Adminkonsol

Åtkomst till organisationens adminkonsol

Teamadministratörer kan inte komma åt adminkonsolen.

Insikter-flik

Hantera alla medlemmar i en organisation

I fliken Medlemmar kan du se hur många medlemmar och gäster du har i din Asana-organisation och hur många platser som är tillgängliga. Du kan enkelt lägga till en medlem, ge administratörsåtkomst eller avprovisionera en medlem.

Inaktivera en medlem i din organisation

Gå till fliken Medlemmar i adminkonsolen om du vill ta bort en person från din organisation.

Sök efter namnet genom att bläddra i listan eller använda sökfältet. När du har hittat personen klickar du på trepunktsikonen och väljer Ta bort.

 

Den inaktiverade medlemmen kommer nu att visas i medlemslistan som Borttagen

 

Vad händer med uppgifterna när en person blir avprovisionerad?

När en person avprovisionerats från din organisation genereras ett privat projekt automatiskt som innehåller personens tidigare tilldelade uppgifter. Du kan tilldela detta till dig själv eller någon annan medlem i din organisation. Detta gör att du enkelt kan tilldela väntande uppgifter till rätt person att hantera.

Ett annat enkelt sätt att delegera är att välja flera avprovisionerade uppgifter samtidigt, där du kan vidta massåtgärder och till och med masstilldela dem till dig själv eller andra medlemmar i organisationen.

Du kan läsa mer om detta i vår FAQ-artikel.

Du kan se tidpunkten för inaktiveringen i kolumnen Senaste aktiviteten.

Återställa en inaktiverad medlem

Gå till fliken Medlemmar och sök efter namnet på en inaktiverad medlem för att återställa den. Klicka sedan på trepunktsikonen och välj Återställ.

I nästa fönster väljer du Återställa.

Om du misslyckas med återställningen kommer organisationsadministratören att få en uppgift om att kontakta vår support.

Filtrera efter typ av medlem

I fliken Medlemmar i adminkonsolen kan du filtrera medlemslistan efter medlemstyp. Klicka på den nedåtgående pilen bredvid medlemstypfiltret och välj mellan Alla, Administratör, Medlem, Gäst, Inbjuden eller Borttagen.

 

Teamåtkomst

I fliken Teamåtkomst i en medlems Mina inställningar... kan du som administratör ta reda på vad en specifik användare har åtkomst till och redigera medlemsskapsstatus.

Från Redigera profilinställningar kan administratörer gå till en medlems Mina inställningar... för att få åtkomst till och hantera team.

 

Du kan nu gå till fliken Teamåtkomst där du kan söka efter team, redigera teamåtkomst och lägga till eller ta bort medlemmar.

 

Sortera medlemmar efter namn, typ och senaste aktivitet

Exportera medlemsdata till CSV

 

Du kommer att få ett e-postmeddelande med länken till filen att ladda ned.

I den nedladdade CSV-filen finns följande fält:

• Namn
• E-postadress
• Avdelning
• Datum för inträde i organisationen
• Inbjuden av
• Inbjudarens e-postadress
• Datum för första inloggningen
• Inloggningsmetod
• MFA-status
• Senaste aktivitet
• Typ
• Antal team
• Team
• Antal projekt
• Projekt

Hantera team

Exportera teamdata till CSV

En superadministratör i en betalande organisation eller avdelning kan exportera teamlistor till CSV i adminkonsolen genom fliken Team.

 

Du kommer att få ett e-postmeddelande med länken till filen att ladda ned.

I den nedladdade CSV-filen finns följande fält:

• Team
• Antal medlemmar
• Sekretess
• Skapad den
• Beskrivning
• Medlemmar (e-postadress)
• Medlemmar med begränsad åtkomst (e-postadress)
• Väntande inbjudningar (e-postadress)

CSV-export av organisationer och avdelningar gör det möjligt för administratörer att hålla reda på vilka avdelningar som använder Asana för att övervaka användningen av platser och upprätthålla den centrala faktureringen inom IT-avdelningen. Avdelnings-  eller teamfältet  kan fyllas i i förväg med hjälp av våra SCIM-integreringar med Azure AD och Okta.

Stora organisationer kan dra nytta av CSV-export när återkrav mellan olika avdelningar behöver godkännas.

Teamsekretessinställningar

Superadministratörer i Enterprise-organisationer kan ställa in en standardsekretessnivå för team i organisationen.

