Sökning och sökvyer

Oavsett om det bara gäller att hitta en uppgift som tilldelades till en kollega förra veckan eller att samla in ett register över arbetet för att förbereda sig för en granskning, håller Asana ihop allt arbete och hjälper dig att snabbt begripa det med sökfältet.

Med sökfältet kan du hitta uppgifter, projekt, portfolior, taggar, personer, mål eller team i din arbetsyta eller organisation.

Using the search bar in Asana.png

Tryck flik+/på tangentbordet för att fokusera på sökfältet.

Enkel sökning

För att göra en enkel sökning kan du skriva in sökord i sökfältet för det du söker efter.

basic search

Resultaten av din sökning kommer att visa följande i det automatiska kompletteringsfältet nedan:

  1. Uppgifter
  2. Projekt
  3. Mallar
  4. Portfolior
  5. Mål
  6. Projektsammanfattningar
  7. Meddelanden
  8. Team

Skriv namnet på en person i en enkel sökning för att hitta personens profil. Du kan också använda tangenten "@" för att söka efter enskilda användare, uppgifter eller projekt.

Operatörer i sökfrågor

Använd operatörer i dina sökfrågor för att lägga till mer specificitet i din sökning.

Operatör Användningsfall Exempel

" "

Omsluter ett antal termer för att beteckna en fras för sökning.
  • Alla inslagna termer måste visas i resultatet, i den angivna ordningen.

Sök "pajäpple"

 

✅ Returer: läcker paj äppelrecept

 

❌ Återvänder inte: äppelpaj

(och )

Omsluter termer och operatörer för att beteckna företräde.

  • Operatörer inom parenteserna gäller före de utanför.

  • Observera att operatörer annars tillämpas från vänster till höger: t.ex. a + b | c + d = ((a + b) | c ) + d

Sök: äpple | (citronpaj)

 

✅ Returer: äppeljuice, äppelpaj och citronpaj

 

❌ Återvänder inte: citronsaft

|

"eller" termerna till vänster och höger.

  • Resultaten kan innehålla ett eller båda villkoren, men måste innehålla minst ett av dem.
  • Som standard måste sökresultaten innehålla alla termer som visas i söktexten.

Sök: äpple | citronpaj

 

✅ Returer: äppelpaj och citronpaj

 

❌ Återkommer inte: äppeljuice eller citronsaft

*

Lägger till en term för att beteckna en prefixfråga.
  • Detta returnerar längre termer som börjar med termen.

Sökning: "apple p*"

 

✅ Returer: äppelbakverk och äppelpaj

 

❌ Återkommer inte: äppeljuice

-

Förbereder sig på en term för att negera den.
  • Resultaten kan inte innehålla den termen.

Sök: paj -äpple

 

✅ Returer: citronpaj

 

❌ Återvänder inte: äppelpaj

Visa alla resultat

Gör en fullständig sökning för att söka igenom alla textfält, inklusive namn, beskrivningar och kommentarer.

För att göra en textsökning, skriv ett nyckelord i sökrutan och klicka på Visa alla resultat eller tryck på Retur.

View all results in search.png

Resultaten av din sökning kommer då att visas i en listvy, och du kommer att se flikarna uppgifter, meddelanden, projekt, portföljer, mål och uppgift i mallars sökvy. Sökvyer är listor med objekt som uppfyller de kriterier du anger.

Avancerad sökning

Tillgänglig på Asana StarterAdvancedEnterprise och Enterprise+ nivåer, samt och tidigare abonnemang Premium, Business och Legacy Enterprise.

Avancerad sökning gör det möjligt att ange ytterligare begränsningar för sökningar. Den kommer sist i listan med sökvyer.

Resultaten av din sökning kommer endast att visa objekt som du har behörighet för. Därför kanske dina kollegor ser andra resultat, även om ni söker med exakt samma parametrar.

How to use advanced search.gif

Skapa en sökvy

  1. Klicka på sökfältet
  2. Välj avancerad sökning
  3. I fönstret för avancerad sökning kan du se ett antal parametrar som du kan använda för att söka.
  4. Klicka på +Lägg till filter för att använda ytterligare parametrar för sökning.

Filter hjälper dig att hitta exakt det du vill, snabbare. Du kan antingen göra din sökning mer precis eller mer generell.

När du skapar en sökvy är varje fält valfritt.

Resultaten för din sökning visas i huvudfönstret och namnet på sökningen visas längst upp i sidhuvudet.

