Projektförslag och särskilda förfrågningar

Förfrågningar och projektidéer kan komma från alla håll och kanter i en organisation, vilket gör det lätt att missa arbete eller att arbetet överväldigar teamet. I stället för att försöka göra allt eller lägga till det i en backlog som förmodligen kommer att glömmas bort kan teamet skapa ett projekt för jobbförfrågningar.

Skapa ett projekt för jobbförfrågningar

Du kan använda den här processen för att hantera specifika förfrågningar (t.ex. att rätta ett stavfel eller besvara en fråga som du inte kan ge svar på direkt) och inlämningar av nya projektsammanfattningar - allt på samma ställe. Kom igång snabbt genom att:

1. Börja med mallen för arbetsförfrågningar.
2. Importera ett befintligt kalkylark som du för närvarande använder för att spåra inkommande förfrågningar

Komma åt alla Asana-mallar

Om du är gratisanvändare, föredrar att skapa dina egna jobbförfrågningar från grunden eller vill veta mer om allmänna bästa praxis för Asana-projekt kan du komma igång med de här instruktionerna för projektskapande.

Tips för att hantera och slutföra förfrågningar

Nu när du har skapat projektet hjälper de här tipsen dig att hantera projektet när arbetet börjar.

1. Skapa mallar av förfrågningar för att utföra dem snabbare med hjälp av formulär

Att älta grundläggande förfrågningsdetaljer eller att inte börja med en tydlig projektbeskrivning fördröjer arbetet. I stället kan du skapa formulär för att samla in rätt information varje  gång för projektsammanfattningar eller särskilda förfrågningar. Formulären är direkt kopplade till ditt förfrågansprojekt för att säkerställa att ditt team börjar med den information de behöver (i termer som de förstår.)

Alla kan skicka in formulär - även de som inte använder Asana - om du skickar formulärlänken till dem. Besvarade formulär blir en ny uppgift i motsvarande projekt där teamet kan prioritera uppgiften och tilldela den till en teamkollega med all information som behövs.

Skapa ett formulär genom att följa de steg som beskrivs här. Lägg till projektregler för att automatiskt tilldela uppgifter för formulärinlämningar till en kreativ producent eller teamledare för att se till att de prioriteras efter att ha skickats in.

Om det kommer in en förfrågan för ett stort, tvärfunktionellt eller komplext projekt/initiativ, kan du omvandla uppgiften till ett projekt för att hantera förfrågan på ett mer effektivt sätt.

2. Se till att förfrågningar i konversationer och e-postmeddelanden är genomförbara

Om du får många förfrågningar via chatt- eller e-postmeddelanden kan du alltid skicka länken till ditt formulär till personen som skickat förfrågan, men du har även alternativet att använda integreringar för att snabbt kunna agera på konversationen.

För e-postmeddelanden kan du använda tilläggen Asana för Gmail, Outlook eller andra e-postklienter. För chatt kan du prova Asana-integreringen för Slack.

Om du får chatt- eller e-postmeddelanden med genomförbart arbete eller frågor, kan du lägga till dem i Asana direkt från inkorgen eller meddelandet för att tilldela dem som en uppgift, lägga till i dem i ditt förfrågningsprojekt och mer.

3. Prioritera och organisera förfrågningar med anpassade fält

När du har skapat ett formulär hjälper anpassade fält dig att prioritera inkommande förfrågningar och sortera dem i kategorier. Om du är van att använda kalkylark kan du göra det här genom att filtrera och sortera kolumner.

Till exempel kan en projektledare använda ett anpassat fält kallat ”prioritet” så att den tilldelade personen förstår hur viktig förfrågan är och samtidigt se till att förfrågningar prioriteras på ett realistiskt sätt.

4. Nå deadliner med tydligare granskningar och godkännanden

Att lättare kunna ge och använda kampanjfeedback kan vara avgörande för om projektmålen uppnås eller inte. Följ i stället de här stegen för att få arbetet att gå igenom godkännanden på ett tydligt och snabbt sätt:

1. Lägg till projektregler så att uppgifter automatiskt tilldelas till rätt person, slutförs eller flyttas till andra projektavsnitt i takt med att de förlöper.
2. Använd aviseringar för anpassade fält för att hålla intressenter informerade om förloppet. De får aviseringar om fälten uppdateras från till exempel ”Feedback behövs” till ”Godkänd”.

Tips för rapporter och förfrågningar om bemanning

Bevaka projektförlopp och hantera bemanning med portfolior och arbetsbelastning

För att förstå projektets förlopp och uppskatta teamets kapacitet måste ledare vanligtvis sammanställa information från möten, e-postmeddelanden eller kalkylblad, vilket kan vara tidskrävande och bli felaktigt. Skapa i stället en projektportfolio med alla viktiga projekt och ett projekt för särskilda förfrågningar för att se förlopp, deadliner och prioritet i realtid på ett och samma ställe.

Använd sedan fliken Arbetsbelastning för att visualisera teamets kapacitet baserat på uppgifter som de redan har tilldelats i Asana. Arbetsbelastning hjälper dig att fatta välinformerade beslut om bemanning för att hålla arbetsbelastningen balanserad och viktigt arbete i fas.

Arbetsbelastning baseras på antal uppgifter som standard, men vi vet att inte alla uppgifter är likadana. Du kan skapa anpassade fält för insats i portfolioprojekt för att få en bättre uppfattning om det totala antalet timmar eller hur mycket insats som har spenderats på varje uppgift.

Resurser för att spåra förfråg

Tar du lättare till dig information visuellt? Vill du se hur våra användare hanterar verksamheter? Kolla in de här resurserna: