Microsoft Teams-integreringen är tillgänglig för alla betalda abonnemang.
Översikt
Använd Asana-integreringen med Microsoft Teams för att kunna lägga till Asana-projekt till gruppchattar och omvandla konversationer till genomförbart arbete, allt på ett ställe. Chatta med teamkollegor om ett projekt medan du tittar på en fullständig uppgiftslista med tilldelade personer och slutdatum, och avsluta uppgifter när arbetet är klart. Med Asana för Microsoft Teams kan du hålla kontakten och vara organiserad, var du än arbetar.
Teams är ett chattbaserat samarbetsverktyg som ger internationella, distansarbetande och tvärfunktionella team möjlighet att arbeta tillsammans och dela information via ett gemensamt utrymme. Med Asana har användare tillgång till funktioner såsom dokumentsamarbete, möjlighet att skicka meddelanden till olika kanaler, teamchatt och uppgiftshantering. Integreringen med Asana gör det möjligt att fokusera och att arbeta kontinuerligt var du än är. Asana ser till att du vet vem som gör vad och när.
För att underlätta införandet av Asana-funktioner har vi lagt till en Asana-bot i Microsoft Teams. Boten hjälper dig med att söka och hitta Asana-funktioner du kan använda i Teams-konversationer, och gör det möjligt att skapa uppgifter eller lägga till meddelanden i befintliga uppgifter direkt i Teams.
Installationskrav
Asana-krav
Microsoft Teams-integreringen är tillgänglig för alla betalda abonnemang.
Microsoft Teams-krav
Integreringen mellan Asana och Microsoft Teams är tillgänglig för alla Microsoft Teams betalabonnemang. Den kostnadsfria versionen av Microsoft Teams stödjer inte appintegreringen.
Installationssteg
Anslut Asana till Microsoft Teams för att tilldela uppgifter och hantera ansvarsområden. Se till att både du och ditt team lägger till appen.
Installera Asana för Microsoft Teams-integrering:
- Gå till fliken Appar i MS Teams
- Sök efter Asana-projekthantering
- Klicka på Asana
- Klicka på Lägg till om du vill installera din app
Klicka på Lägg till i Asanas projekthanterings-popup-fönster.
Det går inte att lägga till Asana-boten för Microsoft Teams till en privat kanal eller chatt.
Hantera appen för din organisation:
Gå till Administrationscenter för Microsoft Teams och sök efter Asana för att hantera appar. Kontrollera att appen är tillåten.
Lägg till Asana i listan med fästa appar i Administrationscenter för Microsoft Teams. Du kan på så sätt hitta appen snabbare och även välja var den ska sitta i navigeringsfältet.
Komma igång
Du kommer att ha åtkomst till integreringsboten i din personliga chatt när integreringen är installerad. Du kan även lägga till boten i specifika teamkanaler.
Du kan använda den till att ställa frågor och hålla dig uppdaterad om projektaktiviteter i Asana.
Du kommer att komma i kontakt med en chattbot
Dela länkar
Användare kan dela uppgifter, projekt, portfolior, statusuppdateringar och team med ett annat team och på så sätt visa mer information.
För att dela länkar:
- Klistra in en Asana-specifik URL-länk
- Vänta tills utfällningen visas
- Klicka på Expandera-ikonen för ytterligare kontext
- Länka till teamet och skicka
När du klickar på Visa i Asana kan du se den i sin helhet.
Söka
Du kan söka efter uppgifter, projekt och porfolior genom att klicka på Asana-logotypen i meddelandefönstret.
Söka efter uppgifter, projekt eller portfolior:
- Klicka på Asana-logotypen i meddelandefönstret
- I menyn kan du söka efter uppgifter, projekt eller portfolior.
Skapa en ny uppgift
För att skapa en uppgift:
- Klicka på ”+” -knappen i Asas meddelandefönster
- Välj Skapa ny uppgift
- Fyll i informationen i popup-rutan.