Save search.png

Från sökresultaten kan du:

  • Filtrera för att ändra dina sökparametrar
  • Välj Sortera för att visa olika fält att sortera sökresultaten efter
  • Klicka på Visa för att visa som lista eller kalender

Filter för anpassat fält

Använd sökvyer för att söka efter uppgifter med samma anpassade fält i flera projekt.

serach views

Börja med att klicka i sökfältet för att komma till Avancerad sökning. Klicka på Lägg till filter och välj sedan Lägg till fält. Du kan sedan ange de anpassade fältvärden du söker efter.

Du måste ha det anpassat fältet i organisationens fältbibliotek för att det ska synas i en avancerad sökning.

Spara dina sökresultat

Om du vill använda vissa sökvyer regelbundet kan du spara dem för lättare åtkomst i framtiden.

save a search
  1. Klicka på stjärnikonen för att spara sökvyn.
  2. När du har sparat sökvyn visas den under Stjärnmärkta objekt i sidofältet.

När du sparar en sökvy sparas även parametrarna för sökningen, så att den sparade sökningen uppdateras när du och dina kollegor fortsätter att arbeta med uppgifterna.


Rename search

Klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid namnet på sökningen för att byta namn på den. Du behöver först spara en sökning genom att klicka på stjärnikonen för att Byt namn på sökning ska visas.

Söka i ett projekt

Det går att söka efter uppgifter i ett specifikt projekt. Det är användbart om du har projekt med ett stort antal uppgifter.

How to search a project.png

Så här söker du inom ett projekt:

  1. Klicka på trepunktsikonen
  2. Välj Sök i det här projektet

Snabbtips för sökvyer

Det finns många parametrar du kan använda i dina sökvyer. De flesta av dem är ganska självklara, men här är några av de mindre välkända.

  • Ej tilldelade uppgifter - skriv ”ingen” i fältet tilldelad person.
  • Uppgifter som inte är i något projekt - skriv ”inget projekt” i fältet projekt.
  • Uppgifter med angivna taggar - välj ”Har taggar” eller ”Har alla de här taggarna” i fältet taggar
  • Uppgifter i ett avsnitt av ett projekt - efter att ha angivit ett projekt i fältet Projekt kan du klicka på den nedrullningsbara pilen för att välja ett avsnitt i projektet som du vill söka i
  • Ingen parameter - använd fälten ”Inga taggar” eller ”Inga projekt” för att hitta alla uppgifter som inte är associerade med en tagg eller ett projekt.
  • Tilldelad av - använd fältet Tilldelad av för att hitta uppgifter som tilldelats av en viss medlem eller gäst.
  • Datum för slutförande - använd filtret för slutförande för att hitta alla uppgifter som slutförts inom de senaste X dagarna.
  • Uppgifter med specifika slutdatum - använd fälten Start, slutförande, skapande eller modifiering för att välja "Mellan" för att hitta uppgifter inom en viss tidsram, eller "På" för att visa uppgifter från ett visst datum
  • Anpassade fält- använd filtret för anpassade fält för att söka efter status för specifika anpassade fält.
  • Slutdatum och startdatum
    • Inom nästa: Alla uppgifter förfaller från och med idag och framåt
    • Under de kommande: Inkluderar alla tidigare slutdatum

Exempel på sökningar att spara

  • Jobb som behöver uppföljning - sök efter uppgifter som du har skapat för andra och som är ofullständiga och förfaller inom 3 dagar.
  • Uppgifter som riskerar att bli fördröjda - sök efter uppgifter med ett anpassat fält för ”hög prioritet” som förfaller i dag eller i morgon. Perfekt för projektledare för att hålla igång olika projekt.
  • Blockerade godkännanden- sök efter uppgifter med ett anpassat fält för ”redo för granskning” och ge feedback till de tilldelade personerna för att avblockera arbete som väntar på godkännande.
  • Jobb slutfört under kvartalet - sök efter uppgifter som du har slutfört i ett specifikt datumintervall. Perfekt för de som vill se sina granskningsbidrag eller hålla sitt CV uppdaterat.

Göra det enkelt att hitta jobbet

  • Ge alla uppgifter tydliga, genomförbara namn. Att ge en uppgift namnet ”utkast till kundfokusbloggen” i stället för ”blogg” kan hjälpa till att begränsa sökresultaten, särskilt om uppgiften har kopierats från en mall.
  • Ge alla uppgifter slutdatum, tilldelade personer och lägg till dem i projekt. Det gör det mycket enklare att begränsa sökningen med specifika kriterier.
  • Använd anpassade fält för att kategorisera uppgifter efter vissa kriterier inom projekten. 

Gillar du det du ser? Börja med en gratis provperiod av Asana i dag. Prova gratis

Var denna artikel till hjälp?

Thanks for your feedback