Kreativa sammanfattningar och särskilda förfrågningar

Skapa ett projekt för kreativa förfrågningar

Du kan använda den här processen för att hantera särskilda kreativa förfrågningar (t.ex. en bild för sociala medier) och kreativa sammanfattningar för större projekt (t.ex. en kampanjstart)- allt på ett och samma ställe. Det finns några olika sätt att bygga upp din process. För att komma igång snabbt:

1. Börja med mallprojektet för kreativa förfrågningar.
2. Importera ett befintligt kalkylark som du för närvarande använder för att spåra kreativa förfråg

Komma åt alla Asana-mallar

Om du är gratisanvändare och vill utforma ditt eget projekt för kreativa förfrågningar från grunden eller vill veta vad som generellt är bästa praxis för Asana-projekt kan du komma igång med de här instruktionerna för hur man skapar ett projekt.

Tips för att hantera och producera kreativa förfrågningar

Nu när du har skapat ditt projekt för kreativa förfrågningar kan de här tipsen hjälpa dig att hantera det när arbetet sätter igång.

1. Skapa mallar för kreativa sammanfattningar och förfrågningar så att du kan agera snabbare med hjälp av formulär

Det är viktigt att få en fullständig kreativ sammanfattning eller tydliga detaljer i en förfrågan för att kunna prioritera arbetet på rätt sätt och se till att alla har samma förväntningar. Att börja utan tydliga mål eller att ägna tid åt att diskutera detaljer som filtyper är något som förlänger produktionscykeln.

Skapa istället formulär för din kreativa sammanfattning och/eller en särskild kreativ förfrågan. Formulären är direkt kopplade till ditt kreativa produktionsprojekt för att säkerställa att ditt team börjar med den information de behöver (i termer som de förstår.)

Alla kan skicka in formulär - även de som inte använder Asana - om du skickar formulärlänken till dem. När formulärsvaret har skickats in blir det blir det en ny uppgift i ditt projekt där teamet kan prioritera uppgiften och tilldela den till en teamkollega med all information som behövs.

Skapa ett formulär genom att följa de steg som beskrivs här.

Om det kommer in en förfrågan för ett stort, tvärfunktionellt eller komplext projekt/initiativ, kan du omvandla uppgiften till ett projekt för att hantera förfrågan på ett mer effektivt sätt.

3. Prioritera och filtrera förfrågningar med anpassade fält

När du har skapat ett formulär hjälper anpassade fält dig att prioritera inkommande förfrågningar och sortera efter kategori. Om du är van att använda kalkylark kan du göra det här genom att filtrera och sortera kolumner. Anpassade fält är ett mer kraftfullt sätt att göra det här på eftersom de spårar den informationen i arbetssammanhanget (i stället för på en plats som bara en projektledare eller teamledare kan se).

Om du lägger till ett fält för team i ditt formulär kan du mappa det till samma anpassade fält i ditt projekt. När den lagts till kommer den nya uppgiften att specificera vilket team som behöver hjälpa till med begäran för att snabbt kunna bedöma dess omfattning och intressenter.

Ett anpassat fält för ”prioritet” kan hjälpa producenten eller ledaren att prioritera förfrågningar i förhållande till annat arbete för att hålla teamet i fas, i stället för att låta en förfrågan från en otålig kollega gå före arbete med högre prioritet.

3. Nå deadliner med tydligare granskningar och godkännanden

Att lättare kunna ge och använda kampanjfeedback kan vara avgörande för om projektmålen uppnås eller inte. Följ de här stegen för att få arbetet att gå igenom godkännanden på ett tydligt och snabbt sätt:

1. Lägg till projektregler så att uppgifter automatiskt tilldelas till rätt person, slutförs eller flyttas till andra projektavsnitt i takt med att de förlöper.
2. Använd aviseringar för anpassade fält för att hålla intressenter informerade om förloppet. De får aviseringar om fälten uppdateras från till exempel ”Feedback behövs” till ”Godkänd”.
3. Granskarna kan lämna feedback direkt på bilderna med korrektur. Varje feedback skapar en genomförbar underuppgift så att skaparen kan spåra och implementera feedback om det behövs.