- Klicka på Skapa uppgift
Du kan skapa nya Asana-uppgifter var som helst i Teams. Du kan med hjälp av Asana-boten använda kommandot Skapa uppgift, du kan även använda meddelandefönstret eller ett meddelande i en konversation. Du kan tilldela uppgiften till en teamkollega, sätta ett slutdatum och lägga till den i ett Asana-projekt.
Lägga till ett meddelande i en uppgift
Lägga till ett meddelande i en uppgift:
- Under trepunktsikonen klickar du på Fler åtgärder och väljer Lägg till meddelande i uppgift
- Via ett popup-fönster kan du söka efter och välja en befintlig Asana-uppgift som meddelandet ska läggas till i
Du kan sedan lägga till meddelandet i en uppgift som en kommentar.
Visa Asana-projekt i Teams
Om du vill komma åt projektvyn direkt i Microsoft Teams, rekommenderar vi att du använder alternativet med fliken Webbplats för att inte bara komma åt projektet utan även kunna lägga till uppgifter, redigera befintliga uppgifter och nyttja de fullständiga funktionerna i Asana.
Du kan lägga till den här fliken till team och händelser.
Få åtkomst till projektvyn
Välj vilket projekt du vill visa.
Få åtkomst till projektvyn:
- Gå till det team eller den händelse du vill lägga till projektvyn i och klicka på + -knappen längst upp
- Sök efter webbplats och välj
Från popup-fönstret:
- Lägg till fliken Webbplats så att du kan komma åt tjänster och aktivera projektvyn
Så här visar du projektet:
- Klistra in URL: en eller namnet på projektet som du vill lägga till i Asana och spara det
- Efter att den har laddats kommer den att öppnas för att visa hela Asana-projektet i Teams
Det går nu att visa hela Asana-projektet
Aviseringar
Få personliga aviseringar
För att få personliga aviseringar:
- Gå till din chatt i sidofältet och klicka på Asana-boten
- Skriv ”link project”
- Klicka på knappen Länka projekt
Asana-boten kommer att be dig att välja ett projekt att länka till. Välj Mina uppgifter och klicka på Link för att börja få personliga aviseringar.
Du kommer att få aviseringar när:
- Du har blivit tilldelad en uppgift eller när du blir avtilldelad
För de uppgifter som du har fått tilldelade till dig kommer du att få aviseringar i samband med:
- Slutförande
- Ändring av slutdatumet
- Slutförande av alla beroenden
- Att ett beroende är ej slutfört
- Ändring av slutdatum för ett beroende
- Att du blir tillagd som följare
- Att någon kommenterar en uppgift som du följer
Ställa in aviseringar
Gå till en teamkanal eller en individuell chatt.
Hur man får åtkomst till aviseringar:
- Gå till + -menyn och välj Länka projekt
- Välj från vilket projekt du vill ha aviseringar
Konfigurera aviseringsinställningar för Microsoft Teams
Från Asanas meddelandefönster:
- Gå till ”+” -menyn i Asanas popup-fönster och därefter till Aviseringsinställningar.
- Välj vilka aviseringar du vill ta emot.
Du kommer att bli aviserad om alla nya aktiviteter i det valda projektet.
Anpassade aviseringar
Du kan skapa anpassade aviseringar med hjälp av Asana-regler. Användare kan automatiskt skicka ett anpassat meddelande till en kanal när en uppgift uppdateras eller flyttas. Läs mer i vår artikel om regler i guiden.
I popup-fönstret Lägg till regel:
- Du kan skicka ett anpassat kanalmeddelande via Microsoft Teams med uppgiftsuppdateringar
Asana-boten
Asana-boten för Microsoft Teams chattar med appen genom att ställa frågor och samla in information. Svaret baseras på den information som du som användare har tillhandahållit. I appen finns det ett antal kommandon du kan använda för att spara tid. Interaktionen är sömlös.
Bot-interaktioner:
I Asana-boten kan du välja en personlig arbetsyta eller byta till en annan med kommandot Change-arbetsytan om den passar dina projektbehov bättre.
Microsoft Teams-möten
Asanas Microsoft Teams-integrering fungerar även med Teams-möten.
Den gör det möjligt för våra användare att omvandla ostrukturerade samtal till spårbart arbete i Asana och minskar därmed behovet av att byta verktyg.
