Vimeo och Asana | Produktguide

Videomeddelandetjänsten i Asana som Vimeo har utvecklat är en gratisfunktion som finns tillgänglig i alla Asana-abonnemang inklusive gratisanvändare, gäster och de som har Premium-, Business- och Enterprise-abonnemang. Alla fullvärdiga medlemmar i en arbetsyta eller en organisation kan spela in i uppgifter. Gäster med begränsad åtkomst kan se inspelade filer men har inte möjlighet att spela in sina egna.

För videomeddelanden stöds inspelning av Google Chrome, Microsoft Edge och Safari.  Att se inspelningar stöds även av Safari, Firefox, iOS, Android och skrivbordsversionen.

Översikt

Skriftlig text och feedback mellan team kan ibland misstolkas och missförstås på grund av olika nyanser eller komplicerat språkbruk. Det kan leda till ineffektiva arbetsflöden, vilket kan medföra försenade tidslinjer och mer jobb om jobbet.

Asanas integrering med Vimeo innebär att du nu kan spela in videomeddelanden, transkribera videor och bädda in Vimeo-videor i Asana-projekt.

Videomeddelanden i Asana, som drivs av Vimeo, kan nu omvandla bilder och text till effektfulla videomeddelanden som underlättar arbetsspårning och teamsamarbete. Förutom standardalternativet för skriven text kan du nu kommunicera effektivt med ditt team genom en uppgifts-, kommentars- och meddelandebaserad videofunktion. Sedan skapas automatiskt en utskrift av inspelningen av Asana, vilket gör den läsbar och sökbar.

Vare sig det gäller inspelning av presentationer, handledningar, visuell feedback eller inspelade demos, kommer videomeddelanden att bidra till tydlighet och transparens i dina arbetsuppgifter och arbetsflöden eftersom du kan spela in dig själv, din skärm eller både och. Videor kan spelas in i en uppgiftsbeskrivning, uppgiftskommentar och meddelandetråd för att snabbt och effektivt ge användbara förklaringar för uppgifter och deras medarbetare.

Möjligheten att bädda in Vimeo-videor i dina Asana-projekt är ett otroligt effektivt sätt att ge liv åt både kreativa sammanfattningar och projektstarter.

Inspelade videor lagras av Vimeo och kan ses av vem som helst som har en direkt URL till videon. Om du vill ta bort en video eller ändra en videos sekretessinställningar loggar du in på Vimeo och redigerar från Vimeo-videobiblioteket.

Funktioner

Videomeddelanden i Asana, som stöds av Vimeo, är tillgängliga för alla kunder och kommer att vara automatiskt aktiverade som standard. Endast superadministratörer för Enterprise-domäner kommer att kunna aktivera eller inaktivera den här funktionen för hela organisationen. Administratörer för alla domäner som inte är Enterprise-domäner kan få hjälp genom att kontakta Asana Outreach.

Spela in en video i en uppgift

Härifrån kan du:

1. Öppna uppgiften där du vill spela in en video
2. Klicka i antingen beskrivningen eller kommentarsfältet. Välj sedan ikonen för inspelning av video i det nedre högra hörnet av fliken. Du kommer då till en inspelningskonfiguration som ger dig tre alternativ:

Här kan du göra följande:

1. Spela in skärmen på ditt fönster eller valfri applikation
2. Spela in med endast kameran på din givna enhet
3. Spela in både din skärm och din kamera

När du har valt inspelningsalternativet klickar du på starta inspelning.

Om du väljer både kameran och kameran måste du spela in hela skrivbordsvyn för att kameravyn ska visas i skärmens hörn.

När du har valt starta inspelning får du möjlighet att dela innan en nedräkning på 3 sekunder börjar:

1. Hela din skärm
2. Ett programfönster
3. En Google Chrome-, Microsoft Edge- eller Safari-flik

Medan videon spelas in visas alternativet Sluta dela din skärm längst ner på kontrollen. När du klickar på det stoppas inspelningen och videon optimeras under några sekunder.