4. Håll kreativa krav och förfrågningsdetaljer kopplade till dina formgivningar i Adobe Creative Cloud.

När arbetet väl har påbörjats kan det vara svårt att hålla viktiga detaljer, krav och feedback tillgängliga när kreatörerna arbetar med resursen i program som Adobe Photoshop CC, Illustrator CC eller InDesign CC. I stället för att förlora tid på att växla mellan verktyg eller viktiga kontexter kan kreatörerna hålla Asana-uppgiften öppen i sin Adobe Creative Cloud-app.

Tips för att rapportera om arbetet med kreativa förfrågningar och förlopp

Håller du just på att komma igång? Ta en titt på vår bästa praxis för statusuppdateringar och rapportering.

1. Se vilket arbete som riskerar att bli försenat och följ upp teamkollegor med hjälp av avancerade sökrapporter

En annan fördel med att använda anpassade fält för att spåra prioriteringar och godkännanden är att informationen kan användas för att köra avancerade sökrapporter. Avancerade sökrapporter hämtar information från allt ditt arbete i Asana och hjälper dig att i realtid besvara frågor såsom ”vilka prioriteringar är i riskzonen?”, ”vilka tillgångar väntar på feedback?”, utan att manuellt söka efter eller sammanställa informationen. Du kan skapa sökrapporter för nästan vad som helst men rapporter om arbete i riskzonen och godkännanden kan hjälpa dig att upptäcka hinder innan de uppstår. Rapporten gör det även möjligt att direkt följa upp med tilldelade personer och intressenter genom att kommentera uppgiften.

Om du vill veta hur du skapar andra typer av avancerade sökrapporter kan du börja här.

2. Bevaka förlopp och hantera personal för kreativt arbete med portfolior och arbetsbelastning

För att förstå hur förloppet i ett kreativt projekt och uppskatta teamets kapacitet måste ledare och kreatörer vanligtvis sammanställa information från möten, e-postmeddelanden eller kalkylblad, vilket kan vara tidskrävande och bli felaktigt. Skapa i stället en projektportfolio med allt ditt kreativa arbete och beställ projekt för att se förlopp i realtid, lanseringsdatum och prioritet på ett och samma ställe.

Använd sedan fliken Arbetsbelastning för att visualisera ditt kreativa teams kapacitet baserat på de uppgifter som de redan har tilldelats i Asana. Arbetsbelastning hjälper dig att fatta välinformerade beslut om bemanning för att hålla arbetsbelastningen balanserad och kreativt arbete i fas.

Arbetsbelastning baseras på antal uppgifter som standard, men vi vet att inte alla uppgifter är likadana. Du kan skapa anpassade fält för insats i portfolioprojekt för att få en bättre uppfattning om det totala antalet timmar eller hur mycket insats som har spenderats på varje uppgift.

3. Spåra den tid som läggs ner på arbete för en smidigare fakturering eller resursplanering.

Många kreativa team behöver ha en tydlig uppfattning om hur många timmar de lägger ner på arbetet - särskilt byråer, frilansare och ledare som försöker bemanna sina projekt i enlighet därmed. I stället för att gissa sig till eller överkomplicera spårningen kan kreatörer använda Harvest-integreringen för tidsspårning direkt i Asana (eller en annan tidsspårningsapp). Harvest-tidtagaren är inbyggd i Asana-uppgifter så att du kan spåra tiden för alla uppgifter medan du arbetar med dem.

Kom igång med tidsspårningsappar i Asana genom att följa en snabb handledningsvideo.

Resurser för planering och hantering av kreativa processer

Tar du lättare till dig information visuellt? Vill du se hur våra användare hanterar kreativ produktion och förfrågningar? Kolla in de här resurserna:

Att starta projekt med en stark kreativ sammanfattning är nyckeln till att hålla tidsplanen och budgeten. Samtidigt måste kreativa team också hantera särskilda förfrågningar från andra team. Gör den kreativa produktionen effektivare med den här processen: