En av de största aha-upplevelserna i Asana är när användare inser att de kan ansluta sitt arbete i Asana och se det på olika ställen - utan att behöva kopiera någonting eller tappa sammanhanget.
Meddela teammedlemmar och hänvisa till andra jobb med @omnämn
Till @omnämnande:
Skriv @ och börja sedan skriva namnet på en uppgift, ett projekt, ett meddelande eller en person.
@omnämn skapar en länk till projekt, meddelanden, teamkollegor eller uppgifter från alla beskrivnings- eller kommentarsfält i Asana.
Med @ omnämn kan man
-
Länka till bakgrundsinformation—@omnämn en annan uppgift, projekt eller meddelande så att historik och sammanhang blir tillgängliga direkt. Teamkollegorna behöver inte heller leta efter informationen.
-
Synliggöra relaterade uppgifter- Om en uppgift är relaterad till en annan kan man @omnämna den andra uppgiften i en kommentar eller uppgiftsbeskrivning så att teamkollegorna är medvetna om annat relevant arbete som pågår.
-
Rikta en kommentar till en specifik teamkollega—@omnämn en teamkollega i en uppgift eller konversation för att lägga till den som följare. Kollegan får en avisering och kan uppmärksamma kommentaren.
Förhindra dubbelarbete genom att lägga till samma uppgift i flera projekt
Skriv Tab + P och använd knappen + för att lägga till uppgiften i alla relevanta projekt. Om en uppgift uppdateras visas ändringarna i alla projekt (eftersom samma uppgift finns i olika projekt).
Lägg till uppgifter i flera projekt när
-
Du vill diskutera en uppgift under ett möte—Lägg till uppgiften i mötesprojektet och behåll den i ursprungsprojektet. På så sätt glömmer du inte att prata om den och kan se den i ett sammanhang med annat relevant arbete som pågår.
Uppgiften är relevant för fler än ett projekt- Lägg till uppgifter att överlämna eller arbete från två team i båda teamens projekt. På så vis kan alla följa förloppet utan att behöva kopiera information eller diskussioner om uppgiften.
-
Uppgifterna är relaterade till mål på hög nivå eller milstolpar—Följ upp målen i ett projekt med ditt team eller företag. När du har ett projekt som omfattar steg för att uppnå ett mål kan du behålla måluppgiften i målprojektet och även i det projekt som övervakar initiativet.
Se till att arbetet inleds vid rätt tidpunkt och i rätt ordning med beroenden
För smidigare och tydligare överlämningar kan man märka uppgifter som beroende av varandra. Då vet teamkollegorna vem de blockerar och vem de väntar på. Du kan ställa in dem i uppgiften eller enkelt dra och släppa dem i tidslinjevyn.
Om slutdatumet ändras i den första uppgiften skickas en avisering så att slutdatumet för den beroende uppgiften kan uppdateras därefter.
Använd beroenden för
- Produktlanseringar: ”Lansera till alla användare” väntar på ”Inkludera feedback från betatestare”
- Redaktionell kalender: ”Slutför bloggen för lansering” väntar på ”Inkludera korrigeringar”
- Evenemangsplanering: ”Bekräfta lokal” väntar på ”Godkänn budget”
- Buggspårning: ”Prioritera åtgärd” väntar på ”Återskapa bugg”
- Designgranskningar: ”Påbörja formgivning” väntar på ”Välj färgpalett”
- Introduktion för nyanställda: ”Välj förmåner” väntar på ”Skaffa inloggningsinformation från IT-avdelningen”
Filtrera, sortera och följ upp specifika detaljer med anpassade fält
Att lägga till anpassade fält i ett projekt gör att du kan spåra ännu mer information i varje uppgift. Skapa olika typer av anpassade fält för att samla in strukturerad information och enklare spåra förlopp, status, kostnad, arbetsbelastning, prioritet och många andra datapunkter om din organisations projekt och arbete.
Att använda anpassade fält
Använd anpassade fält om du:
- Vill lägga till specifika data till alla uppgifter i ett projekt
- Har standardinformation som behövs för att spåra uppgifter i olika projekt (t.ex. prioritetsnivå, tidsåtgång, arbetsfas)
- Vill säkerställa att dina teamkollegor fyller i viss information för varje uppgift i ett projekt
- Behöver söka efter eller rapportera om specifika datafält (till exempel prioritet, timmar, fas, osv.)
Fånga upp projektsammanfattningar och förfrågningar för att åtgärda dem snabbare med formulär
Ditt team kanske är vant vid att skicka förfrågningar och beskriva projektkrav i dokument och e-postmeddelanden. Men den informationen är ofta oorganiserad och ofullständig, vilket leder till förvirring, fördröjningar och ibland utelämnanden. I stället kan du skapa formulär för att standardisera förfrågningsprocessen. Inskickade formulär hamnar direkt i ett specifikt projekt, så att du kan samla in informationen du behöver i förväg och enkelt spåra den på ett och samma ställe.
Alla kan skicka in formulär - även de som inte använder Asana - om du skickar formulärlänken till dem. Inskickade formulär blir en uppgift i motsvarande projekt, där teamet kan prioritera den.
Skapa ett formulär genom att följa de steg som beskrivs här.
Anslut ditt arbete till olika verktyg och e-postadresser med integreringar
Asana hjälper dig att hantera och samordna arbetet, men du använder antagligen flera olika verktyg för att få saker och ting gjorda i G Suite-appar, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud och många fler.
Därför kan ni integrera Asana med de bästa verktygen och apparna för att hålla allting sammankopplat, minska dubbelarbete och göra samarbetet smidigare. Integreringar är särskilt effektiva med e-post och meddelandeverktyg för att göra konversationerna genomförbara. Med integreringarna för Gmail-tillägget, Outlook-appen eller Slack går det att omvandla konversationer till uppgifter utan att behöva växla verktyg. Och integreringen med Adobe Creative Cloud låter det kreativa teamet se och åtgärda Asana-uppgifter direkt i Illustrator, Photoshop eller InDesign.
Se alla Asana-integreringar på app-sidan.