Arbetsbelastning för portfolio och universell arbetsbelastning

Lär dig hur du utnyttjar arbetsbelastningen i vår Få ökad insikt med Rapportering av virtuell utbildning. Registrera dig nu.

Skapa en portfolio

För att kunna använda portfolio-arbetsbelastning måste du ha en nuvarande portfolio eller skapa en ny portfolio.

Så här skapar du en portfolio:

1. Klicka på Portfolior i sidofältet
2. Klicka på panelen Ny portfolio 
3. Namnge din portfolio och ställ in sekretessnivån
4. Klicka på Skapa portfolio
5. När din portfolio har skapats klickar du på Lägg till projekt för att lägga till ett projekt till din nyligen skapade portfolio.

Få åtkomst till arbetsbelastning i portfolior

Klicka på portfolio i sidofältet, välj en portfolio och gå sedan till fliken Arbetsbelastning.

Alla som har tilldelats arbete i de olika projekten i portfolion finns med i användarlistorna.

Skapa en team portfolio för att se ditt team arbete i de olika projekten. Skapa en teamövergripande portfolio för att se alla dina viktiga projekt som delas av flera team.

Anpassade fält

Ställ in anpassade fält enligt prioritet för att få en uppfattning om uppgiftens betydelse. Du kan välja anpassade fältfärger i växlingsmenyn.

Skapa anpassade fält och färger i projektvyn. När du sedan ställer in ett anpassat fält i uppgifterna visas den färgen i arbetsbelastningsvyn.

Filtrera

Filtrera arbetsbelastningsvyn efter roll eller person.

• Du kan söka efter och välja de personer du vill se i din arbetsbelastningsvy.
• Du kan även söka efter Roll.

Uppmuntra ditt team att lägga till roller i sina profiler i Asana.

Du kan även spara en filtrerad vy som standardvy för alla. Välj Spara layout som standard i den nedrullningsbara menyn bredvid projektets namn.

Universell arbetsbelastning

Universell arbetsbelastning är tillgänglig på Asana Enterprise och Enterprise+ och tidigare abonnemang på Legacy Enterprise.  Besök vår prissättningssida för mer information.​​

Med universell arbetsbelastning kan du visa den globala kapaciteten i ett team genom att dra data från uppgifter och underuppgifter i alla projekt till en arbetsbelastningsvy.

För att universell arbetsbelastning ska fungera måste uppgifter och underuppgifter vara tilldelade, ha ett förfallodatum och tillhöra ett projekt som ska räknas in i trendlinjen för kapacitet.

Obs! Det icke-tilldelade avsnittet visas bara i arbetsbelastningsvyn för portfolion.

Skapa en universell arbetsbelastning

Från rapportering:

1. Klicka på + Skapa
2. Lägg till personer för att se deras arbetsbelastning och klicka på Lägg till
3. Redigera arbetsbelastningen genom att klicka på den nedrullningsbara menyn bredvid namnet och välja Redigera uppgifter om arbetsbelastningen. Härifrån kan du ändra namnet och lägga till en beskrivning.

Obs! Den som tittar på arbetsbelastningsvyn måste ha behörighet för att se uppgiften. Allt de inte skulle se i sökningen i Asana (en privat uppgift som en medlem i ett team har gjort åt sig själva) visas inte i arbetsbelastningsvyn.

Du kan dela din universella arbetsbelastning med teamkollegor genom att klicka på knappen Dela i det övre högra hörnet av arbetsbelastningsvyn.

Filter i universell arbetsbelastning

För en mer riktad vy över det arbete du vill se, använd filter i universell arbetsbelastning.

Öppna arbetsbelastningsvyn och klicka på Filtrera i det övre högra hörnet och välj bland en mängd olika filter.

Status för slutförd uppgift: Visa en uppgift, endast slutförda uppgifter eller endast ej slutförda uppgifter.

Inkludera uppgifter från: Visa endast uppgifter från ett specifikt projekt, en portfolio, ett team eller från hela organisationen.

Exkludera uppgifter från: Exkludera uppgifter från specifika team, portfolior, projekt och projekt som ägs av specifika personer.

Typ av uppgift: Visa uppgifter, milstolpar och godkännanden.