Om du gör den här inställningen kommer den att bli vald automatiskt när du skapar ett nytt team. Du kan fortfarande skapa team med andra sekretessnivåer.

För att ställa in en standardinställning för sekretess går du först till adminkonsolen och klickar på fliken Säkerhet. Därefter klickar du på Teamsekretess-inställningar.

Du kan ställa in din standardinställning i nästa flik.

Hantera tidsperioder

Asana ställer in ett standardbudgetår för alla företag och nya mål får omedelbart bifogade tidsperioder. De här tidsperioderna hjälper dig att anpassa Asana efter ert budgetår och kan användas för företags- och teammål. Standardinställningen för den årliga starten är 1 januari, men man kan använda adminkonsolen för att göra ändringar.

Enskilda användare kan också lägga till tidsperioder manuellt till befintliga mål. När administratörer ändrar sitt räkenskapsår visas och tillämpas ändringarna på alla mål som inte har något anpassat slutdatum eller där slutdatumet skiljer sig från tidsperiodens datumintervall.

Hantera faktureringsinformation

Obs! Informationen nedan gäller inte för alla administratörer eftersom den här funktionen fortfarande håller på att införas.

Både betalningsansvariga och administratörer för betalda organisationer kan komma åt faktureringsinformationen via adminkonsolen. Om en administratör gör ändringar i faktureringsfliken kommer den fakturerande ägaren att få en e-postavisering.

Du kan hitta mer information om hur du granskar och uppdaterar dina administratörer här.

Ovanstående alternativ kan variera beroende på din abonnemangstyp.

Se och ladda ned fakturor

Betalningsansvariga och administratörer kan se och ladda ned alla tidigare fakturor.

Du kan se din senaste faktura och din fakturahistorik under Fakturor på fliken Fakturering i adminkonsolen. Du har också möjlighet att ladda ned alla fakturor för ett visst år.

Ändra eller redigera storleken och nivån på ditt abonnemang

Från adminkonsolen kan du enkelt ändra ditt betalabonnemang från Premium till Business eller omvänt.

Det är bara den betalningsansvariga för ett abonnemang eller en administratör som kan ändra storleken eller nivån.

Säkerhet

Från säkerhetsfliken kan superadministratörer hantera följande:

1. Autentisering
   • Aktivera eller inaktivera Google SSO för din organisation
   • SAML-autentisering 
   • Tvåfaktorsautentisering
   • Ange hur länge medlemmar kan vara inloggade i Asana
2. Lösenordsinställningar
   • Ställ in lösenordskrav för organisationsmedlemmar
   • Tvinga lösenordsåterställning för hela organisationen
3. Adminkontroller
   • Inställningar för gästinbjudningar
   • Alternativ för filbilagor
   • Teamsekretessinställningar
   • Behörigheter för skrivskyddad länkdelning
   • Behörigheter för åtkomst av formulär
   • Rapporteringsbehörigheter
   • Behörigheter för videoinspelning
   • Behörigheter för tidsspårning
   • Administratörsåtkomst: Bestäm vilka som är administratörer för din organisation.
4. Efterlevnad
   • Datahemvist
5. Mobilappar
   • Mobildatakontroller är tillgängliga för Enterprise-kunder.

 

Hantera organisationsadministratörer

Från adminkonsolen kan du utse organisationens administratörer och superadministratörer.

Organisationsadministratörer har redigeringsåtkomst till företagets uppdragsbeskrivning.

 

Lösenordsstyrka

Du kan välja lösenordsstyrka genom att klicka på fliken Säkerhet i adminkonsolen och därefter på Lösenordsstyrka.

Du kan välja mellan ett svagt och ett starkt lösenord. Enkla lösenord måste innehålla minst åtta tecken och starka lösenord måste innehålla minst åtta tecken och minst tre av följande: gemener, versaler, siffror och specialtecken.

Ändringar av lösenordsstyrkan påverkar endast nyskapade lösenord.

Återställning av lösenord för hela organisationen

 

Den här funktionen är tillgänglig för superadministratörer av Asana Premium-, Business- och Enterprise-organisationer.

Från adminkonsolen kan du tvinga fram en lösenordsåterställning för hela organisationen för användare som har åtkomst till organisationen.

1. Medlemmar eller gäster som har ett Asana-lösenord kommer att loggas ut. De får sedan ett e-postmeddelande med en länk för återställning av lösenord och tvingas välja ett nytt lösenord innan de loggar in igen.

