CSV-importör

Kom igång i Asana med dina egna data på ett enkelt och snabbt sätt. CSV-importören hjälper dig att flytta ditt arbetsflöde från kalkylarksprogram såsom Excel eller Smartsheet till Asana, så att du kan komma igång direkt med alla projekt. Du kan också importera data från andra jobbhanteringsverktyg.

När du har importerat raderna ser du dem genast som spårbara uppgifter i ett projekt och varje kolumn som metadata om dina uppgifter.

Innan du börjar: tips för att organisera data i kalkylarket

screen of spreadsheet with references for column names


CSV-importören gör att
 du kan hämta dina data i Asana utan manuell mappning. Du kan namnge kolumnerna i kalkylarket med följande etiketter för att automatiskt mappa fälten i ditt projekt:

  1. Namn: Använd denna kolumn för namnen på uppgifterna i projektet.
  2. Beskrivning: Använd denna kolumn för att ange detaljer och sammanhang för uppgifter.
  3. Tilldelad person: Tilldela varje uppgift till en ägare genom att lägga till e-postadressen för en Asana -användare från din arbetsyta eller din organisation. Du kan bara tilldela uppgifter skapade i Asana till en användare.
  4. Medarbetare: Du kan lägga till flera av dina medarbetare som medarbetare till en uppgift genom att lägga till e-postadresser för giltiga Asana -användare från din arbetsyta eller din organisation i en separat kolumn. Var noga med att skilja dem åt med ett kommatecken och lägg inte till några mellanslag mellan dem.
  5. Slutdatum: Använd det amerikanska standarddatumformatet månad/dag/år när du vill spåra slutdatumet för varje uppgift.
  6. Startdatum: Lägg till en separat kolumn för startdatum, tillgänglig med en betald prenumeration. Om du inte har ett gratis abonnemang kommer informationen i startdatumets kolumn att visas i uppgiftsbeskrivningen.
  7. Typ: Ange ”milstolpe” som värde om du vill skilja milstolpar från vanliga uppgifter i ditt projekt.
  8. Avsnitt/Kolumn: Ett nytt avsnitt skapas när du manuellt flyttar uppgifter till önskat avsnitt eller kolumn.
  9. Övrig information: Ytterligare kolumn information kommer att listas uppifrån och ner i uppgiftsbeskrivningsfältet i enlighet med kolumnernas ordning.

Om en kolumn innehåller inkorrekta data, såsom en e-postadress i kolumnen Slutdatum, importeras inget av slutdatumen korrekt. I stället skapas ett nytt textbaserat fält.

Inkludera alltid en sidhuvudrad med kolumn namn så att CSV-importören kan känna igen vilken typ av data du importerar.

Importera underuppgifter till ett projekt

import subtasks.png

Så här importerar du underuppgifter via CSV-importören:

  1. Skapa en ny kolumn i kalkylarket som heter överordnad uppgift
  2. Fyll kolumn för överordnad uppgift med det exakta namnet på den överordnade uppgiften i motsvarande rad. Den överordnade uppgiften ska ligga ovanför den aktuella raden i CSV-filen. Om det finns namn som inte är unika i din CSV-fil, kommer den närmaste raden ovanför med ett matchande namn att användas.

Fastställa beroenden mellan uppgifter

dependencies.png

Så här anger du beroenden via CSV-importören:

  1. Skapa en ny kolumn i kalkylarket som heter Dependents
  2. Fyll i  kolumn Beroenden för att lista uppgifter som blockerar den nuvarande raden

De ska exakt motsvara namnen på de beroende uppgifterna. Den beroende uppgiften ska ligga under den blockerande uppgiften i CSV-filen. I exemplet ovan är Planering slutförd beroende av både Kickoff-möte och kreativ brainstorming. Eftersom båda uppgifterna blockerar Planering slutförd finns Planering slutförd under raderna 2 och 3. Om det finns namn som inte är unika i din CSV-fil, kommer den närmaste raden ovanför med ett matchande namn att användas.

Om du importerar data via CSV uppdateras inte de befintliga uppgifterna i projektet. Därför kommer det inte att vara möjligt att skapa ett beroende av någon befintlig uppgift med hjälp av CSV-importör.

Importera data som anpassade fält i ditt projekt

Anpassade fält är endast tillgängliga med en betald prenumeration.

Du kan mappa ytterligare kolumner till anpassade fält för att underlätta kategorisering och spårning av prioriteringar, projektfaser, team, uppskattad tid och mycket mer.

screen of spreadsheet with focus on columns for custom fields

Anpassade fält kan antingen innehålla text, siffror eller nedrullningsbara värden. De kolumner som inte har samma namn som specifika fält i Asana (till exempel Namn eller avsnitt) blir anpassade fält i projektet.

Du kan mappa uppgifterna i CSV-filen antingen till nya anpassade fält eller till befintliga fält i projektet:

  • Nya anpassade fält skapas automatiskt för nya projekt importerade från alternativet Importera kalkylark. De nya anpassade fälten är som standard bara tillgängliga för det projektet.

  • Nya anpassade fält skapas automatiskt i befintliga projekt när CSV-filen importeras till projektet. Det sker när namnet på en kolumn inte matchar några befintliga anpassade fält i projektet eller i din organisation. De nya anpassade fälten är som standard bara tillgängliga för det projektet.

