Sätta arbetsflödet i rörelse

 

När du väl har satt upp ditt arbetsflöde, hur lägger du till de leveranser och den automatisering som ger det liv? Hur får du ditt arbetsflöde att flyta på?

Den här artikeln är del 3 av en artikelserie i 3 delar. Om du har missat de två första artiklarna kan du hitta dem här: Artikel 1 Artikel 2

Verktyg för arbetsflöde

Kom igång med arbetsflödesverktyget.

builder

Du hittar arbetsflödesverktyget som en flik i dina projekt. Den här funktionen hjälper dig att bygga upp de steg som ditt arbete går igenom från början till slut. Arbetsflödesverktyget hjälper dig att skapa ditt arbetsflöde, inte att utföra det. När du har byggt upp arbetsflödet i arbetsflödesverktyget kan du använda en av de andra projektvyerna.

Fyra typer av rörelse

Oavsett om du använder arbetsflödesverktyget eller inte - leta efter fyra olika typer av rörelser och koppla dem till rätt funktioner i Asana.

1. Initiation

local field

Varje arbetsflöde har en initieringspunkt där arbetet startar. Beroende på ditt arbetsflöde kommer du att starta arbetet på något av följande sätt:

Manuellt: I vissa fall inleder ditt team arbete manuellt, såsom när du beslutar att publicera ett nytt blogginlägg för en kommande lansering. I dessa fall skapar du ett nytt projekt eller en ny uppgift.

  1. Med ett formulär: Vissa arbetsflöden medför en intagsprocess - där genomförbart arbete skapas av input från andra, såsom en förfrågan. Intagsprocesser är ett utmärkt användningsfall för formulär, som gör det möjligt att effektivisera och standardisera jobb- förfrågningar.
  2. Med en uppgiftsmall: team som kör samma steg genom sitt arbetsflöde om och om igen använder uppgiftsmallar. Dessa är ett perfekt användningsfall när du vill förbygga en uppgift med länkar till relevant information och en uppsättning underuppgifter, till exempel när du spårar kandidater.

2. Överlämningar

I många arbetsflöden går arbetet från en person till en annan tills det når mållinjen. Teamen följer de här vanliga rutinerna för överlämningar:

local field

Tilldela om manuellt

Se till att arbetet är genomförbart genom att lägga till tilldelade personer till uppgifterna. I vissa arbetsflöden är det olika teamkollegor som ansvarar för arbetet i olika faser.

Till exempel när en kreativ producent överlämnar en förfrågan till en designer om att utföra en åtgärd. I de här fallen bör du omtilldela uppgiften.

local field

Lägg till underuppgifter

När du behöver dela upp en uppgift i mindre steg för att lämna över delar av arbetsflödet kan du lägga till deluppgifter.
Ett team som hanterar förfrågningar spårar till exempel varje levererad produkt som en uppgift i sitt projekt. De lägger till deluppgifter för att organisera stegen mellan varje fas i arbetsflödet.

local field

Lägg till beroenden

I vissa fall hindrar en uppgift en annan från att komma framåt. I det här fallet, använd beroenden. Med hjälp av beroenden kan du visa att en uppgift blockeras av en annan.

Ett team som hanterar produktfeedback från kunderna måste till exempel vänta på att utvecklingsteamet ska behandla arbetet innan det återkommer till teamet som skickade in feedbacken. Därför lägger de till ett beroende för att visa att den ena uppgiften blockeras av den andra.

local field

Använd godkännanden

Många överlämningar kräver godkännande innan man går vidare. I dessa fall är det en utmärkt idé att använda godkännanden. Godkännanden är en typ av uppgift som ger mottagaren möjlighet att ”godkänna”, ”begära ändringar” eller ”avvisa”. Till exempel kan en formgivare behöva att olika intressenter granskar och godkänner en tillgång innan leveransen slutförs.

3. Korsningar

I vissa arbetsflöden korsar ditt arbete ett annat team. När du hamnar i en korsning kan du överväga följande:

local field

Multi-homing

I Asana kan uppgifter läggas till i flera projekt samtidigt utan att kopieras. Uppdateringar av uppgiften visas i båda projekten. Det här kallas multi-homing.

Använd multi-homing för att skapa delad insyn i samma uppgift i olika projekt och team i Asana.

local field

Integreringar

Om ditt arbete korsar ett annat verktyg, kontrollera om det finns en integrering. Om ja, kan du ansluta ditt arbetsflöde till båda verktygen.

Kolla in vår lista över integreringar här

4. Repetition

local field

I flera arbetsflöden kommer du att upptäcka att du utför samma åtgärder om och om igen för att föra arbetet framåt. Det är en bra tillfälle att lägga till regler - enkla automatiseringar som effektiviserar manuella steg. Regler är en betalfunktion. Läs mer om regler här.

local field

Med arbetsflödesverktyget kan du smidigt skapa regler i varje steg av arbetsflödet.

Faktum är att du kan automatisera alla de typer av rörelser som redan har diskuterats i den här artikeln. Till exempel:

Utlösare och åtgärder

Startpunkt → När en ny uppgift läggs till i ett projekt via en formulärinlämning... → Lägg till deluppgifter till uppgiften för omedelbar uppföljning

Överlämningar → När ett anpassat fält uppdateras... → Omtilldela uppgiften till en särskild teammedlem

Korsningar → När en uppgift flyttas till ett särskilt avsnitt... → Lägg till uppgiften till ett annat team projekt

Några andra vanliga regler för arbetsflöden:

Utlösare Åtgärder
(När du vill att alla nya uppgifter ska flyttas till ett visst avsnitt) När en ny uppgift läggs till i ett projekt... Flytta uppgiften till ett särskilt avsnitt
(Om du vill att uppgifter ska slutföras automatiskt när du flyttar dem till ett avsnitt för slutfört arbete) När en uppgift flyttas till ett avsnitt för slutfört arbete... Märk uppgiften som slutförd.
(När du vill be om en uppdatering om kommande arbete) När ett slutdatum närmar sig... Lägg till en kommentar till uppgiften.
(När du behöver hänvisa en tilldelad person till en projektuppgift) När en uppgift flyttas till ett visst avsnitt ... Lägg till en kommentar i uppgiften med den projektmall som @omnämns i texten.
(När du vill att ett godkännande ska flyttas till ett annat steg baserat på den godkännande personens svar) När en godkännandeuppgift markeras som ”godkänd”, ”ändringar begärda” eller ”avvisad”... Flytta uppgiften till det relevanta avsnittet.

Var denna artikel till hjälp?

Thanks for your feedback