Filter för underuppgifter: Visa underuppgifter i resultaten, eller uteslut underuppgifter från resultaten.

Personer: Du kan välja de personer du vill se i din arbetsbelastningsvy och söka efter namn och roll.

Dölj projekt: Du kan dölja vissa projekt från att visas i din arbetsbelastning. Men om uppgiften är multi-homed i ett annat projekt kommer den fortfarande att dyka upp.

Exkludera uppgifter från specifika projekt: Det här filtret exkluderar alla uppgifter i det valda projektet. Även om de är multi-homed i andra projekt kommer dessa uppgifter inte att dyka upp. 

Redigera teamets insats

Med arbetsbelastning kan du visa och redigera insatsen för dina team. Du kan använda timmar, poäng eller procent som arbetsbelastning. 

Så här redigerar du insatsen för ditt team:

1. Klicka på ikonen som visar insats
2. Klicka på Redigera insats

Timmar och poängfördelning

När du väljer timmar eller poäng som ansträngning fördelas de jämnt över de dagar de är fördelade över. Om du har en uppgift som tar mer än en dag att slutföra kommer insatsen att fördelas jämnt över vardagar (hoppa över helgdagar). För en uppgift som till exempel beräknas ta 10 timmar under 2 dagar kommer tiden att fördelas med 5 timmar varje dag. Om uppgiften pågår från en fredag till en måndag beräknas den ta 5 timmar på fredagen och 5 timmar på måndagen.

Procentuell allokering

Med procentuell fördelning kan du bestämma hur mycket tid som ska spenderas på en specifik uppgift och fördela den över så många dagar som behövs.

Om du till exempel planerar att arbeta med en uppgift för 50% av din tid på en vecka, kommer den uppgiften att ta upp 50% av din tid under hela veckan.

Använd startdatum för att redogöra för uppgifter som tar mer än en dag att slutföra.

Helger i arbetsbelastning

Arbetsbelastningen sprider inte ansträngning under helgerna, om det inte behövs. Till exempel, om du har en 10-timmars uppgift med ett startdatum på måndag och ett slutdatum på söndag, kommer det att ta 2 timmar per dag under vardagar. Men om samma uppgift har startdatum lördag och slutdatum söndag tar det dock 5 timmar per dag.

Visa statistik

Håll muspekaren över en användares diagram för att se hur många uppgifter den personen har slutfört en viss dag.

Håll muspekaren över rubriken för en viss kolumn för att visa det totala antalet uppgifter för flera olika team den dagen. Håll muspekaren över ett namn för att visa det totala antalet uppgifter eller insatser över tid för den personen.

Drill-down-vy

Klicka på pilen intill en person för att få en detaljerad vy över projekt och uppgifter för den personen.

Klicka på projektnamnet för att öppna projektstatusrutan.

Dra och släpp uppgifter

Dra och släpp uppgifter för att planera om eller omtilldela till en annan person.

• Du kan inte flytta en uppgift till ett annat projekt.
• När du omtilldelar uppgifter låser sig kalendern för att undvika misstag. När du är färdig med att omtilldela kan du dra uppgiften för att planera om.
• Du kan skapa uppgifter i arbetsbelastningsvyn genom att klicka direkt på din arbetsbelastning under tilldelad person, datum och projekt som du vill schemalägga och skriva in ditt uppgiftsnamn. Klicka sedan i uppgiftsdetaljerna för att lägga till ytterligare information.

Använd flera val för att planera om flera på samma gång: håll ned Command-/Ctrl-tangenten och markera alla uppgifter som du vill planera om och/eller omtilldela samtidigt som du håller ned Command-/Ctrl-tangenten.

Zooma

Klicka på zoom-knappen för

Använd zoomen för att justera vyn baserat på hur ditt schema för arbete och uppföljning ser ut.

Antal underuppgifter i arbetsbelastningen

Du kan också se antalet underuppgifter i en specifik uppgift direkt från arbetsbelastning.

Antalet underuppgifter visas bredvid uppgiftsnamnet i den detaljerade vyn i arbetsbelastningen.

 

Vill du lära dig mer? Upptäck alla funktionerna i arbetsbelastning i Asana.