Planering och hantering av evenemang

Skapa ett projekt för evenemangsplanering i Asana

Man kan skapa en evenemangsprojektplan på olika sätt. För att komma igång snabbt:

  1. Börja med mallen för evenemangsplanering och anpassa den efter behoven hos ditt team.
  2. Importera ett befintligt kalkylark som du för närvarande använder för att spåra evenemangsplaner.

Komma åt alla Asana-mallar

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

Om du använder ett personligt abonnemang, föredrar att skapa dina egna projekt för evenemangsplanering från grunden eller vill få tips om bästa praxis för Asana -projekt kan du komma igång med de här instruktionerna för projektskapande.

Bjud in leverantörer och entreprenörer som gäster till ditt evenemangsprojekt

Du kan börja arbeta med leverantörer via e-post men du kan även bjuda in viktiga leverantörer eller entreprenörer som gäster till ditt evenemangsprojekt. Att göra det enkelt för alla att se deadliner, att göra-listor och bilagor hjälper till att säkerställa att arbetet slutförs i tid. Det gör det också enklare att hålla ordning på viktiga dokument såsom kontrakt eller fakturor.

Tips för att hantera och arbeta med evenemang

Nu när du har skapat projektet för evenemangsplanering hjälper de här tipsen dig att hantera och spåra varje detalj i projektet när arbetet börjar.

1. Lägg upp statusuppdateringar och se projektaktiviteter i Översikt

SCREENSHOT of a project status update in Asana with activity feed showing task updates

När ditt team börjar arbeta med evenemangsplanen kan du använda flikenÖversikt  för att publicera uppdateringar och se en löpande lista över projektaktiviteter. I statusuppdateringen kan du dra och släppa höjdpunkter till dina uppdateringar för att dela diagram eller milstolpar. Asana sparar din mall för statusuppdateringar om du vill använda samma format varje gång.

2. Kartlägg din evenemangsplan (och justera efter behov) med tidslinjen

De flesta evenemangsplaner har viktiga deadliner och beroenden som leder fram till den stora dagen. En tidslinje hjälper dig att kartlägga dem i din plan innan du börjar med att säkerställa att alla delar passar ihop för ett sömlöst evenemang.

GIF of project plan creation with Asana Timeline feature

Skapa en plan med tidslinjen:

  1. Använd listvyn för att skapa uppgifter för allt som behöver göras inför evenemanget.
  2. Klicka på fliken tidslinje högst upp i projektet för att växla till tidslinje.
  3. Dra och släpp uppgifterna för att schemalägga dem på tidslinjen. Om du identifierar konflikter flyttar du uppgifterna för att omplanera dem.
  4. Utöka datumintervallen för uppgifterna så att de tilldelade personerna bättre kan planera in tiden de behöver för att hålla deadlinerna.
  5. Om uppgifterna måste slutföras i en viss ordning skapar du beroenden genom att föra muspekaren över en uppgift och sedan dra punkten till en tillhörande uppgift för att ansluta dem.

När arbetet har kommit igång kan tidslinjen även hjälpa dig att snabbt hantera konflikter innan de får din plan att spåra ur. Om det till exempel tar längre tid än väntat att boka en plats för evenemanget kan du flytta de beroende uppgifterna i tidslinjen. De tilldelade personerna aviseras automatiskt när deras deadliner justerats. Arbetet kan sedan börja vid rätt tidpunkt - utan att orsaka förvirring, extra möten eller panik när det redan är för sent.

3. Håll reda på viktiga e-postmeddelanden (samtidigt som du spenderar mindre tid i din inkorg)

SCREENSHOT of Outlook and Gmail Asana integrations for emails and inbox

Du kan alltid bjuda in leverantörer till ditt evenemangsprojekt, men om du kommunicerar via e-post kan du prova tilläggen Asana för GmailOutlook eller andra e-postklienter. När du får e-postmeddelanden med viktiga dokument eller genomförbart arbete kan du lägga till dem i Asana direkt från din inkorg för att tilldela dem som en uppgift, lägga till dem i ditt evenemangsprojekt och mycket mer. Viktiga planeringsdetaljer och uppgifter kommer inte längre att försvinna bland alla e-postmeddelanden (och du behöver inte lägga en massa tid på att organisera din inkorg).

4. Spara tid på varje evenemangsplanering och missa aldrig några viktiga steg med våra mallar

Alla evenemang är olika, men vanligtvis finns det en grundläggande checklista som de flesta delar. I stället för att ödsla tid på att återskapa den för varje evenemang, eller hålla den i ett dokument som är bortkopplat från själva jobbet, kan du skapa och spara dina evenemangsmallar i Asana.

