Sökning och sökvyer

Oavsett om det bara gäller att hitta en uppgift som tilldelades till en kollega förra veckan eller att samla in ett register över arbetet för att förbereda sig för en granskning, håller Asana ihop allt arbete och hjälper dig att snabbt begripa det med sökfältet.

Med sökfältet kan du hitta uppgifter, projekt, taggar, personer eller team i din arbetsyta eller organisation.

 

Tryck på Tab+/på tangentbordet för att fokusera på sökfältet.

Enkel sökning

Skriv in namn eller titel i sökfältet för att göra en enkel sökning.

 

Resultaten av din sökning kommer att visa följande i det automatiska kompletteringsfältet nedan:

1. Uppgifter
2. Projekt
3. Mallar
4. Portfolior
5. Meddelanden
6. Mål
7. Projektsammanfattningar
8. Team
9. Personer
10. Taggar

Skriv namnet på en person i en enkel sökning för att hitta personens profil. 

Du kan också använda tangenten "@" för att söka efter enskilda användare, uppgifter eller projekt

Textsökning

Gör en textsökning för att söka igenom alla textfält i uppgifter och konversationer, inklusive namn, beskrivningar och kommentarer.

 

För att göra en textsökning:

1. Klicka på sökfältet och skriv in ett nyckelord
2. Välj Visa alla resultat med [nyckelord] (eller tryck Enter på tangentbordet).

 

 

Resultaten av din sökning kommer då att visas i en rutnätsvy, och du kommer att se flikarna Uppgifter, Meddelanden, Projekt och Uppgifter i mallar.

Avancerad sökning och sökvyer

Avancerad sökning gör det möjligt att ange ytterligare begränsningar för sökningar. Den kommer sist i listan med sökvyer.

Sökvyer är listor med uppgifter, projekt eller meddelanden som uppfyller de kriterier du anger. Skapa en sökvy för att hitta specifika grupper med uppgifter, projekt, meddelanden eller uppgiftsmallar.

> Resultaten av din sökning kommer endast att visa uppgifter, projekt och meddelanden som du har behörighet för. Därför kanske dina kollegor ser andra resultat, även om ni söker med exakt samma parametrar.

 

Skapa en sökvy

1. Klicka på sökfältet
2. Välj Avancerad sökning

 

 

I fönstret för avancerad sökning kan du se ett antal parametrar som du kan använda för att söka.

 

 

Klicka på +Lägg till filter för att använda ytterligare parametrar för sökning.

Filter hjälper dig att hitta exakt det du vill, snabbare. Du kan antingen göra din sökning mer precis eller mer generell.

När du skapar en sökvy är varje fält valfritt.

Resultaten för din sökning visas i huvudfönstret och namnet på sökningen visas längst upp i sidhuvudet.

 

Från sökresultaten kan du:

• Klicka på Filter för att ändra dina sökparametrar
• Klicka på Spara sökning för att lägga till resultaten under avsnittet för sparade sökningar i sidofältet
• Klicka på Sortera för att ändra ordningen på dina uppgifter
• Klicka på Visa för att visa som en lista eller som en kalender

Sökvyer visar uppgifter, projekt, meddelanden och uppgiftsmallar som uppfyller parametrarna du har ställt in.

Sortera resultat

 

Välj Sortera för att visa olika fält att sortera sökresultaten efter.

Spara dina sökresultat

Om du vill använda vissa sökvyer regelbundet kan du spara dem för lättare åtkomst i framtiden.

 

1. Klicka på stjärnikonen för att spara sökvyn.
2. När du har sparat sökvyn visas den under Stjärnmärkta objekt i sidofältet.
   
   

När du sparar en sökvy sparas även parametrarna för sökningen, så att den sparade sökningen uppdateras när du och dina kollegor fortsätter att arbeta med uppgifterna.

Klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid namnet på sökningen för att byta namn på den. Du behöver först spara en sökning genom att klicka på stjärnikonen för att detta alternativ ska visas.
Söka i ett projekt

Det går att söka efter uppgifter i ett specifikt projekt. Det är användbart om du har projekt med ett stort antal uppgifter.

 

Så här söker du inom ett projekt:

1. Klicka på trepunktsikonen
2. Välj Sök i det här projektet

Snabbtips för sökvyer

Det finns många parametrar du kan använda i dina sökvyer. De flesta av dem är ganska självklara, men här är några av de mindre välkända.

• Ej tilldelade uppgifter - skriv ”ingen” i fältet Tilldelad till
• Uppgifter som inte är i något projekt - skriv ”inget projekt” i fältet Projekt.
• Uppgifter med angivna taggar - välj ”Har taggar” eller ”Har alla de här taggarna” i fältet Taggar
• Uppgifter i ett avsnitt av ett projekt - efter att ha angivit ett projekt i fältet Projekt kan du klicka på den nedrullningsbara pilen för att välja ett avsnitt i projektet som du vill söka i.
• Ingen parameter - använd fälten ”Inga taggar” eller ”Inga projekt” för att hitta alla uppgifter som inte är associerade med en tagg eller ett projekt.
• Tilldelad av - använd fältet Tilldelad av för att hitta uppgifter som tilldelats av en viss medlem eller gäst.
• Slutförandedatum - använd filtret Slutförandedatum för att hitta alla uppgifter som slutförts inom de senaste X dagarna.
• Uppgifter med specifika slutdatum - använd fälten Start-, Slutförande-, Skapande- eller modifieringsdatum för att välja "Mellan" för att hitta uppgifter inom en viss tidsram, eller "På" för att visa uppgifter från ett visst datum
• Anpassade fält- använd filtret Anpassade fält för att söka efter status för specifika anpassade fält.

Exempel på sökningar att spara

• Jobb som behöver uppföljning - sök efter uppgifter som du har skapat för andra och som är ofullständiga och förfaller inom 3 dagar.
• Uppgifter som riskerar att bli fördröjda - sök efter uppgifter med ett anpassat fält för ”hög prioritet” som förfaller i dag eller i morgon. Perfekt för projektledare för att hålla igång olika projekt.
• Blockerade godkännanden- sök efter uppgifter med ett anpassat fält för ”redo för granskning” och ge feedback till de tilldelade personerna för att avblockera arbete som väntar på godkännande.
• Jobb slutfört under kvartalet - sök efter uppgifter som du har slutfört i ett specifikt datumintervall. Perfekt för de som vill se sina granskningsbidrag eller hålla sitt CV uppdaterat.

Göra det enkelt att hitta jobbet

• Ge alla uppgifter tydliga, genomförbara namn. Att ge en uppgift namnet ”utkast till kundfokusbloggen” i stället för ”blogg” kan hjälpa till att begränsa sökresultaten, särskilt om uppgiften har kopierats från en mall.
• Ge alla uppgifter slutdatum, tilldelade personer och lägg till dem i projekt. Det gör det mycket enklare att begränsa sökningen med specifika kriterier.
• Använd anpassade fält för att kategorisera uppgifter efter vissa kriterier inom projekten.

Gillar du det du ser? Börja med en 30-dagars gratis Asana-provperiod i dag. Prova gratis