2. Medlemmar eller gäster som inte har ett Asana-lösenord kommer endast att loggas ut.

3. Medlemmar eller gäster som loggar in med SAML eller Google enkel inloggning och inte har ett Asana-lösenord kommer endast att loggas ut.

Användare som först registrerade sig för Asana genom att ange ett lösenord och sedan har uppgraderat för att logga in med SAML eller Google SSO kommer att få ett e-postmeddelande där de uppmanas att återställa sitt lösenord. Detta kommer inte att påverka deras SAML/Google SSO-lösenord.

Kontroller för gästinbjudningar

Superadministratörer i Enterprise-organisationer  eller -avdelningar kan kontrollera vem som kan bjuda in organisationsgäster (de som inte har en e-postadress från företaget) till din Asana-organisation. Superadministratörer kan välja ett av de tre alternativen nedan för att bestämma vem som har möjlighet att bjuda in organisationsgäster:

• Endast admin

• Administratörer och organisationsmedlemmar

• Alla (inkluderar både organisationsmedlemmar och gäster)

Om du vill aktivera ett av de här alternativen för din organisation kan du göra det genom att öppna adminkonsolen och sedan gå till fliken Säkerhet.

När alternativet har aktiverats kommer de som inte längre får bjuda in organisationsgäster att få ett felmeddelande när de försöker göra det i Asana.

Om du inte är superadministratör kan du hitta organisationens administratörer genom att klicka på din profilbild i det övre högra hörnet, gå till adminkonsolen och se vem som är superadministratör under fliken Medlemmar genom att välja Administratör i rullgardinsmenyn Medlemstyp.

 

Betrodda gästdomäner

Företagsadministratörer och superadministratörer kan använda funktionen betrodda gästdomäner, så att de kan skapa en lista över godkända externa domäner från vilka användare med gästinbjudningsbehörighet kan bjuda in gäster. Se avsnittet ovan om kontroller för gästinbjudningar för mer.

Gästinbjudningar kan endast skickas till de e-postdomäner på den godkända listan, vilket garanterar större säkerhet och kontroll över organisationens samarbeten. Om en användare försöker skicka en gästinbjudan till någon från en olistad domän kommer de att få ett felmeddelande.

Skapa betrodda gästdomäner

Betrodda gästdomäner kan endast aktiveras om behörigheter för gästinbjudningar är inställda på Administratörer och medlemmar eller Administratörer, medlemmar och gäster. Funktionen kan inte aktiveras om behörigheterna för gästinbjudan endast är inställda på Administratörer.

Se till att domänerna matchar exakt. Att lägga till domänen acme.com täcker inte underdomäner som app.acme.com eller acme.co.uk. Sådana underdomäner måste läggas till separat.

Ta bort betrodda gästdomäner

Hitta domänen i listan du vill ta bort, klicka på papperskorgsikonen och bekräfta ditt val genom att trycka på Spara.

Inaktivera funktionen betrodda gästdomäner:

För att återställa inställningarna byter du helt enkelt tillbaka kontrollen för betrodda gästdomäner till Alla domäner.

 

Mobilappar

Mobildatakontroller är tillgängliga för Enterprise-kunder.

Lägg till ytterligare säkerhet till Asana-mobilappar (iOS och Android) för att skydda organisationens data och göra det möjligt för team att arbeta och samarbeta var de än befinner sig.

En superadministratör kan använda följande mobildatakontroller för sin organisation:

 

Biometrisk autentisering

Genom att aktivera biometrisk autentisering kan du tillåta användare att låsa upp Asana på mobila enheter med fingeravtryck eller ansiktsigenkänning. Du kan ställa in hur ofta en användare måste autentisera sig på nytt.

Behörigheter för skärmbilder (endast Android)

 

Välj om användarna i din organisation kan ta skärmbilder av mobilappen.

Behörigheter för bilagor

 

Begränsa nedladdningar eller möjligheten att dela bilagor i Asana på mobila enheter.

 

Widgetbehörigheter

Begränsa Asana-widgeten för startsidan på mobila enheter så att användare inte kan visa uppgifter direkt i telefonens startskärm.

 

Kopiera och klistra in behörigheter

Begränsa kopierings- och klistringsbehörigheter i mobilappen.

E-postadress för säkerhetsaviseringar

Superadministratörer för betalande organisationer har möjlighet att lägga till en e-postadress för säkerhetsaviseringar i sina adminkonsoler för att få säkerhetsuppdateringar från Asana. Den här funktionen innebär att Asana vet vart de ska skicka dessa viktiga meddelanden.

Superadministratörer för betalande avdelningar får åtkomst till den här funktionen genom att kontakta supportteamet.

Google enkel inloggning

Organisationsgäster kan alltid logga in med en e-postadress och ett lösenord oavsett om Google enkel inloggning krävs för medlemmar eller inte.

SAML

Företagsorganisationer kan aktivera SAML i fliken Säkerhet i adminkonsolen.

SAML-sessionstidsgräns

I adminkonsolen kan superadministratörer ställa in en SAML-sessionstidsgräns på mellan 1 timme och 30 dagar. Medlemmarna kommer att loggas ut automatiskt efter att den specifika tidsgränsen har gått ut och bli ombedda att logga in igen.

Inställningar

Adminkontroller för funktioner med artificiell intelligens

Asanas funktioner för artificiell intelligens (AI) använder maskininlärning för att sortera, filtrera, kategorisera eller på annat sätt analysera data och/eller innehåll för att hjälpa användarna i organisationen att optimera sitt arbete.

Om du vill veta mer om vilka data som används och vilka AI-drivna funktioner som kan administreras av administratörskontroller kan du läsa denna artikel i hjälpcentret.

Optimera med Asana Intelligence

Kunderna kan välja att aktivera Asana Intelligence-funktioner för sin organisation. Om Asana Intelligence-funktioner inte är aktiverade:

• Användarna i organisationen har inte åtkomst till AI-funktionerna.
• Organisationens data kommer inte att behandlas för att driva dessa funktioner.

Avancerade funktioner som drivs av OpenAI kontrolleras inte av de här administratörsinställningarna. De är för närvarande endast tillgängliga via ett exklusivt beta-erbjudande. Fyll i det här formuläret för att gå med i vår betaväntelista om du är intresserad av att övervägas för avancerad åtkomst för din domän.

Aktivera och inaktivera Asana Intelligence-funktioner

Superadministratörer kan aktivera eller inaktivera Asana Intelligence-funktioner på följande sätt:

Funktioner för artificiell intelligens är inte tillgängliga för arbetsytor i Asana.

Om du är administratör för en organisation som inte har några superadministratörer kan du inaktivera dessa funktioner, men inte aktivera dem igen. Om du vill aktivera dem måste du slutföra verifieringsprocessen för superadministratörer eller kontakta supportteamet. En varningsbanner visas i produkten innan en administratör gör den här ändringen.

Om du vill veta mer om hur Asana behandlar dina uppgifter kan du läsa Asanas sekretesspolicy.

Besök den här artikeln i hjälpcentret för att ta reda på mer om Asana Intelligence.

Kontroller för redigering av profilfält

Asana har SCIM-integreringar med ledande identitetsleverantörsplattformar som gör det möjligt för kunder att importera användarprofilinformation som till exempel titel och avdelning till Asana. Eftersom den här informationen importeras från identitetssystem kan administratörer vilja kontrollera om användare kan redigera den här informationen i Asana med hjälp av profilfältskontroller.

Vi rekommenderar bara att användare begränsas från att redigera den här informationen i Asana om din organisation synkroniserar användarprofilfält via SCIM till Asana. Annars kommer användarna att sakna möjligheten att lägga till denna information till sina profiler.

Administratörer kan fortfarande uppdatera låsta attribut för andra användares räkning genom att göra ändringar i användarnas profiler från fliken Medlemmar i adminkonsolen.

Domänexport

Superadministratörer kan begära att exportera alla data i din organisation som en JSON-fil. Du kan göra det från fliken Inställningar i adminkonsolen. Observera att domänexport är en  Enterprise-funktion.

Superadministratörer kan välja att endast exportera text eller att exportera både text och bilagor.

Vissa typer av bilagor, däribland videotranskriptioner, omslagsbilder för formulär och användarprofilbilder, ingår för närvarande inte i bilaga-exporten. Om du behöver data som du inte kan exportera är du välkommen att kontakta oss.

Apphantering och integreringar

Apphantering ger superadministratörer i Enterprise-organisationer möjlighet att övervaka och styra de appar, personliga åtkomsttokens (Pat) och servicekonton som är aktiva i deras domän.

Avdelningsadministratörer och användare som inte är superadministratörer har inte åtkomst till den här funktionen

Superadministratörer kan nu själva göra följande i adminkonsolen:

1. Se vilka appar som är anslutna och har åtkomst till data i domänen.
2. Blockera vissa appar från att användas av användare i domänen.
3. Placera en domän i ”godkännandeläge” där inga appar tillåts om de inte uttryckligen godkänns av superadministratören.
4. Hantera servicekonton
5. Tillåt eller neka användning av personliga åtkomsttoken i domänen.
6. Tillåt eller avvisa regler från att utlösas av webbförfrågningar från externa tjänster.

Om du har ytterligare frågor om blockering eller kontroll av funktioner kan du kontakta din kontaktperson i teamet för användarframgång eller Asana-supporten.

Om du vill ta reda på mer om servicekonton kan du ta en titt på  vår artikel om service-konton.

Visa anslutna appar

Globala appinställningar

Om en organisation är i ”begär appgodkännande” -läget och en gäst som använder en app som inte är godkänd ansluter sig till organisationen, blockeras appen från att fungera och gästen meddelas via e-post.

Blockera appar

Det här hindrar alla användare i domänen (medlemmar + gäster) från att ansluta till och använda dessa appar. Befintliga användare kan se fel i appen och den kan sluta att fungera. När det gäller användare i flera domäner kommer blockeringen att hindra dem från att använda appen i alla deras domäner.

Låsa upp appar

Gå till appsidan för en specifik app från sidan för anslutna appar. Klicka på knappen Lås upp. Om din organisation är i läget ”begär appgodkännande” (se nedan), kommer du att avblockera genom att i stället godkänna appen.

När appen har låsts upp kan befintliga användare behöva konfigurera sig igen eller autentisera sig igen beroende på hur appen beter sig

Appgodkännanden

 

Hantera personliga åtkomsttoken

Om du inaktiverar personliga åtkomsttoken återkallas och blockeras alla befintliga personliga åtkomsttoken som tillhör användare i organisationen. Det kan orsaka störningar för användarna, så superadministratörer bör informera användarna i organisationen innan det görs.

Resurser

Inaktivera filbilagor

Möjligheten att inaktivera filbilagor är en  Enterprise-funktion som är tillgänglig för superadministratörer.

Med funktionen för att inaktivera filbilagor kan superadministratörer säkerställa att Asana-implementeringar i hela organisationen uppfyller alla säkerhets- och efterlevnadskrav som rör blockering av filbilagor som begränsas enligt företagets säkerhetspolicy och föredragna filintegreringar.

Den här funktionen ger bättre kontroll på domännivå vilket säkerställer strikta uppladdningsprinciper i enlighet med organisationens krav.

IT-administratörer kan också snabbt aktivera eller inaktivera en eller flera av uppladdningskällorna till datorn, Dropbox, Google Drive, Box och Onedrive / Sharepoint enligt företagets IT-säkerhetspolicy och tillämpa det på alla Asanas produktytor där bilagor kan läggas till.

 

Åtkomst till alternativ för filbilagor

Superadministratörer har åtkomst till inställningarna för filbilagor via fliken Säkerhet i sin adminkonsol.

När du har öppnat fliken Säkerhet, bläddrar du ner till Admin-kontroller och klickar sedan på Alternativ för bifogade filer.

Standardinställningen är att alla bilagor är aktiverade.

 

Avmarkera Tillåt bilagor från Asana-appar, API och andra funktioner

Den här åtgärden inaktiverar bilagstyper på

• Webbtillägg
• Mobil
• API
• Kopiera och klistra in
• Formulär
• Dra och släpp
• Vidarebefordran av e-post

 

Inaktivera bilagor från tredjepartsappar

För att ta bort möjligheten att bifoga filer från tredjepartsappar kan du blockera dem i fliken Appar eller välja en app i popup-fönstret. Det innebär att man inte längre kan lägga till bilagor från Dropbox, Google Drive, Box och OneDrive/ SharePoint.

 

Inaktivera bilagor på mobiler

Det finns ingen skillnad i mobilappen när det gäller bilagor mellan uppladdningar från tredjepartsappar och bilagor från enheten. Detta beror på att allting laddas ner till enheten först.

Det enda sättet att inaktivera på mobiler är att inaktivera Tillåt bilagor från Asana-appar, API och andra funktioner.

Gillar du det du ser? Börja med en 30-dagars gratis Asana-provperiod i dag.

Prova gratis