När du lägger till Asana-integreringen i ett Teams-möte kan du:
- Snabbt skapa uppgifter utan att lämna mötesfönstret
- Se en sammanfattning av uppgifter skapade under mötet
Installation
Mötesarrangören måste lägga till teamet eller händelsen till integreringen innan mötet startar.
Integreringen stöds i Teams skrivbordsapp och kommer inte att synas i möten du öppnar i ett webbläsarfönster.
Gå till den Teams-händelse du vill lägga till integreringen i och klicka på + -knappen högst upp på skärmen
Mötesarrangören måste först lägga till teamet eller händelsen till integreringen. För närvarande är det inte möjligt att lägga till den här funktionen när mötet har startat - du måste gå in i mötets inställningar för att lägga till funktionen.
Hålla ihop arbetet
Lägga till Asana-fliken:
- Sök efter ”Asana” och välj det för att lägga till fliken Asana
- Klicka på Lägg till för att bekräfta
Gå med i mötet
Anslut till Asana:
- Därefter kommer du att bli uppmanad att ansluta till Asana genom att klicka på det här
- När du har autentiserat dig med Asana väljer du en arbetsyta för att förbereda mötet
- Gå med i mötesevenemang
Skapa uppgifter, och granska alla uppgifter du har skapat under en händelse eller i teamet. Uppgifter skapade i Teams är som standard endast synliga i Teams för den som skapade dem. Du kan alltid hitta dina uppgifter i Asana.
Det är endast mötesarrangörer som har tillgång till den här vyn. Det är en perfekt yta för att tilldela uppgifter för mötesförberedelser och mötesanteckningar, eller för att granska de skapade uppgifterna efter mötet.
Skapa uppgifter:
När du deltar i en händelse ser du Asana-logotypen i mötesmenyn. När du klickar på den öppnas ett sidofönster där du kan skapa uppgifter under mötets gång och även granska de uppgifter du har skapat under mötet.
Även de andra deltagarna har den här vyn och kan också granska och skapa uppgifter.
Alla uppgifter som skapas under mötet kommer efter mötet att vara synliga i fliken för uppgiftsgranskning.
Varför använda Teams-möten?
När du har integrerat Asana-appen i Teams-videosamtalsmöte är det möjligt för användare att:
- Skapa uppgifter utan att lämna videosamtalet
- Ha ett register över uppgifterna
- Följa upp kreativa idéer, utan att växla från ett verktyg till ett annat
- Ha produktiva möten med likasinnade
- Omvandla idéer till handling
Huvudsakliga användningsfall
Med den här integreringen kan ditt team fokusera på sina mål, projekt och uppgifter var de än befinner sig. Du har alltid tillgång till statusen för arbetet i ditt team.
-
Definiera viktig information - den här integreringen gör det möjligt för användare att skapa en Asana-uppgift i Teams, och lägga till ytterligare information (t.ex. ett meddelande). Användare kan definiera den viktigaste informationen, till exempel uppgiftsnamn, beskrivning, slutdatum, tilldelad person och/eller anpassade fält.
-
Håll dig uppdaterad - Teams-medarbetare kan nu bli uppdaterade om viktiga händelser och framsteg från Asana i realtid.
-
Hänvisa till Asana - när du har en arbetsrelaterad diskussion i Teams kan du enkelt hänvisa till projekt, uppgifter och annan information i Asana. Dina teammedlemmar och de andra deltagarna i diskussionen får därmed mer sammanhang, klarhet och transparens i arbetsflödet och behöver inte känna att de saknar information.
-
Ansvar - Chatta med teamkollegor om ett projekt medan du tittar på en fullständig uppgiftslista med tilldelade personer och slutdatum, och avsluta uppgifter när arbetet är klart. Team kan arbeta snabbare och åstadkomma mer.
-
Sömlöst - du behöver inte byta verktyg. Teams-möten ger användare möjlighet att snabbt omvandla ostrukturerade samtal till spårbart arbete i Asana.
Behöver du hjälp? Läs mer på Microsofts supportsida här.