GIF of saving an Asana project as a template to reuse

  1. Skapa den grundläggande checklistan för evenemanget i ett projekt. Tilldela inte uppgifterna och lägg inte till några slutdatum om det inte alltid är samma person som slutför samma uppgifter varje gång.
  2. Klicka på... i projektsidhuvudet och välj Spara projekt som en mall.
  3. Förhindra att någon redigerar eller ändrar något i mallen genom att göra den till ett projekt med enbart kommenteringsrättigheter
  4. För varje efterföljande evenemang behöver du bara kopiera mallen genom att klicka på den orangea + -knappenprojekt, och sedan gå till fliken där organisationens sparade mallar finns.
  5. När du undan för undan förfinar din checklista för evenemang kan du uppdatera mallen för att säkerställa att du inte upprepar tidigare misstag eller använder inaktuella strategier.

Tips för att hantera arbetet på evenemangsdagen

1. Arbeta när du är på språng och offline med Asana-mobilapparna

Under dagarna före evenemanget och på själva dagen kommer teamet sannolikt att vara på plats för att förbereda det sista, vilket gör det svårt att veta vad som återstår att göra och att snabbt få åtkomst till viktig information. Asana mobilapp håller ditt team anslutet till evenemangsplanen (även om du är offline på iOS eller Android) före, under och efter evenemanget.

SCREENSHOT of Asana mobile task for event planning

Du kan till

exempel lämna feedback direkt på ett evenemangsfoto innan du delar det eller bekräfta att evenemangsagendan skickades till alla deltagarna i tid - allt från mobilen. Det här stärker samarbetet mellan teamkollegor även om de befinner sig på olika platser.

2. Håll realtidskonversationer genomförbara med Slack-integreringen

Många team använder både Asana och Slack för att samordna och kommunicera runt arbetet - särskilt när det är dags för ett evenemang. I stället för att välja mellan verktygen kan teamen använda dem tillsammans med Asana för Slack-integreringen.

GIF of creating an Asana task from a Slack message with integration

Om en teamkollega ber dig om feedback på en presentation och du är upptagen med ett annat ärende för evenemanget, kan du skapa en Asana-uppgift direkt från en Slack-konversationen så att du inte glömmer något och har tillgång till allt sammanhang.

Tips för att rapportera om arbetet med ett evenemang och dess förlopp

Om du vill veta hur du skapar rapporter för att analysera evenemangsförloppet kan du börja här. Börja här för att läsa mer om hur du lägger upp och håller reda på statusuppdateringar för evenemanget.

Bevaka förlopp och hantera personal i flera evenemang med portfolior och arbetsbelastning

För att förstå evenemangsförlopp och uppskatta teamets kapacitet måste evenemangsplanerare vanligtvis sammanställa information från möten, e-postmeddelanden eller kalkylark, vilket kan vara tidskrävande och bli felaktigt. Skapa i stället en projektportfolio med alla evenemangsplaner för att se förlopp i realtid, evenemangsdatum och prioritet på ett och samma ställe.

Använd sedan fliken Arbetsbelastning för att visualisera ditt team kapacitet i olika evenemang baserat på de uppgifter som de redan är tilldelade till i Asana. Arbetsbelastning hjälper dig att fatta välinformerade beslut om bemanning för att hålla arbetsbelastningen balanserad och evenemangen i fas.

SCREENSHOT of using Workload to see teammate who’s overloaded and reassigning their work

Arbetsbelastning baseras på antal uppgifter som standard, men vi vet att inte alla uppgifter är likadana. Du kan skapa anpassade fält för insats i portfolioprojekt för att få en bättre uppfattning om det totala antalet timmar eller hur mycket insats som har spenderats på varje uppgift.

Resurser för att planera och hantera evenemang i Asana

Tar du lättare till dig information visuellt? Vill du se hur våra användare planerar evenemang med Asana? Kolla in de här resurserna:

Resurser Länk
Mall för evenemangsplanering Använd mall
Videohandledning Se hur man använder Asana
Kurs på begäran Registrera dig för Asana Academy
Fallstudier Se hur AutodeskG2 och DMEXCO planerar evenemang med Asana
Evenemangsproffsens ultimata guide till produktivitet e-bok Läs e-bok
Anslut till gemenskapen Delta i en kommande utbildning eller starta en tråd på vårt forum