Det är för närvarande inte möjligt att spela in på mobila enheter

Lägga till en video i en uppgift

Från videoinspelningsöversikten kan du:

1. Lägg till videotiteln
2. Download
3. Ta bort
4. Lägg till videon

Lägga till en inspelning

Om du lägger till videon kommer den automatiskt att sparas i beskrivningen eller kommentarsfältet för uppgiften. Din video kommer också att kunna ses utanför Asana av alla som du delar länken med.

Från uppgiftsvyn kan du:

1. Spela upp videon
2. Visa i Vimeo för att se delningsbar URL
3. Kopiera länk
4. Download
5. Skicka feedback
6. Ta bort

Transkribera videoinspelningar

När du har lagt till videon kommer Asana automatiskt att skapa och ladda upp en transkription av inspelningen. Det kan ta några minuter innan den visas medan videon bearbetas. När det är klart kommer alla transkriptioner att lagras i Asana.

När bearbetningen är klar klickar du på alternativet Se transkriptionen i helskärm. Videon visas i helskärmsläge och transkriptionen finns tillgänglig på höger sida.

Till och med nyckelfraser som registrerats i transkriptionen kan tas fram genom Asanas sökfunktion.

Ansluta till Vimeo

Du kan spela in högst två videor innan du måste skapa ett Vimeo-konto. Om du försöker spela in en tredje video kommer du att uppmanas att skapa ett gratis Vimeo-konto som sedan kan användas för att spela in ett obegränsat antal videor som kan vara upp till två timmar.

Så snart ditt konto är konfigurerat kan du spela in ett obegränsat antal videor i Asana. Inspelningar kan nås via dina Asana-uppgifter och även direkt via ditt Vimeo-konto.

Hantera videoinspelningar

Alla inspelade videor från användare inom din domän kommer att lagras på din organisations nya Vimeo-konto. Om du vill hantera din organisations videor, se analyser och få tillgång till avancerade säkerhetsfunktioner kan du uppgradera till ett Vimeo Enterprise-abonnemang. Skicka in dina uppgifter via det här formuläret så kontaktar Vimeo dig och hjälper dig att komma igång.

Dina videor kommer att vara synliga för alla som du delar Vimeo-videolänken med, om du inte redigerar videons sekretessinställningar.

Inaktivera videomeddelanden

Funktionen för videomeddelanden via Asana Vimeo aktiveras automatiskt som standard.

Administratörer för domäner som inte är Enterprise kan ta kontakt med Asana Outreach för att få hjälp. Funktionen kan aktiveras igen när som helst genom att följa stegen ovan.

Videor som spelats in före inaktiveringen kommer fortfarande att vara tillgängliga för användare som har åtkomst till dem.

Bädda in en video i Asana

Att bädda in Vimeo-videor i dina Asana-projekt är ett otroligt effektivt sätt att ge liv åt både kreativa sammanfattningar och projektstarter med bara några få klick.

Öppna det projekt där du vill bädda in en Vimeo-video:

1. Klicka på fliken Översikt 
2. Klicka på Skapa projektsammanfattning i Nyckelresurser

Härifrån:

1. Klicka på ikonen + 
2. Välj video

Klistra in URL: en till videon som du vill bädda in.

Sekretess och dataskydd

Hos Asana är vår högsta prioritet att skydda våra kunders data. I Asana kommer videor att vara synliga för användare som har åtkomst till de specifika uppgifterna och meddelandena. Videor som spelas in i Asana kommer att lagras i ett privat, användarspecifikt bibliotek i Vimeo som inte kan nås eller hanteras av någon annan användare än en kontoadministratör eller användaren som spelar in videorna. Videor är som standard synliga för alla som användaren delar länken med. Känsliga videor kan göras privata genom att justera videons sekretessinställningar i Vimeo.