Mötesagendor

Så här skapar du en mötesagenda i Asana

Även om du kan skapa ett mötesagendaprojekt för alla möten, kanske du vill börja med ett återkommande teammöte eller individuella möten, och sedan skapa agendor för alla möten efter behov. Det finns ett par olika sätt att skapa en mötesagenda. För att komma igång snabbt:

1. Börja med mallen för mötesagenda och anpassa den efter teamets behov.
2. Du kan också importera ett befintligt kalkylark som du för närvarande använder för att planera möten.

Om du är en gratisanvändare, föredrar att skapa din egen mötesagenda från grunden eller vill få tips för bästa praxis för Asana-projekt kan du följa vår instruktionsvideo för Asana:

Exempel på möten som du kan planera med Asana

Du kan planera alla olika slags möten i Asana, men här är några idéer som kan hjälpa dig att komma igång:

• Återkommande teammöten
• Individuella möten
• Brainstorms
• Sprintplanering
• Designkritik

Tips för att planera och förbereda inför ett möte

1. Lägg till uppgifter som representerar diskussionsämnen och agendapunkter

När du kommer på ämnen som du vill diskutera eller ta upp ska du lägga till uppgifter i projektet som representerar agendapunkter. Du kan skapa nya uppgifter bara för agendans skull eller lägga till befintliga uppgifterfrån andra projekt. Eftersom uppgifter kan finnas i flera projekt behöver du inte kopiera dem. Efter att du har diskuterat ämnet kan du ta bort det från agendaprojektet.

Enas om teamnormer om vem som kan bidra till mötesagendan. Till exempel kan ni låta alla lägga till agendapunkter eller ha en mötesledare som sköter planeringen.

2. Granska och prioritera diskussionspunkterna innan mötet

Skapa avsnitt (eller kolumner om det är ett tavelprojekt) för att organisera agendapunkterna. Du kan skapa kategorier såsom agenda, uppföljning och anteckningar.

Innan mötet kan du granska och prioritera agendans ämnen genom att att dra och släppa uppgifter för att flytta dem i rätt ordning.

3. Dela filer eller viktig information innan mötet

Mötesagendaprojekt gör det också enklare för deltagare att hitta resurser och information som de kan behöva innan de deltar. Till exempel om du vill att en teamkollega ska läsa något i förväg kan du skapa en uppgift med sammanhanget eller filerna och sedan tilldela uppgiftskopior till deltagarna med ett slutdatum före mötet så att de kommer väl förberedda.

Tips för att hålla ett möte

1. Anslut Zoom och Asana

Få en enklare schemaläggning och mer produktiva möten i Zoom. Med den här integreringen kan du skapa eller länka Zoom-möten i en Asana-uppgift. Efter mötet kan du också se transkriptionen och inspelningen som är kopplade till uppgiften så att du enkelt kan dela dem och hänvisa till dem.

2. Gör så att agendan är synlig för alla under mötet

Möten kan bli röriga om inte alla teamkollegor är fokuserade på samma sak. Öppna agendan i Asana och visa den på skärmen under ett möte, eller be teamkollegorna att öppna agendan i sin mobilapp. Det hjälper även teamkollegorna att alla har samma vy under mötet, oavsett varifrån de deltar.

3. Spåra åtgärdspunkter och uppföljningar för bättre ansvarstagande

Vi har alla föreslagit att göra något under ett möte och sedan återvänt till skrivbordet utan att minnas vad vi föreslog. För att undvika det här kan teamkollegor skapa uppgifter för åtgärdspunkter som dyker upp under mötet och fördela dem. Att ange detaljer i uppgiftsbeskrivningen tydliggör sammanhanget och varför åtgärden behövs efter att mötet har avslutats.

4. Dela ut mötesanteckningar på ett enklare sätt

I stället för att följa upp med separata mötesanteckningar kan du skapa en uppgift kallad ”anteckningar” i agendan och lägga till alla deltagare eller personer som inte dök upp som följare av uppgiften så att de kan se en sammanställning. Om ett Zoom-möte är länkat till en Asana-uppgift, bifogas en inspelning och en transkription från mötet automatiskt i upp

Se till att ansvaret för att ta anteckningar är jämnt fördelat mellan deltagarna så att alla kan delta aktivt och det inte alltid är samma personer som ställer upp frivilligt.

5. Diskutera idéer och strategi snarare än bara statusuppdateringar

Eftersom du genom att använda Asana får bättre koll på vad som händer och hur det går med arbetet är det vanligt att ha möten mer sällan eller att diskussionerna blir mer betydelsefulla. När du inte behöver gå igenom en checklista med ”att göra, gör, gjort” är det lättare att fokusera på hinder, problem och resultat.

Resurser för att planera agendor och leda möten