Att börja använda Asana

Välkommen till Asana!

 Våra kunder kan uppnå mycket med Asana, och här är en snabb genomgång av de viktigaste sakerna du bör känna till när du håller på att komma igång. Om du vill få hjälp av en instruktör som kan gå igenom innehållet med dig och svara på dina frågor kan du anmäla dig till en virtuell utbildning.

Letar du efter ett bättre sätt att hantera ditt arbete? Börja med en 30-dagars gratis Asana Business-provperiod.

Snabb Asana-genomgång

Vi utvecklar ständigt utseendet och funktionerna. Din skärm ser förmodligen annorlunda ut än skärmen i den här videon, men de viktigaste koncepten är desamma.

1. Skapa en uppgift

Öppna ett projekt, skriv ett uppgiftsnamn och tryck sedan på Enter för att fortsätta lägga till fler uppgifter.

Bästa praxis för uppgifter

• Gör uppgiftsnamnen specifika och genomförbara så att det är tydligt vad du måste göra. Lägg till en uppgiftsbeskrivning så att den som blir tilldelad uppgiften vet vad du förväntar dig.
• Tilldela uppgiften till en teamkollega och ange ett slutdatum (även om det bara är en uppskattning). Då blir det tydligt vem som ska göra vad.
• Bifoga filer med relevant kontext, information och arbetsdokument. Glöm inte att bifoga färdiga filer när du märker en uppgift som slutförd så att teamkollegor kan hitta ditt arbete och veta att det är färdigt.
• Lägg till teamkollegor som uppgiftsmedarbetare så att de kan hålla sig uppdaterade om uppgiftens förlopp. Du kan pinga dem genom att @omnämna dem när du kommenterar en uppgift.

2. Skapa ditt första projekt

Med projekt kan du organisera och planera alla uppgifter i samband med ett specifikt initiativ, mål eller ett stort arbete. Du kan visualisera projekt i en list- , tavel-, kalender- eller tidslinjevy och växla mellan dessa vyer när du vill.

Letar du efter ett bättre sätt att hantera ditt arbete? Börja med en 30-dagars gratis Asana Business-provperiod. Prova gratis

Typer av projekt som du kan hantera i Asana

Du kan planera och hantera nästan alla typer av projekt och processer i Asana, men här är de vanligaste exemplen:

Se fler exempel på våra sätt att använda Asana-avsnittet eller kom i gång med ett förberett projekt i vårt mallgalleri.

3. Organisera ditt projekt

Grupprelaterade uppgifter med avsnitt

Avsnitt grupperar dina uppgifter så att det blir lättare att dela in projektet. Avsnitt är mest användbara för kategorier som förblir oförändrade under hela projektet. Du kan till exempel skapa avsnitt efter tidsram (till exempel kvartal eller månad), projektfas eller i Kanban-stil, det vill säga ”att göra”, ”gör” och ”gjort”.

Sortera och filtrera uppgifter i projekt med anpassade fält

Anpassade fält är som kolumnrubriker i kalkylblad som hjälper dig att filtrera och sortera uppgifter i projektet efter till exempel prioritet, uppgiftsstatus, kostnad eller godkännande. Gruppera ditt projekt genom att klicka på en rubrik och använda filter- och sorteringsknapparna.

4. Hur du hittar arbete som har tilldelats till dig och uppdateringar om ditt arbete

Du kan hålla koll på nya arbetsuppgifter som tillkommer i Asana under ett projekt på flera sätt. Uppgifter som du har blivit tilldelad kommer att synas i Mina uppgifter. Din Asana-inkorg  innehåller aviseringar som innehåller uppdateringar om projekt som du är medlem i och uppgifter som du samarbetar på eller har tilldelats. Öppna sidofältet för att komma åt Mina uppgifter eller inkorgen:

Mina uppgifter

Mina uppgifter visar endast de uppgifter som du har blivit tilldelad och slutdatumet för dem. Gå tillbaka till Mina uppgifter under dagen för att bocka av uppgifter som du har slutfört, se nya uppgifter som har kommit in och börja med nästa uppgift.

Inkorg

Inkorgen är ett filtrerat nyhetsflöde med uppdateringar, men bara för det arbete du följer. Du kan också svara på saker direkt från inkorgen och snabbt navigera till ditt arbete.

Från sidofältet kan du också komma åt hemsidan, rapporter, portföljer och mål, men i Mina uppgifter och Inkorgen hittar du uppgifter som har tilldelats dig personligen och uppdateringar om ditt arbete.

5. Hur Asana är organiserat

Projekt och uppgifter är Asanas viktigaste grundstenar.

1. Organisationer är baserade på ditt företags gemensamma e-postdomän och för samman alla inom ditt företag som använder Asana.
2. Team är funktionella grupper i en organisation som sannolikt motsvarar allmänna team, såsom marknadsföring eller försäljning, eller funktionella grupper såsom ”Kontoret i New York”.
3. Projekt lagras i team (och portfolior) för att spåra alla genomförbara steg, all information och all kommunikation för att uppnå ett mål, initiativ eller syfte.
4. Uppgifter lagras i projekt och gör det tydligt vem som är ansvarig för vad och till när. Uppgifter lagrar alla filer, meddelanden och instruktioner som är relaterade till uppgiften, lättåtkomliga på ett och samma ställe.
5. Portfolior lagrar grupper av projekt. Du kan använda dem för att se alla projekt och statusuppdateringar för ett initiativ eller mål på ett och samma ställe.

Fler resurser som hjälper dig att använda Asana

När du väl behärskar grunderna kan du fortsätta bygga vidare på dem - det kommer även Asana-teamet att göra. Vi erbjuder många olika typer av resurser, så att alla ska kunna lära sig utifrån sina egna förutsättningar.