo com suas prioridades.

Finalização

O objetivo desta fase é que as metas da empresa e da equipe sejam aprovadas pelas partes interessadas relevantes.

Quando

Todas as metas devem ser finalizadas e aprovadas até o fim do ano. A finalização pode levar de 1 a 2 semanas para organizações pequenas e de 3 a 4 semanas para as maiores.

O que parece

Os proprietários de metas no nível da empresa analisam e finalizam suas metas com a equipe de liderança. Os proprietários das metas da equipe revisam e aprovam as suas metas com os seus gestores e outras partes interessadas relevantes. As aprovações da Asana são a ferramenta perfeita para conduzir esta fase.

Nesta fase, a equipe de liderança pode revisar as metas da empresa com base nas metas da equipe criadas para considerar ideias de baixo para cima provenientes das equipes.

Executivo

Nesta fase, as equipas trabalham para completar as suas metas. Os proprietários das metas comunicam o status das metas às partes interessadas. Essas atualizações de status são essenciais para sinalizar os riscos precocemente e recalibrar a meta ou solicitar mais recursos para alcançá-la.

Quando

É uma prática recomendada definir marcos formais durante o ano para se comunicar e revisar o status de uma meta. Se necessário, esses marcos podem ser usados para discutir com as partes interessadas se uma meta deve ser atualizada para refletir condições imprevistas ou se novos recursos devem ser usados para manter a meta no caminho certo.

Dependendo da natureza dos seus objetivos, isso pode acontecer todos os meses, todos os trimestres ou uma vez no meio do ano. As metas podem ser refinadas ou atualizadas durante essas revisões, dadas as novas informações que surgem durante a execução.

Como regra geral, você deve usar a seguinte cadência ao escrever atualizações de status:

  • Metas anuais: ao menos atualizações trimestrais.
  • Metas de metade (seis meses): atualizações trimestrais ou mensais.
  • Metas trimestrais: ao menos atualizações mensais.

As atualizações de estado devem conter as seguintes informações:

  • Qual é o status da meta (em dia, em risco, em atraso) e por quê?
  • Principais realizações para a conclusão da meta.
  • Próximos passos para a meta.

O progresso das metas na Asana pode ser compartilhado com as partes interessadas por meio de atualizações de status. Os proprietários das metas podem definir lembretes recorrentes para criar atualizações de status com a cadência desejada (semanalmente, quinzenalmente, etc.). Saiba mais sobre as atualizações de status.

Graduação

O objetivo desta fase é avaliar os critérios de sucesso da meta definidos durante a fase de aprovação. A meta é então fechada e classificada como alcançada, parcial, perdida ou descartada. Leia mais sobre como escrever critérios de avaliação para as metas.

Quando

A classificação pode ser feita a qualquer momento quando uma meta for concluída. Por exemplo, se você tem uma meta para lançar uma campanha até o final de fevereiro, essa meta deve ser avaliada no momento da conclusão. Dito isso, é uma prática recomendada estabelecer marcos em seu processo de metas durante o ano para classificar formalmente as metas. Isso normalmente acontece pelo menos duas vezes: uma vez no meio do ano e outra no fim do ano. As organizações que usam metas trimestrais definem marcos de classificação trimestrais.

O que parece

Na Asana, a avaliação acontece com uma atualização de status. Para isso, atualize o status da meta para alcançada, parcial, perdida ou descartada com base nos critérios de avaliação definidos para a meta na fase de aprovação. Inclua informações sobre o impacto da meta e quaisquer desvios do plano ou razões pelas quais ela não foi cumprida.

Com a classificação vem a reflexão sobre os aprendizados relacionados às metas e sua execução, que devem ser socializados e utilizados para o ano seguinte.

Você tem dúvidas? Entre em contato conosco através do seu Gerente de Sucesso do Cliente ou do nosso Fórum da Comunidade Asana!

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