Portföljarbetsbelastningen är tillgänglig för alla Asana Business-kunder.
Arbetsbelastning ger en visuell ögonblicksbild av teamets kapacitet och en inblick i vad teamet arbetar med i olika projekt — allt på ett och samma ställe. Identifiera konflikter och hantera risker för att hålla projekten i fas genom att enkelt omtilldela eller planera om uppgifter i samma vy. Se till att teammedlemmarna inte har för mycket eller för lite arbete och att projekten är ordentligt bemannade.
Se arbetsbelastningen i praktiken med en kostnadsfri 30-dagars Asana Business-provperiod. Prova gratis.
Du kan visa arbetsbelastning baserat på antal uppgifter eller insats, till exempel timmar eller poäng. Dessutom kan du ställa in kapaciteten för varje teammedlem för att snabbt upptäcka om någon har för mycket arbete.
Lär dig hur du utnyttjar arbetsbelastningen i vår Få ökad insikt med Rapportering av virtuell utbildning. Registrera dig nu.
Skapa en portfolio
För att kunna använda portfolio-arbetsbelastning måste du ha en aktuell portfolio eller skapa en ny portfolio.
Så här skapar du en portfolio:
- Klicka på Portfolior i sidofältet
- Klicka på panelen Ny portfolio
- Namnge portfolion och ställ in sekretessnivån
- Klicka på Skapa portfolio
- När portfolion har skapats klickar du på Lägg till projekt för att lägga till ett projekt till den nya portfolion.
Få åtkomst till arbetsbelastning i portfolior
Klicka på portfolio i sidofältet, välj en portfolio och gå sedan till fliken Arbetsbelastning.
Alla som har tilldelats arbete i de olika projekten i portfolion finns med i användarlistorna.
Skapa en teamportfolio för att se teamets arbete i de olika projekten. Skapa en teamövergripande portfolio för att se alla dina viktiga projekt som delas av flera team.
Anpassade fält
Ställ in anpassade fält enligt prioritet för att få en uppfattning om uppgiftens betydelse. Du kan välja anpassade fältfärger i växlingsmenyn.
Skapa anpassade fält och färger i projektvyn. När du sedan ställer in ett anpassat fält i uppgifterna visas den färgen i arbetsbelastningsvyn.
Filtrera
Filtrera arbetsbelastningsvyn efter roll eller person.
- Du kan söka efter och välja de personer du vill se i din arbetsbelastningsvy.
- Du kan även söka efter Roll.
Uppmuntra teammedlemmarna att lägga till roller i sina profiler i Asana.
Du kan även spara en filtrerad vy som standardvy för alla. Välj Spara layout som standard i den nedrullningsbara menyn bredvid projektets namn.
Universell arbetsbelastning
Universell arbetsbelastning är tillgänglig för alla Asana Enterprise-kunder.
Med universell arbetsbelastning kan du visa ett teams globala kapacitet genom att dra data från uppgifter och underuppgifter i alla projekt till en arbetsbelastningsvy.
För att universell arbetsbelastning ska fungera måste uppgifter och underuppgifter vara tilldelade, ha ett förfallodatum och tillhöra ett projekt som ska räknas in i trendlinjen för kapacitet.
Obs! Det icke-tilldelade avsnittet visas bara i arbetsbelastningsvyn för portfolion.
Skapa en universell arbetsbelastning
Från rapportering:
- Klicka på + Skapa
- Lägg till personer för att se deras arbetsbelastning och klicka på Lägg till
- Redigera arbetsbelastningen genom att klicka på den nedrullningsbara menyn bredvid namnet och välja Redigera uppgifter om arbetsbelastningen. Härifrån kan du ändra namnet och lägga till en beskrivning.
Obs! Den som tittar på arbetsbelastningsvyn måste ha behörighet för att se uppgiften. Allt som de inte skulle se i Asanas sökning (en privat uppgift som en teammedlem har gjort för sig själv) visas inte i arbetsbelastningsvyn.
Du kan dela din universella arbetsbelastning med teamkollegor genom att klicka på knappen Dela i det övre högra hörnet av arbetsbelastningsvyn.
Redigera teamets insats
Med arbetsbelastning kan du visa och redigera teammedlemmarnas insats.
Så här redigerar du teamets insats:
- Klicka på ikonen som visar insats
- Klicka på Redigera insats
Startdatum
Använd startdatum för att redogöra för uppgifter som tar mer än en dag att slutföra.
För en uppgift som kräver flera dagars arbete kommer insatsen att fördelas jämnt över vardagar (och hoppa över helgdagar). För en uppgift som till exempel beräknas ta 10 timmar under 2 dagar kommer tiden att fördelas med 5 timmar varje dag. Om uppgiften pågår från en fredag till en måndag beräknas den ta 5 timmar på fredagen och 5 timmar på måndagen.
Visa statistik
Håll muspekaren över en användares diagram för att se hur många uppgifter den personen har slutfört en viss dag.
Håll muspekaren över kolumnrubriken för en viss dag för att visa det totala antalet uppgifter för flera olika teammedlemmar den dagen. Håll muspekaren över ett namn för att visa det totala antalet uppgifter eller insatser över tid för den personen.
Drill-down-vy
Klicka på pilen intill en person för att få en detaljerad vy över projekt och uppgifter för den personen.
Klicka på projektnamnet för att öppna projektstatusrutan.
Dra och släpp uppgifter
Dra och släpp uppgifter för att planera om eller omtilldela till en annan person.
- Du kan inte flytta en uppgift till ett annat projekt.
- När du omtilldelar uppgifter låser sig kalendern för att undvika misstag. När du är färdig med att omtilldela kan du dra uppgiften för att planera om.
- Du kan skapa uppgifter i arbetsbelastningsvyn genom att klicka direkt på din arbetsbelastning under den tilldelade personen, datumet och projektet som du vill schemalägga och skriva in uppgiftsnamnet. Klicka sedan i uppgiftsdetaljerna för att lägga till ytterligare information.
Använd flera val för att planera om flera på samma gång: håll ned
Command-/Ctrl-tangentenoch markera alla uppgifter som du vill planera om och/eller omtilldela samtidigt som du håller nedCommand-/Ctrl-tangenten.
Zooma
Klicka på zoom-knappen för
Använd zoomen för att justera vyn baserat på hur ditt schema för arbete och uppföljning ser ut.
Antal underuppgifter i arbetsbelastningen
Du kan också se antalet underuppgifter i en specifik uppgift direkt från arbetsbelastning.
Antalet underuppgifter visas bredvid uppgiftsnamnet i den detaljerade vyn i arbetsbelastningen.