Samarbete är en avgörande aspekt av att använda Asana, och din inkorg spelar en viktig roll i det. Din inkorg i Asana fungerar som ett meddelandecenter som visar uppdateringar om projekt som du är en del av, uppgifter som du arbetar med, viktiga meddelanden och kommunikation relaterad till team och organisationsmål. Genom att ofta kontrollera inkorgen kan du hålla dig informerad och interagera mer effektivt med dina kollegor och team.
I den här artikeln kommer du att upptäcka hur du kan utnyttja din inkorg för att hålla dig informerad och utforska praktiska strategier för att minimera inkorgen.
Kollar din inkorg
När ska du kolla din inkorg? Vissa föredrar att schemalägga tid i sina kalendrar för att kontrollera sin inkorg vid vissa tider under dagen, medan andra föredrar att kontrollera den när de går om sin dag.
Oavsett vilket tillvägagångssätt du väljer visas en orange prick bredvid inkorgen i sidofältet när det finns olästa meddelanden. Nya inkorgsaviseringar har en blå prick. Om det finns en ny aktivitet i en uppgift i ett projekt ser du en bubbla som visar antalet nya kommentarer eller bilagor som betecknar ny oläst aktivitet.
Rensar din inkorg
Använd din inkorg för att vara mer produktiv och fokusera på det som är viktigt. Med filter-, sorterings-, bokmärkes- och arkivfunktioner kan din inkorg hjälpa dig att ta dig igenom kaoset och hitta tydlighet.
Att följa och sluta följa specifika uppgifter och konversationer innebär att du bara får meddelanden om artiklar som är relevanta för dig. Det kan du göra genom att lägga till eller ta bort dig själv som medarbetare på specifika uppgifter. Om någon @omnämner dig igen i en uppgift visas den fortfarande i din inkorg, även om du har avföljt uppgiften.
Sortera din inkorg efter det som är viktigast för dig. Du kan välja mellan Nyaste först eller Relevans.
Med ett inkorgsfilter kan du identifiera vilka uppdateringar som ska prioriteras. Du kan filtrera efter Från person, Tilldelad till mig och Endast olästa.
Om du älskar en tydlig inkorg och siktar på inkorg noll är vår arkivfunktion något för dig. Eftersom allt arbete är organiserat och tillgängligt i Asana behöver du inte spara några aviseringar. När du har utfört en åtgärd utifrån en avisering kan du välja att arkivera den. Du hittar dina arkiverade aviseringar på arkivfliken.
Bokmärken kan användas för viktiga uppgifter som du vill ha snabb åtkomst till och aviseringar som du vill spara för att checka in eller referera senare.
Du kan även välja Hantera aviseringar. Här kan du aktivera "Stör ej", schemalägga tider du gör och inte vill ta emot aviseringar och välja typ av avisering.
Vidta åtgärder från din inkorg
Använd din inkorg för att engagera dig och hålla kontakten med dina teamkollegor genom att vidta åtgärder på dina aviseringar. Låt dina teamkollegor veta att du har sett deras kommentarer och meddelanden genom att svara på dem i din inkorg. Du kan bekräfta en uppgift eller kommentar, säga tack, ge tummen upp eller skicka en uppskattningsdekal från din inkorg.
Klistermärken för uppskattning är ett bra sätt att berömma teamkollegor och medarbetare och ge dem erkännande för deras arbete. Om en teamkollega till exempel når sitt mål eller slutför en milstolpe kan du lägga till en uppskattningsetikett i uppgiften från din inkorg för att visa ditt stöd och erkännande. För att få åtkomst till uppskattningsklistermärkena går du till uppgiftens kommentarer och klickar på stjärnikonen.
Inkorg vs Mina uppgifter
Till skillnad från Mina uppgifter är din inkorg inte din att göra-lista. Om du ser en uppgift i din inkorg som du behöver vidta åtgärder för, till exempel att schemalägga ett möte för att diskutera ett visst ämne, kan du skapa en uppföljningsuppgift som hyperlänkar tillbaka till den ursprungliga uppgiften eller tilldela dig själv en uppgift. Kom ihåg att när du arbetar i Asana finns allt du behöver göra i Mina uppgifter, medan allt du behöver veta finns i din inkorg.
Ju mer du och ditt team skapar och diskuterar arbete och uppnår resultat i Asana, desto mer förlitar ni er på aviseringar för att hålla reda på framsteg och genomförbart arbete. Att ha en tydlig inkorg innebär att du ser relevanta aviseringar snabbt utan att behöva gå igenom onödig information. Att använda filter för att lyfta fram viktiga ämnen och arkivera de aviseringar som du har läst och som inte kräver några åtgärder leder till mindre oreda och ger dig kontroll.
Ytterligare resurser
Om du vill veta mer om hur du använder din inkorg kan du läsa den här artikeln.