  • Data mappas till befintliga anpassade fält i ett projekt eller en organisation om projektet skapades först. Du kan använda de befintliga anpassade fälten i projektet innan du importerar CSV-filen eller matcha informationen i CSV-filen med anpassade fält i din organisation.

För att mappa data från CSV-filen till befintliga anpassade fält ska du se till att data i kolumnerna matchar alternativen för anpassade fält i projektet eller organisationen. Om en cell har ett stavfel eller en avvikelse i interpunktionen kommer den inte att importera ett valt anpassat fält.

Så här importerar du ett kalkylark till Asana med CSV-importören

Du kan importera data från en CSV-fil till Asana på tre sätt:

  1. När du skapar ett nytt projekt från ett team.
  2. När du använder snabbinfoga-knappen.
  3. När du använder den nedrullningsbara menyn i ett befintligt projekt.

Om du importerar data via CSV uppdateras inte de befintliga uppgifterna i projektet. CSV-importören kan endast lägga till uppgifter i ett projekt.

Skapa ett projekt för ett team genom att importera ett kalkylark

När du skapar ett projekt via fliken team i sidofältet, håll muspekaren över namnet på ditt team och klicka på Skapa projekt i undermenyn. 

I nästa fönster väljer du Importera kalkylark.
 
Screenshot 2023-09-27 at 11.08.24.png
Screenshot 2023-09-27 at 11.08.50.png
 

Importera kalkylark med knappen Snabbinfoga

screen of Import spreadsheet option inside template modal

Importera en CSV-fil för att skapa ett nytt projekt från knappen snabbinfoga:

  1. Klicka på knappen snabbinfoga i det övre högra hörnet och välj projekt.
  2. Klicka på Importera kalkylark på modalen Välj en projektmall.


Importera kalkylark från den nedrullningsbara menyn i ett befintligt projekt

screen of import csv option inside project menu

Så här importerar du en CSV-fil för att lägga till uppgifter i ett projekt:

  1. Velg menyen i rullegardinmenyen i prosjektoverskriften ved siden av prosjektnavnet
  2. Håll muspekaren över import
  3. Välj CVS

Ange detaljer, välj en fil och förhandsgranska ditt projekt

Lägga till detaljer om projektet

screen for Add project details modal

När du har valt alternativet att importera kalkylark eller CSV kommer du till en modal där du kan ange information om projektet, till exempel namn eller sekretessinställningar:

  1. Ge ditt projekt ett namn i fältet Projektnamn
  2. Välj det team som du vill lägga till projektet till
  3. Ställ in dina projektsekretessinställningar genom att välja mellan ett projekt som är offentligt för hela team som du har valt eller bara för specifika projektmedlemmar
  4. Fortsätt genom att klicka på Välj fil att importera.


Välj en CSV-fil för import

screen for select a CSV to import modal

När du har angett projektnamnet kan du välja filen du vill importera.

Klicka på Välj en CSV-fil att importera och välj en CSV-fil från din dator. Du kan också dra filen från din dator och släppa den i modalen.


Förhandsgranska ditt projekt

screen for preview modal

Du kan förhandsgranska projektet och göra ändringar vid behov innan du slutför importen av CSV-filen:

  1. Klicka på Ladda upp ny CSV för att gå tillbaka till föregående skärm och välja en annan CSV-fil
  2. Välj alternativet Gör ändringar om du föredrar att redigera informationen, importerad från CSV-filen, i projektet
  3. Klicka på Gå till projekt om du är nöjd med hur projektet ser ut.

Ändra mappning av data

Du kan göra ändringar i mappningen av data, de importerade kolumnerna eller kodningen innan du skapar ditt projekt genom att välja alternativet Gör ändringar i förhandsgranskningsskärmen.


Göra ändringar av datamappningen

screen for preview modal with focus on mapping changes

Klicka på kolumn rubrikerna för att ändra fältet du vill mappa till.

Du kan även ändra typen av anpassat fält. Om en kolumn till exempel visar numeriska värden och typen av anpassat fält är Nummerfält, kan du ändra den till Textfält.

Observera att du inte kan ändra kolumn Namn för uppgifterna. Om du vill välja en specifik kolumn i CSV-filen som uppgiftsnamn ska du se till att den första raden i den kolumnen har ”Namn” som värde. Informationen i CSV-filen mappas i Asana med kolumnnamnen.


Ignorera kolumner från den ursprungliga CSV-filen

screen for preview modal with focus on menu from columns

Du kan klicka på alternativet Ignorera kolumner om du vill ignorera kolumner med data som du inte vill importera till projektet.

Ändra kodningen

screen for preview modal with focus on encoding icon

Om du använder ett annat CSV-kodningsformat eller en annan nationell inställning kan du klicka på ikonen för teckenkodning och ändra kodningen till UTF-8, Windows, Macintosh eller Shift JIS.


Kom igång

templatecsv.png

Kom igång genom att använda mallen ovan för att skapa ett kalkylark och ladda upp det till Asana.

 

Letar du efter ett bättre sätt att hantera ditt arbete? Börja med en 30-dagars gratis Asana -provperiod. Prova gratis