Innan du skapar ett arbetsflöde i Asana är det viktigt lägga grunden för arbetsflödet så att det kan fungera ordentligt. Den här artikeln är den andra delen i en serie med tre delar. För att kolla in den första artikeln i serien kan du klicka här.
Arbetsflödets byggstenar
Organisation
Organisationer för samman alla anställda på ditt företag som använder Asana till en enda plats, baserat på ditt företags gemensamma e-postdomän.
Team
Inom organisationen delas du och dina kollegor upp i team för att samarbeta på dina projekt och uppgifter. Varje användare i din organisation är en del av minst ett team men kan vara en del av flera team.
Projekt
Projekt gör det möjligt för dig att organisera alla uppgifter relaterade till ett specifikt initiativ, mål eller viktigt jobb. Inom projekt använder du avsnitt för att organisera dina uppgifter.
Uppgifter
Uppgifter utgör grunden för åtgärder i Asana.
Underuppgifter
Använd underuppgifter för att dela upp arbetet i mindre uppgifter eller för att dela upp arbetet mellan flera personer.
Kommentarer
Kommentera en uppgift för att ställa frågor, ge extra information eller insikter.
Beslut relaterade till att förbereda ett arbetsflöde
Därefter, för att se till att ditt arbetsflöde fungerar korrekt, måste du fatta en uppsättning viktiga beslut.
Beslut 1: Projekt eller uppgift
Den vanligaste frågan som team ställer är om de har sitt arbetsflöde inom ett projekt eller en uppgift eller inte.
Vi rekommenderar att låta ett projekt vara platsen för ditt övergripande arbetsflöde.
Ett projekt ger dig en central plats för att samordna med intressenterna. Lägg till uppgifter och underuppgifter för att representera att genomföra arbetet. Uppgifter som är för obestämda, som ”Kampanj” är svåra att utföra. Bryt ner arbetet så att uppgifterna är genomförbara.
Beslut 2: Hur ska du använda avsnitt?
När man bestämmer hur man ska använda projektavsnitten är det bra att förstå de två huvudsakliga sätten som arbetet rör sig genom ett arbetsflöde: sekvenser och faser.
Sekvenser
Sekvenser är som checklistor - arbetet slutförs i en viss ordning och rör sig mot en slutlig leverans. Att planera ett evenemang eller introducera en nyanställd är bra exempel på sekventiella arbetsflöden. I de här fallen kan man visa projektet i listvyn och använda avsnitt för att gruppera uppgifter efter kategori eller tidsram.
Fas
Faser är som pipeliner - en leverans rör sig genom ett antal faser mot ett slutförande. Processer för förfrågningar eller produktutvecklingspipeliner är bra exempel på arbetsflöden som är uppdelade i faser. I de här fallen kan du visa projektet i tavelvyn och låta avsnitt representera varje fas. Uppgifterna representerar varje leverans, och du kan flytta dem till nästa avsnitt när de rör sig genom varje fas.
Beslut 3: Vilka anpassade fält ska du lägga till?
Du bör tänka på anpassade fält i ett tidigt skede. Sättet på vilket du organiserar, automatiserar och rapporterar om ditt arbetsflöde beror på vilka fält du har lagt till.
Organize
Hur behöver du organisera uppgifter i arbetsflödet? Skapa fält för specifika kategorier.
Automatisera
Hur vill du automatisera arbetsflödet? Du kan skapa anpassade regler baserade på fälten du har lagt till.
Rapport
Vad behöver du rapportera om i arbetsflödet? Vilka diagram som är tillgängliga för dig i projektpanelen beror på dina anpassade fält.
Beslut 4: När bör du använda underuppgifter?
Ibland måste en enskild uppgift eller leverans brytas ned till mindre sekventiella steg. Använd underuppgifter i de här fallen.
Var försiktig med att skapa hela arbetsflödet som bara består av uppgifter och underuppgifter. Det kan orsaka problem senare när du vill lägga till automatisering, använda tidslinjevyn eller rapportera om arbete.
Vanliga användningsområden för underuppgifter
Om den överordnade uppgiften är en förfrågan kan du använda underuppgifter för att fånga uppföljningsstegen.
När flera personer behöver godkänna arbetet på en överordnad uppgift kan du lägga till godkännandeförfrågningar som underuppgifter.
I vissa arbetsflöden finns det åtgärder som endast utförs om vissa villkor är uppfyllda. Till exempel kan ett team som hanterar förfrågningar ha vissa villkor om att det behövs mer information innan förfrågningen kan flyttas in i arbetsfasen. I de här fallen kan man använda regeln för att lägga till underuppgifter när en uppgift flyttas till just den fasen.
Visste du att du kan lägga till avsnitt till underuppgifter? Använd kortkommandot ”tab + N”
En allmän tumregel är att om du lägger till fler än tio underuppgifter bör du överväga att skapa ett projekt med uppgifter i stället.
Beslut 5: Ett projekt eller flera?
Ibland är ett arbetsflöde så stort att det kan omfatta flera projekt.
Använd flera projekt i följande fall:
När arbetsflödet överlappar ett annat team som redan använder sitt eget projekt. Ett team kan till exempel spåra sina publiceringar i ett projekt medan ett annat team kanske vill diskutera samma ämne på ett kommande möte. Därför lägger teamen till de relevanta uppgifterna i båda projekten.
När faserna i ditt arbetsflöde involverar en så pass stor mängd uppgifter att det skulle bli förvirrande att ha alla uppgifter i ett enda projekt. Ett team kan till exempel använda ett projekt för att hantera en inkorg för förfrågningar men få in en stor mängd av dem. Därför skapar teamet ett separat projekt där de kan svara på förfrågningarna när de kommer in. De använder anpassade regler för att automatisera den här processen.
Beslut 6: Hur ska du ställa in projektbehörigheterna?
Hur du ställer in behörigheterna påverkar hur arbetsflödet kommer att fungera. Du kan antingen ge projektmedlemmarna redigeringsrättigheter eller endast kommenteringsrättigheter. Endast kommenteringsrättigheter ger teamkollegor möjlighet att visa eller kommentera projekt utan att ge dem tillgång till att redigera projekten.
Endast kommenteringsrättigheter är endast tillgängliga för team och organisationer i Asana Premium.
Ta reda på mer
De flesta arbetsflöden kräver att du ger projektmedlemmarna redigeringsbehörigheter så att de kan utföra åtgärder på sina egna uppgifter. Vi rekommenderar att du använder endast kommenteringsrättigheter när ett projekt behöver visas upp för många intressenter som inte har något direkt ansvar för uppgifterna. Du bör även använda endast kommenteringsrättigheter när projekt innehåller känslig information och du vill förhindra oavsiktliga eller onödiga ändringar.
Besök den här sidan för att fördjupa dig om behörigheter.
När du har lagt grunden för arbetsflödet är det dags att lägga till rörelse. Kolla in nästa artikel i den här serien