Pautas de reuniões

Como criar uma pauta de reunião na Asana

Embora seja possível criar um projeto de pauta de reunião para qualquer reunião, é possível começar com uma reunião de equipe recorrente ou individual e, em seguida, criar pautas para qualquer reunião, conforme necessário. Há algumas maneiras de criar a pauta da sua reunião. Para começar em pouco tempo:

1. Comece pelo modelo de pauta de reunião e personalize-o para as necessidades da sua equipe.
2. Ou importe uma planilha existente onde estejam atualmente planejando as reuniões.

Se usar um plano gratuito, preferir criar um projeto de pauta de reunião do zero, ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, assista ao nosso tutorial em vídeo:

Exemplos de reuniões que você pode planejar com a Asana

Você pode planejar qualquer reunião na Asana, mas veja algumas ideias para você começar:

• Reuniões de equipe recorrentes
• Reuniões a dois
• Brainstorms
• Planejamento de sprints
• Avaliações de criação

Dicas para planejar e se preparar para a reunião

1. Adicione os tópicos a discutir e os itens da pauta como tarefas

À medida que pensa nos tópicos a abordar, adicione os itens da pauta ao projeto como tarefas. Você pode criar novas tarefas exclusivamente para a pauta ou adicionar tarefas já existentes em outros projetos. Como as tarefas podem residir em vários projetos, não é necessário duplicá-las. Depois de abordar os tópicos, você pode simplesmente remover as tarefas relacionadas do projeto de pauta da reunião.

Chegue a um acordo nas convenções da equipe sobre quem pode colaborar para a pauta da reunião. Você pode, por exemplo, permitir que qualquer pessoa adicione itens, ou designar um coordenador para organizar os temas.

2. Revise e priorize os tópicos de discussão antes da reunião

Crie seções (ou colunas, se for um projeto de quadro) para organizar os itens da pauta. Você pode criar categorias como pautas, acompanhamentos, próximas e notas.

Antes da reunião, analise e priorize os tópicos da pauta arrastando e soltando as tarefas na ordem mais adequada.

3. Compartilhe arquivos ou contexto importantes antes da reunião

Os projetos de pauta de reunião também facilitam para que os participantes encontrem antes da reunião os recursos e o contexto que poderão ser necessários. Se os seus colegas precisam ler antes alguma coisa, por exemplo, crie uma tarefa com o contexto ou os arquivos necessários e atribua cópias da tarefa aos participantes com uma data de conclusão anterior à reunião, para que cheguem preparados.

Dicas para orientar a sua reunião

1. Conecte o Zoom e a Asana

Prepare-se para agendamentos mais simples e reuniões mais produtivas no Zoom. Com esta integração, é possível criar ou vincular reuniões do Zoom a uma tarefa da Asana. Após a reunião, a transcrição e a gravação associadas à tarefa serão exibidas, a fim de facilitar o compartilhamento e o referenciamento.

2. Deixe a pauta visível a todos durante a reunião

As reuniões podem desandar se os colegas de equipe não estiverem todos focados na mesma coisa. Coloque na tela a sua agenda na Asana durante a reunião ou peça que os participantes a abram no aplicativo móvel. Isso também ajuda todos os seus colegas a verem a mesma tela, não importa de onde estejam participando na reunião.

3. Monitore itens realizáveis e seguimentos para melhor capacidade de responsabilização

Todos nós já nos oferecemos durante as reuniões para fazer alguma coisa e esquecemos ao voltar para o nosso trabalho. Para evitar isso, os colegas de equipe podem criar tarefas para os itens realizáveis que surgem nas reuniões e atribuí-los aos responsáveis. Ao incluir detalhes na descrição da tarefa, o motivo e o contexto permanecem claros depois de acabar a reunião.

4. Distribua notas da reunião com mais facilidade

Em vez de dar continuidade com notas da reunião separadas, crie uma tarefa para notas dentro da sua pauta e adicione os participantes (e os que não puderam participar) como seguidores da tarefa, proporcionando a todos uma recapitulação. As reuniões do Zoom vinculadas a uma tarefa da Asana anexarão automaticamente a ela a sua transcrição e gravação.

Certifique-se de distribuir os deveres de anotação de forma equitativa entre os participantes para que todos participem ativamente e não se voluntariem sempre as mesmas pessoas.

5. Discuta ideias e estratégias sem ficar só nas atualizações dos acontecimentos

Ao usar a Asana temos uma melhor percepção do que acontece e do andamento dos trabalhos, reduzindo a frequência das reuniões e permitindo que estas tenham um impacto mais significativo. Quando já não é preciso repassar uma lista das coisas "a fazer, em andamento, e concluídas", podemos dedicar mais atenção a obstáculos e problemas, resultados e aos outros aspectos.

Recursos para o planejamento de pautas e a condução de reuniões