Tillgänglig på Asana Starter, Advanced, Enterprise och Enterprise+ nivåer, samt och tidigare abonnemang Premium, Business och Legacy Enterprise.
Besök vår prissättningssida för mer information.
Verktyg för arbetsflöde hjälper till att samordna arbetet sömlöst mellan team genom att automatisera teamets processer för att se till att arbetet flyter på. Verktyget för arbetsflöde är utformat för att skapa effektivare arbetsflöden genom att använda ett visuellt verktyg för att ansluta team, organisera arbete och effektivisera projekt på ett och samma ställe. I arbetsflöden kan du ansluta rätt personer till rätt information vid rätt tidpunkt, vilket innebär att teamet kan fokusera på att utföra det arbete som är viktigast.
Gillar du det du ser? Börja med en 30-dagars gratis Asana -provperiod i dag. Prova gratis.
Skapa ett arbetsflöde med arbetsflödesverktyget
I arbetsflödesverktyget kan du välja hur uppgifter ska läggas till i ditt projekt. Du kan välja mellan flera eller inga intagskällor.
Observera att alla som har åtkomst till projektet kan lägga till uppgifter manuellt.
- Formulärinlämning: Skapa ett formulär som omvandlar inlämningar till uppgifter.
- Uppgiftsmallar: skapa en mall för att enkelt standardisera uppgifter.
- Från andra appar: Auktorisera en annan app för att lägga till uppgifter i det här projektet.
Klicka på den nedrullningsbara menyn på intagskortet för att välja en intagskälla.
Om du veta mer om hur man ställer in formulär som intagskälla kan du läsa vår guideartikel om hur man skapar formulär. Om du vill veta mer om hur man ställer in uppgiftsmallar kan du läsa vår guideartikel om hur man skapar uppgiftsmallar
Avsnitt
Använd avsnitt som faser såsom Klar, pågående och Slutfört för att spåra ett specifikt arbetsflöde. Avsnittskorten i arbetsflödesverktyget motsvarar avsnitten i uppgiftsvyer (i dina list- och tavla vyer). Vi rekommenderar att du skapar avsnitt som motsvarar de olika faserna som arbetet går igenom i projektet, till exempel: Sortering, pågående, godkännanden som krävs, slutförda. Det här gör det möjligt för projektmedlemmarna att enkelt se vilken fas en uppgift befinner sig i.
Skapa ett nytt avsnitt
Klicka på knappen + för att lägga till ytterligare ett avsnitt. Du kan sedan lägga till regler för det här avsnittet och tilldela utlösare för dessa regler. Du måste skapa regler för två automatiska instanser inom ett avsnitt:
Utlösare: När eller vad som orsakar att en uppgift flyttas automatiskt till det här avsnittet. Du kan välja denna övergångsregel från en lista med alternativ i den högra rutan. Till exempel: "När ett slutdatum närmar sig, → gå till Kommande" eller "När en uppgift är slutförd, → gå till Slutförd"
Åtgärder: Du kommer då också att behöva bestämma vad som händer automatiskt när uppgifter flyttas till det här avsnittet. Till exempel: om medarbetare ska läggas till, om uppgiften ska ha en viss tilldelad person, om en kommentar ska läggas till och så vidare. Som ovan kan du välja från listan över rekommenderade regler eller skapa en anpassad regel med hjälp av knappen Fler åtgärder.
Om du vill veta mer om hur man ställer in regler i Asana kan du läsa vår artikel om regler
Hantera befintliga avsnitt
För att redigera namnet på ett avsnitt, lägga till regler eller ta bort det kan du klicka på trepunktsikonen till höger om avsnittstiteln. Rapportering avarbetsflöde
I vyn panel kan du också visa metadata om avsnitten i projektet, till exempel antalet ej slutförda uppgifter i det avsnittet, och sedan kan du övervaka det över tid.
Dra och släpp
Du kan dra och släppa avsnitt för att omorganisera ditt arbete eller flytta det genom olika faser. Projektmedlemmar kan omorganisera avsnitt efter behov.
Panelen Anpassa
Lägg till globala arbetsflödeselement via panelen Anpassa till höger på skärmen, däribland:
- Anpassade fält
- Globala regler som gäller utanför ett visst avsnitt i arbetsflödet
- Appar (t.ex. Slack eller Microsoft team)
- Formulär
- Uppgiftsmallar
Intag av app i arbetsflödesverktyget
Lägg till externa appar för att skapa uppgifter i Asana.
Så här lägger du till en app som en intagskälla i arbetsflödet:
- Klicka på Från andra appar
I listan klickar du på den app som du vill konfigurera.
Appar som redan är intagskällor i dina projekt eller appar som inte är tillåtna av administratören visas inte.
Du kan komma till appens webbplats där du slutför installationen.
Du slutför installationen med följande steg på den externa appen:
- Konfigurera Asana -integreringen under [Name of the app]
- Använd appen för att lägga till uppgifter i [Project].
När du har slutfört dessa steg visas appen i arbetsflödesverktyget.
Om du inte har slutfört de föregående stegen visas ett meddelande med texten Slutför installationen.
Du kan också lägga till appar genom att klicka på knappen app i menyn Anpassa.
Alla externa appar som lägger till nya uppgifter i Asana visas här, även om de har konfigurerats utan app intag.
Mätvärden för arbetsflöden Tid i fas
Med Tid i fas-mätvärden kan du enkelt rapportera om hur lång tid det tar för dina uppgifter att gå igenom arbetsflödesstegen. De här arbetsflödesvärdena gör det lättare att identifiera flaskhalsar och klargöra hur lång tid det tar för arbete att utvecklas. Om uppgifterna dröjer för länge i en viss fas får du kännedom om det och kan justera dina processer därefter.
Det finns två olika sätt att använda rapportering och paneler för att visa information för arbetsflödesvärdena: Tid i avsnitt och Tid i anpassat fält.
Tid i avsnitt
Om ditt arbetsflöde kräver att uppgifter förflyttar sig genom olika avsnitt i ditt Asana projekt kan rapportering om Tid i avsnitt avgöra i vilken takt uppgifterna förflyttar sig från avsnitt till avsnitt på vägen mot slutförande.
Det här diagrammet visar hur lång tid uppgifterna tar i varje projektavsnitt. I det här exemplet har uppgifterna tillbringat sec dagar och tre timmar i avsnittet Planering. Du kan också filtrera uppgifterna efter tilldelad person eller slutdatum, eller andra parametrar.
Tid i anpassat fält
Vissa arbetsflöden använder anpassade fält för att indikera att arbetet är redo att gå vidare till en ny fas mot ett slutförande. Rapportering om tid i anpassat fält kvantifierar den tid som en uppgift har varit i en viss fas, baserat på de valda värdena för anpassade fält.
Till exempel rapporterar diagrammet ovan om ett projekt som innehåller ett anpassat fält som heter slutförande
fas
Det anpassade fältet för slutförande har ställts in med fyra möjliga värden: Ännu inte påbörjad, Pågående, Blockerad och Slutförd. Diagrammet rapporterar den totala tiden som arbetsuppgifterna har varit märkta med det anpassade fältvärdet Blockerad.
Gå med i vårt webbseminarium Skapa grundläggande arbetsflöden i Asana och lär dig hur du skapar effektiva arbetsflöden. Registrera dig nu