O planejamento de eventos no campus normalmente implica muito estresse, muitos afazeres, muitos e-mails e mais prazos do que se pode cumprir. Quer o seu próximo evento tenha 10 ou 10 mil participantes, a Asana é a ferramenta perfeita de planejamento de eventos para colaborar com os seus colegas de classe e assegurar que o evento ocorra sem imprevistos.
Para configurar um projeto de evento
- Crie um novo projeto para o seu evento. Dê um nome descritivo, como “Maratona de outono” ou “Concerto beneficente”.Adicione uma descrição do projeto com uma visão geral de alto nível.
- Convide colegas de classe e organizadores de eventos para serem membros do Projeto, para que todos possam atribuir e realizar tarefas e acompanhar as atualizações importantes.
- Organize o cronograma do planejamento do evento com seções baseadas no calendário de trabalhos. Use títulos como “A um mês do evento”, “A uma semana do evento”, “Dia anterior ao evento”, etc.
- Adicione tarefas a cada seção e certifique-se de que cada tarefa tenha uma data de conclusão, responsável, todos os arquivos relevantes anexados e uma descrição clara para que todos saibam quem está fazendo o quê e quando.
- No dia do evento, você pode usar a Asana para visualizar a sua agenda adicionando tarefas com prazos para cada etapa, incluindo montagem, chegada dos fornecedores, chegada dos convidados, jantar, etc. À medida que o evento progredir, a sua equipe poderá marcar as tarefas com concluídas em um dispositivo móvel para assegurar que tudo saia conforme planejado.
Baixe o aplicativo da Asana para iOS ou Android para uma coordenação perfeita no dia do evento entre você e a sua equipe de planejamento.
Faça mais com o planejamento de eventos
Monitorar patrocínios
Você pode monitorar os patrocinadores com facilidade no projeto do evento. Com uma tarefa para cada patrocinador, você pode usar subtarefas para monitorar cada etapa do processo, concentrar os dados de contato, anotar telefonemas, listar materiais, contratos e ativos do patrocinador (como logotipos e frases promocionais), etc. Esse pode também ser um ótimo lugar para reunir ideias para a obtenção de patrocinadores e registrar a coleta de fundos para o evento. Confira o nosso exemplo de monitoramento de conta para mais ideias.
Copiar um projeto de evento
Se precisar realizar uma série de eventos ou o mesmo evento regularmente, poderá criar um modelo de projeto a ser duplicado. Adicione itens ao modelo com base no que aprendeu em eventos anteriores. Faça uma cópia do projeto para cada novo evento da série. Usar modelos facilita na realização do planejamento de eventos à medida que os alunos se formam.
Monitorar a lista de convidados
Acompanhe a sua lista de convidados na Asana. Use um formulário do Google para que os convidados possam confirmar presença e integrá-lo ao seu projeto de evento ou a um novo projeto Asana. Quando os convidados confirmarem sua presença, o nome deles aparecerá como uma tarefa na Asana. Você pode até usar este projeto como a lista de check-in. Quando cada convidado chegar ao seu evento, marque a tarefa como concluída no seu dispositivo móvel.
Gerir fornecedores externos
Use seu projeto para gerenciar interações com fornecedores externos. Crie uma tarefa para cada fornecedor e subtarefas para cada etapa do pocesso, incluindo cotações, finalização de contrato, confirmação de cronograma e pagamento de fatura. Quando você receber uma fatura por e-mail, use o encaminhamento de e-mail para criar uma tarefa na Asana.
Foram-se os dias em que administrávamos um evento com ferramentas como e-mail e muitos “copia e cola”. Com a Asana, a sua equipe estará organizada e preparada para o próximo evento, assegurando que os participantes tenham a melhor experiência possível.